Obszary działalności projektu | #8 Rozpoczęcie pracy z zarządzaniem projektami

Projekt powinien zawsze kończyć się dostarczeniem wartościowego produktu lub realizacją celu biznesowego. Czy jednak potrafimy określić obszary działania projektu? Kogo dotyczy projekt i przez jakie etapy przechodzi lub cyklicznie, jeśli weźmiemy pod uwagę cały czas trwania projektu?

Obszary działalności projektu – spis treści:

1. Obszary działalności projektu – wprowadzenie
2. Fazy ​​projektu
3. Ludzie w projekcie
4. Formalne zarządzanie projektami
5. Obszary działalności projektu – podsumowanie

Obszary działalności projektu – wprowadzenie

PMBOK 2021 wyróżnia aż osiem obszarów, których interakcja ma kluczowe znaczenie dla całości każdego projektu. To są:

• interesariusze
• zespół
• metoda
• planowanie
• wykonanie
• dostawa
• pomiary i analizy oraz
• ryzyko realizacji projektu.

Powyższe pola przenikają się i są ze sobą powiązane. W trakcie cyklu życia projektu zmienia się również znaczenie przypisywane każdemu z nich. Jednak żaden nie jest wykluczony ani definitywnie zamknięty przed zakończeniem projektu. To stwierdzenie wydaje się oczywiste, gdy pomyśli się o znaczeniu udziału zespołu projektowego dla każdej fazy projektu. Warto jednak o tym pamiętać, myśląc o fazach projektu. W końcu planowanie nie kończy się przed przejściem do etapu realizacji. Odbywa się to cyklicznie w miarę uszczegóławiania kolejnych prac i uzgadniania szczegółów ich wykonania z interesariuszami.

Teraz spójrzmy na obszary projektu z szerszej perspektywy. Jakie są zagadnienia i problemy do rozwiązania w każdym z nich?

Fazy ​​projektu

Wymiar czasowy projektu jest związany przede wszystkim z jego planowaniem, realizacją i realizacją. Jednak to, w jaki sposób te fazy są ze sobą powiązane, ile razy i w jakich cyklach następują po sobie, jest ściśle związane ze sposobem realizacji projektu, który determinuje jego cykl życia.

W PMBOK faza projektu jest zdefiniowana jako zestaw logicznie powiązanych działań, które prowadzą do jednego lub więcej rezultatów. Cykl życia projektu to po prostu seria faz prowadzących od wizji do zakończenia projektu.

Na przykład w metodzie kaskadowej (Waterfall) fazy projektu następują po sobie sekwencyjnie i tylko raz. Jeśli natomiast projekt jest realizowany w jednej z metodyk zwinnych, to następują one po sobie wielokrotnie, za każdym razem biorąc za punkt wyjścia wynik dostarczony w poprzedniej iteracji.

Dla przykładu załóżmy, że celem projektu jest stworzenie autorskiej aplikacji mobilnej do monitorowania aktywności fizycznej seniorów. W pierwszym podejściu do planowania ustalamy ogólne ramy projektu i wybieramy metodykę zwinną. Najpierw musimy określić zakres projektu. Innymi słowy, dowiedz się:

• Jaki czas i budżet mamy do dyspozycji,
• Jakiego zespołu potrzebujemy i
• Jakie są oczekiwania interesariuszy, czyli z jednej strony klienta, z drugiej – seniorów, którzy będą korzystać z aplikacji?

Jednak w pierwszym podejściu do planowania szczegółowo rozpisujemy tylko te zadania, które mają być wykonane w najbliższej kolejności. Czyli zazwyczaj te związane z samym planowaniem, ale kończące się konkretnym rezultatem – na przykład stworzeniem zespołu. Dopiero w drugiej i kolejnych rundach, już z udziałem zespołu projektowego, zagłębimy się w zadania związane z podziałem pracy i realizacją zadań należących do projektu.

Ludzie w projekcie

Osoby kluczowe dla projektu to interesariusze i zespół projektowy. Interesariusze mogą oznaczać organizacje, grupy i osoby, między innymi:

• klienta lub klientów
• Partnerzy biznesowi
• beneficjenci projektu – na przykład seniorzy z projektu, który opisaliśmy powyżej.

Tym samym słowo „interesariusze” odnosi się do wszystkich tych, których dotyczy lub może dotyczyć realizacja projektu.

Natomiast zespół projektowy tworzą specjaliści realizujący wspólnie zlecone zadania, które prowadzą do realizacji celu projektu. W przykładzie z aplikacją mobilną w zespole byłyby co najmniej cztery role do wypełnienia:

• programista – odpowiedzialny za techniczną stronę rozwiązania mobilnego,
• badacz – którego zadaniem byłoby kontaktowanie się z seniorami i ocena, w jaki sposób można optymalnie monitorować ich aktywność za pomocą urządzenia mobilnego,
• Projektant UX/UI – osoba odpowiedzialna za zawartość i działanie aplikacji z punktu widzenia użytkownika, a także jej oprawę wizualną.

Osobą odpowiedzialną za zespół i projekt jest Kierownik Projektu, zwany też Liderem Projektu. Do niego należy zarządzanie zarówno interpersonalnym, jak i formalnym wymiarem zarządzania projektami.

Formalne zarządzanie projektami

Formalna strona zarządzania projektami, za którą odpowiadają Project Managerowie, obejmuje:

• wybór i wdrożenie metody zarządzania,
• planowanie i utrzymywanie niezbędnej dokumentacji, statystyk i pomiarów, takich jak monitorowanie postępów projektu,
• zarządzanie ryzykiem.

Są to obszary kluczowe z biznesowego punktu widzenia. Istotnie, wybór metody zarządzania dopasowanej do postawionych zadań jest ważnym czynnikiem, który może zadecydować o powodzeniu lub porażce całego projektu. Stale aktualizowane planowanie, monitorowanie projektów i analiza ryzyka są niezbędne nie tylko ze względu na korzyści płynące z zarządzania projektami opartego na wiedzy, które umożliwia świadome uczenie się na własnych błędach. Są one również istotne ze względu na – często formalnie narzucone – wymagania interesariuszy dotyczące bieżącego dostępu do dokumentów obrazujących aktualny stan realizacji projektu.

Obszary działalności projektu – podsumowanie

Każdy projekt składa się z ośmiu obszarów działania, które obejmują zagadnienia dotyczące: ram czasowych realizacji projektu, ludzi, na których wpływa on w różny sposób, oraz formalnych ram zarządzania. Wszystkie są istotne w całym projekcie i wzajemnie na siebie wpływają, wspierając lub utrudniając realizację celu.

Jeśli podobają Ci się nasze treści, dołącz do naszej społeczności pracowitych pszczół na Facebooku, Twitterze, LinkedIn, Instagramie, YouTube, Pinterest, TikTok.

Autor: Karolina Becker

Jako kierownik projektu, Caroline jest ekspertem w znajdowaniu nowych metod projektowania najlepszych przepływów pracy i optymalizacji procesów. Jej zdolności organizacyjne i umiejętność pracy pod presją czasu sprawiają, że jest najlepszą osobą do urzeczywistniania skomplikowanych projektów.

Wyświetl wszystkie posty

Pierwsze kroki z zarządzaniem projektami:

1. Co to jest projekt?
2. Czym jest zarządzanie projektami?
3. Jak zarządzać projektami?
4. Metody zarządzania projektami
5. Rodzaje projektów
6. 4 przykładowe projekty
7. Priorytetyzacja projektów
8. Obszary działalności projektowej