System automatyzacji agencji: jak właściciel agencji wykorzystuje technologię do zarządzania 500 klientami z 5 pracownikami
Opublikowany: 2018-12-06Zack Spear jest współwłaścicielem ICS Creative Agency, kanadyjskiej agencji marketingowej, która opanowała sztukę automatyzacji i wydajności.
Większość agencji mogła tylko pomarzyć o stosunku liczby klientów do pracownika wynoszącym 1:100 . Jednak ICS udaje się dostarczać wyniki swoim klientom z pomocą pięciu pracowników i garstki ich ulubionych freelancerów. W danym momencie zatrudniają nie więcej niż dwanaście osób — w tym właścicieli — pracujących nad biznesem klienta.
Ich model biznesowy to połączenie jednorazowych usług i powtarzalnej pracy, która generuje stałe przychody. Wielu ich klientów przychodzi do nich po nową witrynę, a po jej zakończeniu kupuje plan hostingowy. Chociaż strony internetowe to ich specjalność, Agencja Kreatywna ICS zajmuje się znacznie więcej niż tworzeniem stron internetowych: współpracuje również z klientami w zakresie optymalizacji pod kątem wyszukiwarek, automatyzacji marketingu, zarządzania mediami społecznościowymi i marketingu przychodzącego.
W jaki sposób przy tak stosunkowo małym zespole pokrywają tak wiele nisz? Kluczem, według Zacka, jest automatyzacja i talent.
W tym artykule przyjrzymy się, jak ICS podchodzi do zatrudniania, wraz z konkretnymi narzędziami, które Zack zaleca agencjom, które chcą zrobić więcej w tym samym czasie.
Lista akcji bonusowych: [sg_popup id=”216″ event=”klik”] Pobierz nasze 3 -stronicowe podsumowanie PDF [/sg_popup] działań , których możesz użyć aby zautomatyzować procesy Twojej agencji w oparciu o porady Zacka.
Zatrudnianie pracowników agencji: cztery wskazówki od agencji kreatywnej ICS
Zanim zagłębimy się w technologię, która sprawia, że agencja kreatywna ICS działa, przyjrzyjmy się najpierw, co robią, aby przyciągnąć i zatrzymać swoich utalentowanych pracowników.
Zack ma cztery główne rady dotyczące zatrudniania.
1. Zatrudnij wszechstronnie utalentowanych ludzi
Kiedy masz mały zespół, każdy członek „musi być w stanie nosić różne czapki” – wyjaśnił Zack. Podczas gdy w przeszłości Agencja Kreatywna ICS zatrudniała osoby, które były dobre tylko w jednym segmencie swojej działalności, okazało się, że to nie jest dobra strategia dla ich firmy. „ O ile nie są naprawdę świetni w tej jednej rzeczy, to po prostu nie działa ” wyjaśnił.
Zgodnie z założeniami, ich menedżer ds. komunikacji zajmuje się również zarządzaniem mediami społecznościowymi i tworzeniem treści. Ich menedżer ds. rozwoju biznesu koncentruje się na sprzedaży i ma dużą wiedzę z zakresu marketingu. Ich dyrektor kreatywny jest wielokrotnie nagradzanym grafikiem, ale jest także doświadczonym filmowcem, montażystą i fotografem.
To polityka, która odzwierciedla sposób pracy samych właścicieli. Zack rozpoczął prace rozwojowe, zanim zaczął specjalizować się w marketingu cyfrowym i nadal może w razie potrzeby zająć się projektowaniem graficznym. Jego partner, Mike Capson, jest programistą, który ma również doświadczenie w projektowaniu, wideo i fotografii.
Gdyby nie zatrudniali wszechstronnie uzdolnionych pracowników — a sami byli wszechstronnie uzdolnieni — potrzebowaliby znacznie większego zespołu do wykonania tej samej ilości pracy.
2. Zatrudnij sprzedawcę
Szczerze mówiąc, zatrudnienie sprzedawcy nie było nawet na radarze dla Zacka i Mike'a, dopóki nie zwróciła się do nich osoba w 2010 roku, która zaproponowała pracę na zasadzie prowizji. Kiedy usłyszeli jego propozycję, zdali sobie sprawę, że może to tylko pomóc ich agencji.
Jeśli ich sprzedawca nie odniesie sukcesu, nie wpłynie to na ich liczbę. Gdyby mu się udało, ich jedynym wyzwaniem byłoby nadążanie za tempem ich zleceń. W umyśle Zacka było to wyzwanie warte podjęcia.
Kiedy ich sprzedaż gwałtownie wzrosła , zatrudnili freelancerów, którzy pomagali im w obciążeniu pracą, co ostatecznie doprowadziło do większej liczby pracowników wewnętrznych.
3. Priorytetuj poleconych
Niektórzy z najlepszych pracowników Zacka byli polecani przez ludzi, których znał i którym ufał. Inni byli freelancerami, z którymi pracowali wcześniej, którzy byli gotowi przejść do pracy zarobkowej.
Nie oznacza to, że powinieneś zatrudniać tylko osoby, które zostały Ci polecone, ale warto zapytać współpracowników, czy mogą skierować talenty do Twojej agencji.
4. Zwróć uwagę na długi czas reakcji (i inne sygnały ostrzegawcze)
Z perspektywy czasu Zack zdał sobie sprawę, że podczas rozmowy kwalifikacyjnej z potencjalnym pracownikiem należy zwrócić uwagę na kilka prostych znaków. Jak szybko odpowiadają na Twoje e-maile? Jaka jest ich gramatyka i pisownia w odpowiedziach e-mail? Jeśli wyślesz im zaproszenie z Kalendarza Google, czy je zaakceptują?
Jeśli kandydatowi potrzeba więcej niż kilka dni na udzielenie odpowiedzi, Zack uważa to za czerwoną flagę. A jeśli nie mogą dowiedzieć się, jak umówić się na spotkanie z Tobą, nie jest to obiecujące, biorąc pod uwagę, że większość pracowników agencji musi być biegła technologicznie.
W miarę zatrudniania większej liczby członków zespołu możesz znaleźć inne drobne tiki behawioralne, które działają jako wskazówka, gdy ktoś nie będzie odpowiedni dla Twojej agencji.
Narzędzia, dzięki którym agencja kreatywna ICS działa zgodnie z harmonogramem
Utalentowani, wielozadaniowi członkowie zespołu, dzięki którym agencja kreatywna ICS działa, są kluczem do sukcesu agencji. Niestety mają takie same ograniczenia jak wszyscy inni: doba ma tylko tyle godzin.
Agencja kreatywna ICS odnosi tak wielkie sukcesy, ponieważ wykorzystała technologię, aby drastycznie zwiększyć to, co może osiągnąć każdego dnia. Oto spojrzenie na ich ulubioną technologię i sposób, w jaki wykorzystują ją do efektywnej obsługi tak wielu klientów.
ClickUp: Organizacja
Każdy, kto prowadzi działalność dla agencji, wie, jak trudne może być:
- Niech wszyscy korzystają z tego samego oprogramowania do zarządzania projektami
- Znajdź oprogramowanie, które naprawdę działa w przepływach pracy w agencji.
„Szczerze używałem każdego narzędzia do zarządzania projektami, jakie kiedykolwiek powstało”, powiedział Zack. Te poszukiwania doprowadziły go do stosunkowo nowego narzędzia o nazwie ClickUp. Narzędzie oferuje cztery różne style pulpitu nawigacyjnego wraz z ponad 130 funkcjami dostosowanymi do różnych przypadków użycia — jest to przydatne, gdy chcesz współpracować z osobami pełniącymi bardzo różne role.
„Lubię gotowe szablony. Powiedzmy, że mamy nową stronę internetową: Po prostu przechodzę do ClickUp, tworzę przestrzeń o nazwie (nazwa klienta) i wybieram typ projektu — w tym przypadku tworzenie nowej strony internetowej. Następnie po prostu buduje całą tę strukturę z tym, kto co robi, jakie są terminy i jak długo to powinno potrwać” – powiedział.
Zack uwielbia, jak szybko produkt się poprawia. „Mają około 50 programistów, więc prawie co tydzień wypuszczają nowe produkty i funkcje. Integracje są niesamowite – powiedział. Jego ulubioną integracją jest ze Slackiem. „Możemy tworzyć zadania bezpośrednio w Slacku i oglądać je w ClickUp” – dodał.
ClickUp jest bezpłatny do 100 MB pamięci. Następnie pobierają 5 USD miesięcznie za użytkownika za nieograniczone miejsce na dane, nieograniczone integracje i zaawansowane raportowanie.
ReportGarden: Raportowanie kampanii
Spotkanie z klientami w celu omówienia danych kampanii jest czasochłonne. I chociaż chętnie odpowiada na pytania i w razie potrzeby planuje spotkania, Zack nie jest fanem comiesięcznych spotkań tylko po to, by przeanalizować liczby.
Dlatego używa ReportGarden do konfigurowania niestandardowych pulpitów nawigacyjnych dla odpowiednich klientów. Gdy chcą zobaczyć, jak radzą sobie ich kampanie, logują się do swojego portalu i wyświetlają pulpit, który dla nich skonfigurował Zack. Jeśli po przejrzeniu danych chcą porozmawiać z kimś z agencji, mogą kliknąć link i zaplanować miejsce w swoim kalendarzu.
Podczas gdy niektórzy klienci wolą raporty, większość jego klientów najbardziej cieszy się z funkcji pulpitu nawigacyjnego. „Bardziej zaangażowani klienci lubią niestandardowe pulpity nawigacyjne i możliwość przeglądania danych w czasie rzeczywistym. Podoba im się, że mogą wejść i pomyśleć: „Och, dobrze. Tyle odsłon mam dzisiaj w porównaniu z raportem, który pokazuje mi liczby za miesiąc” – powiedział.
Podoba mu się również łatwość użycia i interpretacji ReportGarden. „Spojrzałem na inne narzędzia do raportowania i wydają się one bardzo złożone, podczas gdy to dotyczy przeciętnej osoby, która nie jest marketerem” – powiedział. ReportGarden ułatwia mu dostosowywanie raportów i ułatwia klientom zrozumienie, jak działają ich działania marketingowe.
Ceny ReportGarden zaczynają się od 149 USD/mies.
HubSpot: automatyzacja przepływu pracy
Zapytaj dowolnego marketera, a powie Ci, że HubSpot jest znany z automatyzacji marketingu. Ale Zack i jego zespół używają HubSpot do automatyzacji przepływu pracy .
Początkowo zaczęli używać HubSpot do CRM. „Opowiadaliśmy klientom o HubSpot CRM, co spowodowało, że zapytali nas, jak to działa. Zdaliśmy sobie sprawę, że jeśli zamierzamy poświęcić na to czas, to oczywiście musimy za to zapłacić” – powiedział.
Zmusił się więc, by usiąść i zdobyć szereg certyfikatów HubSpot, wiedząc, że wiedza będzie niezwykle przydatna dla jego klientów. W międzyczasie zdał sobie sprawę, że mogą go wykorzystać w swoim wewnętrznym procesie.
„Mamy w folderze każdy rodzaj usługi, którą oferujemy. Za pomocą spersonalizowanych tokenów napisaliśmy wszystkie e-maile, które wysłalibyśmy podczas tego projektu ” – powiedział. Mogą automatycznie wysyłać takie rzeczy, jak e-mail inauguracyjny, e-mail wyjaśniający, z którymi członkami zespołu będą pracować, e-mail dokumentujący, nad czym będą pracować w danym tygodniu, e-mail z powiadomieniem, że projekt ich strony głównej jest gotowy do przeglądu i tak dalej.
Wiadomości e-mail dla całego przepływu pracy trafiają do zbudowanego przez siebie lejka. „Początkowo spędziliśmy dużo czasu, aby stworzyć te e-maile, ponieważ to w zasadzie ten sam szkielet. Jeśli wykonujesz ten sam projekt lub ten sam rodzaj pracy, możesz po prostu użyć go ponownie, a następnie spersonalizować” – powiedział.
HubSpot działa na modelu freemium i może wzrosnąć do 3200 USD miesięcznie.
Luź: komunikacja
Jest tak wiele powodów, dla których Zack i jego zespół lubią używać Slacka. „To wygodne, jest w telefonie, na pulpicie. Wszystko ma swoją historię. Utrzymuje wszystkie pliki w jednym obszarze. Utrzymuje każdego klienta w jednym obszarze” – powiedział o platformie komunikatorów internetowych.
Obecnie wykorzystują aplikację zarówno do komunikacji wewnętrznej, jak i do komunikacji z klientem. Zespół ma wewnętrznie kanał specyficzny dla klienta, ale utrzymuje również „kanał wsparcia” dla każdego klienta. „To po prostu ułatwia rozmowę. Nie ma więcej "Hej, wysłałem e-maila do Erica i nie otrzymałem od niego odpowiedzi, znasz odpowiedź?" Wszyscy są na tej samej stronie. Myślę, że to dobry pomysł, aby przestać tak często korzystać z poczty e-mail. Dzięki temu wszystko jest bardzo przejrzyste” – powiedział.
I chociaż dzieli przestrzeń biurową ze swoimi pracownikami, więcej rozmawiają o Slacku niż osobiście. „To otwarte biuro koncepcyjne, ale cały dzień rozmawiamy o Slacku” – zaśmiał się.
Slack jest bezpłatny dla większości użytkowników; funkcje premium zaczynają się od 6,67 USD/aktywnego użytkownika miesięcznie.
PandaDoc: Propozycje
Zack używa PandaDoc, narzędzia propozycji, do tworzenia dokumentów prawnych podczas procesu sprzedaży. Wykorzystuje go również do tworzenia kwestionariuszy do wypełnienia przez klienta. „Jednym z pierwszych przepływów pracy, które umożliwiamy, jest otrzymanie przez klienta kwestionariusza w wiadomości e-mail. Chodzi o to, jak chcesz, aby witryna wyglądała, kim są twoi główni konkurenci, co robisz i czego nie lubisz w ich witrynach, czy masz slogan firmowy… po prostu otrzymuj jak najwięcej informacji” – wyjaśnił Zack.
Jest to alternatywa dla zebrania wszystkich informacji na spotkaniu, co pochłania jego czas (i oznacza, że jego dyrektor kreatywny otrzymuje informacje z drugiej ręki). Zamiast tego obowiązkiem klienta jest wypełnienie kwestionariusza.
„ Jeśli klient kiedykolwiek się zawaha, prawdopodobnie nie pasują. Jeśli nie zamierzają poświęcić pięciu minut na wypełnienie kwestionariusza, jest to sygnał ostrzegawczy, ponieważ w trakcie projektu będziemy od nich potrzebować więcej informacji” – dodał Zack.
Teraz, gdy zbudowali kilka szablonów, narzędzie jest głównie typu „przeciągnij i upuść”, aby przenieść umowy. A ilekroć dowiadują się czegoś z interakcji z klientem, wracają do PandaDoc i poprawiają szablon.
Plan zespołowy dla PandaDoc to 49 USD/miesiąc/użytkownika.
Aplikacja Marvel: prototypy i makiety
„W naszym procesie projektowania używamy aplikacji Marvel. Zamiast wysyłać komuś długi plik .png strony głównej, używamy go, aby dać wyobrażenie o tym, jak faktycznie będzie wyglądać na komputerze stacjonarnym i telefonie komórkowym” – powiedział Zack.
Zanim zaczęli korzystać z aplikacji Marvel, spędzili dużo czasu wyjaśniając klientom, że ich strony internetowe nie będą wyglądały dokładnie jak bardzo długi plik PNG.
„Daje to również klientowi możliwość bezpośredniej informacji zwrotnej na temat projektu. Mogą kliknąć cokolwiek to jest i powiedzieć: „Nie podoba nam się to” lub „Zmień to na tamto”. Nie ma zgadywania – powiedział.
Połącz tę możliwość uzyskiwania informacji zwrotnych z faktem, że cała komunikacja dotycząca projektów jest przechowywana w jednym miejscu — aplikacji Marvel — i masz prototypowe narzędzie, które pozwala zaoszczędzić godziny na ciągłej komunikacji z klientami.
Plany zespołu dotyczące aplikacji Marvel zaczynają się od 42 USD miesięcznie.
QuickBooks: Księgowość
Dawno minęły czasy arkuszy kalkulacyjnych do analizowania numerów firm. Każdy właściciel agencji, który chce odzyskać dużo czasu i zdrowia psychicznego bez płacenia pełnoetatowemu księgowemu, potrzebuje rozwiązania programowego.
Ponieważ QuickBooks działa w chmurze, pozwala Agencji Kreatywnej ICS połączyć się z jednym z procesorów płatności, PLOOTO. PLOOTO umożliwia elektroniczny transfer środków i płatności cykliczne; zostanie powiązana z fakturą w Quickbooks Online i oznaczy ją jako zapłaconą po zakończeniu płatności.
Zack używa Quickbooks do zarządzania księgowością agencji i automatycznego wysyłania faktur do klientów. Oznacza to, że rzadko angażuje się w działania następcze, jeśli klient spóźnia się z płatnością.
Ceny Quickbooks różnią się znacznie w zależności od wybranej wersji i tego, czy kupujesz ją w trakcie wyprzedaży.
Wniosek
Technologia zmieniła sposób, w jaki Agencja Kreatywna ICS prowadzi działalność. Tak duża część ich procesu jest zautomatyzowana, co pozwala im przydzielić ludzką pracę do czynności, które się liczą.
„Zdecydowanie daje lepszy wgląd w to, co się dzieje”, powiedział Zack o narzędziach, których używają. „Wszystko jest przejrzyste. Możesz zobaczyć, kto co robi; nie musisz zgadywać, co się dzieje. A to pozwala mi bardziej skoncentrować się na rozwijaniu firmy niż na robieniu wszystkich praktycznych rzeczy”.
Tymczasem utrzymanie niskich kosztów zatrudnienia oznacza, że mają większe przychody. Obecnie reinwestują te zyski w biznes.
„ Wszystko, co zyskaliśmy, wróciło do firmy i pracowników. Regularnie podnosimy pensje, regularnie wypłacamy świadczenia i wykonujemy wiele działań integracyjnych, aby była to dobra kultura. A potem oczywiście inwestujemy w oprogramowanie, które nie jest tanie. Ale dzięki temu wszystko staje się lepsze.”
Lista akcji bonusowych: [sg_popup id=”216″ event=”klik”] Pobierz nasze 3 -stronicowe podsumowanie w formacie PDF [/sg_popup] działań , których możesz użyć do zautomatyzowania procesów agencji w oparciu o porady Zacka.