Jak wykorzystać oprogramowanie księgowe do automatyzacji fakturowania i przyjmowania płatności?

Faktury to najczęstsze dokumenty potwierdzające dostawę towaru lub wykonanie usług przez firmy. Wystawianiem takich dokumentów zazwyczaj zajmują się działy sprzedaży i finansowo-księgowy. Nowoczesnym rozwiązaniem wspierającym wystawianie faktur i monitorowanie należności w wielu firmach jest wykorzystanie coraz bardziej zintegrowanych systemów finansowo-księgowych, aplikacji i systemów do wielopoziomowego ERP (Enterprise Resource Planning). Czy warto wdrożyć jedno z tych narzędzi w swojej firmie? Jakie przyniesie korzyści?

Oprogramowanie księgowe do automatyzacji fakturowania i przyjmowania płatności – spis treści:

1. Kto może skorzystać z profesjonalnego oprogramowania księgowego?
2. Optymalizacja kosztów operacyjnych
3. Jak samodzielnie zarządzać fakturowaniem?
4. Sprytny sposób na uregulowanie płatności
5. Stały dostęp do Twoich faktur i finansów

Kto może skorzystać z profesjonalnego oprogramowania księgowego?

Do niedawna zaawansowane oprogramowanie księgowe czy systemy zarządzania były obszarem dużych jednostek o ustabilizowanej pozycji na rynku. Jaki był tego powód? Były to innowacyjne narzędzia, dlatego koszt ich wdrożenia często przekraczał możliwości finansowe mniejszych podmiotów. Jednak w dobie szybkiego postępu i rozwoju cyfryzacji takie systemy i aplikacje stają się dostępne niemal dla każdego, także freelancerów.

Proces wdrażania i użytkowania tych systemów obecnie nie przekracza możliwości finansowych i sprzętowych nawet mikroprzedsiębiorstw. Z uwagi na poszerzanie się grona odbiorców oprogramowanie dostępne jest w różnych wariantach. Dzięki temu jest lepiej dopasowany do indywidualnych potrzeb firmy ze względu na jej wielkość, branżę czy sposób opodatkowania. Decydując się na wdrożenie takich usprawnień w dużej firmie warto skonsultować się ze specjalistą w tej dziedzinie, aby zaproponować najlepsze rozwiązanie . W przypadku małej firmy lub samozatrudnienia z łatwością znajdziesz odpowiednie oprogramowanie lub aplikację dla siebie.

Optymalizacja kosztów operacyjnych

on pierwszą i często najważniejszą rzeczą w prowadzeniu biznesu jest optymalizacja kosztów. Dotyczy to niemal każdego, od freelancerów, przez małe firmy rodzinne, aż po wielkie międzynarodowe korporacje. Korzystając z systemów księgowych możesz zautomatyzować kilka powtarzalnych zadań, takich jak wystawianie cyklicznych faktur. Dzięki temu zaoszczędzisz czas i pieniądze. Wystawione faktury mogą być automatycznie księgowane, a jednocześnie przesyłane w formie elektronicznej do kontrahenta. Nie musisz ich drukować. Pozwoli to zaoszczędzić papier, toner, energię elektryczną, powierzchnię biurową i ewentualne koszty osobowe, które często są jednymi z największych kosztów prowadzenia firmy. Jeśli zatrudnisz księgowego, nie będzie on już tracił czasu na wprowadzanie danych, ale skupi się na bardziej odpowiedzialnych zadaniach.

Jak samodzielnie zarządzać fakturowaniem?

Jeśli jesteś samozatrudniony, to dzięki wsparciu aplikacji i oprogramowania księgowego nie będziesz musiał korzystać z usług biura rachunkowego. Poradzisz sobie z wystawianiem i księgowaniem faktur, a nawet rozliczaniem podatków i płatności. Będzie to dla Ciebie ogromna oszczędność. Intuicyjne narzędzia pomogą Ci zarządzać fakturowaniem bez zajmowania zbyt wiele czasu. Przy wystawianiu faktur w specjalnych aplikacjach i systemach bardzo pomaga wykorzystanie dostępnych szablonów faktur i ich automatyczne generowanie np. na podstawie rozchodu.

Dostępne szablony faktur można łatwo dopasować do swoich potrzeb. Po wprowadzeniu dane posłużą do generowania kolejnych dokumentów. Oczywiście w razie potrzeby możesz je łatwo zmienić lub zaktualizować w dowolnym momencie. Możesz również stworzyć zupełnie nowy dokument – ​​indywidualny i dopasowany do rodzaju prowadzonej przez Ciebie działalności. Jeśli dokonujesz transakcji zagranicznych, to nie musisz się o nic martwić. W prosty sposób możesz wystawiać faktury w różnych walutach i z różnymi stawkami podatkowymi, z różnymi terminami płatności i formami płatności.

Sprytny sposób na uregulowanie płatności

Dostępne oprogramowanie oprócz fakturowania ułatwia przyjmowanie i rozliczanie płatności. Dzięki tym narzędziom szybko powiążesz wpływ środków na konto bankowe z odpowiednią fakturą. Dzięki temu nie tracisz czasu na żmudne poszukiwanie każdej płatności na wyciągu papierowym. Nie musisz też ręcznie zaznaczać, która faktura została już zapłacona, a która nie.

Wszystko to można zrobić elektronicznie za pomocą aplikacji na smartfonie, tablecie lub komputerze. Takie systemy pozwalają nie tylko śledzić, który kontrahent zalega z płatnościami, ale także generować i wysyłać wezwania do zapłaty oraz noty odsetkowe. To znaczna oszczędność czasu i pieniędzy.

Stały dostęp do Twoich faktur i finansów

Dzięki specjalnym programom i aplikacjom księgowym możesz mieć dostęp do wystawionych przez siebie faktur w dowolnym miejscu i czasie. W prosty sposób sprawdzisz komu i na co dokładnie została wystawiona faktura. Jesteś w stanie zweryfikować termin, sposób płatności oraz kwotę faktury. Możesz również sprawdzić, czy została opłacona, czy nie. Oprócz przeglądania wystawionych faktur możesz na bieżąco kontrolować swoje finanse. Możesz śledzić swoje płatności i zaległości. Takie informacje pomogą Ci ocenić, z którymi kontrahentami warto współpracować, a których warto unikać.

Dzięki temu zachowasz stabilność finansową i unikniesz ryzykownych przedsięwzięć. Wszystkie te dane pozwolą Ci mieć stały wgląd w Twoją aktualną sytuację finansową. Łatwiej będzie Ci wtedy zarządzać firmą, nowymi prowizjami czy decydować o dalszych inwestycjach i zakupach. Wszystko to sprawia, że ​​korzystanie z aplikacji do zarządzania finansami przyniesie Ci wiele korzyści.

Wypróbuj naszą nową bezpłatną aplikację do fakturowania i oprogramowanie rozliczeniowe do tworzenia faktur.

Jeśli podobają Ci się nasze treści, dołącz do naszej pracowitej społeczności pszczół na Facebooku i Twitterze.

Autor: Andy Nichols

Rozwiązujący problemy z 5 różnymi stopniami i nieskończonymi rezerwami motywacji. To czyni go idealnym właścicielem i menedżerem biznesu. W poszukiwaniu pracowników i partnerów otwartość i ciekawość świata to cechy, które najbardziej ceni.

Zobacz wszystkie posty