3 kroki do sformalizowania Twojego hobbystycznego biznesu

Jeśli Twoja firma hobbystyczna zaczęła przynosić zyski, wykonałeś już najtrudniejszą część. Ale nadal możesz zmagać się z niektórymi bardziej niejasnymi aspektami własności firmy – takimi jak wiedza, które formularze podatkowe należy złożyć lub czy powinieneś zarejestrować się w państwie.

Nawet jeśli Twoje zyski są minimalne przez pierwsze kilka lat, możesz przygotować się na sukces (i przyszły wzrost), kładąc finansowe podstawy już teraz. Od wyboru struktury biznesowej po wyprzedzenie podatków, oto 3 kroki, które należy wykonać, gdy jesteś gotowy do sformalizowania swojego hobbystycznego biznesu.

1. Zdecyduj się na strukturę biznesową

Jeśli już prowadzisz działalność gospodarczą, ale nie złożyłeś żadnych dokumentów do stanu, działasz jako jednoosobowy właściciel. Oznacza to, że nie ma prawnej separacji między Tobą a Twoją firmą.

Gdy Twoja firma zacznie nabierać rozpędu, musisz zdecydować, czy chcesz pozostać jednoosobowym właścicielem, czy utworzyć spółkę LLC lub korporację. Te pytania mogą pomóc w pokierowaniu procesem podejmowania decyzji.

Potrzebujesz ochrony przed odpowiedzialnością?

LLC i korporacje tworzą prawne rozróżnienie między Twoją firmą a majątkiem osobistym, pomagając chronić te drugie, jeśli ktoś pozwie Twoją firmę lub jeśli Twoja firma nie jest w stanie spłacić swoich długów.

Nie każdy przedsiębiorca znajduje się w punkcie, w którym ochrona prawna jest koniecznością, a jeśli dokonałeś tylko garstki sprzedaży, możesz jeszcze tam nie być. Jednak wraz z rozwojem firmy, a także zasobów reklamowych i bazy klientów, prawdopodobnie zechcesz ponownie odpowiedzieć na to pytanie. Jest to szczególnie ważne, jeśli zmieni się coś istotnego — na przykład otwarcie punktu sprzedaży detalicznej, sprowadzenie partnera biznesowego lub realizacja dużego projektu, którego ukończenie zajmie miesiące.

Czy chcesz zminimalizować papierkową robotę?

Jeśli Twoim celem jest zachowanie prostoty i usprawnienia, kontynuacja działalności jako jednoosobowa firma lub utworzenie jednoosobowej spółki LLC to dobre opcje.

Jako jedyny właściciel będziesz mógł prowadzić swoją firmę bez konieczności składania oddzielnego zeznania podatkowego, wysyłania rocznych rozliczeń lub prowadzenia protokołu korporacyjnego. Nie musisz składać wniosku o numer EIN — chyba że Twoja firma zatrudnia pracowników lub podlega federalnemu podatkowi akcyzowemu — a zyski i straty zgłaszasz w swoim osobistym zeznaniu podatkowym, korzystając z Załącznika C.

Jednoosobowe spółki LLC oferują tę samą prostą konfigurację podatkową: użyjesz Załącznika C do zgłaszania dochodów z firmy i nie będziesz potrzebować numeru EIN, chyba że Twoja firma spełnia jeden z warunków wymienionych powyżej. Jednak nadal będziesz musiał złożyć dokumenty formalne, wyznaczyć zarejestrowanego agenta oraz przygotować i przesłać raport okresowy wraz z wszelkimi towarzyszącymi opłatami (jeśli wymaga tego stan macierzysty Twojej LLC).

Czy planujesz szukać zewnętrznego finansowania?

Jeśli Twoja firma ma mniej niż rok i nie miała czasu na zbudowanie kredytu, może to być Twoja osobista ocena kredytowa, która ma największe znaczenie podczas ubiegania się o pożyczki. To powiedziawszy, banki często chętniej współpracują z właścicielami firm, którzy przychodzą z odpowiednią dokumentacją. Jeśli chcesz rozwinąć swoją działalność i potrzebujesz finansowania, utworzenie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością lub korporacji może być rozsądnym następnym krokiem.

Utworzenie korporacji zapewni Twojej firmie najwyższy prestiż z punktu widzenia inwestycji i umożliwi emisję akcji, gdy tylko będziesz w stanie to zrobić. Ale papierkowa robota (regulamin, protokoły korporacyjne, raporty roczne) może być potencjalnym minusem. Upewnij się, że skorzystałeś z pomocy prawnika lub doradcy biznesowego, jeśli nie jesteś gotowy, aby wziąć to na siebie.

2. Oddziel wydatki biznesowe i osobiste (jak najszybciej)

Niezależnie od tego, czy zdecydujesz się zarejestrować swoją firmę w państwie, czy nie, prowadzenie przejrzystej dokumentacji finansowej jest niezbędne. Ułatwi to ocenę kondycji finansowej Twojej firmy, złożenie wniosku o finansowanie działalności i skompilowanie potrzebnej dokumentacji w czasie podatkowym.

Jeśli do tego momentu mieszałeś swoje wydatki, nie martw się — wielu początkujących przedsiębiorców robi to samo. Ale teraz, kiedy już wiesz, że masz prawdziwy biznes na rękach, nie powinieneś zwlekać z wyznaczeniem wyraźnej granicy między wydatkami biznesowymi a osobistymi.

Otwórz firmowe konto bankowe

Właściwie otwórz dwa. Prawdopodobnie będziesz potrzebować biznesowego konta czekowego na dochody i rutynowe wydatki biznesowe oraz biznesowego konta oszczędnościowego, na którym możesz odłożyć pieniądze na podatki od samozatrudnienia i zacząć budować swój fundusz awaryjny.

Jeśli wypłacisz środki z jednego ze swoich kont firmowych na wydatki osobiste, zarejestruj to jako losowanie właściciela lub zwróć firmie. I vice versa — jeśli wkładasz w swój biznes osobiste pieniądze, pamiętaj, aby umieścić je na piśmie.

Zdobądź firmową kartę kredytową

Korzystanie z firmowej karty kredytowej może pomóc w budowaniu kredytu firmy i ułatwić śledzenie wydatków. Ponadto wiele wizytówek umożliwia eksportowanie miesięcznych transakcji do dostawcy oprogramowania księgowego i zapewnia dodatkowe korzyści, takie jak rabaty cashback. Jeśli uzyskanie firmowej karty kredytowej nie jest możliwe, możesz wyznaczyć osobną kartę osobistą (kredytową lub debetową) na wydatki biznesowe.

Skonfiguruj podstawowy system księgowy

Twoja metoda księgowości nie musi być skomplikowana, zwłaszcza gdy Twoja firma dopiero się zaczyna. Ale będziesz potrzebować sposobu na rejestrowanie wszystkich transakcji finansowych, od depozytów bankowych po rachunki. Informacje te pomogą Ci w tworzeniu zestawień zysków i strat (które podsumowują wyniki Twojej firmy w danym okresie) oraz bilansów (które pokazują kondycję finansową Twojej firmy w określonym dniu). Sprawozdania finansowe okażą się niezbędne, gdy nadejdzie czas na złożenie zeznania podatkowego lub ubiegania się o finansowanie z banku.

Możesz zająć się własną księgowością za pomocą szablonu programu Excel, zatrudnić księgowego na pół etatu lub zarejestrować się w usłudze księgowości online.

3. Bądź proaktywny w kwestii swoich podatków

Podatki dezorientują wielu nowych właścicieli firm, ale wdrożenie kilku najlepszych praktyk od samego początku może pomóc zminimalizować stres — niezależnie od tego, czy zatrudniasz specjalistę podatkowego, czy planujesz złożyć wniosek samodzielnie. Strategie te obejmują uczenie się, jakie odliczenia możesz wziąć, prowadzenie dokładnych ewidencji i odkładanie procentu swoich zysków każdego miesiąca. Oto trochę więcej szczegółów.

Dowiedz się, co możesz odliczyć (i śledź swoje wydatki)

Od wydatków związanych z pojazdami po koszty rozruchu, istnieje wiele odpisów biznesowych, które mogą pomóc w obniżeniu ogólnego obciążenia podatkowego. Aby można było odliczyć od podatku, wydatek musi być zarówno zwyczajny (typowy wydatek w Twojej działalności), jak i konieczny. IRS zapewnia ogólny przewodnik dotyczący odliczania wydatków biznesowych, z którym warto się zapoznać.

Niezależnie od wydatków biznesowych, pamiętaj o prowadzeniu dokładnych i dokładnych zapisów — niezależnie od tego, czy oznacza to robienie zdjęć paragonów i dodawanie ich do chmury, czy przechowywanie wszystkiego w segregatorze.

Odłóż pieniądze na podatki od samozatrudnienia

Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą lub LLC, a roczne zarobki netto Twojej firmy wynoszą 400 USD lub więcej, będziesz winien podatek z tytułu samozatrudnienia od tego dochodu w wysokości 15,3 procent. Niezależnie od tego, czy dokonujesz kwartalnych (szacunkowych) płatności, czy nie, co miesiąc będziesz chciał odłożyć procent dochodu firmy na podatek od samozatrudnienia. Czy nie cieszysz się, że otworzyłeś to firmowe konto oszczędnościowe?

Uwaga: Gdy Twoja firma osiągnie pewien punkt rentowności (40-50 USD rocznie to bardzo przybliżone oszacowanie), ubieganie się o opodatkowanie S-corp może pomóc zminimalizować obciążenie podatkowe związane z samozatrudnieniem.