Jak ten właściciel agencji zbudował procesy, aby usunąć się ze swojej agencji wartej milion dolarów

Ryan Stewart jest założycielem WEBRIS, agencji marketingu cyfrowego z siedzibą w Miami na Florydzie, która została przejęta w 2018 roku przez I'm From The Future (IFTF). Ryan jest dobrze znany w świecie marketingu z nieustannego budowania — i nauczania — procesów, których używał do skalowania WEBRIS do 1,1 mln USD AR w zaledwie półtora roku. Te systemy pozwoliły mu cofnąć się jako właściciel i ponownie ocenić swoją rolę, jednocześnie pozwalając swoim pracownikom przejąć pracę, którą sam wykonywał.

Ryan Stewart, CMO i założyciel agencji marketingowej WEBRIS.

Dało mu to swobodę wyboru przejęcia, gdy jego przyjaciel Nick Eubanks chciał kupić WEBRIS. A teraz może poświęcić się pracy, którą naprawdę lubi: zwiększaniu sprzedaży, marketingu marki i doradztwie dla innych agencji. Kiedy usiedliśmy, aby omówić, co sprawiło, że jego proces jest tak świetny, Ryan podzielił się:

• Dwa duże błędy popełniane przez właścicieli agencji w procesach agencyjnych
• Jak zacząć budować procesy własnej agencji
• Kiedy warto sprowadzić konsultanta.

Takie są podstawy (dogłębniejszych) porad, jakich udziela właścicielom agencji podczas konsultacji. Zanurzmy się w każdym z nich.

Lista akcji bonusowych: [sg_popup id=”218″ event=”klik”] Pobierz nasze 2-stronicowe podsumowanie w formacie PDF [/sg_popup] działań , których możesz użyć do zbudowania procesów swojej agencji w oparciu o rady Ryana.

Dwa typowe błędy popełniane przez właścicieli w procesach agencyjnych

1. Próba naśladowania innych (zamiast odgrywania swoich mocnych stron)

„Wiele razy ludzie chcą naśladować sukces innych ludzi, kiedy nie powinni tego robić” – powiedział Ryan. Wielu właścicielom agencji, którym doradzał, pogoń za historiami sukcesu wszystkich innych, zamiast budować własne (ironografia, której nie umknęło autorowi artykułu zachęcającego do naśladowania czyjejś historii sukcesu).

Oto rzecz: to, co sprawiło, że Ryan i jego agencja odnieśli sukces, może nie być tym, co sprawia, że ​​Ty i Twoja agencja odnosimy sukcesy . Czemu? Ponieważ każdy ma inne mocne strony. Ryan wiedział, że jest silną osobą zajmującą się procesami: mógł szkolić nowych ludzi, aby powtarzali techniki, których używał do osiągania wyników. To nie było zabawne, ale był w tym dobry.

Z drugiej strony jest kiepski w networkingu i agresywnej sprzedaży. „Mam przyjaciół, którzy są niesamowitymi sprzedawcami, którzy zbudowali agencję wokół tej umiejętności. Zbudowali organizację wokół generowania leadów za pomocą cold call i outreachu i skupiają się na zamykaniu tych leadów w każdym możliwym przedziale cenowym. Miażdżą to (+15 mln USD rocznie). Wiedzą, że mają naprawdę wysoki wskaźnik churn, ale ich działania sprzedażowe są tak silne, że dopóki sprzedają klientom, rozwijają się. Są w stanie złagodzić rezygnację, stale zamykając nowe umowy”.

Taktyki, których używają jego znajomi do prowadzenia agresywnych organizacji opartych na sprzedaży, nie są tą samą taktyką, którą Ryan mógłby (lub mógłby) zastosować do prowadzenia WEBRIS. A gdyby spróbował skorzystać z porad, które sprawdziły się w tych firmach, nie sprawdziłyby się one w jego agencji.

Zamiast tego założyciele muszą skupić się na tym, co czyni ich agencję silną, a następnie podwoić się na taktykach, które ją wzmocnią. „Lubię marketing. Lubię samo tworzenie treści.

Lubię budować lejki leadów przychodzących i branding. To moja mocna strona” – powiedział Ryan. „Ale nie mogę odebrać telefonu i dzwonić do ludzi na zimno. Jestem kiepski w zatrudnianiu ludzi, ponieważ nie oceniam talentów ani tego, jak będą pasować do organizacji. Patrzę na wszystkich i myślę, że mają potencjał.”

Jeśli chcesz budować procesy i skalować, musisz dobrze poznać swoje mocne i słabe strony – wraz z realistyczną oceną tego, co Twój zespół może, a czego nie może wdrożyć w obecnym stanie.

To powiedziawszy, niektórzy założyciele przejdą przez to ćwiczenie i pomyślą, że skoro nie są ludźmi „przetwarzającymi”, nie potrzebują procesów. To prowadzi nas do błędu nr 2.

2. Myślenie, że nie potrzebujesz procesów agencji

Wielu właścicieli agencji, którym doradza Ryan, uważa, że ​​nie potrzebują procesów. Dużo mówią o tym, jak ich usługi są „szyte na miarę” dla klientów. Ale według Ryana każdy potrzebuje procesów — w tym agencji oferujących spersonalizowane usługi.

„Jeśli chcesz coś skalować, musi to być coś, co możesz robić wielokrotnie” – powiedział Ryan. Szczególnie w marketingu, gdzie wyniki nigdy nie są naprawdę gwarantowane, ważne jest zbudowanie zestawu procesów. Uczysz się z tego, co działa, a potem to robisz.

Kolejną kwestią są marże zysku. „Szczególnie w biznesie usługowym, od razu osiągasz szczyt swoich marż” – powiedział Ryan. Jeśli chcesz, aby marże się poprawiły, potrzebujesz sposobów, aby ludzie mogli szybciej wykonywać swoją pracę oraz sposobów, aby przekazywać pracę na rzecz pracowników o niższych pensjach. A to się nigdy nie stanie bez procesów, które będą mogli śledzić.

„Najlepszym sposobem, aby to zrobić, jest posiadanie systemu, aby przeszkolić osoby na poziomie podstawowym w twoim systemie i pozwolić im rozwijać się w twoim frameworku” – dodał.

Ustanowione procesy umożliwiają ich szkolenie i skalowanie.

Jak rozpocząć procesy agencji budowlanej

Zespół WEBRIS podczas wyjścia towarzyskiego w kwietniu 2018 roku.

Dla większości ludzi tworzenie procesu nie jest zabawne. Wymaga regularnego rejestrowania każdego szczegółu czegoś, co robisz, przekazywania tych szczegółów w sposób zrozumiały dla pracowników i rozwiązywania problemów w nieskończoność. Ale wynik — systemy, za pomocą których Twoi pracownicy mogą korzystać, aby uzyskać powtarzalne, wiarygodne wyniki — oznacza, że ​​możesz poświęcić swój czas na to, do czego dążysz.

Poniżej znajdują się trzy kroki, które możesz podjąć, aby tak się stało.

1. Poznaj swoją mapę drogową

Ciężko jest zorientować się, które procesy zbudować w pierwszej kolejności, jeśli nie wiesz, dokąd zmierza Twoja firma. Ustalenie planu działania pomaga wybrać działania, które podejmiesz, aby zapewnić, że Twoja firma spełni Twoje cele.

Każda agencja osiąga szczyt, a następnie stabilizuje się na różnych poziomach prowadzenia działalności. Dla Ryana jego pierwszym okresem był moment, w którym WEBRIS osiągnął 50 tys. USD miesięcznie przychodu. Przekroczenie tego punktu i dalszy rozwój oznaczało, że coś musiało się zmienić.

„Czasami jest to proces, może to kwestia rurociągu, czasami jest to sprawa ludzi. Może to być wiele różnych rzeczy” – powiedział Ryan. Gdy zorientujesz się, co powstrzymuje Cię przed skalowaniem do 3 mln USD, 5 mln USD, 10 mln USD i więcej, możesz zacząć ustalać priorytety.

2. Buduj to, co wiesz — i bądź częścią procesu

„Musisz naprawdę dobrze znać swój produkt lub usługę, ponieważ nie możesz zbudować procesu wokół czegoś, czego nie rozumiesz ” – powiedział.

Kiedy jesteś gotowy do budowania procesów, musisz wybrać coś, co Twoja firma już robi dobrze . Wybranie czegoś nieprzetestowanego to recepta na frustrację i zmarnowany czas.

Ponadto Ryan uważa, że ​​jako założyciel lub właściciel firmy powinieneś budować procesy — przynajmniej na początku. Jeśli już prowadzisz biznes o wartości 10 milionów dolarów, prawdopodobnie jest ktoś bardziej „w środku”, który mógłby przejąć kontrolę. W idealnym przypadku zbudujesz procesy dla zadań, które nadal wykonujesz. Ale jeśli zleciłeś to zadanie komuś innemu, będziesz musiał ściśle z nim współpracować, aby stworzyć dokumentację i materiały szkoleniowe dla tego procesu.

Na przykład pierwszy proces, który zbudował Ryan, dotyczył budowania linków. W tym czasie niewiele dużych agencji oferowało link building; zamiast tego chodziło o „masowe przeszukiwanie i analizę danych” – powiedział. Tworzenie linków było trudniejsze do skalowania, więc większość ludzi nie oferowała tego na dużą skalę.

Ale Ryan wiedział, jak zrobić biały kapelusz SEO link building. Zbudował więc proces wokół potrzeby, którą zidentyfikował na rynku.

„Zbudowałem te procesy, aby przenieść tę pracę na zewnątrz, ponieważ wiedziałem, ile ludzie są gotowi zapłacić za łącze i wiedziałem, ile będzie mnie kosztowało dostarczenie tego w wymaganej jakości. Zbudowałem więc bardzo szczegółowe procedury dla ludzi z zagranicy, aby mogli wykonywać ręczne działania informacyjne. Znajdowanie linków, kontaktowanie się z nimi, negocjowanie, śledzenie, umieszczanie ich… wszystko to. I w końcu wziąłem ten proces i przekształciłem go w szkolenie wideo, które mi się sprawdziło bardzo, bardzo dobrze” – powiedział.

Jeśli nie masz pewności, od czego zacząć budować najpierw, postępuj zgodnie z następującą hierarchią:

1. Coś, co robisz dobrze i co ma większe możliwości na Twoim rynku
2. Coś, co robisz dobrze, co Twoja agencja obecnie świadczy jako usługę
3. Zarządzanie projektami

Dlaczego zarządzanie projektami jako trzecia opcja? Pomoże Twojemu zespołowi bardziej niezawodnie realizować zadania. Ryan odkrył, że na początku większość czasu spędzał jako kierownik projektu dla garstki pracowników. Dokumentując, co zrobił, aby projekty przebiegały zgodnie z harmonogramem, był w stanie zatrudnić prawdziwego kierownika projektu i zwolnić miejsce na bardziej odpowiednią pracę.

Jeśli nie jesteś gotowy na dokumentowanie procesów, z których korzystasz podczas obsługi klientów, najlepszym miejscem do rozpoczęcia jest zarządzanie projektami.

3. Użyj tablicy i rozpocznij testowanie

Ryan jest fanem używania tablic do rozwijania pomysłów i komunikowania się ze swoim zespołem.

Kiedy już znasz swój plan i pierwszy proces, który chcesz udokumentować, czas usiąść i zacząć dokumentować.

Ryan woli zacząć od tablicy. Odnosząc się do swojego procesu budowania linków, zaczął od zadania sobie pytania: „Co mam zrobić, aby przejść od niczego do bezpiecznego łącza?” Następnie naszkicował wszystkie kroki i ludzi, przez które musi przejść, aby to połączenie stało się rzeczywistością.

Możesz pominąć kilka kroków przy pierwszym podejściu, ale ważniejsze jest, aby coś zrobić, a potem powtórzyć później. Po uzupełnieniu notatek na tablicy Ryan zamienia je w dokument. A po przetestowaniu na garstce pracowników zamienia to w szkolenie wideo.

„Sprowadź to do poziomu SOP” – nalegał Ryan. „Zamień proces w serię podprocesów”.

Nie jest to dla niego przyjemne zadanie. „Nie jestem osobą zorientowaną na szczegóły”, zaśmiał się. „Ale zrozumiałem, że aby odnieść sukces, trzeba to zrobić”.

Utknąć? Zatrudnij konsultanta

Czasami twój proces po prostu nie działa. A może istnieje aspekt Twojej agencji, z którym nie masz wystarczającego doświadczenia, aby zbudować proces.

Dla Ryana czas na zatrudnienie konsultanta był wtedy, gdy jego zespół projektowy potrzebował pomocy w opracowaniu procesu. „Nasz główny projektant zawsze był pod wodą — jak większość zespołów projektowych. Chociaż wszyscy mieliśmy własne teorie, trudno było nam dokładnie określić, dlaczego tak było” – powiedział. Sprowadzili więc kogoś z dużym doświadczeniem projektowym.

„Konsultanci są cenni, ponieważ zapewniają bezstronną, zewnętrzną perspektywę. I wszyscy byliśmy marketerami i programistami. Posiadanie kogoś z tą wrodzoną wiedzą o produkcie, kto już przez to przechodził i kto mógłby pomóc nam w podjęciu ostatecznej decyzji w sprawie tego, co musimy zrobić, było niezwykle cenne” – dodał.

W rezultacie udało im się poprawić wydajność zespołu projektowego i określić proces, który działał dla wszystkich.

Jeśli istnieje proces, którego nie znasz lub o który Twój zespół się kłóci, możesz zaoszczędzić sporo czasu i frustracji, sprowadzając kogoś z zewnątrz, aby uregulować rozmowę.

Końcowe przemyślenia

Ryan i jego zespół świętują zakup WEBRIS.

Nie każdy ma takie same motywacje do tworzenia procesów agencyjnych. Dla Ryana było to wyrwanie się z codzienności i pozwolenie swoim pracownikom na przejmowanie wszystkich zadań, których nie chciał wykonywać. To pozwoliło mu rozwinąć firmę, nawigować po akwizycji i zmienić priorytety swoich zobowiązań czasowych.

Obecnie pracuje nad projektem mającym na celu przekształcenie wszystkich udanych procesów i dokumentów szkoleniowych swojej agencji w program szkoleniowy dla innych agencji. Cały jego nowy materiał wideo pojawi się na szkoleniu theblueprint.training.

Chociaż nadal utrzymuje kontakt ze swoją agencją „na poziomie wykonawczym”, ma teraz czas na nowe projekty – takie jak szkolenie – które naprawdę lubi robić.

„Czy nadal chcesz zmieniać tytuły stron i przeglądać raporty, czy chcesz prowadzić firmę i zarządzać nią? Nie każdy chce robić to drugie, co jest w porządku. Ale to właśnie musisz sobie zadać – powiedział. Budowanie procesów i finalizacja przejęcia „było bardzo pozytywnym krokiem w mojej karierze, ponieważ wiedziałem, że muszę wyjść z chwastów, jeśli chcę mieć wiele firm i być na poziomie wykonawczym, a nie zawodowym.” wyjaśnił.

Lista akcji bonusowych: [sg_popup id=”218″ event=”klik”] Pobierz nasze 2-stronicowe podsumowanie w formacie PDF [/sg_popup] działań , których możesz użyć do zbudowania procesów swojej agencji w oparciu o rady Ryana.