5 niezbędnych rzeczy do stworzenia rockowego wirtualnego miejsca pracy

Pracuję w sypialni (no cóż… nie ma tu łóżka ani nawet kanapy – to sypialnia przerobiona na biuro, więc właściwie muszę wyjść z biura, żeby wślizgnąć się w popołudniową drzemkę).

PMG jest całkowicie wirtualnym miejscem pracy , więc 19 naszych pracowników pracuje wyłącznie w swoich domach. Nie mamy powierzchni biurowej. I sprawiamy, że działa od 10 lat i nasz zespół z pewnością ceni tę aranżację. Wiemy też, że nie jesteśmy sami – ponieważ wiele innych małych i średnich firm prowadzi wirtualne miejsca pracy, a coraz więcej większych firm przyjmuje ideę telepracy lub sytuacji hybrydowej, w której pracownicy pracują z domu przez co najmniej kilka dni w ciągu tydzień.

Narodowe Badanie Pracodawców przeprowadzone przez Instytut Rodzin i Pracy z 2014 r. wykazało, że od czasu ostatniego badania przeprowadzonego w 2009 r. nastąpił 17% wzrost liczby pracodawców, którzy zezwolili przynajmniej części swoich pracowników na okazjonalną pracę z domu oraz 15% wzrost. w liczbie pracodawców, którzy pozwolili swoim pracownikom na regularną pracę z domu.

Niezależnie od tego, czy Twoja firma jest wirtualnym miejscem pracy od czasu do czasu, czy na co dzień, ważne jest, aby zrozumieć, że te ustawienia wymagają szczególnej uwagi. Nasza koleżanka i przyjaciółka Nancy Settle-Murphy poświęciła całą swoją działalność na pomaganie firmom w skutecznym zarządzaniu wirtualnymi zespołami, a jej lista klientów zawiera takie nazwiska, jak Procter & Gamble, IBM i Partners Healthcare – więc jasne jest, że warto to zauważyć! Z Nancy niedawno skontaktowała się Sue Shellanbarger z The Wall Street Journal w sprawie jednego z jej artykułów Work & Family. (Uwaga: tylko subskrybenci WSJ zobaczą cały artykuł.)

Niektóre z podstawowych korzyści, jakie można czerpać z udanego wirtualnego miejsca pracy, obejmują:

• Przyciąganie i zatrzymywanie najlepszych talentów
• Tworzenie kultury, która naprawdę uznaje równowagę między życiem zawodowym a prywatnym
• Mniejsze koszty ogólne i większe możliwości skalowania bez konieczności powiększania powierzchni biurowej i związanych z tym wydatków
• Wyższa produktywność wśród osób i zespołów

Oczywiście praca wirtualna nie jest pozbawiona potencjalnych pułapek, zarówno dla pracodawców, jak i pracowników. Kiedy rozmawiamy z kandydatami do pracy, zawsze zwracamy uwagę, że wirtualne miejsce pracy nie jest dla wszystkich.

Niektóre z najczęstszych wyzwań, które mogą wystąpić podczas pracy w trybie wirtualnym, obejmują:

• Poczucie izolacji, szczególnie dla ekstrawertyków, którzy są pobudzeni przez innych
• Poczucie mniejszej kontroli dla menedżerów, którzy lubią fizycznie prezentować swoje zespoły.
• Mniejsza zdolność do trzymania ręki na pulsie firmy (nie ma fizycznej chłodnicy wody, pokoju socjalnego ani rozmów w boksach).
• Brak komunikacji o projektach.
• Rozpraszacze i zacierające się granice między pracą a życiem domowym. Możesz czuć się tak, jakbyś nigdy nie był z dala od swojej pracy, lub wręcz przeciwnie, nigdy nie czujesz, że możesz w pełni skoncentrować się na pracy.

Po ponad 15 latach prowadzenia wirtualnego miejsca pracy czujemy, że wiele się nauczyliśmy – i mamy solidne wyczucie tego, czego potrzebuje tego rodzaju firma, aby zarówno wykorzystać korzyści, jak i uniknąć pułapek. Wygraliśmy nawet nagrodę Stevie 2015 za najlepsze miejsce pracy dla kobiet, z której jesteśmy bardzo dumni, zwłaszcza że wszyscy nasi pracownicy przyczynili się do naszej nominacji!

Oto pięć niezbędnych potrzeb biznesowych, aby stworzyć wspaniałe wirtualne miejsce pracy:

1. Technologia

Komunikacja i współpraca mają kluczowe znaczenie, gdy zespoły są częściowo lub w pełni wirtualne, dlatego narzędzia techniczne muszą być najwyższej klasy. Na szczęście dostępnych jest kilka świetnych – od Trello do Dropbox, Zoom do Slack.

Odpowiednie narzędzia technologiczne będą działać, aby utrzymać kontakt członków zespołu, zapewnić płynne działanie projektów i zapewnić szybki dostęp do wszystkich dokumentów i informacji. Mogą pomóc menedżerom w zbieraniu opinii i obserwowaniu firmy. Mogą również pomóc we wspieraniu silnej kultury firmy – tak, to jest możliwe (i ważne!) w wirtualnym miejscu pracy, nawet gdy ludzie nie pracują obok siebie.

2. Zaufanie

Jeśli menedżer lub właściciel firmy nie może zaufać swoim pracownikom, że będą wykonywać swoją pracę zdalnie, wirtualne miejsce pracy zawiedzie. Konieczne jest pełne poparcie ze strony szczytu organizacji, która wspiera elastyczne środowisko pracy.

W PMG mówimy naszym kandydatom do pracy, że zatrudniamy profesjonalistów, którzy nie potrzebują mikrozarządzania, ponieważ są zaangażowani w osiąganie doskonałości na swoich stanowiskach. Nie musimy wiedzieć, gdzie znajdują się członkowie naszego zespołu w każdym momencie dnia pracy.

Teraz nauczyliśmy się też, że trzeba przestrzegać normalnych godzin pracy – nie chcielibyśmy zatrudniać kogoś, kto chciałby pracować codziennie od 23:00 do 7 rano lub pracować tylko w weekendy, ponieważ nie pozwoliłoby to na rozsądnie zaplanowanego klienta spotkania itp.

Należy również postawić pracownikom konkretne oczekiwania dotyczące ich roli w firmie, wykonywanej przez nich pracy oraz sposobu pomiaru wydajności. Jeśli ta informacja jest jasna dla wszystkich zaangażowanych stron, to szczegóły logistyczne dotyczące tego, jak wykonują swoją pracę, są mniej ważne.

3. Zarządzanie czasem

Praca wirtualna nie jest odpowiednia dla wszystkich. Niektórym osobom oddzielenie pracy od życia osobistego będzie zbyt trudne i w konsekwencji w ciągu dnia pracy rozprasza ich życie domowe i odwrotnie. Pomaganie zespołowi w ustalaniu dla siebie granic, aby mogli produktywnie skoncentrować się w czasie pracy, a następnie wyłączanie go, aby mogli mieć bogate życie osobiste, zwiększy sukces Twojego wirtualnego miejsca pracy i pomoże zatrzymać wspaniałych pracowników.

Posiadanie wyznaczonego miejsca pracy w domu ma kluczowe znaczenie, podobnie jak dostęp do odpowiedniej technologii i narzędzi. Pomocne jest również stworzenie planu dnia pracy i całego tygodnia. Niektórzy członkowie naszego zespołu uważają za pomocne umieszczenie wirtualnej wiadomości „zajęty” lub „poza biurem”, jeśli potrzebują skoncentrowanego czasu na pisanie, projektowanie, analizę lub inną skoncentrowaną pracę. Zachęciłem ich również, aby zapisali w swoim statusie Skype, czy mają dostęp do „godziny biurowej” w ciągu dnia, aby ich koledzy z drużyny wiedzieli, kiedy mogą sięgnąć po szybką burzę mózgów lub po prostu zrobić sobie wirtualną przerwę na pogawędkę.

4. Budżet podróży

Całkowicie możliwe jest stworzenie wspaniałej kultury i osiągnięcie wysokiej produktywności w całkowicie wirtualnym miejscu pracy. Ale nie da się obejść tego, że czas twarzy musi nastąpić, aby uzyskać najlepsze wyniki. Aby zgromadzić ludzi na półrocznym lub kwartalnym spotkaniu firmowym, musisz mieć budżet na podróże, ponieważ te wydarzenia na żywo pomogą zbudować jeszcze silniejsze relacje.

Nauczyliśmy się, że jeśli zainwestujesz w zjednoczenie wszystkich, największe sukcesy osiągniesz, jeśli zaplanujesz czas na biznes i spotkania towarzyskie. Zaplanuj solidny plan swojego czasu pracy, a następnie poświęć trochę czasu na niezobowiązującą kolację lub wycieczkę, podczas której współpracownicy mogą odwiedzić i nawiązać kontakt.

5. Poczucie wspólnoty

Nawet jeśli Twoi pracownicy nie są razem przez cały dzień i nawet jeśli widują się tylko kilka razy w roku, nadal mogą cieszyć się wspaniałym poczuciem wspólnoty i dobrze funkcjonować jako zespół. Powyższe wskazówki bardzo pomogą – zaufaj im, zapewnij odpowiednią technologię i daj im czas na zbudowanie silnych więzi.

Dobrze jest też, i właśnie zaczęliśmy to robić, jak najwięcej wykorzystywać wideo do rozmów zespołowych i wirtualnych spotkań. Wszyscy padamy ofiarą wielozadaniowości podczas połączenia konferencyjnego, ale jest to znacznie trudniejsze, gdy jesteśmy przed kamerą. Poza tym Twój zespół nawiąże znacznie silniejsze połączenia, gdy będą się widzieć.

Odkryliśmy również, że świętowanie sukcesów za pośrednictwem poczty elektronicznej lub podczas spotkań to świetny sposób na podkreślenie wszystkich dobrych rzeczy, które dzieją się w firmie. Uwielbiamy pozdrawiać członków zespołu, którzy odnieśli niezłą wygraną, a oni doceniają uznanie. Wyznaczamy również czas zespołom ds. kont na planowanie wirtualnych burz mózgów dotyczących projektów klienta lub udostępnianie studium przypadku, które może przynieść korzyści innemu zespołowi.

Regularne udostępnianie wiadomości i informacji o firmie jest również cenne, ponieważ pomaga wszystkim pamiętać, że są częścią czegoś większego, nawet gdy trudzą się w swoim domowym biurze.

Dzięki odpowiedniej technologii, niezawodnemu zaufaniu do swoich ludzi, zaangażowaniu w zarządzanie czasem, okresowym podróżom na spotkania na żywo oraz poczuciu zespołu i szerszemu obrazowi, Twoje wirtualne miejsce pracy będzie rozkwitać.