Prosty przewodnik po fazach cyklu życia zarządzania projektami

Utrzymanie projektu na dobrej drodze od początku do końca przy jednoczesnym zapobieganiu niewłaściwemu wykorzystaniu zasobów, czasu i pieniędzy zależy od tego, jak dobrze zarządzasz fazami cyklu życia projektu.

Obecnie, w zależności od rodzaju projektu i jego wymagań, liczba faz cyklu życia zarządzania projektem może ulec zmianie; ale w tym poście omówimy wszystkie pięć z nich i kroki, które należy wykonać podczas każdego z nich.

Co to jest cykl życia projektu?

Cykl życia projektu to proces, przez który przechodzą kierownicy projektów podczas kończenia projektu. Obejmuje sekwencję etapów, przez które przechodzi projekt od momentu rozpoczęcia do zamknięcia.

Jakie są pięć etapów cyklu życia projektu?

Podział projektów na kilka etapów faktycznie ułatwia zarządzanie nim i jego kontrolę oraz pracę nad poprawą jego jakości.

Inicjacja projektu

Pierwsza faza inicjacji położy podwaliny pod kolejne etapy zarządzania projektem. To tutaj zdefiniujesz projekt na szerokim poziomie.

Tutaj będziesz,

• Oceń wartość i wykonalność projektu, aby zdecydować, czy kontynuować. Podczas studium wykonalności sprawdzisz, czy możesz spełnić wymagania projektu przy dostępnych zasobach i opracować uzasadnienie biznesowe.

• Zidentyfikuj interesariuszy projektu. Tutaj przeprowadzisz analizę interesariuszy, aby zidentyfikować ich i ich potrzeby oraz nadać im priorytety w oparciu o ich wpływ.

• Zidentyfikuj rezultaty projektu. Możesz użyć kamieni milowych, aby podzielić złożone rezultaty na mniejsze części, aby łatwiej było je śledzić.

• Zdefiniuj cel i wymagania (takie jak zasoby, budżet i potrzebny czas) projektu. Utwórz kartę projektu lub dokument inicjujący projekt zawierający te informacje. Powinien również zawierać listę potrzeb biznesowych, celów, interesariuszy i ryzyka projektowego.

Przydatne zasoby

Prosty przewodnik po zarządzaniu interesariuszami

9 narzędzi wizualnych do zbierania wymagań dla oprogramowania

Planowanie

W fazie planowania cyklu życia zarządzania projektem opracujesz strategię wykonywania poszczególnych etapów projektu lub innymi słowy określisz, co dokładnie należy zrobić, aby osiągnąć założone wcześniej cele.

Tutaj będziesz,

• Zacznij od jasnego określenia celów projektu i zakresu projektu. Możesz skorzystać z kryteriów SMART, które prowadzą Cię do wyznaczania celów, które są konkretne, mierzalne, osiągalne, realistyczne i terminowe.

• Rozplanuj, co należy zrobić, i stwórz strukturę podziału pracy, która pomoże Ci podzielić projekt na łatwe do zarządzania zadania w oparciu o elementy dostarczane projektu.

• Tworzenie wykresów kamieni milowych lub wykresów Gantta, na których można wyświetlić kluczowe kamienie milowe i mapy drogowe produktów przedstawiające oś czasu projektu i kamienie milowe projektu dla zespołu

Szablon harmonogramu projektu

Szablon mapy drogowej produktu

• Oszacuj i przydziel niezbędne zasoby oraz stwórz kompetentny zespół i wyjaśnij ich role i obowiązki.

• Utwórz plan zarządzania ryzykiem, identyfikując potencjalne zagrożenia, które mogą utrudnić postęp projektu i określając kroki, które należy podjąć, aby je złagodzić.
• Utwórz plan komunikacji określający strategię komunikacji dla interesariuszy.

• Przeprowadź analizę kosztów, aby upewnić się, że wszystko mieści się w Twoim budżecie. I ustal mierniki wydajności na podstawie zakresu projektu, kosztów i harmonogramu, aby ocenić postępy i zapewnić, że projekt będzie realizowany zgodnie z planem.

Przydatne zasoby;

Wizualny przewodnik po planowaniu projektu

Ostateczna lista technik zarządzania ryzykiem wizualnym

Prosty przewodnik po tworzeniu skutecznego planu komunikacji

Korzystanie z wykresów Gantta i schematów blokowych w planowaniu projektu

Realizacja projektu

W fazach realizacji realizujesz to, co zaplanowałeś. Zadaniem kierownika projektu jest tutaj zwracanie uwagi na błędy i nadzorowanie zespołu, jednocześnie upewniając się, że wszyscy trzymają się pierwotnego planu.

• Twórz diagramy przepływu pracy lub mapy procesów, które przedstawiają kroki, jakie zespół/osoba musi wykonać, aby ukończyć każdy kamień milowy i pozyskać wymagane zasoby.
  

• Zorganizuj spotkanie inaugurujące projekt, podczas którego będziesz mógł zapoznać się ze schematami przepływu pracy, wykresami kamieni milowych, strukturami podziału pracy itp., które utworzyłeś ze swoim zespołem. Pomóż im zrozumieć, czego dokładnie się od nich oczekuje.
• Informuj interesariuszy o aktualizacjach projektu i organizuj spotkania dotyczące statusu, jeśli to konieczne
• Śledź postępy i aktualizuj harmonogramy projektów oraz wprowadzaj zmiany w planach projektów zgodnie z wymaganiami

Przydatne zasoby;

Prosty przewodnik po przepływach pracy | Z edytowalnymi szablonami przepływu pracy

Monitorowanie projektu

Ta faza wymaga od kierownika projektu monitorowania wyników projektu i informowania o jego statusie interesariuszom.

Możesz użyć kluczowych wskaźników wydajności (KPI), takich jak trzymanie się harmonogramu, kontrolowanie budżetu, skuteczne dostarczanie wyników projektu itp., aby zmierzyć postęp.

W razie potrzeby wymyśl sposoby optymalizacji wydajności i wprowadź zmiany w planie zarządzania projektem, aby zapewnić najlepszą wydajność.

Zamknięcie projektu

Ta faza oznacza zamknięcie projektu po dostarczeniu ostatecznego wyniku. Wyciągniętą lekcję można wykorzystać do optymalizacji procesów projektowych i wysiłków zespołu podczas przyszłych projektów.

Tutaj będziesz,

• Zwolnij zasoby, które zostały wykorzystane w projekcie i przydziel je, w tym to, co pozostało z budżetu na przyszłe projekty.
• Oceń sukces projektu i podziel się raportami z interesariuszami. Zidentyfikuj, co zadziałało, a co nie, i odpowiednio udokumentuj informacje, aby móc z nich skorzystać w przyszłości.
• Oceń wyniki zespołu i poinformuj ich, co należy poprawić, i doceń ich za sukcesy.
• Formalnie wypowiedz wszystkich wykonawców, którzy zostali zatrudnieni do projektu.
• Wspólnie z zespołem stwórz plan dokończenia zadań, które nie zostały zrealizowane w trakcie projektu

Koniec cyklu życia projektu może być zaznaczony spotkaniem zamykającym lub imprezą, by uczcić sukces i pogratulować zespołowi.

Jaka jest Twoja strategia zarządzania projektami?

Każdy projekt, duży czy mały, prosty czy złożony, przechodzi przez te kilka faz. Zadaniem kierownika projektu jest posiadanie solidnej strategii zarządzania cyklem życia projektu, aby wszystko przebiegało zgodnie z planem.

Jaka jest twoja strategia? Podziel się z nami swoim doświadczeniem w sekcji komentarzy poniżej.