7 porad ekspertów dotyczących zarządzania zadaniami, aby poprawić produktywność w pracy

Efektywne zarządzanie zadaniami ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia, że ​​wszystko zostanie wykonane w zorganizowany sposób bez poświęcania jakości lub kreatywności.

Przy tak wielu rzeczach do zrobienia utrata z oczu celów wymaga czasu. Możesz jednak pozostać na szczycie dzięki odpowiednim strategiom i osiągnąć swoje cele.

W tym artykule omówimy siedem eksperckich wskazówek organizacyjnych, które pomogą Ci skuteczniej zarządzać zadaniami i poprawić produktywność w pracy. Więc bez względu na to, jak gorączkowe jest Twoje życie biznesowe, możesz zastosować te proste strategie, aby wykonać zadanie.

7 wskazówek dotyczących zarządzania zadaniami i sposobów ich wdrażania

1. Skorzystaj z macierzy Eisenhowera
2. Korzystaj z oprogramowania do zarządzania zadaniami
3. Automatyzuj powtarzalne zadania
4. Stwórz codzienną listę kontrolną
5. Deleguj zadania odpowiednim osobom
6. Usprawnij komunikację
7. Rób przerwy i ćwicz samoopiekę
   

Ale najpierw należy zadać pytanie:

Dlaczego zarządzanie zadaniami jest tak ważne?

Zarządzanie zadaniami jest tak ważne, ponieważ wymaga tego każdy zawód, niezależnie od branży. Mądrze zarządzając swoim czasem, możesz zrobić więcej w krótszym czasie, co prowadzi do zwiększenia produktywności i poprawy wydajności.

Oprócz zapewniania kontroli nad obciążeniem pracą, umożliwia planowanie w taki sposób, aby zadania się nie nakładały. Ponadto dobre zarządzanie zadaniami sprzyja lepszej współpracy między członkami zespołu, ponieważ każdy wie, nad czym i kiedy musi popracować.

Zarządzanie zadaniami wymaga strategicznego planowania, organizacji i umiejętności komunikacyjnych – mając na uwadze te wskazówki, powinieneś być w stanie zarządzać swoimi zadaniami jak profesjonalista. Rozważmy macierz Eisenhowera.

1. Korzystanie z macierzy Eisenhowera

„Jeśli zajmie to mniej niż dwie minuty, zrób to teraz”. - David Allen, konsultant ds. produktywności i autor książki „ Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity ”

Matryca Eisenhowera to potężna technika zarządzania zadaniami. Opracowana przez byłego prezydenta USA Dwighta D. Eisenhowera macierz składa się z czterech ćwiartek:

• Ważne i pilne
• Ważne, ale nie pilne
• Nie ważne, ale pilne
• Nie ważne i nie pilne

Dzieląc zadania na te kategorie, możesz użyć macierzy, aby określić, nad którymi zadaniami pracować jako pierwsze, drugie itd.

Jak wdrożyć

Zapisz swoje bieżące zadania na papierze lub w internetowym oprogramowaniu do zarządzania zadaniami . Przydziel każde zadanie według ważności i pilności.

Uzupełnij te, które nie są ważne lub pilne. Następnie utwórz plan wykonywania każdego zadania pojedynczo.

Na przykład, jeśli jesteś marketerem w mediach społecznościowych stosującym macierz Eisenhowera po przeanalizowaniu danych dotyczących wydajności postów, możesz zauważyć, że posty wizualne są lepsze niż posty tekstowe. Tak więc, zgodnie z metodą, możesz tworzyć treści wizualne w postach zawierających tylko tekst.

Źródło obrazu

Wykorzystując macierz Eisenhowera jako część swojej strategii zarządzania zadaniami biznesowymi, możesz zmniejszyć poziom stresu, jednocześnie zwiększając produktywność i osiągając sukces!

W następnej sekcji przyjrzymy się, jak oprogramowanie do zarządzania zadaniami może pomóc przenieść produktywność Twojej organizacji na wyższy poziom.

2. Użyj oprogramowania do zarządzania zadaniami

„Stwórz system, który działa dla Ciebie. Nie zmuszaj się do systemu, który nie działa”. - Laura Vanderkam, ekspertka od zarządzania czasem i autorka z „ 168 godzin: masz więcej czasu, niż myślisz ”

Zarządzanie wieloma projektami jednocześnie może być wyzwaniem, zwłaszcza gdy terminy są napięte, a obciążenie pracą wydaje się nie mieć końca.

Bez odpowiedniej organizacji i komunikacji Twoja firma może ucierpieć z powodu niedotrzymania terminów, utraty danych i słabej obsługi klienta . Może to kosztować cię dochody i zaszkodzić twojej reputacji.

Korzystanie z odpowiednich narzędzi może sprawić, że proces ten będzie łatwy i bezproblemowy dla zespołów i poszczególnych osób. Oprogramowanie do zarządzania zadaniami to potężne narzędzie dla firm różnej wielkości do tworzenia zadań, przydzielania ich członkom zespołu i skuteczniejszego śledzenia postępów.

Oprogramowanie pozwala na ustalanie terminów realizacji poszczególnych zadań i otrzymywanie przypomnień o zbliżających się terminach na centralnym pulpicie nawigacyjnym.

Członkowie zespołu mogą również współpracować i komunikować się na temat projektów bez przełączania się między wieloma aplikacjami lub platformami, co zmniejsza zamieszanie.

Jak wdrożyć

Marketingowiec zajmujący się tworzeniem treści może na przykład stworzyć konspekt i przypisać członkom zespołu części do pisania (badania / copywriting / optymalizacja SEO).

Korzystając z udostępnionego dokumentu, do którego każdy ma dostęp, łatwo jest śledzić aktualizacje i sprawdzać, co każdy członek osiągnął w wykonywaniu przydzielonych mu zadań.

Popularne oprogramowanie do zarządzania zadaniami, takie jak Trello, Asana lub Basecamp, często zawiera narzędzia analityczne, które pozwalają śledzić wydajność zespołu w czasie i identyfikować ulepszenia.

Źródło obrazu

Wybierając odpowiednie oprogramowanie do zarządzania zadaniami dla swojej firmy, weź pod uwagę swoje potrzeby i budżet.

Poszukaj oprogramowania z funkcjami odpowiadającymi Twoim wymaganiom, takimi jak przydzielanie zadań, terminy, śledzenie postępów i udostępnianie plików.

Przetestuj różne opcje oprogramowania, zanim zdecydujesz się na jedną, i upewnij się, że Twój zespół jest przeszkolony i komfortowo z niej korzysta.

3. Zautomatyzuj powtarzalne zadania

Zautomatyzuj często wykonywane zadania, aby zaoszczędzić czas i zmniejszyć liczbę błędów. Korzystaj z narzędzi, takich jak makra, skrypty i oprogramowanie do automatyzacji, aby usprawnić przepływ pracy.” — Laura Stack, ekspertka i autorka ds. produktywności i zarządzania czasem z „ Co robić, gdy jest za dużo do zrobienia: zmniejsz liczbę zadań, zwiększ wyniki i zaoszczędź 90 minut dziennie ”

Automatyzacja powtarzalnych zadań w obszarach takich jak obsługa klienta, marketing cyfrowy lub zarządzanie projektami może zoptymalizować przepływ pracy.

Dzięki oprogramowaniu i technologii właściciele firm mogą zautomatyzować zadania, takie jak wprowadzanie danych, fakturowanie i e-mail marketing, oszczędzając czas i minimalizując błędy.

Zautomatyzowane narzędzia udostępniają funkcje, takie jak automatyczne wiadomości e-mail, system zgłoszeń , dystrybucja połączeń i chatboty, aby pomóc odwiedzającym witrynę lub klientom szybko znaleźć odpowiedzi bez czekania i wysyłania wielu wiadomości e-mail.

Ponadto pozwalają na priorytetyzację próśb na podstawie pilności lub ważności, dzięki czemu Twój zespół może skupić się w pierwszej kolejności na najpilniejszych elementach.

Jak wdrożyć

Załóżmy na przykład, że odpowiadasz za wysyłanie kolejnych wiadomości e-mail po udanej sprzedaży — zamiast ręcznie tworzyć każdą z nich i wielokrotnie wpisywać te same informacje, możesz skorzystać z narzędzia do automatyzacji poczty e-mail .

Zaoszczędzi to czas, zapewniając klientom terminową komunikację z Twoją firmą.

Obraz z prywatnego e-maila

Automatyzacja powtarzalnych zadań może mieć znaczący wpływ na usprawnienie zarządzania zadaniami biznesowymi. Uwalniając czas, pracownicy mogą skupić się na zadaniach wyższego rzędu, które wymagają uwagi człowieka, takich jak rozwiązywanie problemów i podejmowanie decyzji.

To powiedziawszy, tworzenie codziennej listy kontrolnej jest integralnym krokiem w upewnianiu się, że Twój zespół działa zgodnie z planem i osiąga swoje cele.

4. Utwórz codzienną listę kontrolną

„Listy rzeczy do zrobienia powinny być dynamiczne, elastyczne i dostosowywane do zmieniających się priorytetów”. - Julie Morgenstern, ekspertka od organizacji i zarządzania czasem oraz autorka „ Zarządzanie czasem od środka ”

Brak struktury i jasnego planu może sprawić, że Twój dzień pracy będzie chaotyczny i nieproduktywny. W rezultacie możesz czuć się zestresowany i niespokojny, co prowadzi do pogorszenia jakości pracy.

Tworząc codzienną listę kontrolną, możesz zagwarantować, że żadne zadania nie wypadną nieprawidłowo i że wszyscy członkowie zespołu są na tej samej stronie co do tego, co należy wykonać.

Jak wdrożyć

Zacznij od wyliczenia wszystkich najpilniejszych zadań na dany dzień. Następnie podziel je na mniejsze, wykonalne zadania.

Następnie ustal priorytety zadań na podstawie ich ważności i terminu oraz dołącz notatki lub szczegóły, które pomogą Ci je ukończyć. Na koniec śledź swoje postępy w ciągu dnia. Ten krok może również mieć macierz Eisenhowera.

Na przykład specjalista ds. marketingu treści może stworzyć codzienną listę kontrolną obejmującą pisanie posta na blogu, którą można podzielić na mniejsze zadania, takie jak burza mózgów, nakreślenie posta, przeprowadzenie badań, napisanie wersji roboczej, edycja i opublikowanie go.

Źródło obrazu

Miej oko na nowe zadania lub terminy w ciągu dnia. Dodanie tych zadań do listy na czas może pomóc Ci zachować porządek i zapobiec ich prześlizgnięciu się przez szczeliny.

Przejrzyj swoją listę kontrolną na koniec każdego dnia, aby ocenić swoje postępy i odpowiednio dostosować priorytety i szacunki czasu.

Codzienna lista kontrolna gwarantuje, że wszystkie zadania traktujesz poważnie. Dzięki temu łatwiej delegować zadania właściwym osobom.

5. Deleguj zadania właściwym ludziom

„Priorytetyzacja to podstawa. Sporządź listę swoich zadań i skup się na tych, które będą miały największy wpływ na osiągnięcie Twoich celów”. - Brian Tracy, autor i mówca motywacyjny znany ze swojej pracy nad zarządzaniem czasem i produktywnością.

W każdym zawodzie wymagającym pracy zespołowej lub współpracy chcesz, aby członkowie Twojego zespołu wykonywali zadania, które są zgodne z ich mocnymi stronami i wiedzą.

Możesz czuć się przytłoczony i wypalony, gdy próbujesz zrobić wszystko sam. Możesz wydajnie zarządzać swoim obciążeniem pracą, delegując zadania i dbając o to, by zadania były wykonywane zgodnie z Twoimi standardami.

Jak wdrożyć

Delegując zadania, najpierw weź pod uwagę zestaw umiejętności i wiedzę każdego członka zespołu. Określając, która osoba najlepiej nadaje się do tego zadania, upewnisz się, że każdy członek zespołu wykorzystuje swoje mocne strony i pracuje nad zadaniami, z którymi może sobie poradzić.

Dodatkowo, przydzielając pracę na podstawie poziomu umiejętności, możesz zmniejszyć ryzyko wystąpienia błędów i zmaksymalizować jakość wyników swojego zespołu.

Deleguj zadania, takie jak zarządzanie mediami społecznościowymi, członkowi zespołu z doświadczeniem w tej dziedzinie i skup się na tworzeniu treści i strategii.

Źródło obrazu

Zapewnienie jasnych instrukcji dotyczących delegowania zadań jest niezbędne, aby członkowie zespołu rozumieli, co należy wykonać, oraz wszelkie związane z tym terminy lub oczekiwania.

Przyjrzyjmy się, jak usprawnienie komunikacji może jeszcze bardziej usprawnić proces zarządzania zadaniami.

6. Usprawnij komunikację

„Kluczem jest przejrzystość. Bądź konkretny i bezpośredni w swojej komunikacji oraz unikaj zbędnych szczegółów i żargonu”. — Erica Dhawan, ekspertka w dziedzinie komunikacji i współpracy oraz autorka z „ Cyfrowy język ciała: jak budować zaufanie i połączenie bez względu na odległość ”

Kiedy komunikacja mogłaby być lepsza, mogą zdarzyć się błędy w realizacji zadań, a także opóźnienia. Z drugiej strony efektywna praca zespołowa i zarządzanie zadaniami uzależnione są od dobrej komunikacji.

Jak wdrożyć

Najpierw ustal oczekiwania dotyczące czasów odpowiedzi i kanałów komunikacji, aby wszyscy byli na tej samej stronie. Następnie skorzystaj z poczty e-mail lub systemu wiadomości błyskawicznych, aby wysyłać informacje i aktualizacje, aby wszyscy byli w kontakcie i na bieżąco.

Po drugie, każdego dnia zaplanuj czas na grupową dyskusję na temat postępów poczynionych w ciągu dnia. Gdy wszyscy omawiają ze sobą swoje wyzwania, łatwiej jest szybciej rozwiązywać problemy. Oprócz codziennych meldunków zachęcaj członków zespołu do otwartego dialogu, aby wspierać współpracę.

Na przykład zespół zarządzający projektem może skonfigurować tablicę Trello do przydzielania i śledzenia zadań, planować regularne zameldowania za pośrednictwem Zoom lub Slack oraz ustalać oczekiwania dotyczące czasu reakcji.

Źródło obrazu

Teraz, gdy omówiliśmy zarządzanie zadaniami w zespole, przejdźmy do często pomijanej, ale istotnej części zarządzania zadaniami biznesowymi — robienia przerw i ćwiczenia samoobsługi.

6. Rób sobie przerwy i ćwicz samoopiekę

„Odpoczywaj, kiedy jesteś zmęczony. Odśwież i odnów siebie, swoje ciało, umysł i ducha. Potem wracaj do pracy”. - Ralph Marston, mówca motywacyjny i autor znany ze swojej pracy nad rozwojem osobistym i sukcesem.

Dbanie o swoje zdrowie fizyczne i psychiczne jest niezbędne, aby osiągnąć swoje cele i osiągać najlepsze wyniki. Zaniedbanie dbania o siebie może prowadzić do wypalenia, zmęczenia i pogorszenia ogólnego samopoczucia.

Jak wdrożyć

• Zrób kilka krótkich przerw, na przykład 15-minutowy spacer na świeżym powietrzu lub sesja rozciągania
• Jedz zdrowe posiłki i przekąski
• Przeczytaj książkę przed snem lub medytuj przez 10 minut każdego ranka
• Wyśpij się każdej nocy. Brak snu koreluje ze zmniejszoną wydajnością w ciągu dnia.

Źródło obrazu

  Włączenie tych czynności do codziennej rutyny może przynieść daleko idące korzyści wykraczające poza zdrowie fizyczne.

Pracownicy, którzy podchodzą do pracy pełni energii, zrelaksowani i pewni siebie, są lepiej przygotowani do sprostania codziennym wyzwaniom.

Wniosek

Skuteczne zarządzanie zadaniami biznesowymi oznacza nadawanie im priorytetów w oparciu o ich poziom ważności i odpowiednie planowanie, aby wszystko przebiegało bezproblemowo.

Włączenie tych wskazówek do codziennej rutyny może wymagać odrobiny poświęcenia i wysiłku, ale nagrody są tego warte. Nie tylko poprawisz sukces swojej firmy, ale także przyspieszysz swój rozwój osobisty.

-------------------------------------------------- -------------------------

Biografia autora:

Oliver Stasinszky jest kierownikiem zespołu ds. pomocy w LiveAgent z doświadczeniem w handlu elektronicznym i obsłudze klienta. Pasjonuje się pisaniem, czytaniem i nauką gry na dowolnym instrumencie muzycznym.