5 typowych błędów w fakturowaniu

Błędy są nieuniknione. Przy wystawianiu faktur zdarzają się one zwykle raz na jakiś czas. Jakie błędy w fakturowaniu są najczęstsze? Jak uniknąć błędów w fakturowaniu? Jakie mogą mieć konsekwencje? Jeśli chcesz poznać odpowiedzi na te pytania, przeczytaj nasz artykuł na temat 5 typowych błędów w fakturowaniu.

5 typowych błędów w fakturowaniu – spis treści

1. Nieprawidłowy numer faktury
2. Nieprawidłowe dane kontrahenta
3. Brak informacji o sposobie płatności
4. Nieprawidłowy opis towarów lub usług
5. Błędy w rozliczeniach
6. Streszczenie

Nieprawidłowy numer faktury

Każda faktura musi mieć unikalny numer. To coś oczywistego, ale w niektórych sytuacjach łatwo popełnić te błędy w fakturowaniu. Jest to szczególnie ważne, jeśli do wystawiania faktur używasz programów takich jak Word lub Excel lub ich odpowiedników. Na pierwszy rzut oka może się wydawać, że ułatwi to pracę w fakturowaniu. W takich programach można przygotować gotowe szablony faktur, w których wystarczy zmienić dane przy wystawianiu kolejnych dokumentów. Ale to rozwiązanie ma jedną dużą wadę.

Nadpisywanie kolejnych plików może spowodować zagubienie się w numeracji. A zapisywanie faktur jako kolejnych stron w dokumencie Word lub kolejnych arkuszy w Excelu może również prowadzić do niedokładności.

Jakie są najczęstsze błędy w fakturowaniu w numeracji faktur? Istnieją dwa rodzaje: zduplikowane numery faktur i luki w numeracji. Oba te błędy w fakturowaniu mogą mieć nieprzyjemne konsekwencje, gdy sprawdzą je organy podatkowe. Numeracja zawierająca luki może wskazywać, że nie wszystkie wystawione faktury są uwzględniane w obliczeniach podatkowych. Luki w numeracji będą budzić poważne wątpliwości, nawet jeśli są przypadkowe i nie mają na celu wprowadzenia organów podatkowych w błąd.

Drugi rodzaj błędu, czyli dwie lub więcej faktur o tym samym numerze, ale różnej treści, może również sugerować, że zostały one wystawione celowo w taki sposób, aby uniknąć opodatkowania. W tym przypadku również może być problem z zaksięgowaniem takich faktur, ponieważ oprogramowanie księgowe może nie pozwolić na wprowadzenie dwóch lub więcej dokumentów o tym samym numerze.

Skorygowanie takich niedopatrzeń może nie być łatwe, zwłaszcza jeśli wysłałeś już tak błędne faktury do swoich klientów i dopiero później zorientowałeś się, że masz złą numerację. Nie mają one większego znaczenia dla Twoich kontrahentów, ponieważ nie sprawdzają prawidłowej numeracji Twoich faktur. Dzięki temu mogą bez problemu opłacić takie faktury. Ale w przypadku kontroli podatkowej możesz zostać za to ukarany. Dlatego lepiej im zapobiegać, np. korzystając z programu do fakturowania lub aplikacji, w której numeracja zostanie przypisana automatycznie. W ten sposób unikniesz błędów w fakturowaniu i będziesz mieć pewność, że nie wystawiłeś faktur z niewłaściwymi numerami.

Nieprawidłowe dane kontrahenta

Jesteśmy tylko ludźmi i od czasu do czasu każdemu z nas przytrafiają się błędy. Może to być literówka w nazwie firmy, na którą wystawiasz fakturę, lub błędna pisownia nazwy klienta. Typowy to także błędny adres wykonawcy. W takim przypadku mogą wystąpić różne błędy: błędny numer budynku, błędny kod pocztowy, błędna nazwa ulicy, a nawet błędna pisownia miasta siedziby firmy. Może się również zdarzyć, że na fakturze wpiszesz błędny numer NIP klienta.

Wydawałoby się, że to tylko drobiazgi. Ale nikt nie lubi, gdy jego imię lub nazwisko zawiera błędy ortograficzne. Dodatkowo mogą prowadzić do konsekwencji podatkowych. Błędne dane kontrahenta mogą uniemożliwić mu uznanie takiej faktury za koszt prowadzonej działalności. W takim przypadku konieczne będzie poprawienie danych. Wydłuży to czas oczekiwania na opłacenie takiej faktury, ponieważ Twój klient może wstrzymać płatność do czasu otrzymania dokumentu z poprawnymi danymi.

Innym rodzajem wady jest wystawienie faktury na zupełnie inne dane odbiorcy. Może się to zdarzyć zwłaszcza, gdy faktury są tworzone ręcznie poprzez nadpisanie danych w pliku. W takim przypadku na fakturze widnieją prawidłowe ilości sprzedanych towarów lub usług, ale dane odbiorcy pozostają z poprzedniej faktury.

Ten wygaśnięcie może spowodować, że wyślesz taką fakturę do niewłaściwego odbiorcy, który nie kupił od Ciebie wymienionych na niej przedmiotów. Możesz również wysłać go do kontrahenta, który kupił u Ciebie, ale dane odbiorcy będą błędne na tej fakturze. Dopóki ich nie poprawisz, na pewno nie możesz liczyć na otrzymanie zapłaty za taką fakturę.

Jak ich uniknąć? Tutaj z pomocą może przyjść program fakturowania. Możesz go wykorzystać do stworzenia bazy danych swoich klientów. Wystarczy raz sprawdzić ich dane, aby później bezbłędnie wystawić fakturę. Niektóre programy umożliwiają pobieranie danych firmy z rejestrów rządowych, dzięki czemu można uniknąć tych błędów podczas wystawiania faktur.

Brak informacji o sposobie płatności

Każdy lubi mieć pieniądze wpłacone na swoje konto. Jednak brak informacji o tym, jak zapłacić, może uniemożliwić opłacenie faktury.

W tym miejscu może wystąpić wiele błędów, od braku numeru konta bankowego, przez nieprawidłowy numer konta, po brak wiedzy, kiedy i jak zapłacić fakturę. Nieścisłości mogą mieć różne konsekwencje. Przeoczenie terminu płatności prawdopodobnie spowoduje, że klient zapłaci za fakturę w określonym prawem terminie. Jednak błędny numer konta lub nawet jego brak spowoduje, że kontrahent nie będzie mógł Ci zapłacić. Dopiero po poprawieniu lub uzupełnieniu tych danych możesz liczyć na opłacenie faktury.

Nieprawidłowy opis towarów lub usług

Faktury muszą zawierać dokładne opisy sprzedawanych towarów i usług. O ile w przypadku towarów pomyłki są znacznie rzadsze, o tyle dobry opis usług może przysporzyć wielu problemów. Twój klient nie może wątpić, że płaci za to, co zamówił. Dlatego dane na fakturze muszą zgadzać się z danymi na zamówieniu.

W zależności od procedur, którymi dysponują Twoi kontrahenci, niektórzy mogą wymagać bardziej szczegółowych opisów świadczonych przez Ciebie usług, a inni nie. Niemniej jednak dobrze jest zadbać o dokładność, aby później nie mieć problemów z otrzymaniem płatności. Niepoprawny opis będzie musiał zostać poprawiony, co prawdopodobnie zajmie trochę czasu. W rezultacie możesz otrzymać płatność za taką fakturę później niż oczekiwałeś. Rozwiązaniem tego problemu może być stworzenie katalogu sprzedawanych towarów oraz dokładnych opisów poszczególnych usług. Dzięki temu zawsze będziesz miał jasne i czytelne opisy swojej oferty na fakturze.

Błędy w rozliczeniach

Faktura nie może zawierać błędów księgowych, ale takie sytuacje mogą wystąpić. Jest kilka miejsc, w których pojawiają się najczęściej. Obejmują one całkowitą kwotę do zapłaty. Może być błędnie zsumowany, przez co faktura będzie zaniżona lub zawyżona. Żadna z tych opcji nie jest korzystna. Czemu? Bo to źle odbija się na osobie, która wystawiła fakturę.

Może się zdarzyć, że klient nie sprawdzi dokładnie, czy wystawiony przez Ciebie dokument nie zawiera błędów księgowych i zapłaci za taką fakturę. Ale w rezultacie możesz otrzymać za mało lub za dużo pieniędzy. W pierwszym przypadku będziesz musiał poprosić klienta o dopłatę, co może postawić Cię w złym świetle. W drugim przypadku klient może żądać zwrotu nadpłaty, co może źle wpłynąć na reputację Twojej firmy. W obu przypadkach taka faktura może zostać zakwestionowana przez kontrolę podatkową, dlatego lepiej jej unikać.

Kolejnym miejscem występowania błędów księgowych na fakturze jest kalkulacja wartości sprzedanego towaru. W takim przypadku może wystąpić błąd w przemnożeniu ilości sztuk towaru i ceny za jedną sztukę. Najczęściej dzieje się tak, gdy obliczenia są wykonywane ręcznie. Błąd może również wystąpić przy obliczaniu wartości podatku VAT. Korzystanie z programu do fakturowania pomoże Ci uniknąć takich błędów w fakturowaniu, ponieważ obliczenia są tam wykonywane automatycznie.

Błędy w fakturowaniu – podsumowanie

Błędy w fakturowaniu zdarzają się każdemu. Należy jednak mieć świadomość, że mogą mieć konsekwencje prawne. Błędy w fakturowaniu również przyczyniają się do opóźnień w płatnościach i mogą mieć negatywny wpływ na wiarygodność Twojej firmy. Jednym z rozwiązań jest wykorzystanie dedykowanych platform do fakturowania, które automatyzują wiele procesów i jednocześnie pozwalają uniknąć podstawowych błędów.

Przeczytaj też: Co powinna zawierać faktura? – 12 niezbędnych elementów

Jeśli podobają Ci się nasze treści, dołącz do naszej pracowitej społeczności pszczół na Facebooku, Twitterze, LinkedIn, Instagramie, YouTube.

Autor: Andy Nichols

Rozwiązujący problemy z 5 różnymi stopniami i nieskończonymi rezerwami motywacji. To czyni go idealnym właścicielem i menedżerem biznesu. W poszukiwaniu pracowników i partnerów otwartość i ciekawość świata to cechy, które najbardziej ceni.

Zobacz wszystkie posty