4P zarządzania: projekt, produkt, program i portfel | #24 Pierwsze kroki z zarządzaniem projektami

Zarządzanie 4P ma ze sobą wiele wspólnego – wymaga umiejętności organizacyjnych i interpersonalnych, a także elastyczności i umiejętności motywowania zespołu. Ale co kryje się pod czterema literami P?

4P zarządzania – spis treści:

1. Wstęp
2. 4P – Projekt, produkt, program, portfolio
3. Zarządzanie projektami
4. Zarządzanie produktem
5. Zarządzanie programem
6. Zarządzanie portfelem
7. Streszczenie

Wstęp

Mniejsze firmy często realizują jeden projekt lub tworzą jeden produkt. W takich przypadkach są to jedyne cele organizacji. Kiedy jednak firma się rozwija, jej strategia wymaga szerszego spojrzenia na przyszłość, a jej cele są zróżnicowane, warto zastanowić się , jak najlepiej zorganizować zarządzanie projektem, aby jego realizacja była jak najbardziej efektywna.

4P – Projekt, produkt, program i portfolio

4P to nieco inne, często powiązane ze sobą grupy zadań. To są:

• projekt
• produkt
• program
• teczka

Poniżej przyjrzyjmy się bliżej, czym one są i dlaczego warto znać ich specyfikę, przechodząc do planowania, organizowania zadań i realizacji projektu.

Zarządzanie projektami

Każdy projekt może być realizowany niezależnie. Może również stanowić część programu lub portfolio. Ma wyznaczony początek i koniec, a jej celem jest wytworzenie unikalnego produktu, usługi lub innego rezultatu.

Cechami charakterystycznymi projektu są:

• określony czas rozpoczęcia i zakończenia
• określony cel
• tymczasowy zespół powołany specjalnie do wykonania tego zadania

Wielu kierowników projektów obsługuje wiele projektów jednocześnie. Jest to szczególnie prawdziwe w przypadku projektów należących do jednego programu lub portfela. Ale czym różni się projekt od produktu?

Zarządzanie produktem

Zarządzanie produktem różni się od zarządzania projektami przede wszystkim tym, że nie ma ustalonych ram czasowych. Product Managerowie muszą dobrze znać produkt, który nadzorują i planować jego rozwój. Ustalają priorytety, dodają nowe funkcje, ulepszają istniejące, a także zarządzają budżetem rozwoju produktu, równoważąc możliwości firmy i oczekiwania klientów.

Możemy odróżnić produkt od projektu, myśląc o nim jako o trwałym, fizycznym obiekcie. Dzieje się tak, ponieważ produkt zachowuje stałą tożsamość, nawet jeśli podlega dostosowaniom. Produktem może być smartfon, który zmienia się w zależności od zainstalowanych aplikacji i tego, jak został spersonalizowany.

W przeciwieństwie do projektu produkt nie ma określonego cyklu życia. Zarządzanie produktem charakteryzuje się zatem:

• ciągłe doskonalenie w odpowiedzi na zmieniające się potrzeby klientów
• ciągłość
• planowanie adaptacji
• pracę ze stałym zespołem rozwoju produktu

Produkt można rozwijać poprzez projekty – tymczasowe i wdrażane przez jakiś czas. Wracając do przykładu ze smartfonem, projekt rozwoju produktu mógłby obejmować aktualizację oprogramowania ułatwiającą korzystanie z aparatu w nocy.

Zarządzanie programem

Według PMBOK program to:

Zbiór powiązanych projektów, a czasem mniejszych programów, którymi zarządza się razem w celu budowania wartości, której zarządzanie każdym z nich z osobna nie mogłoby zapewnić. (W wersji: „Program. Powiązane projekty, programy pomocnicze i działania programowe zarządzane w sposób skoordynowany w celu uzyskania korzyści niedostępnych w przypadku zarządzania nimi indywidualnie.” )

Zarządzanie projektami i produktami polega na planowaniu, organizowaniu i wykonywaniu zadań wpisujących się w profil organizacji i prowadzących do realizacji celu przydatnego dla klienta lub samej firmy. Z kolei zarządzanie programami polega na określeniu, które projekty należy wdrożyć w organizacji, aby skutecznie i terminowo osiągnąć jeden z celów strategicznych. To planowanie średniookresowe decyduje o tym, jaki priorytet nadać każdemu projektowi, a także o bieżącym ustalaniu, jakie powinny być relacje między nimi.

Rozważmy przykład Programu „Nowy Oddział Firmy”. Może składać się z:

• Projekt A, wybór lokalizacji i wyposażenie nowej siedziby firmy
• Projekt B , zatrudnienie zespołu w nowym mieście
• Projekt C , aby zorganizować firmową parapetówkę
• Projekt D , aby zbudować lokalną bazę klientów

Zarządzanie programem musi uwzględniać między innymi harmonogram projektów A, B i C. Zarządzanie każdym projektem bez znajomości statusu pozostałych może skończyć się np. zorganizowaniem parapetówki, gdy remont centrali nie został zakończony , lub… zespół nie został jeszcze zatrudniony.

Każdy z projektów składających się na program realizowany jest odrębnie, a ich efekty uzależnione są od realizowanych zadań, które niosą ze sobą różne ryzyka. Dlatego główne różnice między zarządzaniem projektami a programami dotyczą perspektywy oceny wyników i podejścia do zmienności. To są:

• Zakładana akceptacja niepewności wyników
• Potrzeba efektywnego zarządzania zmianą
• Staranne dopasowanie priorytetów do aktualnego stanu każdego projektu
• Perspektywa długoterminowa w ocenie korzyści programu.

Zarządzanie portfelem

Portfel projektów to termin używany nieco rzadziej niż program, ale wyodrębnienie portfela projektów w firmie jest szczególnie przydatne, gdy cyklicznie realizujemy projekty o podobnym charakterze. Finalizacja poszczególnych projektów wchodzących w skład portfela nie jest od siebie uzależniona, jak ma to miejsce w przypadku programu.

Dla przykładu dla firmy tworzącej oprogramowanie na smartfony odrębnymi portfelami mogą być projekty realizujące:

• aktualizacje, np.:
• aktualizacje oprogramowania aparatu,
• aktualizacje zabezpieczeń chroniące przed różnego rodzaju atakami,
• ulepszenia oprogramowania, np.:
• umożliwienie użytkownikowi wyboru skórek i ikon,
• dodanie 3 funkcji najczęściej sugerowanych przez użytkowników,
• refaktoryzacja, np.:
• doskonalenie kodu modułowych części aplikacji,
• przepisanie kodu, który najbardziej obciąża urządzenie.

Portfolio to scentralizowany zbiór projektów i programów realizowanych w firmie. Zarządzanie nimi ma na celu przede wszystkim realizację celów strategicznych organizacji. Podobnie jak projekty i programy, portfolio powinno wyszczególniać:

• kamienie milowe – mieć jasny obraz celów cząstkowych, ich realizacji i planu radzenia sobie z porażką,
• plan zarządzania ryzykiem,
• interesariuszy – czyli wszystkich zainteresowanych stanem realizacji portfela

Jednak najważniejszym aspektem zarządzania portfelem projektów w firmie jest ustalenie schematu priorytetyzacji. Zapewnia, że ​​wszystkie realizowane i planowane w firmie projekty, produkty, programy i portfele mają swoje miejsce w hierarchii zadań do wykonania.

Jakie są różnice między 4P?

Zarządzanie każdym z 4P – projektem, produktem, programem i portfelem – różni się pod pewnymi względami. Szczególnie istotne są różnice w obszarach tematyki zarządzania oraz charakterze zespołu.

Kierunki zarządzania w 4P różnią się stopniem szczegółowości wykonywanych zadań oraz bliskością klienta.

W przypadku projektu Project Manager i Product Manager nadzorują realizację zadań i tworzenie rozwiązań skierowanych bezpośrednio do klienta. W przypadku programu przedmiotem zarządzania są powiązane projekty i ich relacje. W portfelu zarządzanie dotyczy wszystkich programów i projektów w organizacji dotyczących jej celów, więc rola i zadania Portfolio Managera są zlokalizowane jak najdalej od klienta.

Jednak jego zadania nadal powinny koncentrować się wokół relacji między misją organizacji, celami i potrzebami klientów.

Różnice między 4P dotyczą również zespołu. W projekcie zespół powoływany jest na czas trwania danego projektu, dlatego realizacja projektu to często tylko część obowiązków uczestników.

Inaczej jest w przypadku produktu – tutaj budowany jest stały zespół, którego głównym i często jedynym zadaniem jest praca nad produktem. Zmniejsza to ryzyko przestojów między projektami rozwijającymi produkt. Rzadziej pojawia się też potrzeba transferu wiedzy, czyli czasochłonnego wdrażania nowych członków zespołu.

Z kolei zespoły zarządzane przez Menedżerów Programu i Portfela współtworzą Menedżerowie Projektu i Produktu z całej organizacji, a także analitycy, konsultanci i wysokiej klasy specjaliści biznesowi.

Streszczenie

4P składają się z zarządzania projektami, produktami, programami i portfelami. Zarządzanie każdym różni się szczegółami, charakterem zespołu i obowiązkami.

Projekt jest podstawowym, ograniczonym w czasie przedsięwzięciem o określonym czasie trwania i celu. Produkt można rozwijać poprzez projekty, ale nie ma on określonego cyklu życia, a jego rozwój jest ściśle powiązany z oczekiwaniami klientów. Program jest zbiorem wzajemnie powiązanych projektów różnego typu, które służą wspólnemu celowi. Portfolio można zdefiniować jako zbiór projektów tego samego typu, realizowanych cyklicznie lub równolegle, służących jak najlepszemu dopasowaniu wszystkich pozostałych P do celów strategicznych organizacji.

Jeśli podobają Ci się nasze treści, dołącz do naszej społeczności pracowitych pszczół na Facebooku, Twitterze, LinkedIn, Instagramie, YouTube, Pinterest, TikTok.

Autor: Karolina Becker

Jako kierownik projektu, Caroline jest ekspertem w znajdowaniu nowych metod projektowania najlepszych przepływów pracy i optymalizacji procesów. Jej zdolności organizacyjne i umiejętność pracy pod presją czasu czynią ją najlepszą osobą do realizacji skomplikowanych projektów.

Wyświetl wszystkie posty

Pierwsze kroki z zarządzaniem projektami:

1. Co to jest projekt?
2. Czym jest zarządzanie projektami?
3. Jak zarządzać projektami?
4. Metody zarządzania projektami
5. Rodzaje projektów
6. 4 przykładowe projekty
7. Priorytetyzacja projektów
8. Obszary działalności projektowej
9. Definicja sukcesu w zarządzaniu projektami
10. Dlaczego warto korzystać z oprogramowania do zarządzania projektami?
11. Jak wybrać najlepsze oprogramowanie do zarządzania projektami?
12. Przegląd oprogramowania do zarządzania projektami
13. Cykl życia projektu
14. Do czego służy wizja projektu?
15. Cel projektu. Co to jest i jak to dobrze zdefiniować?
16. Faza inicjowania projektu – na co zwrócić uwagę?
17. Domena planowania w zarządzaniu projektami
18. Co to jest harmonogram projektu i do czego służy?
19. Jak wykorzystać kamienie milowe w projekcie?
20. Realizacja projektu
21. Jak przygotować skuteczny plan awaryjny projektu?
22. Znaczenie zamknięcia projektu
23. Niepowodzenie projektu. 5 powodów, dla których projekty się nie udają
24. 4P zarządzania: projekt, produkt, program i portfel
25. Najważniejsze zadania i obowiązki Kierownika Projektu
26. Najbardziej przydatne umiejętności kierownika projektu
27. Jak zostać kierownikiem projektu?
28. 5 książek, które powinien przeczytać każdy kierownik projektu
29. Jak założyć zespół projektowy?
30. Struktura podziału pracy - jak delegować pracę w projekcie?
31. Jak kierować zespołem podczas pracy hybrydowej?
32. Wyzwania, przed którymi stają kierownicy projektów podczas pracy z zespołem
33. Rodzaje spotkań projektowych
34. Monitorowanie projektu. Jakie parametry obserwować?
35. Jak napisać przekonujący
36. Jak zdefiniować zakres projektu i uniknąć pełzania zakresu?
37. Studium wykonalności – czy możemy zrealizować ten projekt?
38. Analiza ryzyka w projektach i narzędzia to ułatwiające
39. Jak stworzyć kartę projektu?
40. Co to jest rejestr interesariuszy?
41. Wykres Gantta w planowaniu zarządzania projektami
42. Jak stworzyć budżet projektu?
43. Zarządzanie czasem w projekcie
44. Jak stworzyć rejestr ryzyka projektu?
45. Strategie zarządzania ryzykiem projektowym
46. marketingu projektu
47. Źródła i obszary zmian w projekcie
48. Modele zmian w zarządzaniu projektami
49. Co jest po Agile? Metody w zarządzaniu projektami