Zasada 2 minut, aby zwiększyć produktywność

Lista zadań zwykle zawiera stosunkowo proste zadania do wykonania, ale połączenie wielu zadań czasami stwarza przeszkody trudne do pokonania. Wiesz, jak to jest czuć się przytłoczonym, gdy nawet typowe zadanie, takie jak napisanie e-maila, umówienie spotkania lub zamówienie towaru, przekracza twoje możliwości. Jeśli masz problemy ze stale rosnącą listą zadań i widzisz, że prokrastynacja staje się problemem, wypróbuj zasadę 2 minut.

Zasada 2 minut – spis treści:

1. Co to jest zasada 2 minut?
2. Małe projekty dzielą się na małe kroki
3. Zasada 2 minut w praktyce
4. Zasada 2 minut na komunikację
5. Korzyści płynące z zasady 2 minut
6. 2 minuty budowania zasad i nawyków
7. Bloki czasu
8. Streszczenie

Co to jest zasada 2 minut?

Zasada 2 minut to metoda efektywnego wykorzystania czasu, która została opisana w książce Davida Allena pt.: Getting Things Done . Jest to jeden ze składników jego metodologii, ale na tyle prosty, że można go zastosować w praktyce bez wcześniejszego przygotowania. Za fenomenem tej metody stoi prostota.

Być może początkowo metoda będzie wydawać się zbyt prosta. Faktem jest, że wbrew pozorom małe zadania, a nie wielkie projekty, mogą rozpraszać i uniemożliwiać skupienie. Wprowadzenie tej zasady może pomóc ci natychmiast przećwiczyć robienie rzeczy. Dzięki temu zadania nie będą się kumulować na liście i tworzyć stert o niewiarygodnych rozmiarach.

Proste zadanie wykonane od razu nie zużywa wiele naszej energii, ale może zwiększyć poziom satysfakcji , jaką przynosi każde ukończone i odhaczone zadanie. Dodatkowo uwalnia nasz umysł od myśli i pozwala skupić się na ważnych projektach.

Jeśli zaczniesz odkładać te małe, proste zadania na bok i odkładać je na później, możesz dojść do punktu, w którym będzie ich zbyt wiele do wykonania, a nawet możesz zacząć odczuwać niepokój, zanim nawet spróbujesz je wykonać. Rozwiązanie tego problemu jest łatwe. Wykonuj wszystkie proste, małe zadania od razu.

Warto pamiętać, że sam autor podkreśla elastyczność tej metody. 2 minuty niekoniecznie oznaczają, że musisz mierzyć zadania z zegarem w dłoni. 2 minuty potrzebne na wykonanie zadania mają przypominać, że wiele prostych zadań może zająć tylko kilka minut. Nie ma różnicy, czy jest to 2 czy 5 minut.

Małe projekty dzielą się na małe kroki

Reguła 2 minut może być używana na wiele sposobów. Dużo jest na temat wykorzystania reguły do ​​wykonywania krótkich i prostych zadań, takich jak redagowanie e-maili i rozmów telefonicznych, ale reguła może być stosowana do bardziej ambitnych projektów. Jak? Każde duże zadanie można podzielić na mniejsze kroki. Dzięki temu wymagający, przerażający projekt zamienia się w listę konkretnych, namacalnych i prostych zadań do wykonania. Taka modyfikacja może pomóc w rozpoczęciu projektu bez poczucia przytłoczenia.

Zasada 2 minut w praktyce

Bez względu na to, czy spędzasz dzień w biurze, czy w domu, Twój dzień to lista zadań do wykonania. Poniżej przedstawiamy kilka przykładów czynności, do których można zastosować zasadę 2 minut . To tylko przykłady, ale mogą pomóc w identyfikacji codziennych zadań.

Niektóre zadania są odkładane z różnych powodów. Tych działań nie da się uniknąć na dłuższą metę. Wcześniej czy później ktoś będzie musiał je wykonać. Lepiej zrobić je od razu. Jednym z tych zadań jest zmywanie naczyń. I lepiej zmywać naczynia zaraz po posiłku. To samo dotyczy wynoszenia śmieci, wyprowadzania psa lub wykonywania innych prostych prac domowych. Zasada 2 minut pomoże Ci zaoszczędzić czas i uwolnić energię potrzebną do ważniejszych zadań.

Zasada 2 minut na komunikację

Kiedy w trakcie pracy otrzymujesz wiadomość e-mail, otwierasz ją i czytasz od razu. To wszystko, co robisz, ponieważ przypominasz sobie o ważnym, bieżącym zadaniu i postanawiasz odpowiedzieć później. Nie ma lepszego czasu niż teraz, dlatego jeśli znasz treść e-maila i spędziłeś czas na jego przeczytaniu – odpowiedz natychmiast. Nie czekaj, zwłaszcza jeśli wiadomość jest łatwa i nie wymaga większego wysiłku.

Dzięki temu będziesz mieć pewność, że o tym nie zapomnisz. Podobna sytuacja jest z telefonami i wiadomościami do przekazania kolegom. Wprowadzenie tej zasady to świetne rozwiązanie dla osób, które nie lubią rozmawiać przez telefon. Odkładanie i kunktatorstwo nigdy nie pomagają. Lepiej robić rzeczy od razu.

Korzyści płynące z zasady 2 minut

Wiele technik ma ten sam cel – lepsze zarządzanie czasem . Największą zaletą zasady 2 minut jest to, że nie ma w niej żadnego systemu. Nie musisz się przygotowywać, nie musisz posiadać żadnego systemu ani aplikacji. Zasada jest prosta – działaj natychmiast.

Jedno 2-minutowe zadanie nie stanowi problemu, ale cała lista drobnych zadań stwarza uczucie ciężkości, z którą trudno walczyć. Dodatkowo w ciągu dnia listy stają się coraz dłuższe wraz ze wszystkimi nowymi zadaniami, zajęciami i obowiązkami. To wysysa energię i uniemożliwia skupienie.

Zastosowanie zasady 2 minut nie tylko zmniejsza poziom stresu, ale zwiększa satysfakcję. Realizacja nawet najprostszego zadania daje poczucie sprawczości i dostarcza energii potrzebnej do realizacji kolejnego zadania.

2 minuty budowania zasad i nawyków

Stosowanie metody nie tylko pomaga wyrobić nawyk wykonywania czynności od razu, ale może być dobrą metodą na wprowadzenie nowych, skutecznych nawyków . Są chwile, kiedy chcemy zrobić coś dla siebie: rozpocząć nowy kurs językowy, wprowadzić rutynę czytania książek, zacząć ćwiczyć, ale wydaje się, że nie mamy na to czasu.

2 minuty dziennie odłożone na bok nie brzmi źle, prawda? Być może to dobry krok, aby rozpocząć nową podróż i zbudować nowy nawyk. Może się okazać, że z czasem wydłużysz czas na nową praktykę, ale zasada 2 minut pomoże Ci ruszyć na samym początku i przezwyciężyć prokrastynację.

Bloki czasu

Krótkie zadanie, które zajmuje tylko 2 minuty, jest zwykle łatwe do wykonania. Mogą zająć dużo czasu, jeśli jest ich dużo. Co zrobić, jeśli istnieje duży, ważny projekt , który musi zostać ukończony na czas i wymaga szczególnej uwagi? Nie wszystkie Twoje działania można podzielić na małe części lub kroki.

Niektóre obowiązki wymagają głębokiego skupienia i koncentracji. Jeśli masz do czynienia z takim projektem, postaraj się zablokować swój czas. Blokowanie czasu pozwala skoncentrować się na jednym zadaniu przez cały wyznaczony czas. Nie przestawaj pracować, dopóki praca nie zostanie zakończona. Powtarzające się przerwy w procesie obniżają zdolność koncentracji i sprawiają, że praca jest mniej wydajna.

Streszczenie

Zasada 2 minut jest przydatna, gdy pracujesz nad czynnościami, które wymagają dużej koncentracji i skupienia. Zamiast próbować zrobić to wszystko na raz, zasada zachęca ludzi do dzielenia tego na mniejsze części, co może pomóc im zrobić więcej w krótszym czasie. Tę regułę można zastosować do dowolnego zadania lub czynności, które musisz wykonać.

Na przykład, jeśli masz dużo e-maili do napisania, byłoby lepiej, gdybyś zaczął od e-maili, które wymagają mniej czasu i wysiłku. W ten sposób nie będziesz zmęczony i odkładasz później te trudniejsze zadania. Zasada 2 minut to hack zwiększający produktywność, którego można użyć, aby upewnić się, że nie marnujesz czasu na zadania, których nie musisz robić. To narzędzie do samokontroli.

Jeśli podobają Ci się nasze treści, dołącz do naszej pracowitej społeczności pszczół na Facebooku, Twitterze, LinkedIn, Instagramie, YouTube, Pintereście.

Autor: Andy Nichols

Rozwiązujący problemy z 5 różnymi stopniami i nieskończonymi rezerwami motywacji. To czyni go idealnym właścicielem i menedżerem biznesu. W poszukiwaniu pracowników i partnerów otwartość i ciekawość świata to cechy, które najbardziej ceni.

Zobacz wszystkie posty