7 najlepszych praktyk dotyczących licencjonowania floty i zgodności z przepisami

Świat licencjonowania floty i zgodności z przepisami może być skomplikowany, ponieważ stale ewoluuje. To jak marketing, którego dynamika ciągle się zmienia. Większość flot składa się z samochodów dostawczych, małych ciężarówek i innych pojazdów używanych do transportu towarów lub osób. Na szczęście możesz postępować zgodnie z wieloma najlepszymi praktykami, aby mieć pewność, że zawsze działasz zgodnie z prawem.

Aby pomóc Ci wyprzedzić konkurencję, poniższy artykuł omawia 7 najważniejszych praktyk dotyczących licencjonowania floty i zgodności z przepisami. Ale zanim to nastąpi, przyjrzyjmy się korzyściom płynącym z licencjonowania floty i zgodności.

Korzyści z licencjonowania floty i zgodności

Posiadanie licencji flotowej i zapewnienie zgodności pojazdów ze wszystkimi niezbędnymi przepisami ma kilka zalet. Oto niektóre z korzyści:

• Pomaga uniknąć kosztownych mandatów i kar.
• Pomaga w utrzymaniu porządku i zapewnieniu, że Twoje pojazdy są zgodne z najnowszymi normami bezpieczeństwa.
• Spokój ducha, wiedząc, że Twoje pojazdy działają bezpiecznie i zgodnie z prawem.
• Pomaga budować zaufanie klientów i pracowników. Będą wiedzieć, że zobowiązujesz się do przestrzegania zasad i zapewniania im bezpieczeństwa.

Zawsze możesz poprawić utrzymanie floty dzięki systemowi telematycznemu floty . Według Teletrac Navman 86% flot korzysta obecnie z telematyki. Dzięki niemu zawsze możesz otrzymywać dane w czasie rzeczywistym, pomagając szybko reagować na sytuacje awaryjne. Zwiększa to również bezpieczeństwo Twojej floty .

7 najlepszych praktyk dotyczących licencjonowania floty i zgodności

1. Śledź swoje pojazdy

Jeśli masz firmę, która jest właścicielem wielu pojazdów, ważne jest, aby je śledzić. Można to zrobić za pomocą systemu śledzenia pojazdów.

System śledzenia pojazdów wykorzystuje GPS do śledzenia lokalizacji pojazdu. Może również śledzić prędkość, przebieg i inne dane. Dane te można wykorzystać do usprawnienia zarządzania flotą.

Istnieje wiele różnych rodzajów systemów śledzenia pojazdów. Niektóre są proste i śledzą tylko lokalizację. Inne są bardziej złożone i mogą śledzić różne punkty danych.

Wybór odpowiedniego systemu śledzenia pojazdów zależy od Twoich potrzeb. Weź pod uwagę rodzaj danych, które chcesz zbierać, wielkość floty i budżet.

System śledzenia pojazdów to dobra inwestycja, jeśli chcesz usprawnić zarządzanie flotą. Może pomóc zaoszczędzić pieniądze i zwiększyć wydajność.

2. Przestrzegaj wszystkich lokalnych zasad i przepisów dotyczących eksploatacji floty.

Zgodność DOT to termin opisujący zgodność ze wszystkimi lokalnymi, stanowymi i federalnymi zasadami i przepisami. Obejmuje to przestrzeganie ograniczeń prędkości, godzin pracy i ograniczeń dotyczących parkowania. Jest wymagany we wszystkich flotach komercyjnych w Stanach Zjednoczonych .

Musisz wiedzieć, że zgodność z DOT (department of transport) to złożony i ciągle zmieniający się obszar prawa. Powinieneś monitorować liczbę godzin, które Twoi kierowcy spędzają na drodze. Przepracowanie kierowcy może doprowadzić do zmęczenia, a tu ryzykujesz życiem kilku osób.

Ważne jest, aby skonsultować się z doświadczonym prawnikiem specjalizującym się w tej dziedzinie. Doświadczony prawnik może pomóc Ci poruszać się po skomplikowanej sieci praw i przepisów oraz upewnić się, że Twoja flota jest zgodna ze wszystkimi obowiązującymi przepisami.

3. Prowadź aktualne zapisy.

Prowadzenie dokładnych i aktualnych rejestrów jest niezbędne do zachowania zgodności. Śledź wszystkie zmiany w swojej flocie, w tym nowe dodatki, usunięcia i zmiany w szczegółach pojazdu.

Rejestry konserwacji pomagają śledzić pracę wykonaną przez dany pojazd i wszystko, czego będzie potrzebować w przyszłości. Możesz upewnić się, że każdy pojazd jest w świetnej formie, zanim wypuścisz go w określonym celu.

Ewidencja pozwala na wydawanie tylko pojazdów dopuszczonych do ruchu drogowego. Twoi kierowcy muszą wypełniać raporty z kontroli pojazdu (DVIR) przed i po każdej podróży. A raczej na początku i na końcu każdego dnia pracy.

DVIR obejmuje wszystko, co umożliwia bezpieczną jazdę, m.in

• Układy hamulcowe
• układy kierownicze,
• Światła
• Lusterka wsteczne i boczne
• Wyposażenie bezpieczeństwa i awaryjne,
• Piąte koła.

Kierowcy muszą również rejestrować przejechane mile, zakupione paliwo i miejsce zakupu.

Ponadto stale aktualizuj wyniki zgodności, bezpieczeństwa i odpowiedzialności (CSA). Wyniki mieszczą się w zakresie od (0 do 100), gdzie 0 oznacza najlepszą, a 100 najgorszą.

Punktacja oparta jest na następujących kategoriach:

• kondycja kierowcy,
• Konserwacja pojazdu
• Niebezpieczna jazda
• Przestrzeganie wymaganych godzin pracy
• Częstotliwość kolizji
• Kontrolowana substancja lub alkohol.

Jeśli kierowca i pojazd nie uzyskają akceptowalnego wyniku CSA, mogą zostać wycofani z eksploatacji. Twoja firma również może zostać ukarana. Bycie po właściwej stronie prawa jest świetne, jeśli chcesz skalować swój biznes.

4. Upewnij się, że pojazdy są odpowiednio ubezpieczone.

Ważne jest, aby upewnić się, że wszystkie pojazdy są odpowiednio ubezpieczone. Dotyczy to zarówno samochodów osobowych, jak i służbowych. Nikt nie wie, kiedy zdarzy się wypadek. Tak więc bez ubezpieczenia możesz zostać pociągnięty do odpowiedzialności za wszelkie szkody, które mogą Cię kosztować dużo pieniędzy.

Warto zapoznać się z różnymi rodzajami ubezpieczeń. Obejmują one:

• Ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej pokryje wszelkie szkody wyrządzone innej osobie lub jej mieniu.
• Ubezpieczenie od kolizji pokryje wszelkie szkody, które Twój pojazd odniesie w wypadku.
• Kompleksowe ubezpieczenie pokryje wszelkie uszkodzenia pojazdu spowodowane czynnikami innymi niż wypadek, takimi jak pogoda lub kradzież.

Pamiętaj, aby porozmawiać ze swoim agentem ubezpieczeniowym, aby ustalić, jaki zakres ubezpieczenia jest dla Ciebie odpowiedni. Istotne jest również regularne przeglądanie polisy, aby upewnić się, że Twoja flota jest odpowiednio objęta ubezpieczeniem.

5. Mieć dostęp do szczegółowej bazy danych.

Musisz stworzyć szczegółową bazę danych. Alternatywnie, ponieważ jest to dużo pracy, możesz zatrudnić organizację flotową, która ma bazę danych. Baza danych musi posiadać:

• Informacje na każdej tablicy rejestracyjnej
• Wygaśnięcie tabliczki
• Nazwisko kierowcy jest dołączone do pojazdu
• Masa pojazdu
• Identyfikacja rejestracji terytorium

Szczegółowa baza danych to świetny sposób na śledzenie wszystkich pojazdów oraz wymagań licencyjnych w Twojej flocie. Ponieważ każdy stan ma swoje przepisy, zapoznasz się z przepisami obowiązującymi w różnych obszarach, na których działa Twoja flota.

6. Przeprowadzaj regularne audyty

Regularne audyty Twojej floty pomogą Ci zidentyfikować obszary niezgodności. Audyty powinny być przeprowadzane co najmniej raz w roku i częściej, jeśli Twoja flota przechodzi znaczące zmiany.

Istotną częścią każdego programu zarządzania flotą komercyjną jest ciągły audyt w celu zapewnienia zgodności z wytycznymi programu. Regularne audyty chronią Twoją organizację przed ryzykiem prawnym i finansowym oraz pomagają zapewnić bezpieczeństwo Twojej floty i ludzi, którzy ją obsługują.

Istnieje wiele różnych sposobów audytu floty, ale niektóre z najbardziej powszechnych metod obejmują inspekcje pojazdów, sprawdzanie dokumentacji konserwacji i sprawdzanie historii kierowców. W zależności od wielkości i zakresu Twojej floty może być konieczne zatrudnienie profesjonalnej firmy zarządzającej flotą, która pomoże Ci w realizacji potrzeb audytowych.

Możesz także skorzystać z oprogramowania do zarządzania flotą, które ułatwi Ci pracę. Dowiedz się więcej tutaj.

Przeprowadź także ocenę ryzyka, aby upewnić się, że wszyscy Twoi kierowcy są zdolni do pracy. Jeśli nie, zobacz, jak możesz im pomóc. Powinni co roku wykonywać badania wzroku i ogólne kontrole stanu zdrowia.

Niezależnie od tego, jak zdecydujesz się to zrobić, regularne audyty Twojej floty są niezbędne do powodzenia programu zarządzania flotą.

Często zadawane pytania FAQ

Oto często zadawane pytania dotyczące licencji floty i zgodności.

1. Jak rozpocząć licencjonowanie floty i zgodność z przepisami?

Najpierw musisz upewnić się, że wszystkie Twoje pojazdy są zarejestrowane i posiadają licencje. Musisz także upewnić się, że Twoi kierowcy mają odpowiednie licencje i są ubezpieczeni. Następnie musisz opracować plan zgodności określający, w jaki sposób zapewnić zgodność floty ze wszystkimi obowiązującymi przepisami.

Gdy już to zrobisz, będziesz gotowy do rozpoczęcia eksploatacji swojej floty. Pamiętaj tylko, aby zachować zgodność, a wszystko będzie dobrze.

2. Jak mogę usprawnić zarządzanie flotą?

Istnieje wiele sposobów na usprawnienie zarządzania flotą. Niektóre kroki mogą być bardziej skuteczne niż inne, w zależności od konkretnych potrzeb Twojej firmy. Jednak kilka kluczowych kroków, które firmy powinny podjąć, aby poprawić zarządzanie flotą:

• Przejrzyj swój obecny system zarządzania flotą.
• Zidentyfikuj obszary wymagające poprawy.
• Wdrażaj zmiany i nowe procesy.
• Oceń wyniki swoich zmian.

3. Jakie są kluczowe elementy efektywnego zarządzania flotą?

System zarządzania flotą jest kluczowym elementem każdej operacji floty. Odpowiada za śledzenie i zarządzanie flotą pojazdów oraz odgrywa kluczową rolę w zapewnieniu bezpieczeństwa i wydajności floty.

Na system zarządzania flotą składa się kilka kluczowych elementów, z których każdy jest niezbędny do prawidłowego funkcjonowania systemu.

To są:

• System śledzenia GPS Umożliwia kierownikowi floty ciągłe śledzenie lokalizacji pojazdów.
• System konserwacji pojazdu . Zapewnia, że ​​pojazdy są odpowiednio utrzymane i że wszelkie naprawy są wykonywane na czas.
• System zarządzania kierowcami . Zapewnia, że ​​kierowcy są odpowiednio przeszkoleni i przestrzegają wszystkich protokołów bezpieczeństwa.

Strzał na pożegnanie

Śledzenie każdego pojazdu, metki i tablicy rejestracyjnej może być bardzo trudne. Wiele firm polega na pojazdach flotowych, aby ich działalność przebiegała płynnie. Jednak zarządzanie flotą może być wyzwaniem, zwłaszcza jeśli chodzi o licencje i zgodność.

Postępując zgodnie z tymi praktykami, możesz uniknąć wielu typowych pułapek, które mogą prowadzić do problemów na drodze.