7 korzyści płynących z audytu personalnego i jak go wykonać

Audyt personalny ma jeden cel – ma wskazać procesy w organizacji, które działają dobrze i te, które są dysfunkcjonalne. Wszystko po to, aby poprawić procesy w organizacji. Dobrze wykonany audyt HR daje odpowiedzi na strategiczne pytania związane z zarządzaniem personelem oraz wskazuje kierunek i metody realizacji funkcji osobistej. Ponadto ułatwia podejmowanie decyzji o zatrudnieniu i nadaje kierunek procesom planowania oraz pomaga w kształtowaniu osobistych ścieżek rozwoju pracy. Biorąc pod uwagę, że w ostatnich latach na rynku pracy znaczenie zasobów ludzkich sukcesywnie wzrasta, realizacja audytów HR staje się coraz bardziej popularna i powszechna

Audyt personalny – spis treści:

1. Co to jest audyt personalny?
2. Zakres audytu personalnego
3. Korzyści i ryzyka związane z audytem personalnym
4. Streszczenie

Co to jest audyt personalny?

Narzędziem wykorzystywanym do diagnozy i oceny zasobów ludzkich jest audyt personalny , czasami nazywany audytem HR. Ten rodzaj audytu może być realizowany samodzielnie lub stanowić część innych audytów, np. zarządczych lub organizacyjnych. Audyt pracowniczy można zdefiniować jako celowy proces (działalność) doradczy lub monitorujący, który składa się z badań i oceny zasobów ludzkich oraz funkcji personalnych. Głównym celem kontroli jest ustalenie zgodności stanu obecnego z planowanymi i przyjętymi standardami organizacyjnymi.

Wśród głównych cech audytu personalnego są:

• obiektywna ocena dokonana przez audytora i poprawa funkcji osobistych
• doskonalenie stosowanego rozwiązania , jako główne założenie audytu
• badanie i ocena przyjętych standardów , ustalony sposób wykonywania
• współpraca audytora z menedżerami i pracownikami wyższego i niższego szczebla
• realizacja z wykorzystaniem odpowiednich narzędzi przeznaczonych do zbierania informacji i ich analizy
• przedstawienie obiektywnego dowodu , informacji o charakterze ilościowym i/lub jakościowym, które są weryfikowalne
• przygotowanie wszystkich zebranych danych w postaci raportu końcowego, który może stanowić podstawę do planowania i realizacji działań naprawczych

Audyt powinien być realizowany w sposób etyczny iz poszanowaniem prawa. Ponadto biegły rewident w swoich działaniach powinien kierować się profesjonalizmem, dokładnością, bezstronnością i niezależnością w formułowaniu opinii.

Zakres audytu personalnego

Wśród podstawowych zagadnień sprawdzanych przez audytora znajdują się kompetencje i motywacje pracowników , efektywność i koszty pracy, stan i struktura zatrudnienia oraz poziom rotacji.

Audyt personalny może być realizowany na poziomie jednostki, grupy, całej organizacji oraz funkcji personalnej. Sprawdzanych jest kilka pól dotyczących kontrolowanego poziomu.

Audyt na poziomie indywidualnym. Przedmiot badań: indywidualny potencjał pracy, zachowania organizacyjne, wyniki pracy.

Audyt na poziomie grupy. Przedmiot badań: interakcje wewnątrz zespołów roboczych i grup nieformalnych, grupowy potencjał pracy, zachowania i wyniki pracy, spójność grupy, relacje interpersonalne, rola i siła przywództwa, cykl życia zespołu, czynniki wpływające na funkcjonowanie grupy i osiągnięte wyniki.

Audyt funkcji osobistej. Tematyka badań: strategie, metody i techniki zarządzania zasobami ludzkimi, organizacja procesów w kadrach, efektywność zarządzania personelem, rekrutacja pracowników, system ocen i wynagradzania, możliwości rozwoju zawodowego, rotacja kadr, czynności administracyjne.

Niezależnie od rodzaju i zakresu audytu personalnego warunkiem koniecznym prawidłowej realizacji procesu jest przygotowanie i przestrzeganie odpowiednich procedur, które powinny uwzględniać wszelkie normy, standardy i specyfikę danej branży. Procedura powinna określać cel, przedmiot i zakres audytu personalnego, a także standardy badania i oceny oraz obszar odpowiedzialności osób biorących udział w audycie, identyfikację stanu aktualnego, weryfikację i interpretację wyników oraz przygotowanie raportu końcowego zawierającego ocenę i rekomendacje.

Korzyści i ryzyka związane z audytem personalnym

Jak już wcześniej wspomniano, cechami audytu HR są jego niezależność, bezstronność oraz kompleksowość badań, które pozwalają ocenić wszystkie zasoby ludzkie w organizacji.

Kluczowe korzyści związane z realizacją audytu to:

• określenie realnego wkładu i zaangażowania pracowników w realizację głównych celów organizacji
• wzrost odpowiedzialności i profesjonalizmu pracowników HR
• harmonizacja działań w zakresie zasobów ludzkich,
• dostosowanie regulaminów wewnętrznych do regulaminów pracy
• racjonalizacja kosztów pracy poprzez zwiększenie efektywności stosowanych procedur
• przegląd systemu danych osobowych

Poza korzyściami audyt personalny może nieść ze sobą pewne zagrożenia. Jest to ryzyko związane ze specyfiką badań związanych z interdyscyplinarnością funkcji osobistej oraz obiektywnymi granicami w zakresie oceny i pomiaru, które mogą skutkować fałszywym oglądem wyników. Inne czynniki ryzyka związane są z kulturą, procedurami i kompetencjami osób zlecających i realizujących proces audytu. Ponadto obiektywność audytu może być podporządkowana oczekiwaniom zespołu wiodącego, który może chcieć uzyskać pozytywne wyniki kontroli. Dlatego tak ważne jest przestrzeganie zasad i procedur oraz rzetelna i przejrzysta realizacja całego procesu.

Streszczenie

Możliwość skonfigurowania audytu personalnego to szansa na dopasowanie odpowiedniego zestawienia badanych dziedzin do specyfiki funkcjonowania i organizacji danej firmy. Audyt należy uznać za ważne narzędzie ułatwiające praktykowanie zarządzania zasobami ludzkimi w organizacji niezależnie od jej wielkości, struktury i branży. Wyniki mogą stać się drogowskazem pokazującym skuteczną realizację funkcji personalnej organizacji oraz wzmocnienie wizerunku działu HR na tle całej firmy.

Jeśli podobają Ci się nasze treści, dołącz do naszej pracowitej społeczności pszczół na Facebooku, Twitterze, LinkedIn, Instagramie, YouTube, Pintereście.

Autor: Nicole Mankin

Menedżer HR z doskonałą umiejętnością budowania pozytywnej atmosfery i tworzenia wartościowego środowiska dla pracowników. Uwielbia dostrzegać potencjał utalentowanych ludzi i mobilizować ich do rozwoju.

Zobacz wszystkie posty