Proces biznesowy to szereg powiązanych zadań, które kończą się dostarczeniem przez firmę produktu lub usługi klientowi lub klientowi. Niewydajne procesy prowadzą do niezadowolonych klientów, niezadowolonych pracowników, a potencjalnie nawet przekroczenia terminów dostaw.

Najlepszym sposobem radzenia sobie z nieefektywnymi procesami jest ich usprawnienie.

Dlaczego wydajne procesy biznesowe są ważne

Wydajne procesy zmniejszają obciążenie pracą i usprawniają dostarczanie produktu lub usługi. Procesy mogą nawet obejmować stosunkowo proste zadania. Na przykład proste procesy finansowe, takie jak fakturowanie klientów, są procesem.

Gdy firmie nie uda się usprawnić i usprawnić swoich procesów, istnieje ryzyko pozostawania w tyle na rynku i utraty klientów na rzecz konkurentów. Doskonalenie procesów może być tak proste, jak posiadanie metodologii wykonania złożonego zadania lub rozdzielenie tego zadania między innych członków zespołu.

7 kroków do usprawnienia procesu biznesowego

Jak wyjaśniono w tej dyskusji, doskonalenie procesów biznesowych jest procesem przyrostowym. Zmiany, które zachodzą w firmie, nie wpłyną od razu na nic w krótkim okresie. Zespół ds. doskonalenia procesów powinien się skoncentrować na potencjalnej zmianie wydajności firmy w czasie.

1. Definicja procesu

Pierwszym krokiem w każdej strategii doskonalenia procesów biznesowych jest dokładne zdefiniowanie, który proces firma chce ulepszyć. Zazwyczaj zespoły pracujące nad doskonaleniem procesu wykorzystują diagramy, takie jak schemat blokowy lub diagram toru pływania. Jak informuje Lucid Chart, diagram toru pływania pełni funkcje typowego schematu blokowego, ale także przypisuje obowiązki do konkretnej osoby lub działu.

Przykład schematu toru pływania dla procesu

Definiowanie procesu może oznaczać wykorzystanie wkładu osób, które na co dzień zajmują się tym procesem. Wywiady i dyskusje pomagają poinformować zespół ds. doskonalenia procesów o podetapach, które mogą nie być od razu oczywiste.

2. Poznaj powiązane możliwości

W ramach wywiadów dotyczących definicji procesu osoby, które regularnie korzystają z tego procesu, mogą zaoferować wgląd w potencjalne ulepszenia, które mogą przynieść korzyści systemowi. Te powiązane możliwości mogą być warte zbadania, jeśli dodatkowo zwiększą wydajność systemu.

Opracowanie szczegółowego opisu problemu umożliwia zespołowi doskonalenia procesów ocenę tego, gdzie mogą i powinny nastąpić zmiany w działaniu. Ponadto zespół może wskazać i usunąć zbędne kroki i podetapy w ramach procesu, jeśli nie wydają się one służyć celowi.

3. Analiza procesu

Na tym etapie zespół ds. doskonalenia procesu może przyjrzeć się diagramowi toru pływania i dowiedzieć się, gdzie w systemie występują wąskie gardła. Jak zauważa Kiss Flow, bez odpowiedniego kroku analizy zespoły mogą marnować czas i zasoby na szukanie problemów w locie.

Ogólnie etap analizy można podzielić, zadając kilka istotnych pytań, takich jak:

• Gdzie powstaje większość kosztów ponoszonych przez firmę?
• Czy jakieś kroki wydają się tworzyć wąskie gardło?
• Która część procesu najbardziej frustruje klientów lub członków zespołu?
• Gdzie dzieje się większość opóźnień?
• Który etap lub podetap procesu zajmuje najwięcej czasu?
  
  

Metody analizy, takie jak analiza przyczyn źródłowych lub analiza przyczyn i skutków, mogą pomóc zespołowi w opracowaniu podstawowych problemów, które powodują problemy. Samo rozwiązywanie problemów rozwiązuje tylko symptomy problemu, które pojawią się później i będą wymagały od zespołu ponownego zajęcia się nim.

4. Przeprojektowanie systemu

Gdy zespół zwróci uwagę na podstawowe problemy, które wpływają na proces, zaczyna przeprojektowywać go w celu wyeliminowania tych problemów. Pierwsza sesja burzy mózgów daje pomysły na stół. Gdy zespół wygeneruje wystarczająco obszerną listę rozwiązań, może zacząć zawęzić te, które nie są opłacalne lub są zbyt czasochłonne do wdrożenia.

Wybrane rozwiązania powinny zostać poddane analizie ryzyka i analizie wpływu, aby zobaczyć pełen zakres rozwiązania proponowanego przez zespół i jakie mogą być potencjalne konsekwencje wdrożenia tego rozwiązania.

5. Znajdź dostępne zasoby

Po sfinalizowaniu planu przeprojektowania systemu zespół musi znaleźć dostępne zasoby do wdrożenia przeprojektowania. Zasoby te mogą obejmować zasoby ludzkie, oprogramowanie, sprzęt i infrastrukturę.

Komunikacja z działem zasobów ludzkich, IT i innymi interesariuszami pomaga zespołowi zrozumieć, w jaki sposób nastąpi przeprojektowanie ich systemu, a także poinformować ich o wszelkich wewnętrznych problemach, które mogą mieć wpływ na zakończenie procesu.

6. Zainicjuj zmianę i poinformuj interesariuszy

Chociaż doskonalenie procesów biznesowych może być stopniowe, od czasu do czasu pojawiają się ogromne zmiany, które wstrząsają firmą do głębi. Ulepszenia mogą wymagać wymiany zespołów, infrastruktury, a nawet systemów sprzętowych i programowych. Włączenie tej zmiany może wymagać samodzielnego zarządzania całym projektem.

Innym istotnym problemem, przed którym stoi doskonalenie procesów, jest niezdolność wielu ludzi do przyjęcia zmian. Aby sobie z tym poradzić, zespół może wykorzystać modele teoretyczne, takie jak 8-stopniowy model zmiany Kottera. Jak wspomniano w Educational Business Articles, model jest prostą metodą wdrażania pracy zespołowej, przejrzystości i komunikacji w metodologii doskonalenia procesów.

7. Przegląd procesu

Jak już wspomniano, doskonalenie procesu jest procesem stopniowym. Nawet nowo odnowione procesy nie działają zgodnie z oczekiwaniami, ponieważ świat jest nieprzewidywalnym miejscem. Aby zaproponować sugestie dotyczące kolejnej iteracji procesu, niezbędny jest system ciągłego przeglądu.

Metodologie takie jak Kaizen mogą być przydatne w zapewnieniu poprawy wydajności procesu w każdej iteracji. Kaizen, zgodnie z definicją Kaizen Institute, to system ciągłego doskonalenia stosowany do długoterminowej strategii konkurencyjnej firmy.

Nic nie dzieje się natychmiast

W naszym dynamicznym świecie cyfrowym oczekujemy natychmiastowych rezultatów we wszystkim, co robimy. To nierealistyczne oczekiwanie, jeśli chodzi o doskonalenie procesów biznesowych.

Zamiast tego zespoły zajmujące się doskonaleniem procesów biznesowych postrzegają czas jako serię cykli, z każdym krokiem zbliżającym się do osiągnięcia pełnej wydajności. Zmiany zachodzące w organizacjach, szczególnie te, które mają wpływ na codzienne zadania firmy, następują stopniowo. Posiadanie zespołu usprawniającego procesy biznesowe pozwala firmie zachować przewagę konkurencyjną poprzez ciągłe usprawnianie procesu produkcji lub dostaw.

Samantha Wallace jest weteraną pisarką i redaktorką w dziedzinie technologii, która pracowała w kilku firmach e-commerce. Od ponad pięciu lat zajmuje się technologią online.

Jest rzecznikiem treści GreenwingTechnology.com.