Wewnętrzne spojrzenie na darowizny korporacyjne

W tym roku w serwisie Submittable postanowiliśmy ożywić nasz korporacyjny program darowizn. W przeszłości zainwestowaliśmy w społeczność, ale po kilku latach zmian, w tym gwałtownego wzrostu, nadszedł czas, aby przemyśleć ten proces na nowo.

Chcieliśmy programu, który w znaczący sposób zmieni życie członków społeczności. Chcieliśmy, aby pracownicy mieli mocny głos w kwestii kierowania i realizacji.

Szczerze mówiąc, kiedy szukaliśmy pomocy, znaleźliśmy mnóstwo informacji o tym, dlaczego dawanie firmowe ma znaczenie, ale nie znaleźliśmy zbyt wiele od ludzi, którzy faktycznie wykonali tę pracę. A budowanie programu w teorii jest zupełnie inne niż budowanie go w rzeczywistości.

Więc teraz, gdy przeszliśmy przez cały proces przyznawania grantów, chcielibyśmy podzielić się tym, czego się nauczyliśmy. Po drodze były sukcesy i błędy — oba wpłyną na to, jak będziemy postępować następnym razem.

Zobowiązanie do dawania od dołu do góry

Jedną z najlepszych części pracy dla firmy zajmującej się oddziaływaniem społecznym jest myślenie całego zespołu o dobru społecznym. Wszyscy inwestujemy w uczynienie świata lepszym miejscem. I to zaangażowanie pokazało. Pracownicy od początku byli motorem tego programu. W całej firmie pracownicy głośno mówili, że chcą korporacyjnego programu darowizn.

Liderzy firm słuchali. Nie tylko niejasno zgadzali się z tym pomysłem. Podjęli działania, robiąc miejsce w budżecie, tworząc strukturę programu grantowego i tworząc zespół ds. celów korporacyjnych.

Otwarte zaproszenie wyszło do całej firmy, poszukującej wolontariuszy. Pojawili się pracownicy. W sumie 11 osób połączyło się, aby utworzyć zespół ds. celów korporacyjnych — składający się z członków z każdego działu w całej firmie. To rozprzestrzenianie się było niezbędne. Tworząc taki komitet, chcesz, aby reprezentował wszystkich pracowników. Jeśli wydaje ci się, że jest to rozszerzenie HR lub marketingu, prawdopodobnie będziesz miał trudności z inspiracją i utrzymaniem szerokiego poparcia.

„Czułem się niesamowicie, będąc częścią grupy, która musi odwdzięczyć się naszym społecznościom – i to w sposób, w jaki większość firm niekoniecznie musi to robić”.

— Stephanie Dunlap, Asystentka Wykonawcza

Filantropia oparta na miejscu pogłębia więź pracowników ze społecznością

Przyjęliśmy podejście terytorialne do dawania. Zamiast skupiać się na jednej konkretnej sprawie, chcieliśmy podnieść lokalną społeczność poprzez wspieranie oddolnych organizacji, które wzmacniają tkankę społeczną. Wybraliśmy organizacje zajmujące się równością, zrównoważonym rozwojem i budowaniem relacji.

Przyjęcie podejścia terytorialnego oznaczało, że mogliśmy zawęzić naszą uwagę do obszarów lokalnych — dla nas Missoula i Seattle — i mogliśmy pomóc pracownikom głębiej łączyć się z ich społecznościami. Ponieważ wiemy, że technologia jest żałośnie niedofinansowana w organizacjach non-profit, zawęziliśmy naszą uwagę do IT, pozwalając beneficjentom dotacji na wydawanie pieniędzy na dowolne potrzeby technologiczne.

W końcu sfinansowaliśmy cztery różne organizacje non-profit — dwie w Missouli i dwie w rejonie Seattle. Nasi partnerzy grantowi to:

• Be:Seattle: budowanie siły i przywództwa najemców i osób doświadczających bezdomności.
• Community Alliance for Global Justice: wzmocnienie globalnego ruchu suwerenności żywnościowej poprzez edukację i mobilizację społeczności.
• EmpowerMT: rozwijanie liderów młodzieży i dorosłych, którzy pracują na rzecz zakończenia złego traktowania, korygowania nierówności systemowych i wzmacniania społeczności.
• Soft Landing Missoula: przyjmowanie i świadczenie usług wsparcia dla uchodźców i imigrantów.

„To był zaszczyt przyczynić się do procesu „Subtelnego zwrotu” lokalnym organizacjom z branży. Nie możemy się doczekać przesunięcia igły w przyszłości i zapewnienia jeszcze większego wsparcia organizacjom charytatywnym w naszym regionie.

— Nathan McDonough, kierownik ds . obsługi klienta

8 lekcji, których nauczyliśmy się w procesie dawania

Stworzenie skutecznego programu datków korporacyjnych wymaga planowania, iteracji i chęci zadawania trudnych pytań. Dobrze zrobiony może poprawić spójność zespołu i wywrzeć znaczący wpływ na członków społeczności.

1. Pracownicy powinni kierować podejmowaniem decyzji

Kierownictwo firmy musi stworzyć wsparcie i infrastrukturę dla programu dawania, ale pracownicy powinni być tymi, którzy ustalają priorytety i podejmują ostateczne decyzje.

Zbuduj strukturę, która pozwoli pracownikom mieć silny głos. Najlepszym sposobem na to jest stworzenie zespołu lub komitetu zajmującego się kierowaniem procesem. Ten zespół powinien mieć płaską strukturę. W nim nie powinno być hierarchii. Wszyscy zostawiają swoje tytuły przy drzwiach.

W naszym zespole ds. celów korporacyjnych, wiceprezes ds. wpływu społecznego, Sam Caplan, kierował zespołem, kierując rozmową, zadając pytania i ustalając cele. Następnie zrobił miejsce, aby wszyscy mogli się ważyć.

W końcu pracownicy musieli podejmować decyzje dotyczące tego, jakie organizacje wspierać i jak ustrukturyzować procesy aplikacji i przeglądu. 11-osobowy zespół postanowił zaangażować całą firmę, dając każdemu pracownikowi Submittable szansę sprawdzenia i oceny lokalnych organizacji non-profit, które złożyły wniosek.

Włączenie całej firmy pozwoliło każdemu pracownikowi poczuć się zaangażowanym i związanym z programem. Ale w następnej rundzie postaramy się usprawnić proces i dokładniej określić, czego oczekujemy na każdym etapie przeglądu.

„Ustanowienie i służenie w zespole wydawało się idealnym sposobem na wprowadzenie w czyn naszych wspólnych wartości i celu korporacyjnego”.

— Sam Caplan, wiceprezes ds. wpływu społecznego

2. Obiektywizm nie jest celem

Procesy składania wniosków i rozpatrywania wniosków w przypadku organizacji non-profit muszą być uczciwe i sprawiedliwe. Ale nie myl tego z obiektywizmem. W rzeczywistości można być uczciwym i sprawiedliwym, jednocześnie pozwalając pracownikom na przekazywanie ich własnych osobistych wartości w tej pracy.

Jednym z najlepszych sposobów, aby pracownicy poczuli się zainwestowani w korporacyjny program darowizn, jest umożliwienie im honorowania własnych doświadczeń. Pracownicy muszą mieć poczucie, że mogą w pełni zaangażować się w tę pracę. Jeśli pasjonuje ich sprawa, daj im możliwość skierowania tego entuzjazmu na swoją rolę.

Przyjęcie wrodzonej podmiotowości w tym procesie może być całkiem uwalniające. Pozwala ludziom szczerze mówić o swoim osobistym związku z problemem. Ta uczciwość tworzy o wiele zdrowszy, bardziej produktywny dialog, niż gdybyś zachęcał ludzi, by przedstawiali swoje preferencje jako obiektywny fakt.

W naszej grupie wiele osób wyartykułowało osobiste powiązania z określonymi przyczynami. To nie znaczyło, że byliśmy w stanie sfinansować każdy z tych celów. Ale dało ludziom przestrzeń do rozmowy o tych doświadczeniach i poczucia bycia wysłuchanym. Wywołało to ważną dyskusję na temat obiektywności i uprzedzeń, która wciąż trwa.

Pochylanie się nad podmiotowością oznacza, że ​​możesz mieć wiele różnych perspektyw na temat tego, co jest najlepsze dla społeczności. Kluczem jest pomaganie ludziom w odnalezieniu, gdzie ich wartości się pokrywają i gdzie przecinają się z misją firmy.

3. Dialog jest częścią procesu

Tworzenie przestrzeni i czasu dla pracowników do rozmowy jest istotnym elementem wspólnego podejmowania decyzji. Pozwala im zagłębić się w złożoność pracy z wpływem społecznym i zbadać perspektywy innych.

Ponieważ ludzie wnoszą do pracy różnorodne osobiste doświadczenia i wartości, na pewno pojawią się pewne nieporozumienia. To naturalne. Pracownicy potrzebują forum, na którym będą mogli wspólnie podejmować decyzje.

Stworzenie przestrzeni na dialog pozwala również pracownikom rozpoznać uprzedzenia i martwe punkty. Równie ważne, jak włączenie osobistych wartości do tego procesu, jest również zrozumienie ograniczeń osobistego doświadczenia. Dialog może pomóc ludziom dostrzec te ślepoty i uprzedzenia oraz zastanowić się, w jaki sposób wpływają one na ich własny proces decyzyjny. Nie zawsze jest to wygodna praca, ale jest bardzo ważna – zwłaszcza w kontekście wpływu społecznego.

Kiedy pojawiły się dla nas spory, Sam zadawał pytania i kierował rozmowę na wspólne cele. Zachęcał wszystkich do dzielenia się swoimi przemyśleniami. Wspólnie pracowaliśmy, aby znaleźć rozwiązania.

Jak każde grupowe podejmowanie decyzji, wymagało to uczciwości i łaski. Czasem było miejsce na kompromis, a czasem nie. Tutaj naprawdę opłaciła się płaska struktura zespołu. Każdy mógł się w to ważyć, a ludzie słuchali perspektyw, które różniły się od ich własnych.

Wprowadzanie dialogu w proces i wyraźne wyrażanie intencji tego dialogu pomoże Twojemu zespołowi zagłębić się w bardziej złożone aspekty dawania korporacyjnego.

„Służenie w tym zespole było fantastyczną okazją do poznania różnych sposobów podejścia do dawania i przyznawania dotacji oraz do przeczytania o tak wielu wartościowych organizacjach wykonujących ważną pracę. Zebraliśmy wiele dobrych informacji na temat tego, jak zrobić to jeszcze lepiej w przyszłym roku”.

— Caroline Simms, kierownik ds. włączania sprzedaży

4. Rozmiar ma znaczenie

Wielkość twojego funduszu grantowego będzie decydować o tym, ile organizacji możesz w znaczący sposób wesprzeć, jaką wielkość odniosą organizacje non-profit i o co należy poprosić partnerów grantowych.

Jest tak wiele wartościowych celów i silnych organizacji non-profit, ale nie chcesz rozdzielać pieniędzy tak drobno, że każda dotacja nie ma większego wpływu.

Nasz całkowity budżet wynosił 20.000 dolarów. Zdecydowaliśmy się sfinansować cztery granty po 5000 dolarów. Oznaczało to, że mogliśmy rozprzestrzenić wpływ, nie osłabiając go zbytnio. Ponieważ 5000 USD może mieć duże znaczenie dla małej lokalnej organizacji non-profit (ale byłoby to kroplą w morzu dla większych organizacji), postanowiliśmy skoncentrować się na organizacjach non-profit o mniejszych budżetach operacyjnych. Ustaliliśmy priorytety dla organizacji o budżetach operacyjnych poniżej 500 000 USD.

Pomyśleliśmy również o wielkości dotacji pod kątem tego, jak wiąże się ona z procesem aplikacyjnym. Dotacja w wysokości 5000 USD nie powinna wymagać długiej, dużej aplikacji. Chcieliśmy sprowadzić pytania do najistotniejszych informacji, aby zminimalizować obciążenie personelu organizacji non-profit.

Wyjaśniając budżet, z którym pracujesz, wykorzystaj go do podejmowania decyzji dotyczących podziału zasobów i tworzenia procesu składania wniosków, który jest zgodny z wielkością dotacji.

5. Zaangażowanie pracowników zależy od szczegółów

Większość pracowników angażuje się i ekscytuje dawaniem firmowym tylko wtedy, gdy jest to dla nich łatwe. Jest na organizatorach programu, aby ułatwić ludziom uczestnictwo.

Musisz jasno komunikować cele i prośby. Posiadanie wyznaczonego rzecznika i nazwy programu może pomóc przebić się przez hałas dla pracowników. Korzystaj z kanałów, których pracownicy używają do komunikowania innych ogłoszeń firmy, takich jak e-mail i Slack. Poproś liderów i menedżerów, aby zwracali uwagę na pracę w ramach regularnych spotkań całej firmy i zespołu.

Z perspektywy czasu jest to jedno miejsce, w którym mogliśmy wykonać lepszą robotę. Chcieliśmy, aby każdy w firmie miał szansę wpłynąć na ostateczną decyzję. Ale patrząc wstecz, zdaliśmy sobie sprawę, że prosiliśmy o trochę za dużo i sprawiliśmy, że proces był nieco zawiły.

Poświęć trochę czasu na front-end, aby wyjaśnić role i obowiązki w zespole korporacyjnym. Ponieważ była to nowa iteracja naszego programu, polegaliśmy na ludziach, którzy zgłaszali się na ochotnika w miarę potrzeb. To sprawiło, że praca była nieco nierówna, a niektórzy członkowie zespołu wzięli na siebie więcej niż sprawiedliwy udział w obciążeniu pracą.

Aby zmniejszyć obciążenie pracą, użyj narzędzia do sprawdzania i oceniania, które ułatwia ten proces tym, którzy chcą wziąć w nim udział. Nie proś ludzi o zajęcie się gigantycznym arkuszem kalkulacyjnym lub pobranie całej masy plików.

„Udział w naszych korporacyjnych wysiłkach charytatywnych był potężnym przypomnieniem, dlaczego jestem szczęśliwy mogąc pracować w Submittable – ponieważ mogę czynić dobrze, jednocześnie dobrze sobie radząc”.

— Jackson Crawford, kierownik ds . obsługi klienta

6. Organizacje non-profit nie potrzebują więcej pracy

Twój wniosek o dotację i proces przyznawania dotacji nie powinny dodawać więcej pracy do często i tak już pełnych tablic pracowników organizacji non-profit.

Organizacje te są zajęte wykonywaniem niezbędnych prac związanych z budowaniem społeczności, a im bardziej zaangażowana jest Twoja aplikacja, tym bardziej odciągasz je od tej pracy.

Przyjmij podejście oparte na zaufaniu. Skonfiguruj swoje procesy i aplikacje, aby zminimalizować obciążenie, jakie nakładasz na te zespoły. Poproś tylko o informacje, których faktycznie użyjesz do podjęcia decyzji, i nie proś organizacji non-profit o przesyłanie publicznie dostępnych informacji, które możesz znaleźć samodzielnie.

Tworząc naszą aplikację, staraliśmy się myśleć o niej z perspektywy organizacji non-profit, ale dała nam się jedna wielka lekcja. Bez względu na to, jak niski był wzrost, niektóre organizacje poświęcają czas na wypełnienie wniosku i nie otrzymują nic w zamian. Ponieważ sfinansowaliśmy tylko cztery granty, musieliśmy odmówić kilkudziesięciu organizacjom non-profit, które nie zostały wybrane.

W przyszłości możemy przemyśleć strukturę tego procesu. Być może zamiast zabiegać o wnioski, członkowie zespołu ds. celów korporacyjnych zidentyfikują potencjalnych partnerów grantowych bez konieczności składania wniosku. Lub, jeśli pozostawimy otwartą aplikację, zmniejszymy ją jeszcze bardziej.

Niezależnie od tego, jak ustrukturyzujesz swoją aplikację, chcesz o niej myśleć z perspektywy organizacji non-profit. Unikaj powtarzających się próśb i spraw, aby pytania były proste i zrozumiałe. Bądź tak elastyczny, jak tylko możesz. Zamiast prosić kandydatów o umieszczenie swoich informacji w określonym formacie, rozważ umożliwienie im przesyłania raportów, które już stworzyli w innym celu.

„Bardzo mi się podobało, że mogłem być tak mocno zaangażowany w tegoroczny proces charytatywny. Uświadomiłem sobie, jak ważny jest dostęp do technologii, aby organizacje non-profit mogły w pełni łączyć się z innymi”.

— Jessica Waltz, specjalista ds. pomocy technicznej

7. Technologia może usprawnić procesy dla wszystkich

Znajdź rozwiązanie technologiczne, które ułatwi pracownikom i organizacjom społecznościowym proces przyznawania dotacji. Dzięki temu wszyscy są bardziej zaangażowani i cały program jest bardziej efektywny.

Dzięki aplikacji Submittable nasz zespół mógł zebrać, przejrzeć i głosować na aplikacje w jednym miejscu. Organizacje non-profit mogły łatwo przesyłać swoje informacje, współpracować z kolegami i otrzymywać natychmiastowe aktualizacje.

Platforma również scentralizowała komunikację. Nic nie zostało utracone w wątkach e-mailowych ani przekazane od jednej osoby do drugiej. Zamiast tego wszyscy mogliśmy zobaczyć interakcje i pobrać potrzebne nam informacje.

Posiadanie wszystkiego w jednym miejscu było ważne dla procesu przeglądu i decyzji. Pomogło to również usprawnić pracę na backendzie. Udało nam się od razu powiadomić odbiorców dotacji i poprosić o dodatkowe informacje, takie jak dane bankowe i logo organizacji.

Korzystanie z cyfrowej dystrybucji środków pozwoliło nam na jak najszybsze dostarczenie pieniędzy. Nie chcieliśmy przyznać grantu, a potem kazać stypendystom czekać na papierowy czek. Gdy organizacje dostarczyły swoje dane bankowe, jednym kliknięciem mogliśmy dostarczyć środki bezpośrednio do nich.

Chociaż technologia ułatwiła sprawę, zdajemy sobie sprawę, że istnieją możliwości jeszcze bardziej strategicznego wykorzystania platformy. W ten sam sposób, w jaki pomagamy klientom z roku na rok optymalizować ich dotacje, będziemy nadal ulepszać i eksperymentować, aby znaleźć nowe sposoby na uproszczenie i usprawnienie procesu dla wszystkich.

8. Dawanie jest częścią trwającej relacji

Dotacja jest początkiem relacji z partnerami społecznymi. Po sfinansowaniu organizacji non-profit chcesz znaleźć inne sposoby udzielania wsparcia i kontynuowania rozmowy.

Kluczem do tych relacji jest to, że opierają się na zaufaniu i wzajemnym szacunku. Tworząc te partnerstwa, chcesz to robić, szanując czas i autonomię pracowników organizacji non-profit. Ten ton może nadać proces przyznawania dotacji. Jeśli skonfigurujesz aplikację tak, aby zminimalizować obciążenie, jakie nakłada na organizacje non-profit, kładziesz podwaliny pod silne partnerstwo.

Teraz, gdy mamy już relację z tymi czterema organizacjami, będziemy nadal szukać innych sposobów na utrzymanie zaangażowania. Może to oznaczać więcej funduszy w przyszłości, ale może również obejmować możliwości wolontariatu dla naszych pracowników lub wykorzystanie naszego głosu do rozpowszechniania informacji o tym, co robią te organizacje non-profit.

Na początek z niecierpliwością czekamy na rozpoczęcie serii Obiad i nauka, zapraszając organizacje do rozmowy z naszymi pracownikami na temat ich pracy w społeczności. A podczas naszej ostatniej konferencji Impact Audio, firma zobowiązała się przekazać 2 dolary za każdą rejestrację na konferencję, które trafią do naszych partnerów grantowych. W sumie dało nam to dodatkowe 3200 dolarów do rozdysponowania.

Ewolucja datków korporacyjnych na przyszłość

Wewnętrznie wyciągamy te wnioski i wykorzystujemy je do kształtowania przyszłych programów. Dla nas oznacza to poświęcenie czasu na omówienie wyników i wyjaśnienie, gdzie technologia pasuje do procesu.

Dotacje nigdy nie powinny być statyczne. Wszyscy powinniśmy dążyć do ciągłego rozwoju, aby być bardziej wydajnym i wywierającym większy wpływ. Cieszymy się, że możemy być częścią ewolucji.