5 kroków do maksymalizacji wartości projektu

Cechą wspólną wszystkich małych przedsiębiorstw jest chęć rozwoju i dążenie do realizacji swoich marzeń. Jednak droga do sukcesu nie zawsze jest jasna. W tym artykule zbadamy, w jaki sposób przyjęcie podejścia do rozwoju opartego na projektach może zmaksymalizować wartość projektu i szybko zapewnić korzyści Twojej firmie.

1. Koncentrowanie się

Kiedy zaczyna się rozwój, właściciele małych firm często są zajęci codziennymi zadaniami lub ochoczo uruchamiają zbyt wiele projektów na raz. Żadne z tych podejść nie sprzyja jednak zrównoważonemu wzrostowi.

Zrównoważony rozwój firmy jest jak wspinanie się po schodach – musisz świadomie posuwać się do przodu, krok po kroku. Zacznij od sporządzenia listy różnych dostępnych opcji projektu. Następnie dokładnie przeanalizuj każdy projekt pod kątem trzech rzeczy:

• Jak ważny jest ten projekt dla mojej firmy?
• Na ile wykonalny jest ten projekt?
• Jeśli nie zrealizuję tego projektu, jakie będą konsekwencje?

Na górze listy umieść projekty, które są najbardziej wykonalne, ważne i mają największe konsekwencje, jeśli nie zostaną ukończone. W ten sposób będziesz mieć jasną ścieżkę do dalszego działania.

2. Zrozumienie

Aby projekt miał znaczenie, musisz zrozumieć, w jaki sposób dostarczy on wartość Twojej organizacji. Zacznij więc od ustalenia celu biznesowego, do którego chcesz dostosować projekt. Napisanie celu może czasami zająć kilka iteracji, więc spróbuj zacząć od stwierdzeń takich jak:

• Podejmujemy się tego projektu, aby osiągnąć cel x i uniknąć ryzyka y .
• Podejmujemy się tego projektu, aby zapewnić wartość x , ponieważ to pozycjonuje naszą organizację na pozycji z .
• Podejmujemy się tego projektu, ponieważ jeśli tego nie zrobimy, nastąpią x konsekwencje.
• Podejmujemy się tego projektu, aby ulepszyć tę część naszej organizacji, abyśmy mogli następnie podjąć się z .

Ustalenie dobrych celów biznesowych, które będą wyznaczać kierunki Twoich projektów, pomoże Ci określić, w jaki sposób mierzyć sukces. Zastanów się, które wyniki można zmierzyć, aby określić, czy osiągnąłeś swoje cele. Projekty mają największą moc, gdy Twój zespół rozumie ich wartość i wpływ ich sukcesu lub porażki. Za tymi projektami częściej stoi zmotywowany zespół, który jest bardziej zaangażowany w sukces projektu.

3. Planowanie

Łatwo jest ekscytować się projektem i jego celem, zwłaszcza gdy realizujesz go sam lub z małym zespołem. To sprawia, że ​​niezwykle kuszące jest rozpoczęcie pracy tak szybko, jak to możliwe.

Chociaż tworzenie planu może wydawać się stratą czasu, zaniedbanie tego kroku jest kluczowym błędem. Rzeczywistość jest taka, że ​​dobrze zorganizowany plan dostarcza niezbędnych danych do późniejszej oceny wyników projektu. W młodej organizacji z ograniczonym doświadczeniem projektowym dane te mają kluczowe znaczenie, ponieważ pomagają w ciągłym ulepszaniu realizacji projektów. A kiedy projekty są powiązane z wartością, zwiększasz także swoją zdolność do realizacji wartości.

Plany są również niezbędne do oceny, czy projekt przebiega zgodnie z planem i identyfikacji zagrożeń, które mogą mieć wpływ na jego realizację i powodzenie.

Kluczowe elementy, które należy uwzględnić w planie projektu

• Budżet – dowiedz się, jakiego rodzaju inwestycje Twoja firma może przeznaczyć na projekt i porównaj to z oczekiwanymi zwrotami. Zastanów się, ile czasu zajmie zwrot inwestycji, ponieważ może to mieć wpływ na harmonogram realizacji projektu.
• Oś czasu – zidentyfikuj kluczowe kamienie milowe potrzebne do realizacji projektu i ustal cele, kiedy zostaną osiągnięte. Przeanalizuj warunki rynkowe i inne potrzeby biznesowe, które zadecydują o powodzeniu projektu. Sprawdź, czy harmonogram kluczowych etapów jest zgodny z długoterminowymi potrzebami biznesowymi i udoskonal harmonogram, korzystając z tych spostrzeżeń.
• Analiza ryzyka – przedyskutuj następujące pytania ze swoim zespołem projektowym i powracaj do nich w miarę postępu projektu:
  • Co mogłoby pójść źle?
  • Jak prawdopodobne jest wystąpienie tych problemów?
  • Jakie są ich potencjalne skutki?
  • Jakie kroki możemy podjąć, aby złagodzić to ryzyko?
  • Czy którykolwiek z tych kroków należy wdrożyć natychmiast?
• Komunikacja – zadaj sobie następujące pytania, aby zapewnić skuteczną komunikację w całym projekcie:
  • Kto powinien wiedzieć o tym projekcie?
  • Jakie informacje są dla nich ważne?
  • Jak często potrzebują aktualizacji?
  • Jaki jest najskuteczniejszy sposób przekazania tych informacji?
  • Jak możemy najlepiej zaspokoić te potrzeby komunikacyjne?
• Zakres – Określ minimalną listę zadań wymaganą do osiągnięcia celu biznesowego. Zakres można udokumentować na kilka sposobów, często zaczynając od określenia zakresu – krótkiego akapitu opisującego zamierzone rezultaty projektu. Po tym należy umieścić listę elementów nieobjętych zakresem. Zakres można również zdefiniować za pomocą:
  • Backlog – uszeregowana pod względem priorytetów lista wszystkich zadań potrzebnych do ukończenia projektu.
  • Struktura podziału pracy – sekwencyjna matryca zadań ułożonych w kolejności wykonania.

4. Wykonanie

Zastanów się, jakiego rodzaju wiedza specjalistyczna jest potrzebna, aby projekt zakończył się sukcesem i kto może ją zapewnić. Następnie staraj się stworzyć możliwie zróżnicowany zespół. Różnorodność – w połączeniu z odpowiednim wsparciem i środowiskiem sprzyjającym otwartej debacie i dyskusji – stworzy zespoły o wysokiej wydajności.

Czy zasoby projektu będą przeznaczone na ten projekt, czy też będą miały inne obowiązki? Jeśli mają inne obowiązki, upewnij się, że Twój harmonogram uwzględnia nieprzewidziane wydatki, takie jak:

• Jak często zespół projektowy będzie musiał się spotykać?
• Czy będziesz korzystać z technologii, która pomoże Ci zarządzać wykonywaną pracą?
• Po czym poznasz, że praca jest wykonywana?
• Kto będzie odpowiedzialny za projekt?

5. Uczenie się

Projekty, które dostarczają wartości, oferują również cenne możliwości uczenia się. Dlatego pamiętaj, aby przeprowadzić retrospektywę projektu lub analizę pośmiertną z udziałem zróżnicowanej grupy członków zespołu i interesariuszy. Oceń, co poszło dobrze, zidentyfikuj obszary wymagające poprawy, rozpoznaj osiągnięcia zespołu i przejrzyj wskaźniki projektu.

Podsumuj swoje ustalenia w raporcie i zachowaj go łatwo dostępnym do wykorzystania w przyszłości. Ten krok jest kluczowy, aby zmaksymalizować wartość, jaką Twoja organizacja zyskuje z projektów. Ciągłe doskonalenie w oparciu o wyciągnięte wnioski pozwala przyspieszyć zwrot z inwestycji w przyszłe projekty.

Small Business BC jest tutaj, aby Ci pomóc

SBBC to centrum zasobów non-profit dla małych firm z siedzibą w Kolumbii Brytyjskiej. Niezależnie od tego, jakie jest Twoje wyobrażenie o sukcesie, jesteśmy tutaj, aby zapewnić całościowe wsparcie i zasoby na każdym etapie tej podróży. Sprawdź naszą ofertę seminariów internetowych o tematyce biznesowej , edukację e-learningową na żądanie , porady Porozmawiaj z ekspertem lub przejrzyj nasze artykuły biznesowe .