7 wskazówek dotyczących produktywności dla właścicieli małych firm, aby poprawić wydajność

Prowadzenie firmy jest trudne. Istnieje niekończąca się lista zadań, które musisz wykonać. Niestety doba ma tylko tyle godzin. To duży problem, ponieważ próby zrobienia wszystkiego sprawią, że poczujesz się przytłoczony.

Musisz zmaksymalizować wydajność.

Na szczęście istnieje kilka prostych sposobów na zwiększenie wydajności Twojej firmy. Oto przydatny zestaw wskazówek dotyczących produktywności, które możesz wypróbować od razu, zapewniając lepszą kontrolę i planowanie zadań związanych z pracą, zarówno swoich, jak i zespołu.

Zacznijmy.

1. Jedno zadanie na raz

Przeciążanie siebie i swoich pracowników konkurencyjnymi pracami, terminami i projektami nikomu nie pomaga i prowadzi do wysokiego poziomu stresu i zamieszania.

Mimo że niektórzy ludzie chwalą się, że potrafią wykonywać wiele zadań jednocześnie, nauka nie potwierdza ich twierdzeń. Jedno z badań dotyczących produktywności przeprowadzone przez Cleveland Clinic wykazało, że tylko 2,5% ludzi może efektywnie wykonywać wiele zadań jednocześnie, co czyni ich zdecydowaną mniejszością. Wielozadaniowość może również utrudniać wydajność, a nie pomagać, zmniejszając wydajność pracowników.

Zamiast zmuszać zespół do wielozadaniowości, spróbuj doradzić mu, aby zamiast tego pisał listy rzeczy do zrobienia, nadając priorytet krytycznym zadaniom, ale upewniając się, że wszystko zostanie wykonane w swoim czasie. Podkreśl, jak ważne jest prawidłowe ukończenie jednego zadania, zanim przejdziesz do następnego.

Wskazówki dotyczące produktywności powinny skierować pracowników w bardziej wydajnym kierunku, z korzyścią dla funkcjonowania małej firmy. Ale oczywiście wskazówki dotyczące produktywności to tylko wierzchołek góry lodowej, jeśli chcesz pobudzić swoją małą firmę .

2. Popraw współpracę w zespołach

Praca zespołowa sprawia, że ​​marzenie działa, jak mówią! Mając to na uwadze, zawsze dobrym pomysłem jest usprawnienie procesów udostępniania i współpracy w małym zespole z korzyścią dla wszystkich.

Jednym z łatwych sposobów działania na tym podwyższonym poziomie współpracy jest inwestowanie w oprogramowanie, które wykonuje dużo twojej ciężkiej pracy. Przykłady obejmują oprogramowanie do obsługi wiadomości błyskawicznych (Microsoft Teams ma doskonałą funkcję „czatu”) i niezawodny dostęp do dokumentów, które można edytować w czasie rzeczywistym (takich jak Arkusze Google i Dokumenty Google). Możesz także wdrożyć niezawodne oprogramowanie do wideokonferencji dla pracowników zdalnych lub samoizolujących się (działają dobrze MS Teams, Google Meet i Zoom).

Źródło

Współpraca nie tylko zwiększa poziom produktywności; zwiększa również poziom zadowolenia pracowników. Badanie przeprowadzone przez Queens University of Charlotte wykazało, że 75% pracodawców oceniło pracę zespołową i współpracę jako „bardzo ważne”, jednak tylko 18% pracowników otrzymuje oceny komunikacji podczas oceny wyników.

Nie zmieniaj tej ostatniej statystyki i zainwestuj w odpowiednią technologię dla swojego zespołu. Na przykład posiadanie systemów dla pracowników zdalnych, przy jednoczesnym zapewnieniu, że współpraca przebiega tak płynnie, jak to tylko możliwe. Te wskazówki dotyczące produktywności przyniosą korzyści Twojej małej firmie w krótkim, średnim i długim okresie i stanowią niewielką część ogólnego planu wyznaczania celów biznesowych SMART .

3. Wypróbuj automatyzację

Wiele osób wydaje się sądzić, że automatyzacja oznacza zastąpienie całej siły roboczej robotami. Zamiast tego istnieją obecnie doskonałe narzędzia do automatyzacji, które mogą wykonywać wszystkie żmudne zadania, podczas gdy Twoi pracownicy zajmują się ważnymi rzeczami, takimi jak generowanie leadów .

Planowanie postów marketingowych w mediach społecznościowych i zestawienie raportów wydatków to przykłady zadań, które z łatwością poradzi sobie z konkretnym oprogramowaniem. Systemy zarządzania siłą roboczą, takie jak Asana lub Slack, mogą ułatwić planowanie zadań i utrzymywać wszystkich na tej samej stronie dzięki rozplanowaniu czasu i niezbędnym plikom do projektów.

Źródło

Technologia może być cudowną rzeczą, a zastosowana we właściwy sposób może w kilku prostych krokach zmienić produktywność Twojej firmy.

4. Unikaj rozpraszania się

Jako ludzie nie jesteśmy tak świetni w skupianiu się na zadaniach godzinami. Wielokrotne badania wykazały, jak bardzo większość ludzi ma trudności z koncentracją na spotkaniach przez dłuższy czas.

Mając to na uwadze, zbyt łatwo jest pozwolić na rozpraszanie się w miejscu pracy, aby uniemożliwić zespołowi wykonanie pracy. Nie mówimy, że musisz wdrożyć drakońskie środki, takie jak zamykanie pracowników w pokoju, ale kilka wskazówek dotyczących produktywności tu i tam robi różnicę.

Na przykład spróbuj ograniczyć wysyłanie e-maili tylko w określonych porach dnia, takich jak pierwsza lub ostatnia rzecz - w ten sposób każdy może zapomnieć o wiadomościach e-mail w środku dnia pracy. Podobnie ograniczenie dostępu do mediów społecznościowych może mieć znaczenie, zmniejszając liczbę bezcelowych spotkań zespołu.

Spotkania, które nie są istotne dla wszystkich, mogą spowodować, że niektórzy pracownicy stracą koncentrację, co pozwoli im nabrać złych nawyków dotyczących ich koncentracji. Spróbuj więc organizować tylko jedno spotkanie dziennie w tym samym czasie – w ten sposób dopracujesz najważniejsze szczegóły, pozostawiając resztę dnia na poszczególne zadania.

Według badań przeprowadzonych przez Udemy i Tolunę, najbardziej irytującym rozpraszaniem w biurze byli rozmowni współpracownicy! Pomyśl o sposobach obejścia tego, rozmawiając z niektórymi głośniejszymi członkami zespołu. Możesz także umieścić je w różnych pomieszczeniach.

Źródło

Ograniczenie hałasu w biurze jest również kluczową kwestią, którą należy wziąć pod uwagę. Dlaczego nie zaplanować w „cichych godzinach”, w których wszyscy zgadzają się pracować w ciszy przez określony czas. Jeśli są prawidłowo przestrzegane, takie sesje skupienia mogą być najbardziej produktywnymi porami dnia.

Wypróbuj kilka różnych pomysłów i zobacz, które wskazówki dotyczące produktywności najlepiej sprawdzają się w Twoim zespole.

5. Dobrze zarządzaj swoim czasem

Zarządzanie czasem jest kluczem do skutecznego wykonywania zadań, bez względu na sektor pracy, w który jesteś zaangażowany. Korzystanie z oprogramowania do zarządzania przepływem pracy, takiego jak Asana, pomoże usprawnić zadania, które ludzie muszą wykonać w Twojej firmie. Aby jednak w pełni wykorzystać te narzędzia, istnieją sprawdzone metody dotyczące produktywności, które możesz wdrożyć w swoim zespole.

Na przykład, możesz użyć Techniki Pomodoro w swoim miejscu pracy. Skuteczny system zarządzania czasem, stworzony po raz pierwszy w latach 80. przez Włocha Francesco Cirillo, technika Pomodoro (nazwa pochodzi od włoskiego słowa „pomidor”), można wykonać w sześciu prostych krokach.

1. Wybierz projekt pracy, który musisz wykonać.
2. Ustaw minutnik na od 25 do 30 minut i zacznij pracę.
3. Po brzęczeniu minutnika zrób sobie przerwę od dwóch do trzech minut.
4. Powtórz kroki drugi i trzeci.
5. Po czterech sesjach zrób dłuższą przerwę.
6. Na koniec zapisz każdą ukończoną sesję roboczą z haczykiem lub znacznikiem wyboru w formacie listy.

Ta technika jest najlepsza w przypadku określonych zadań, takich jak pisanie lub kodowanie, oraz w przypadku żmudnych, powtarzalnych zadań, w których koncentracja może szybko osłabnąć.

Źródło

Technika Pomodoro uczy dyscypliny, wagi robienia regularnych przerw i szerszego zrozumienia efektywnego zarządzania czasem. Badacz Jonathan Schooler odkrył w 2007 roku, że przeciętny umysł błądzi od 15 do 20% czasu, więc nakaz regularnych przerw w tym pomaga.

Rozważ wdrożenie Techniki Pomodoro z kolegami przez okres próbny około miesiąca i zapisz wyniki w zakresie poziomów produktywności i zarządzania czasem. Możesz także eksperymentować z różnymi wzorcami pracy. Na przykład wzór przesiewania obrotowego jest jednym z podejść, które może zwiększyć poziom produktywności.

6. Stwórz sprzyjającą przestrzeń do pracy

Brudne i niewygodne stanowiska pracy powodują niezadowolenie pracowników. Z drugiej strony, Twoi pracownicy potrzebują wydajnej przestrzeni roboczej, aby skutecznie wykonywać swoją pracę, więc rozważ zainwestowanie w sprzęt, który odpowiada każdemu pracownikowi i jego specyficznym wymaganiom.

W przypadku pracowników, którzy pracują z wieloma liczbami (na przykład księgowych), drugi monitor pomoże im zwiększyć wydajność pracy z arkuszami kalkulacyjnymi. Pracownicy zdalni, tacy jak marketerzy cyfrowi , potrzebują dostępu do silnego połączenia internetowego i komputera z kamerą internetową do połączeń wideo. Tymczasem graficy potrzebują specjalistycznego oprogramowania do rysowania i narzędzi, takich jak rysik.

Źródło

Spróbuj usiąść z każdym pracownikiem i zapytać go, czego potrzebują, aby czuli się bardziej produktywni, zaplanować to, o co proszą, i sprawdzić, czy możesz zastosować te kroki w praktyce.

7. Wyznacz realistyczne cele

Niezbędne jest wyznaczenie sobie i zespołowi realistycznych celów jako małej firmy. Zamiast bombardować swoich pracowników zadaniami, które ich przytłaczają, dziel duże zadania na możliwe do osiągnięcia codzienne porcje. W ten sposób wszyscy są na tej samej stronie i czują, że stale pracują nad pożądanym rezultatem, a nie czują się przytłoczeni.

Zacznij od określenia pożądanego wyniku pracy, a następnie pracuj wstecz, dzieląc wynik na małe, osiągalne zadania, które przyczyniają się do osiągnięcia celu końcowego.

Takie podejście uświadamia wszystkim, co i kiedy należy zrobić, a także zapewnia płynny proces realizacji dużej pracy na czas. Planowanie to wszystko, zwłaszcza w małej firmie, która może nie mieć dostępu do tych samych zasobów, które mają większe firmy.

W zamknięciu

Poprawa wydajności ma kluczowe znaczenie dla trwałego sukcesu i rozwoju każdej firmy. Jednak to, że twoja firma jest małą firmą, nie oznacza, że ​​powinno ci się to wydawać trudniejsze niż w przypadku dużych korporacji.

Badania wykazały, że małe firmy mogą być bardziej zaradne i wydajne niż większe, więc wykorzystaj swój mały rozmiar na swoją korzyść przy ustalaniu realistycznych celów.

Weź pod uwagę te wskazówki dotyczące produktywności, wypróbuj je i zmierz wynik na podstawie zwiększonej wydajności i ogólnego zadowolenia pracowników.

Życzymy powodzenia w przyszłości Twojej małej firmy!