Wszystko, co musisz wiedzieć o kontraktach Zoho

Umowy są dokumentami prawnymi, które regulują prawie każdy grosz, który wchodzi lub opuszcza firmę. Jeśli firmy są wyposażone w odpowiednie oprogramowanie do zarządzania umowami do zarządzania nimi, mogą przekształcić umowy ze statycznych dokumentów w strategiczne aktywa. W środowisku biznesowym, które zmienia się tak szybko wraz z ewolucją technologii, często pojawiają się środki regulacyjne.

Co więcej, globalne łańcuchy dostaw stają się coraz bardziej złożone, a modele marketingowe i sprzedażowe coraz bardziej zróżnicowane. Jest to stan, który doprowadził do zapotrzebowania na umowy cyfrowe, które można łatwo uzyskać i zmienić. Istnieje coraz większe zapotrzebowanie na potężną platformę CLM, która umożliwia zarządzanie umowami i maksymalne ich wykorzystanie.

Zaawansowane oprogramowanie do zarządzania cyklem życia kontraktów pozwala zautomatyzować i usprawnić procesy kontraktowe oraz uwolnić ich prawdziwy potencjał . Dzięki CLM, takim jak Zoho Contracts, zespoły prawne mogą zaoszczędzić znaczną ilość czasu, który można zainwestować w zadania o wysokiej wartości.

W tym blogu przyjrzymy się szczegółowo kontraktom Zoho i funkcjom, które oferuje to oprogramowanie.

Czym są kontrakty Zoho?

Zoho Contracts to proste rozwiązanie dla wszystkich wyzwań kontraktowych. Pomaga w wydajnym usprawnieniu procesu zarządzania cyklem życia umowy za pomocą bogatej w funkcje platformy, przy jednoczesnym osiągnięciu zgodności na dużą skalę przy obniżonych kosztach.

Wdrożenie platform CLM, takich jak Zoho Contracts, umożliwia skrócenie czasu trwania umowy, ograniczenie ryzyka biznesowego i poprawę zarządzania umowami. Jest to kompletne rozwiązanie kontraktowe, które eliminuje potrzebę wielu aplikacji.

Wszyscy właściciele firm mogą trzymać się swoich umów biznesowych bez względu na to, dokąd się udają. Aplikacje Zoho Contracts tworzą spersonalizowany mobilny pulpit nawigacyjny, który oferuje wgląd w kluczowe metryki kontraktów. Aplikacja zawiera również funkcje, które są potrzebne, gdy jesteś z dala od swojego biurka.

Oprogramowanie Zoho Contracts, poza oferowaniem wydajności w operacjach prawnych, zapewnia lepsze wyniki biznesowe. Odnosi się do niżej wymienionych aspektów czynności prawnych.

Usprawnienie cyklu życia umowy

Cykl życia kontraktu obejmuje pięć etapów, którymi zajmuje się Zoho Contracts i są one wymienione poniżej:

• Authoring : Zoho Contracts zawiera obszerną bibliotekę predefiniowanych szablonów kontraktów oraz możliwość tworzenia niestandardowych szablonów w Zoho Contracts, co sprawia, że ​​tworzenie kontraktów jest dziecinnie proste. Szablony typów kontraktów wraz z biblioteką klauzul w Zoho Contracts wprowadzają systematyczne podejście do tworzenia kontraktów. Pomaga to zaoszczędzić dużo czasu na etapie tworzenia, zapewniając jednocześnie spójność językową we wszystkich umowach. Edytor dokumentów jest wyposażony w zaawansowane możliwości składania dokumentów, funkcje edycji grupowej, funkcje pól do wypełniania, komentowanie kontekstowe itp.
• Zatwierdzenia : Wszystkie umowy są dokumentami wiążącymi prawnie, więc treść w nich zawarta musi być jasna, zwięzła i dokładna. Proces zatwierdzania umów może poprawić zgodność i zmniejszyć ryzyko poprzez upewnienie się, że interesariusze są świadomi zakresu umowy przed jej wykonaniem. Kontrakty Zoho mogą być używane przez administratorów do konfigurowania przepływów pracy zatwierdzania, zarówno sekwencyjnych, jak i równoległych, oraz kojarzenia ich z typami kontraktów. Osoby zatwierdzające mogą dodawać kontekstowe komentarze w dokumentach, a także je zatwierdzać lub odrzucać.
• Negocjacje : w przeciwieństwie do tradycyjnego podejścia, w którym przesyłasz kontrakty w tę i z powrotem jako załączniki do wiadomości e-mail, Zoho Contracts pomaga w kontrolowanym dostępie do kontaktów kontrahenta za pomocą łączy chronionych hasłem. Kontakty kontrahentów mogą współpracować ze sobą w czasie rzeczywistym, sugerować odpowiednie zmiany, które należy wprowadzić w dokumencie, dodawać komentarze kontekstowe i ustawiać widoczność. Ta funkcja śledzenia historii negocjacji i porównywania zmian jest bardzo przydatna w przypadku różnych rund negocjacji.
• Wykonanie: Zoho Contracts to system CLM, który jest wstępnie zintegrowany z oprogramowaniem do podpisów elektronicznych o nazwie Zoho Sign, dzięki czemu ten ważny krok w cyklu życia umowy jest niezwykle szybki i bezproblemowy. Czas realizacji cykli wysyłania e-maili, drukowania, podpisywania i faksowania można wyeliminować lub znacznie skrócić. Prawnie wiążące podpisy elektroniczne możesz podpisać i zabezpieczyć w ciągu kilku minut. Można również określić kolejność podpisywania, która obejmuje całą grupę sygnatariuszy, sygnatariuszy organizacji, sygnatariuszy kontrahenta, innych przedstawicieli itp.
• Zarządzanie powykonawcze: Korzystanie z kontraktów Zoho obsługuje również etapy powykonawcze wraz ze zmianami, przedłużeniami, rozwiązaniami i przedłużeniami. Oprogramowanie jest dostarczane z predefiniowanym szablonem listu, który można dostosować do każdego z tych etapów. Konwencjonalne szablony oferują jedynie szkieletową strukturę dokumentu, w której wszyscy członkowie mogą kontekstowo edytować treść i uzupełniać ją. Z drugiej strony Zoho Contracts umożliwia użytkownikowi zmianę umowy poprzez wprowadzenie zmian w umowie, ponieważ pismo zmieniające, które jest generowane automatycznie, przechwytuje bieżące zmiany wraz z całą historią umowy. Ta ekstremalna redukcja wszelkich ręcznych interwencji w generowanie dokumentów sprawia, że ​​zarządzanie cyklem życia umów powykonawczych jest niezwykle proste i proste.

Tworzenie umów odpornych na ryzyko

Zoho Contracts to doskonałe oprogramowanie do zarządzania umowami, które może pomóc w uzyskaniu dostępu do predefiniowanych szablonów powszechnie używanych umów, takich jak NDA i MSA. Szablony mogą pełnić rolę prowadnicy dla autorów kontraktów. Podczas tworzenia umowy możesz dowolnie zmieniać szczegóły. Możesz także stworzyć własny szablon.

Natychmiastowe tworzenie kontraktów jest również możliwe przy użyciu Zoho Contracts, ponieważ możesz po prostu dodać informacje o kontrakcie i kontrahencie w formularzu generowania kontraktów ze wszystkimi właściwymi danymi. Umowy można tworzyć na podstawie szablonów, które umożliwiają wszystkim członkom tworzenie umów, zapewniając jednocześnie spójność językową we wszystkich umowach.

Zoho Contract zawiera wbudowany edytor dokumentów ze wszystkimi funkcjami potężnego edytora tekstu o nazwie Zoho Writer. Oferta w chmurze umożliwia tworzenie umów z dowolnego miejsca. Wreszcie, zaawansowany selektor klauzul umożliwia autorom umów łatwe wyszukiwanie i wstawianie klauzuli do umowy. Wszystkie klauzule we wstępnie zdefiniowanych szablonach, w tym dodane przez Ciebie, są dostępne w bibliotece klauzul.

Dane kontraktowe można przekształcić w informacje biznesowe

Funkcja pulpitu nawigacyjnego pozwala szybko uzyskać ogólny przegląd działalności firmy, jednocześnie szybko podejmując świadome decyzje. Możesz zobaczyć KPI dotyczące kondycji i rozwoju Twojej firmy na wyciągnięcie ręki.

Oprócz funkcji Dashboard funkcja Raporty pomaga również w uzyskaniu praktycznych informacji na temat wszystkich aspektów systemu zarządzania umowami. Możesz sprawdzić takie elementy, jak kamienie milowe, klauzule, zobowiązania, kontrahenta, wydajność i inne ogólne atrybuty umowy.

Poprawa zarządzania

Zoho Contracts to zaawansowane oprogramowanie do zarządzania umowami, które umożliwia administratorom podejmowanie świadomych decyzji poprzez uzyskiwanie praktycznych informacji biznesowych zebranych z szerokiej gamy danych dotyczących umów. Zawiera ponad 30 standardowych raportów dotyczących różnych aspektów zarządzania umowami. Spersonalizowany pulpit nawigacyjny zapewnia szybki przegląd umów biznesowych na wysokim poziomie.

Ponadto Zoho Contracts umożliwia również śledzenie aktywności na trzech różnych poziomach, w tym na poziomie kontraktu, użytkownika i etapu (zatwierdzenie, negocjacje, podpis). Wszelkiego rodzaju czynności wykonywane przez użytkowników na tych poziomach są śledzone chronologicznie. Śledzenie na poziomie etapu przedstawia właścicielowi kontraktu informacje o tym, czy osoby zaangażowane w ten etap otrzymały powiadomienie e-mail, przejrzały dokument i wykonały zamierzoną akcję wraz ze znacznikami czasu.

Administratorzy mogą ustrukturyzować cały proces cyklu życia umowy, konfigurując bibliotekę klauzul, szablony listów umownych, szablony typów umów i przepływy pracy zatwierdzania dla typów umów. Dzienniki aktywności, dostępu i inspekcji zapewniają lepszą widoczność działań w całej organizacji.

Zmniejszenie ryzyka biznesowego

Dodanie odpowiednich klauzul, takich jak ograniczenia odpowiedzialności i odszkodowania, może wyeliminować wszystkie ryzyka na poziomie indywidualnej umowy, a tylko całościowy proces zarządzania umowami zaprojektowany z myślą o ograniczaniu ryzyka może sprawić, że firma będzie naprawdę gotowa na ryzyko. Korzystanie z Zoho Contracts wiąże się z możliwością wzajemnego przeglądu i zatwierdzania, co zapewnia większą przejrzystość elementów umowy dla prawie wszystkich zaangażowanych interesariuszy. Możesz skonfigurować bibliotekę klauzul z prawnie zatwierdzonymi językami i szablonami typu umowy, które działają jako prowadnica dla autorów umów. Ustawienia zarządzania zapewniają administratorom lepszą kontrolę nad procesem umowy, jednocześnie poprawiając zgodność.

Krytycznym czynnikiem ryzyka dla firmy jest niewypełnienie zobowiązań umownych. Każde nieprzestrzeganie zobowiązań może skutkować niekorzystnymi konsekwencjami regulacyjnymi i finansowymi, a także pozostawić organizację z uszkodzonymi relacjami biznesowymi. System CLM, taki jak Zoho Contracts, zapewnia, że ​​wszystkie zobowiązania związane z umową mogą być śledzone i zarządzane z sekcji zobowiązań umownych. Właściciel umowy może przypisywać zobowiązania do odpowiednich właścicieli firm i ustawiać dla nich przypomnienia. Administratorzy mogą również kontrolować te zobowiązania za pomocą raportów opartych na zobowiązaniach.

Promowanie integracji międzyfunkcyjnych

Umowy są uważane za dokumenty dynamiczne, które dotykają wszystkich części firmy. Coraz większe znaczenie roli kontraktów wymaga międzyfunkcyjnej widoczności i współpracy nad nimi. Integracja Zoho CRM umożliwia specjalistom ds. sprzedaży inicjowanie kontraktów z powiązanych sekcji rekordu transakcji w CRM i śledzenie statusu kontraktu z CRM.

Większość specjalistów ds. rozwoju biznesu informuje, że wszelkie nieefektywności w procesie zawierania umów prowadzą do powolnego rozpoznawania przychodów. Główną tego przyczyną są zespoły sprzedażowe i prawnicze pracujące w silosach, a nie razem. Transakcje, które zostały wygrane i zakończone, są często oznaczane jako zakończone po podpisaniu umowy sprzedaży, co oznacza, że ​​jakakolwiek nieefektywność procesu zarządzania cyklem życia kontraktu w organizacji wpływa na wzrost przychodów.

Jakikolwiek brak przejrzystości lub trudności w komunikacji między zespołami sprzedaży i działu prawnego skutkują długimi cyklami kontraktowymi, a czasem mogą nawet skutkować utratą transakcji. Dzięki integracji Zoho CRM , możesz ustanowić rodzaj przejrzystości między procesami sprzedaży i kontraktów, jednocześnie znacznie skracając czasy cykli.

Integracja może sprawić, że krytyczne aspekty funkcjonalne kontraktów Zoho są istotne dla sprzedawców w Zoho CRM. Zarządzanie cyklem sprzedaży oferowane przez Zoho CRM i zarządzanie cyklem życia kontraktów oferowane przez Zoho Contracts działa razem jako najlepszy proces kontraktowania dla zespołu sprzedaży.

Znacznie lepsza kontrola i zgodność

Zoho Contracts to wysoce funkcjonalne oprogramowanie do zarządzania cyklem życia umowy , które informuje wszystkich interesariuszy o potencjalnych zagrożeniach i możliwościach w umowie, zanim stanie się ona aktywna, poprzez dodanie ich jako osób zatwierdzających. Możesz zaprojektować własne przepływy pracy zatwierdzania, zarówno sekwencyjne, jak i równoległe. Osoby zatwierdzające mogą również współpracować za pośrednictwem sekcji komentarzy.

Istnieje centralne repozytorium, w którym można przechowywać wszystkie kontrakty. Dostępne są również opcje wyszukiwania i filtrowania, które umożliwiają znacznie lepszą widoczność i dostępność. Na platformie CRM Zoho Contracts można być na bieżąco ze wszystkimi działaniami użytkowników. W jednym miejscu można łatwo przeglądać historię wszystkich postępów, zmian i sugestii.

Dzięki kontroli wersji wszystkie wersje umowy są widoczne w porządku chronologicznym. Możliwe jest również porównywanie wersji i jednoczesne przywracanie dowolnej ze starszych wersji. Istnieje inna funkcja widoku kalendarza, która oferuje widok kalendarza w widoku miesiąca ze wszystkimi harmonogramami i przypomnieniami dotyczącymi umowy.

Dzięki alertom przypominającym nigdy nie przegapisz żadnego zobowiązania ani okazji do odnowienia. Wreszcie, dzięki rolom i uprawnieniom użytkowników możesz przypisywać role użytkownikom w organizacji. Dla każdej roli istnieją różne uprawnienia dostępu, które umożliwiają lepszą kontrolę nad oprogramowaniem do zarządzania cyklem życia umowy .

Wniosek

Zoho Contracts może zapewnić organizacjom i osobom lepszą kontrolę nad umowami dzięki imponującym zautomatyzowanym przepływom pracy. Posiada szerokie portfolio produktów i bezproblemowe integracje, które sprawiają, że przepływ pracy jest bardzo łatwy w zarządzaniu.

Możesz szybko skonfigurować kontrakty Zoho przy niewielkim wsparciu certyfikowanego i doświadczonego konsultanta Zoho. Profesjonalista będzie mógł przedstawić Ci wszystkie funkcje, jednocześnie importując Twoje kluczowe umowy. Skontaktuj się z Encaptechno , aby być na bieżąco z umowami przez cały ich cykl życia.