Czy KPI to dobre rozwiązanie do oceny wydajności pracowników?

KPI, jako zestaw wskaźników do badania i analizy wydajności pracowników, jest popularny w biznesie i pozwala na ocenę różnych założonych wartości. W przypadku metryk mierzalnych badanie jest znacznie prostsze, sprawa jest znacznie trudniejsza przy ocenie czynników trudnych do kwantyfikacji. Aby zmierzyć produktywność osoby pracującej na przenośniku taśmowym, wystarczy policzyć ilość wyprodukowanych sztuk. Również w przypadku kierowców policzalna jest również liczba przejechanych kilometrów. A co z pracą umysłową? Czy powinniśmy wziąć pod uwagę liczbę pism, projektów, pomysłów? Nie jest to tak oczywiste, jak się wydaje, ale jest możliwe. Nauczmy się jak i zastosujmy to w praktyce.

Czy KPI to dobre rozwiązanie do oceny wydajności pracowników? – spis treści:

1. Co to jest KPI
2. Jak mierzysz produktywność?
3. Przykładowe KPI
4. Monitorowanie i ocena wskaźników
5. Korzyści z KPI dla pracowników i organizacji
6. Najczęstsze błędy związane z wykorzystaniem KPI
7. Streszczenie

Co to jest KPI

KPI – kluczowe wskaźniki efektywności. Jest to dość proste narzędzie szczególnie przydatne dla menedżerów do zbadania praktycznie każdego obszaru organizacji. Jest to zestawienie różnego rodzaju mierników oceny poziomu efektywności działań, w zakresie wszystkich zasobów materialnych i niematerialnych, w tym kapitału ludzkiego.

KPI pozwalają zidentyfikować czynniki, które przyczyniają się do sukcesu organizacji oraz te, które stanowią słabe ogniwo. Istotą prawidłowego wykorzystania wskaźników jest zdefiniowanie odpowiedniego zestawu, odpowiadającego celom i potrzebom organizacji. Nieumiejętne wykorzystanie KPI nie przełoży się na rzeczywistą kondycję przedsiębiorstwa i zafałszuje wyniki.

Jak mierzysz produktywność?

Zanim podejmiemy się mierzenia produktywności wykonywanych zadań, powinniśmy najpierw zastanowić się, czym jest produktywność pracy. W praktyce biznesowej definiujemy ją jako sumę wytworzonych produktów lub usług, zrealizowanych przez jednego pracownika w określonej jednostce czasu. Na produktywność wpływa wiele czynników wewnętrznych, takich jak zasoby materiałowe (sprzęt, obiekty), nowe technologie, poziom umiejętności i wiedza personelu oraz czynniki zewnętrzne, takie jak wahania rynku. Wydajność pracy możemy obliczyć na podstawie prostego wzoru matematycznego:

Wydajność = wydajność/wkład

Oznacza to, że produktywność jest ilorazem produkcji (dobra lub usługi) i nakładu pracy. Korzystając z tej formuły możesz również obliczyć indywidualną stawkę na pracownika.

Dobór odpowiednich KPI zależy od modelu i struktury branży. Przypisz każdemu miernikowi wartość liczbową, która bezpośrednio umożliwi analizę otrzymanego wyniku.

Przykładowe KPI

• Pracownik obsługi klienta – liczba przyjętych reklamacji, liczba pozyskanych nowych klientów,
• pracownik call center – liczba połączeń, średni czas rozmowy,
• Sprzedawca – średni odbiór, sprzedaż wysokomarżowych towarów/usług,
• Mechanik – ilość naprawionych samochodów, średni czas naprawy,
• Krawcowa – ilość uszytych części garderoby,
• Pracownik banku – ilość udzielonych kredytów, szybkość obsługi klienta.

Monitorowanie i ocena wskaźników

Zdefiniowanie odpowiednich wskaźników efektywności to dopiero pierwszy etap badania, kolejne kroki związane są z ich monitorowaniem i ewaluacją. Pomocnym narzędziem do monitorowania wydajności jest program komputerowy do zarządzania wydajnością pracowników, który umożliwia raportowanie przez każdego pracownika. Dodatkowo możemy powiązać uzyskane wyniki z wysokością odszkodowania.

Głównym celem monitorowania KPI jest ocena skuteczności planowania. W przypadku, gdy pracownicy nie osiągają wyznaczonych celów, konieczna jest ocena systemu motywacyjnego, realności wyznaczonych celów, nieprzewidzianych zdarzeń (zwolnienia chorobowe, przestoje).

Korzyści z KPI dla pracowników i organizacji

• wymierna ocena wpływu pracy jednostki na wyniki firmy,
• Dopasowanie realizowanych zadań do celów KPI firmy,
• Podejmowanie obiektywnych decyzji operacyjnych,
• Dostosowanie poziomu wynagrodzenia do wyników,
• Możliwość oceny własnej pracy przez pracowników,
• Realizacja kluczowych zadań , które mają największy wpływ na wydajność,
• Wymierna ocena pracy,
• Zwiększ odpowiedzialność i samodzielność wykonywanych zadań.

Najczęstsze błędy związane z wykorzystaniem KPI

Pierwszym zasadniczym błędem popełnianym przez organizacje jest niewłaściwy dobór wskaźników. Poddając różne obszary przedsiębiorstwa analizie wydajności pracy, należy stosować różne wskaźniki. Nie ma uniwersalnych wskaźników odpowiednich do każdego rodzaju pracy.

Ważne jest również wyznaczenie realistycznych celów, aby wyzwania były możliwe do opanowania. Wyznaczanie wygórowanych standardów przynosi efekt przeciwny do zamierzonego, obniża morale, satysfakcję z pracy, a tym samym wpływa na niską produktywność. Wprowadzenie wskaźników powinno być konsultowane z całym personelem. Pracownicy muszą wiedzieć, ile i jak mają pracować i ile w rezultacie zarobią. Cele muszą być jasno określone i zrozumiane przez wszystkich, aby istniał widoczny związek między wynikami a wynagrodzeniem.

Oceniając wyniki, weź pod uwagę wszystkie czynniki. Na przykład brak części lub komponentów do produkcji wydłuży czas i ilość produkowanych towarów. Częstym błędem jest również określenie zbyt wielu wskaźników, co znacznie utrudnia obiektywną ocenę uzyskanych wyników.

Streszczenie

Wprowadzając KPI w firmie, należy to zrobić w sposób przemyślany i zaplanowany w najdrobniejszych szczegółach. Komunikuj wszystkim pracownikom sposób, w jaki mierzysz pracę, wskaż pozytywne aspekty. Oceniaj wyniki obiektywnie biorąc pod uwagę wpływ różnych czynników pozostających poza kontrolą personelu. Jest to bardzo ważne, ponieważ nierealistyczne cele wraz z subiektywną oceną mogą skutkować destrukcyjnymi zachowaniami pracowników i powodować częste fałszowanie wyników pracy.

Przeczytaj też: Najlepsze sposoby motywowania pracowników w 2022 roku

Jeśli podobają Ci się nasze treści, dołącz do naszej pracowitej społeczności pszczół na Facebooku, Twitterze, LinkedIn, Instagramie, YouTube, Pintereście.

Autor: Nicole Mankin

Menedżer HR z doskonałą umiejętnością budowania pozytywnej atmosfery i tworzenia wartościowego środowiska dla pracowników. Uwielbia dostrzegać potencjał utalentowanych ludzi i mobilizować ich do rozwoju.

Zobacz wszystkie posty