9 kroków wdrożenia ERP do następnej fazy rozwoju Twojej firmy

Jakie kroki wdrożenia ERP należy wykonać, jeśli nie chcesz znaleźć się wśród organizacji, dla których wdrożenie ERP stało się kolczastym obowiązkiem? Właściwa strategia wdrożenia nowego systemu może pomóc zminimalizować ryzyko wdrożenia ERP i doprowadzić do sukcesu. Proponowany przez nas przepływ pracy jest odpowiedni dla każdego systemu, ponieważ na przykład etapy wdrożenia SAP ERP są zasadniczo takie same, jak w przypadku Odoo, Oracle itp.

W tym artykule nasz Starszy Analityk Biznesowy zdradził sekrety tworzenia najkrótszej i najpłynniejszej ścieżki do widoczności i zarządzania procesami biznesowymi, unikając przy tym bolesnych błędów.

Metody wdrażania ERP: podejście big bang, etapowe i równoległe

Określenie, jak krok po kroku wdrożyć system ERP, jest podstawą udanej adopcji systemu. Czy jednak proces będzie taki sam w przypadku startupu i organizacji, która od 30 lat działa na kilku starszych systemach lokalnych?

Co zaskakujące, tak! Kroki skutecznego wdrożenia ERP są podobne, niezależnie od skali organizacji lub złożoności zadań. Jednak tym, co sprawia, że ​​proces wdrażania ERP jest specyficzny, jest zastosowana metoda wdrożenia. Istnieje wiele podejść do wyboru, w tym wielki wybuch, wdrażanie etapowe i równoległe.

• Metoda wielkiego wybuchu. Jest to najszybszy sposób na wdrożenie ERP, ale także najtrudniejszy, ponieważ musisz poradzić sobie ze szkoleniem pracowników, uruchamianiem i radzeniem sobie z błędami – wszystko w tym samym czasie. Dlatego takie podejście dobrze sprawdza się w organizacjach poszukujących tylko 1-2 modułów w swoim nowym systemie.
• Podejście etapowe. Ta metoda jest mniej ryzykowna niż „wielki wybuch” podczas wdrażania nowych modułów lub jednostek biznesowych jeden po drugim. Ukończenie wszystkich etapów wdrażania ERP zajmuje więcej czasu, ale łatwiej jest kontrolować proces i radzić sobie z pojawiającymi się problemami. Takie podejście jest odpowiednie, jeśli posiadasz firmę średniej wielkości i spodziewasz się wykorzystania wielu modułów w nowym ERP.
• Wdrażanie równoległe. To najmniej niebezpieczna metoda. Wszystkie krytyczne funkcje pozostają chronione, ponieważ nie rezygnujesz natychmiast ze starszych systemów, ale równolegle z nimi uruchamiasz nowy ERP, aby chronić funkcje, które muszą działać nieprzerwanie. Adopcja równoległa jest metodą najbardziej czasochłonną, więc będziesz działać powoli… ale pewnie.

Opowiadam się za podejściem, w którym przede wszystkim wdrażamy funkcje, które klient zna już ze swoich starszych systemów. A następnie dodaj funkcje i moduły, których wcześniej nie używali, ale spodziewają się je mieć.

— Volha Homza, analityk biznesowy, *instinctools

Obowiązkowe kroki, które należy wykonać w celu sprawnego i wydajnego wdrożenia ERP

Tylko 27% organizacji korzysta ze wskazówek dotyczących strategii cyfrowej podczas wdrażania ERP. Jednak planowanie strategiczne jest podstawą każdego wdrożenia oprogramowania zorientowanego na wyniki. Jako firma, która łączy zarówno rozwój ERP, jak i usługi konsultingowe, szczegółowo przeanalizowaliśmy etapy pomyślnego wdrożenia ERP.

1. Ustal wymagania

Jednym z najważniejszych etapów wdrożenia ERP jest umiejętne określenie wymagań wstępnych, które ukształtują to, co otrzymasz. Jednak ujawnienie potrzeb i ograniczeń biznesowych może być dość trudne, jeśli nie zniechęcające. Dlatego lepiej powierzyć tę czynność profesjonalnym analitykom biznesowym, którzy mogą zminimalizować rozbieżność między Twoimi oczekiwaniami a rezultatem projektu.

Najczęstszym przykładem potrzeby klienta jest możliwość zobaczenia wszystkich jego procesów biznesowych w jednym miejscu. Radzenie sobie z różnymi systemami – jeden do celów księgowych, inny do monitorowania sprzedaży, trzeci do operacji inwentaryzacyjnych itp. – utrudnia tę tak pożądaną widoczność.

Przetwarzanie wielu dokumentów to kolejny powszechny wymóg. Ilość danych, z którymi musisz codziennie pracować, między innymi zadecyduje o tym, który system ERP wybrać.

Jeśli chodzi o ograniczenia, mogą one obejmować np. korzystanie wyłącznie z rozwiązań on-premise i zachowanie zgodności z lokalnymi przepisami.

— Volha Homza, analityk biznesowy, *instinctools

Wymagania klientów często odnoszą się również do konfiguracji i dostosowywania gotowego rozwiązania. Mając to na uwadze, bardzo ważne jest, aby określić swoje oczekiwania dotyczące nowych funkcji ERP, łączności i wydajności, ponieważ to również wpływa na wybór jednego systemu zamiast drugiego.

2. Zbierz zespół do pracy nad projektem wdrożenia ERP

Nie lekceważ znaczenia budowania silnego i dobrze skoordynowanego zespołu. Kogo będziesz potrzebować po swojej stronie, aby podjąć wszystkie kroki w cyklu życia wdrożenia ERP? Jeśli chodzi o każdy projekt tworzenia oprogramowania, prawdopodobnie będziesz potrzebować pewnych kluczowych członków zespołu, takich jak kierownik projektu, analityk biznesowy, projektant UX/UI, programiści i kontrola jakości.

Są też preferowani eksperci, których udział w projekcie pomoże uczynić go jeszcze bezpieczniejszym i solidniejszym. Ponieważ ERP jest jednym z systemów o znaczeniu krytycznym dla każdej firmy, jego przestoje mogą zniweczyć większość korzyści uzyskanych z jego wdrożenia. Dlatego możesz wzmocnić swój core team o inżynierów DevOps, którzy zadbają o zwinność i stabilność systemu. Gdy wdrożenia kodu odbywają się regularnie, można wykryć i naprawić defekty na wczesnym etapie SDLC i mieć możliwość szybszego wdrażania zmian biznesowych.

Innym preferowanym członkiem zespołu projektowego jest konsultant regulacyjny. Osoba ta gwarantuje, że Twój system ERP jest zgodny z wymogami prawnymi kraju, w którym znajduje się Twoja organizacja.

Zgodnością ERP może zająć się również analityk biznesowy. Zawsze bierzemy pod uwagę nie tylko wymagania i ograniczenia klientów, ale także przepisy prawa kraju, w którym prowadzą swoją działalność.

— Volha Homza, analityk biznesowy, *instinctools

Oprócz tego zapewnij zaangażowanie na poziomie C, aby poinformować szeregowych pracowników o znaczeniu przyjęcia nowego systemu, osłabiając ich opór przed zmianami i zapewniając pomyślne wdrożenie.

3. Zidentyfikuj system ERP, który odpowiada Twoim potrzebom i ograniczeniom biznesowym

Następnym krokiem wdrażania oprogramowania ERP jest analiza dostępnych rozwiązań i określenie, które z nich odpowiada Twoim potrzebom w obecnej postaci lub które można dostosować do Twoich potrzeb. Powinieneś zdecydować o liczbie użytkowników, ich rolach w systemie i obiegu dokumentów, aby zrozumieć dzienną liczbę operacji i wybrać ERP o odpowiedniej wydajności.

Do tego momentu zastanawiałeś się już nad swoimi ograniczeniami i wiesz, który ERP nie będzie dla Ciebie działał. Na przykład, jeśli wymagania dotyczące prywatności danych dyktują potrzebę oprogramowania on-premise, pytanie o chmurę lub on-premise ERP nawet się nie pojawia.

Podobny przykład odnosi się do poziomu dostosowywania, na który pozwalają różne systemy. Jeśli Twoje procesy biznesowe nie pasują do standardowych, potrzebujesz ERP, który jest elastyczny pod względem dostosowywania. Nikt nie chce iść w ślady Lidla, organizacji, która spędziła siedem lat na dostosowywaniu SAP do swoich specyficznych cen. Mimo to projekt ostatecznie się nie powiódł, a firma zmarnowała 500 milionów euro.

Poza ograniczeniami o wyborze ERP decydują potrzeby klienta. W naszej praktyce istniała organizacja, która miała kilka podmiotów prawnych. Konieczne było znalezienie systemu ERP, który umożliwiłby klientom przeglądanie wszystkich firm w jednym systemie i płynne przełączanie się między nimi bez konieczności ponownego logowania. Porównaliśmy kilka ERP i zasugerowaliśmy Odoo, ponieważ ma funkcję wielofirmową, która pozwala na wdrożenie funkcjonalności, o którą prosił klient.

— Volha Homza, analityk biznesowy, *instinctools

Na rynku jest wielu graczy ERP, od gigantów z prawie 50-letnią historią, takich jak SAP, po innowacyjne nowicjusze, takie jak Odoo czy Salesforce. Szczegółowo omówiliśmy już różnice między Odoo i SAP ERP z naszym analitykiem biznesowym i głównym programistą zespołu ERP. I zdecydowanie uważamy, że warto ją przeczytać!

4. Skonfiguruj lub dostosuj swój system ERP

Tylko 3,6% firm może być w pełni zadowolonych z gotowego rozwiązania. Pozostałe 96,4% wymaga dostosowania lub przynajmniej konfiguracji systemu, aby pasował do ich procesów.

Najpierw konfigurujemy gotowy system ERP, aby jak najlepiej dostosować się do potrzeb i wymagań klienta. A jeśli to nie wystarczy, a wymagana funkcjonalność nie jest dostępna w gotowym rozwiązaniu, oferujemy personalizację.

Na przykład potrzebny jest raport o stanie zapasów w określonym dniu. Lub oprócz domyślnych kolumn, takich jak kontakty i sprzedaż, chcesz tę ze statusem faktury. To są rzeczy, które wymagają dostosowania.

— Volha Homza, analityk biznesowy, *instinctools

Na tym etapie wdrażania ERP należy również zadbać o integracje z potrzebnymi usługami. Mogą to być usługi płatności i dostawy, takie jak PayPal i DHL, oraz usługi Business Intelligence, takie jak Power BI i Tableau.

Integrujemy również ERP z dowolnymi systemami, które posiadasz. Na przykład korzystasz z systemu księgowego, w którym generowane są raporty podatkowe, debetowe i kredytowe itp. Lub już prowadzisz CRM z skonfigurowanymi lejkami sprzedażowymi, które w pełni pokrywają Twoje potrzeby. Wtedy bardziej sensowna jest integracja z tymi systemami niż zastępowanie ich nowym, który należy dostosowywać od podstaw.

— Volha Homza, analityk biznesowy, *instinctools

5. Przeprowadź migrację danych

Oracle twierdzi, że migracja danych może pochłonąć od 10 do 25% całkowitych kosztów projektu, co czyni ją najbardziej krytycznym krokiem we wdrażaniu ERP.

Migracja wszystkich danych historycznych nie wchodzi w grę. W czasach big data organizacje toną w morzu niezorganizowanych, nieustrukturyzowanych i niekompletnych danych. Dlatego dbanie o jakość danych powinno być Twoim głównym priorytetem na tym etapie. Określ istotne dane i sprawdź je pod kątem duplikatów i błędów przed rozpoczęciem migracji.

Podczas jednego z naszych projektów migracja danych była tak rozległa, że ​​musieliśmy wyznaczyć do tego dedykowany zespół. Po zaktualizowaniu danych dokonaliśmy ich mapowania – dopasowaliśmy podmioty ze starych systemów do odpowiednich podmiotów w nowym ERP.

Na przykład w starym systemie encja nazywa się „klient” i ma określoną wartość w kodzie. Ale w nowym systemie nazywa się to „kontaktem” i ma inną wartość w kodzie. Dlatego naszym celem jest dokładne opisanie, jak je dopasować. Zawsze jest to ręczna część zadania, ale samą migrację danych można zautomatyzować.

— Volha Homza, analityk biznesowy, *instinctools

Po wyczyszczeniu i zmapowaniu danych należy przetestować system przed wydaniem. Na przykład powinieneś sprawdzić, czy jego wydajność zmieni się, gdy zajmiesz się rzeczywistą ilością danych.

Ilość rzeczywistych danych w produkcji może być znacznie większa niż dane testowe na stanowisku testowym. Dlatego dane wyjściowe (np. raporty) lub proste zapytania do bazy danych mogą działać wolniej w rzeczywistym środowisku niż na serwerze testowym. Bierzemy ten aspekt pod uwagę podczas sprawdzania obciążenia systemu.

— Volha Homza, analityk biznesowy, *instinctools

6. Uruchom testy

Testy wydajności to obowiązkowy krok we wdrażaniu dowolnego oprogramowania. Chyba że chcesz odkryć poważne wady po wydaniu i zapłacić sześć lub siedem razy więcej za ich usunięcie.

Im wcześniej wykryjesz problemy w SDLC, tym niższy koszt ich naprawy. Dlatego oto 3 najważniejsze testy wydajności, które należy przeprowadzić, aby zapewnić zbudowanie solidnego systemu ERP.

• Testy regresyjne. Kiedy pracujesz na poziomie kodu i wprowadzasz w nim zmiany, bardzo ważne jest sprawdzenie, czy nie wpłynęły one negatywnie na istniejące funkcje.
• Testowanie poczytalności. Ten typ ma na celu zweryfikowanie racjonalności systemu. Nie ma sensu przechodzić do innych testów, jeśli technicznie rzecz biorąc, system stwierdza, że ​​2+2=5.
• Test dymu. Jest przeprowadzany w celu sprawdzenia, czy oprogramowanie jest stabilne i pomaga wykryć poważne defekty i problemy.

Wszystkie rodzaje testów można zautomatyzować, aby uprościć i przyspieszyć zadanie.

7. Przeszkol użytkowników końcowych

Według badania McKinsey, 70% projektów wdrożeniowych oprogramowania kończy się niepowodzeniem z powodu niechęci pracowników do akceptacji nowych systemów. Takiej zniechęcającej sytuacji można by uniknąć, zapewniając personelowi odpowiednie przeszkolenie. Dlatego szkolenia dla różnych grup użytkowników nie mogą być ignorowane w harmonogramie wdrożenia ERP. Może odbywać się w dwóch formatach, a my proponujemy oba, aby zminimalizować opór pracowników przed zmianami.

• Udostępnianie użytkownikom końcowym instrukcji obsługi. Twój partner wdrożeniowy ERP przygotuje szczegółowe instrukcje obsługi dla pracowników różnych działów. Analitycy biznesowi wyjaśniają krok po kroku, co, jak, gdzie i kiedy zrobić. Dzięki takiemu podejściu użytkownicy końcowi będą czuli się komfortowo pracując w nowym systemie od pierwszego dnia jego wdrożenia.
• Prowadzenie szkoleń stacjonarnych lub e-learningowych. Przyjmowanie nowych technologii jest zawsze stresujące dla pracowników, którzy trzymają się podejścia „zawsze tak było”. W przypadku silnego oporu przed przejściem na nowy system zaangażowanie kierownictwa jest kluczem do zmiany paradygmatu w myśleniu personelu. Zwłaszcza jeśli wdrożenie ERP jest jednym z etapów transformacji biznesowej opartej na technologii.

Głównym celem szkolenia jest przekazanie 100% wiedzy na temat obsługi nowego systemu i przekształcenie pracowników z przeciwników w zwolenników współczesnego oprogramowania.

Dlaczego ten etap wdrożenia projektu ERP powinien zostać wykonany przed uruchomieniem nowego systemu?

Jeśli szkolenie odbędzie się po wdrożeniu, istnieje duże ryzyko, że przeleje się przez Ciebie fala niezadowolonych pracowników, którzy nie rozumieją, jak pracować w nowym systemie. Szkolenie personelu, gdy trzeba rozwiązać pilne problemy po zwolnieniu, to zadanie, którego nikomu nie życzę.

— Volha Homza, analityk biznesowy, *instinctools

8. Zaplanuj i zainicjuj działania uruchomieniowe

Na tym etapie wdrażania ERP cały zespół uważnie obserwuje wydajność systemu, usuwa błędy i dostraja.

Termin wdrożenia systemu jest zawsze zatwierdzany przez klienta, ponieważ rollout ERP oznacza nowy okres dla działu księgowości. Niemożliwe jest rozpoczęcie wszystkiego od zera 1 stycznia. Aby zapewnić niezawodność, nasi klienci uruchamiają równolegle swoje nowe i stare systemy przez pierwszy miesiąc lub dwa.

— Volha Homza, analityk biznesowy, *instinctools

Sugerujemy również przeprowadzenie działań następczych po uruchomieniu, aby zapewnić pełne wdrożenie nowego systemu przez użytkowników końcowych.

9. Oceń sukces zgodnie z ustalonymi wymaganiami

Czas wrócić do celów, które wyznaczyłeś na początku projektu i przeanalizować, czy je osiągnąłeś. Jeśli chciałeś zwiększyć sprzedaż, a nowy system ERP miał obsłużyć większą sprzedaż dziennie, to czy rzeczywiście jest w stanie to zrobić?

Przykład z życia wzięty: jeden z naszych klientów postawił sobie za cel skrócenie czasu przetwarzania zgłoszenia z 20 minut do co najmniej 15. Dlatego zgodność nowego systemu z tym KPI była jednym z kryteriów oceny sukcesu projektu. Zbudowaliśmy system, który potrafił zrobić raport w 5 minut, co było ewidentnym sukcesem. Wykraczanie poza oczekiwania – to napędza nas do działania.

— Volha Homza, analityk biznesowy, *instinctools

Stosowanie inteligentnej strategii wdrażania sprawia, że ​​Twój system ERP jest wart każdego dolara

Wdrożenie ERP to jedna z inwestycji, które należy poczynić, aby zapewnić czystość i porządek danych w jednym miejscu oraz uprościć rozwój. Jak jednak osiągnąć ten cel bez opróżniania kieszeni? W 2022 roku 41,4% projektów wdrożeniowych ERP przekroczyło swoje budżety. Kluczowe problemy z przekroczeniem budżetu dotyczyły kwestii organizacyjnych, danych i technicznych. Ambicja wymaga starannego planowania strategicznego. Organizacje są często tak zachwycone elastycznością swojego przyszłego ERP i korzyściami, jakie dzięki niemu osiągną, że zapominają o prawidłowym wykonaniu wszystkich kroków związanych z wdrożeniem ERP. Jako doświadczony partner w zakresie tworzenia i konsultingu oprogramowania dla przedsiębiorstw, *instinctools może przeprowadzić Twoją organizację przez cały proces wdrażania ERP, oszczędzając mnóstwo czasu i pieniędzy oraz pomagając uniknąć niefortunnych błędów.

Ten artykuł został pierwotnie opublikowany tutaj.