4 kroki do zaprojektowania i przeprowadzenia efektywnego ćwiczenia na stole

Ćwiczenia na stole, często określane skrótem TTX lub TTE, to specyficzna forma przygotowania do sytuacji kryzysowej. Wyróżnia się spośród innych podejść do zarządzania ryzykiem najbardziej charakterystyczną cechą – bezstresową atmosferą. W związku z tym zespół omawia poszczególne zakresy działań do podjęcia, role poszczególnych członków zespołu oraz możliwe scenariusze, a wszystko to w formie facylitowanej dyskusji grupowej.

Wszystko dzieje się poprzez mówienie, dzielenie się i znajdowanie rozwiązań, a nie, jak w przypadku ćwiczeń terenowych, działanie czy działanie. W takiej formie kluczowe jest nauczenie się i sprawdzenie, czy teoretyczne zapisy przekładają się na rzeczywiste sytuacje awaryjne. Z tego artykułu dowiesz się, jaką wartość mogą wnieść ćwiczenia planszowe do organizacji, kiedy warto je przeprowadzać i jak prawidłowo je prowadzić.

Podstawowe zasady prowadzenia ćwiczenia na stole

Ćwiczenie tabletop to spotkanie mające na celu zaprojektowanie procedur postępowania i działań, które należy podjąć w sytuacji zagrożenia. W zależności od typu organizacji może to obejmować nakreślenie sposobów reagowania na cyberatak, klęskę żywiołową jak trzęsienie ziemi czy nagły atak terrorystyczny. Może mieć również bardziej swobodny zakres, na przykład zastanawianie się, jak poradzić sobie z utratą kluczowych członków zespołu lub nagłym pojawieniem się konkurenta na rynku.

Niezależnie od stopnia zagrożenia, ćwiczenia stołowe mają jedną wspólną cechę: gotowy scenariusz z konkretnymi środkami do podjęcia i ich postępem. Bez scenariusza prowadzenie TXT nie ma sensu. Głównym celem tych ćwiczeń jest bowiem sprawdzenie, czy teoretyczne zapisy funkcjonujące w organizacji mają odzwierciedlenie w rzeczywistości i czy potrzebne są zmiany. Jeśli więc Twoja organizacja nie ma zdefiniowanego planu działania na wypadek sytuacji awaryjnej, pierwszym krokiem powinno być napisanie takiego scenariusza.

Ćwiczenia odbywają się w luźnej atmosferze, aby umożliwić wszystkim członkom zespołu określenie swoich ról w swobodnym reagowaniu na określone sytuacje i omawianie niepokojących kwestii bez strachu i wstydu. Tutaj nie chodzi o rywalizację i sprawdzanie, czy pracownicy potrafią działać pod presją, ale o naukę i pracę zespołową.

Jaką wartość niesie ze sobą prowadzenie ćwiczeń na tablecie?

Przeprowadzenie ćwiczenia na stole nie jest tak czasochłonne jak ćwiczenie w terenie, ale nadal wymaga poświęcenia czasu i zwołania poszczególnych członków zespołu. Będziesz musiał poświęcić trochę zasobów, ale w zamian otrzymasz wiele korzyści nie tylko dla organizacji, ale także dla członków zespołu.

Wartość dla organizacji, jaką może wnieść TXT

• Weryfikacja procedur podczas przypadkowego spotkania jest zdecydowanie lepsza niż testowanie „na żywo” w czasie kryzysu
• Możliwość dopracowania zasad, uzupełnienia braków i wdrożenia działań korygujących
• Możliwość doskonalenia technik reagowania kryzysowego
• Wzmocnij więzi między poszczególnymi członkami zespołu
• Zweryfikuj, czy pracownicy znają i przestrzegają teoretycznych postanowień protokołów

Wartość dla członków zespołu, jaką może przynieść TXT

• Możliwość przepracowania swojej roli w swobodnej formie
• Lepsze warunki do zapamiętania kolejnych kroków postępowania w konkretnej sytuacji
• Możliwość zadawania pytań, poszerzania wiedzy
• Przeprowadzanie scenariuszy i testów ułatwia wymyślanie propozycji zmian lub ulepszeń poszczególnych rekordów

Jak przeprowadzić ćwiczenie na tablecie?

1. Zidentyfikuj cel przeprowadzenia ćwiczenia na tablecie

Planowanie ćwiczenia na stole powinno rozpocząć się od zdefiniowania celu, jaki chcesz osiągnąć po jego wykonaniu oraz tego, w jaki sposób planujesz zastosować osiągnięte wyniki. Dla niektórych kluczową kwestią będzie edukacja tych członków zespołu, którzy wcześniej nie mieli okazji przeanalizować różnych zapisów w planach. Inni znajdą w niej szansę oceny, czy teoretyczne zasady mają odzwierciedlenie w rzeczywistości. Bez względu na to, jaka jest Twoja główna motywacja do przeprowadzania takich ćwiczeń, z pewnością przyniosą one znacznie więcej korzyści, niż zaplanowałeś.

2. Wyznacz zaangażowane osoby i określ ich rolę w ćwiczeniu

Chociaż ćwiczenie stołowe jest statyczne i prowadzone w formie swobodnej rozmowy grupowej, nadal obowiązują pewne zasady. Musisz wyznaczyć osoby, które wezmą udział w ćwiczeniu i przypisać im określone role. Inne osoby mogą obserwować i śledzić scenariusz, ale aby uniknąć chaosu, nie powinny brać czynnego udziału w samym ćwiczeniu. Obserwatorzy mogą również wyrazić swój punkt widzenia, co może się przydać podczas ewaluacji i dokumentacji ćwiczenia, dlatego warto wyznaczyć czas na zadawanie pytań i zgłaszanie sugestii zaraz po TXT.

Istotnym elementem całego przedsięwzięcia jest wyznaczenie odpowiedniego lidera/facylitatora. Możesz zdecydować się na kogoś ze swojego zespołu lub zatrudnić do tego zadania profesjonalistę. Tak czy inaczej, powinien to być ktoś, kto nie tylko bardzo dobrze zna scenariusz i zasady firmy oraz zadania poszczególnych członków zespołu, ale także ma specyficzne cechy interpersonalne, aby właściwie przeprowadzić ćwiczenie.



Prowadzący powinien wiedzieć i ostrożnie decydować, kiedy podążać za grupą, a kiedy przewodzić grupie. Kluczowym atutem jest również umiejętność zapewnienia komfortowych warunków do twórczej dyskusji i prowadzenia debaty tak, aby była merytoryczna. Ugruntowany lider ćwiczeń na stole wyczuje grupę i utrzyma zdrową równowagę między luzem a sztywnymi zasadami.

3. Określ konkretny scenariusz

Scenariusz powinien odpowiadać na potencjalne zagrożenie, które jest najbardziej realne dla organizacji. Wiele zależy od rodzaju prowadzonej działalności, ale także od lokalizacji siedziby. Taki plan działania może dotyczyć wystąpienia huraganu lub innego żywiołu, ale także określać kolejne kroki postępowania w przypadku masowego ataku hakerskiego.

Niezależnie od tego, jaki jest Twój cel, scenariusz powinien określać i szczegółowo opisywać w miarę realistyczną sytuację. Musi zawierać pytania do poszczególnych osób, aby wprowadzić je we właściwy sposób myślenia i sprawdzić, czy podejmują właściwe decyzje. Dzieje się tak dlatego, że każdy członek zespołu musi wiedzieć, z kim się skontaktować w przypadku kryzysu, jakie działania są niezbędne, a także które pozostałe zasoby należy traktować priorytetowo i chronić. Muszą zapoznać się z ogólnym scenariuszem przed planowanym spotkaniem, aby dobrze się do niego przygotować.

Scenariusz musi zawierać konkretny scenariusz, jednak warto postawić tutaj na pewną elastyczność. Być może w trakcie dyskusji kolejne punkty ulegną zmianie, a podejście członków zespołu rzuci nowe światło na całą sytuację. W takim przypadku najlepiej, aby prowadzący nie przerywał dyskusji, pozwolił jej płynąć i lekko odszedł od pierwotnego scenariusza, aby wykuć lepszy, ulepszony.

4. Pamiętaj o końcowej analizie

Ćwiczenia sprawiają, że członkowie zespołu rozumieją swoje role i sprawdzają, czy znają różne przepisy, aby właściwie zareagować w sytuacji awaryjnej. Jednak prawdziwa wartość tego ćwiczenia wynika z analizy tej dyskusji i polega na możliwości wprowadzenia ulepszeń i udoskonalenia już istniejących rozwiązań. Dlatego równie ważne jest przeanalizowanie całego zdarzenia po wykonaniu ćwiczenia i sporządzenie na jego podstawie raportu. Informacje te mogą udoskonalić plan awaryjny i zweryfikować luki w nim zawarte.

Czy blat jest zawsze właściwym rozwiązaniem?

Oczywiście każde podejście do zarządzania ryzykiem i gotowości na wypadek sytuacji kryzysowych ma swoje wady i zalety. Wyniki, które dostarczają, są kształtowane przez kilka pojawiających się zmiennych, środowisk, okoliczności i ludzi. To samo dotyczy ćwiczenia na stole. Niezaprzeczalnie to ćwiczenie pozwala przetestować istniejące wytyczne oraz ocenić środowisko i ludzi. Pozwala również zapoznać się z sugestiami innych członków zespołu.

Jest to również świetna okazja do nauki i zadawania pytań, która nie wymaga dużych zasobów i nie jest zbyt pracochłonna. Co więcej, takie ćwiczenia mogą odbywać się również zdalnie, więc dobrze sprawdzą się w organizacjach posiadających różne lokalizacje na całym świecie.

Nie oznacza to jednak, że ta metoda jest idealnym rozwiązaniem, ma też swoje wady. Po pierwsze, luźna atmosfera i teoretyczna rozmowa nigdy nie oddadzą rzeczywistego wydarzenia, podczas którego nawet dobrze przygotowani pracownicy mogą zawieść, bo do tego dochodzi stres i konieczność działania w pośpiechu. Podczas ćwiczenia na stole możesz sprawdzić, czy każdy zna swoją rolę, ale nie zawsze wykryjesz wszystkie wady planu. Niektóre z nich pojawią się tylko w rzeczywistych sytuacjach, a nie podczas teoretycznych dyskusji.

Jeśli podobają Ci się nasze treści, dołącz do naszej społeczności pracowitych pszczół na Facebooku, Twitterze, LinkedIn, Instagramie, YouTube, Pinterest, TikTok.

Autor: Karolina Becker

Jako kierownik projektu, Caroline jest ekspertem w znajdowaniu nowych metod projektowania najlepszych przepływów pracy i optymalizacji procesów. Jej zdolności organizacyjne i umiejętność pracy pod presją czasu czynią ją najlepszą osobą do realizacji skomplikowanych projektów.

Wyświetl wszystkie posty