Zarządzanie licencjami na oprogramowanie stało się integralną częścią zarówno dużych, jak i małych firm. Bez odpowiedniego zarządzania licencjami na oprogramowanie firmy mogą stracić duże kwoty pieniędzy i narazić swoje zasoby wewnętrzne na ryzyko.

W miarę jak coraz więcej narzędzi SaaS trafia do naszych przepływów pracy, zarządzanie licencjami na oprogramowanie staje się jeszcze ważniejsze. Oprogramowanie jest sprzedawane i wynajmowane na podstawie licencji, a ważność licencji potwierdza prawo własności oprogramowania.

Solidny system do zarządzania licencjami na oprogramowanie Twojej firmy może przynieść korzyści małym firmom pod względem finansowym i produktywności. Dowiedzmy się więcej o sześciu korzyściach płynących z zarządzania licencjami na oprogramowanie dla małych firm.

6 korzyści płynących z zarządzania licencjami na oprogramowanie dla małych firm

Oto 6 głównych sposobów, dzięki którym Twoja mała firma może skorzystać z solidnego systemu zarządzania licencjami na oprogramowanie.

1. Oszczędność kosztów

Źródło

Podstawowym elementem narzędzi do zarządzania licencjami na oprogramowanie pozwalającymi na obniżenie kosztów jest ich zdolność do zapobiegania nadmiernemu licencjonowaniu. Mówiąc najprościej, nadmierne licencjonowanie odnosi się do zakupu większej liczby licencji na oprogramowanie, niż jest to konieczne dla potrzeb firmy. Może to być kosztowny błąd dla małych firm, ponieważ licencje na oprogramowanie mogą być drogie, a zakup niepotrzebnych licencji marnuje znaczną część budżetu firmy.

Małe firmy mogą zaoszczędzić pieniądze na kosztach oprogramowania, unikając nadmiernego licencjonowania i inwestując te pieniądze w inne obszary.

Istnieje kilka powodów, dla których mała firma może nadmiernie licencjonować oprogramowanie, w tym:

• zakup większej liczby licencji, niż potrzeba do zaspokojenia szczytowego zapotrzebowania
• nieśledząc, które licencje są używane
• brak negocjacji korzystnych warunków licencji z dostawcami oprogramowania

Działając proaktywnie i ostrożnie zarządzając licencjami na oprogramowanie, małe firmy mogą uniknąć tych pułapek i zaoszczędzić pieniądze na kosztach oprogramowania.

Poza tym małe firmy mogą negocjować korzystniejsze warunki licencji z dostawcami oprogramowania za pośrednictwem systemu zarządzania licencjami na oprogramowanie. Przekłada się to również na oszczędności i optymalizację budżetu.

Większość małych firm boryka się z problemami finansowymi, a niewykorzystane lub niepotrzebne licencje tylko zwiększają obciążenie. Dysponując solidnym systemem zarządzania licencjami na oprogramowanie w swojej małej firmie, można uniknąć kilku pułapek utraty pieniędzy związanych z użytkowaniem oprogramowania.

Jeśli nie cokolwiek innego, skorzystaj z zarządzania licencjami na oprogramowanie, aby zaoszczędzić pieniądze dla swojej firmy.

2. Zwiększona produktywność

Zarządzanie licencjami na oprogramowanie może pomóc zwiększyć produktywność, zapewniając, że w małej firmie używane są tylko niezbędne licencje. Ponadto sprawdza również, czy licencje są aktualne. Dzięki upewnieniu się, że żadna licencja nie zostanie zmarnowana, firmy mogą jednocześnie zwiększyć produktywność i zaoszczędzić pieniądze.

Ponadto systemy zarządzania licencjami na oprogramowanie zwiększają produktywność w miejscu pracy na następujące sposoby:

• rozwiązywanie problemów związanych z licencjami
• przeglądając różne umowy licencyjne
• skrócenie czasu oczekiwania na aktualizacje

Co najważniejsze, eliminuje również konieczność ręcznego zarządzania i śledzenia każdej licencji, co pozwala firmom zaoszczędzić cenny czas i zasoby.

Małe firmy zwykle używają narzędzi programowych do automatyzacji i usprawniania zadań, dokładniejszego i szybszego przechwytywania danych oraz dostarczania wglądu w zachowania i preferencje klientów. Nie byłoby to jednak możliwe, gdyby firma musiała poświęcać dużą część czasu i zasobów na zarządzanie licencjami na oprogramowanie.

Korzystanie ze zautomatyzowanego systemu usprawnia również komunikację i współpracę między zainteresowanymi stronami oraz skraca czas i wysiłek potrzebny do zarządzania licencjami na oprogramowanie. W rezultacie interakcja między różnymi skrzydłami biznesu staje się płynniejsza i mniej konfliktowa. To są powody, dla których coraz więcej małych firm skłania się ku narzędziom do zarządzania licencjami na oprogramowanie.

Jeśli chcesz zwiększyć produktywność swoich pracowników, zarządzanie licencjami na oprogramowanie może być cennym dodatkiem do przepływu pracy.

3. Przestrzegaj przepisów

Źródło

Każda firma, mała czy duża, musi przestrzegać przepisów krajowych i międzynarodowych. Chociaż wiele regulacji ma charakter finansowy, niektóre dotyczą również korzystania z zasobów oprogramowania. Na przykład używanie oprogramowania z wygasłą licencją jest uważane za naruszenie wytycznych regulacyjnych.

Firmy muszą upewnić się, że dokładnie rozumieją przepisy mające zastosowanie do ich działalności i że zawsze przestrzegają tych przepisów. Mogą to zrobić poprzez:

• na bieżąco z odpowiednimi aktami prawnymi
• zapoznanie się z wymaganiami regulaminu
• przeprowadzanie regularnych audytów w celu identyfikacji potencjalnych zagrożeń
• regularnie szkolą swoich pracowników w zakresie korzystania z odpowiedniego oprogramowania

Ponadto firmy powinny zapewnić zgodność wszelkich zmian w swoich zasobach oprogramowania z odpowiednimi przepisami prawa, konsultując się z ekspertem lub uzyskując odpowiednią poradę prawną. Chociaż istnieje wiele sposobów, aby to zrobić, korzystanie z systemu zarządzania licencjami na oprogramowanie jest jednym z najskuteczniejszych podejść.

Systemy zarządzania licencjami na oprogramowanie umożliwiają firmom zarządzanie licencjami na oprogramowanie w bezpieczny, zautomatyzowany sposób. Zapewniają takie funkcje, jak:

• automatyczne kontrole licencji
• alerty o wygaśnięciu licencji
• automatyczne odnawianie licencji
• powiadomień, aby upewnić się, że firmy przestrzegają odpowiednich przepisów

Pomaga to zapewnić, że firmy mają dostęp do najnowszych wersji oprogramowania, licencje są ważne i aktualne, a ich oprogramowanie jest wykorzystywane zgodnie z obowiązującymi przepisami.

4. Ulepszone zabezpieczenia

Źródło

Jeśli używasz niebezpiecznego lub nieautoryzowanego oprogramowania, narażasz swoją firmę na zagrożenia internetowe.

Niebezpieczne i nieautoryzowane oprogramowanie może zawierać złośliwe oprogramowanie, wirusy i oprogramowanie wymuszające okup, które może uszkodzić lub wyłączyć system, narazić na niebezpieczeństwo poufne dane i dane klientów oraz zwiększyć ryzyko naruszenia bezpieczeństwa. Ponadto oprogramowanie, które nie jest zatwierdzone i konserwowane, może powodować spowolnienia, błędy i awarie systemu.

Wszystko to może mieć negatywny wpływ na działalność biznesową, a nawet na reputację. Ważne jest, aby upewnić się, że całe oprogramowanie używane przez Twoją firmę jest bezpieczne i regularnie aktualizowane w celu zachowania bezpieczeństwa.

Korzystanie z narzędzia do zarządzania licencjami to najlepszy sposób dla małych firm na ochronę danych, klientów i zasobów.

Narzędzia do zarządzania licencjami pomagają firmom wiedzieć, jakie oprogramowanie jest używane, a jakie nie. Może również ostrzegać firmy o używaniu nieautoryzowanego oprogramowania, nieautoryzowanych działaniach i innych zagrożeniach bezpieczeństwa.

Korzystanie z narzędzia do zarządzania licencjami pomaga poprawić bezpieczeństwo oprogramowania i zmniejszyć ryzyko kradzieży danych i innych zagrożeń bezpieczeństwa. Aby zapewnić bezpieczeństwo swojej firmy, ważne jest, aby zawsze używać licencjonowanego i zatwierdzonego oprogramowania. Korzystanie z narzędzia do zarządzania licencjami może pomóc w ochronie Twojej firmy i jej danych poprzez monitorowanie i śledzenie całego użycia oprogramowania, a także zapewnianie aktualności dzięki najnowszym poprawkom bezpieczeństwa i aktualizacjom.

5. Skalowalność i elastyczność

Jeśli prowadzisz małą firmę, skalowalność powinna być czynnikiem przewodnim przy każdej podejmowanej decyzji. Możesz mieć zapotrzebowanie na 100 jednostek w tym miesiącu, ale może wzrosnąć do 1000 jednostek w następnym miesiącu. Skalowalność odnosi się do możliwości zaspokojenia zwiększonego zapotrzebowania bez zakłócania zwykłego przepływu pracy.

Narzędzia do zarządzania licencjami na oprogramowanie pomagają małym firmom stać się bardziej skalowalnymi.

Narzędzia te umożliwiają firmom powiększanie bazy klientów, szybkie dodawanie nowych użytkowników i łatwe skalowanie oferty produktów. Na przykład menedżer licencji na oprogramowanie może pomóc w zarządzaniu umowami licencyjnymi i udostępnianiem, szybko przypisywać nowych użytkowników do dodatkowych aplikacji i zapewniać skonsolidowane rozliczenia.

Przy podejmowaniu decyzji dotyczących infrastruktury należy również wziąć pod uwagę skalowalność. Inwestowanie w skalowalną technologię, taką jak chmura lub rozwiązania do wirtualizacji, może pomóc małym firmom zarządzać rosnącym popytem bez angażowania dodatkowych zasobów lub personelu.

Jeśli szukasz skalowalnego rozwiązania dla swojej małej firmy, skorzystanie z narzędzia do zarządzania licencjami na oprogramowanie jest oczywiste. Może pomóc zwiększyć zadowolenie klientów, wyeliminować potrzebę ręcznego zarządzania licencjami i uprościć infrastrukturę. Ogólne korzyści płynące z zarządzania licencjami na oprogramowanie sprawią, że Twoja firma będzie w stanie sprostać nagłym skokom popytu.

6. Lepsze podejmowanie decyzji

Źródło

Dla małych firm (i dużych firm) niezbędne jest posiadanie systemu skutecznego podejmowania decyzji, który uwzględnia każdą istotną zmienną. Wykonanie tego bez zautomatyzowanego rozwiązania opartego na danych może być niezwykle trudne.

Związek między lepszym podejmowaniem decyzji biznesowych a korzystaniem z systemów zarządzania licencjami na oprogramowanie nie jest intuicyjny. Jest to jednak jeden z głównych powodów, dla których coraz więcej firm korzysta z narzędzi do zarządzania licencjami.

Systemy zarządzania licencjami na oprogramowanie mogą pomóc zwiększyć dokładność danych i podejmować lepsze decyzje. Decyzje oparte na danych są oparte na wglądach w czasie rzeczywistym, dokładności i oszczędnościach. Oznacza to, że firmy mogą podejmować decyzje szybciej i skuteczniej.

Na przykład firma może używać oprogramowania do zarządzania licencjami do śledzenia kosztów subskrypcji, dat wygaśnięcia i odnowień licencji. Informacje te mogą pomóc firmom w szybszym podejmowaniu lepszych decyzji dotyczących inwestycji w oprogramowanie. Dodatkowo, dzięki większej widoczności, może im pomóc zoptymalizować wykorzystanie istniejących licencji na oprogramowanie i uniknąć nadmiernych wydatków.

Jeśli zmagasz się z podejmowaniem decyzji w swojej firmie na podstawie danych, z pomocą może przyjść narzędzie do zarządzania oprogramowaniem. Może pomóc Ci śledzić szczegóły umowy licencyjnej, zautomatyzować zadania zarządzania licencjami i zwiększyć dokładność danych. Wszystkie te ulepszenia w zakresie gromadzenia i analizy danych mogą pomóc w podejmowaniu lepszych decyzji biznesowych.

Czy masz już system zarządzania licencjami na oprogramowanie?

Czy Twoja mała firma posiada system zarządzania licencjami na oprogramowanie?

‍

Jeśli nie, tracisz każdą z wyżej wymienionych korzyści. Skorzystaj z systemu zarządzania licencjami na oprogramowanie dla swojej małej firmy, aby zmaksymalizować wydajność i rentowność.

‍

Biografia autora

Atreyee Chowdhury jest niezależnym autorem treści z ponad 10-letnim doświadczeniem zawodowym. Pasjonuje się pomaganiem małym i średnim firmom i przedsiębiorstwom w osiąganiu celów związanych z marketingiem treści dzięki starannie przygotowanym i przekonującym treściom. W wolnym czasie uwielbia czytać, podróżować i eksperymentować z różnymi kuchniami. Możesz śledzić ją na LinkedIn .