8 sposobów na zmaksymalizowanie dnia pracy dzięki komunikacji asynchronicznej

Skąd szum wokół komunikacji asynchronicznej? Patty Yan z RingCentral wyjaśnia, dlaczego jest bardziej skuteczny, i pokazuje, jak możesz z niego korzystać w swojej firmie.

Modele pracy odeszły od typowych dziewiątej do piątej w biurze. Zamiast tego zostały zastąpione hybrydową pracą i elastycznymi godzinami, które pasują do życia pracowników.

W miarę jak się do tego dostosowujemy, nasi pracownicy stają przed pewnymi wyzwaniami. Jednym z nich jest zarządzanie efektywną komunikacją. Może to prowadzić do długich dni spędzonych na bezproduktywnych spotkaniach online, trudności w przekazywaniu pracy i nieporozumień.

Komunikacja asynchroniczna może rozwiązać te trudności.

Odciąża pracowników, aby byli stale dostępni i pozwala im na swobodę w wykonywaniu pracy. Dzięki temu Twoja firma może być bardziej produktywna. Ograniczasz powtarzanie tych samych informacji i dajesz pracownikom autonomię w czasie ich pracy.

W dobie pracy hybrydowej komunikacja asynchroniczna jest również niezbędna do maksymalizacji wydajności i oszczędności czasu.

Co to jest komunikacja asynchroniczna?

Większość firm korzysta już z metod asynchronicznych w komunikacji biznesowej. W tym miejscu personel wysyła wiadomość bez oczekiwania na natychmiastową odpowiedź, pozostawiając informacje, do których odbiorca może dotrzeć w swoim czasie.

Przykłady komunikacji asynchronicznej obejmują wiadomości e-mail, fora dyskusyjne, narzędzia do zarządzania projektami i portale do udostępniania dokumentów.

Różni się to od metod komunikacji synchronicznej, które wymagają natychmiastowej odpowiedzi. Należą do nich rozmowy online, wideokonferencje i wiadomości błyskawiczne. Chociaż mogą one być korzystne z umiarem, gdy są nadużywane, odwracają uwagę pracowników od ich przepływu pracy i uniemożliwiają głęboką koncentrację na zadaniach.

Z drugiej strony komunikacja asynchroniczna oznacza, że ​​pracownicy mogą odpowiadać na wiadomości, gdy jest to zgodne z ich harmonogramem i nie jest to przerwa.

Przykłady komunikacji asynchronicznej i najlepsze praktyki: 8 sposobów na maksymalizację produktywności

Priorytety komunikacji asynchronicznej mogą przynieść korzyści w zakresie produktywności. To zawiera:

• większa elastyczność dla Twoich zespołów
• bardziej kompleksowa komunikacja, która dostarcza wszystkie informacje na raz
• i łatwiejsze zarządzanie projektami, które organicznie śledzą podjęte kroki.

Wszystko to pomaga w maksymalnym wykorzystaniu dni roboczych. Ogranicza również liczbę planowanych i spontanicznych spotkań, dzięki czemu Ty i Twój zespół możecie kontynuować swoją pracę.

Oto osiem przykładów komunikacji asynchronicznej, które pomogą Ci zmaksymalizować dzienną wydajność.

#1. Narzędzia do zarządzania zespołem

Korzystanie z kalendarza zespołu lub alternatywnego narzędzia do zarządzania zespołem pomaga pracownikom omijać nawzajem swoje harmonogramy. Zachęć pracowników do zablokowania czasu w ciągu dnia pracy, gdy są dostępni do natychmiastowych odpowiedzi i komunikacji synchronicznej, tworząc miejsce na godziny pracy.

Poza tymi godzinami Twój zespół może kontynuować pracę, nie martwiąc się, że czegoś przegapi lub nie spodziewając się przerw.

Narzędzia do zarządzania zespołem mogą mapować elastyczne harmonogramy pracy. Wiedząc, kiedy już nie pracują, pracownicy nie będą odczuwać potrzeby całodobowej pracy lub komunikacji poza godzinami pracy.

Dzięki temu reszta zespołu wie, kiedy oczekiwać odpowiedzi, bez konieczności stałej dostępności. Pomaga również pracownikom utrzymać dobrą równowagę między życiem zawodowym a prywatnym, poprawiając w ten sposób ich ogólną produktywność.

#2. Dokumenty Google

Zamiast polegać na bieżących opiniach na temat dokumentów, możesz dodawać adnotacje do dokumentów Google, aby umożliwić współpracę asynchroniczną.

Niezależnie od tego, czy chodzi o raportowanie na temat systemów magazynowych, czy przygotowywanie planów projektu do zatwierdzenia, adnotacje umożliwiają pracownikom wykonanie zadania w czasie zgodnym z ich harmonogramem. Mogą zostawiać notatki dla Ciebie lub innych członków zespołu, na które możesz odpowiedzieć później.

Jest to szczególnie przydatne w przypadku firm, których pracownicy pracują w różnych strefach czasowych. Organizowanie spotkań synchronicznych może być trudne, co skutkuje dodatkowymi godzinami pracy personelu, aby uzyskać potrzebne informacje zwrotne.

Adnotacje pomagają projektom rozwijać się, zmniejszając ilość czasu marnowanego na czekanie na spotkania przekazujące. Zamiast tego zespoły na całym świecie mogą współpracować nad plikami. Ponadto mogą przestrzegać zasad i utrzymywać wysokie standardy jakości, pracując (a nie wokół) swoich harmonogramów.

#3. Bazy wiedzy

Częścią zmniejszania ilości komunikacji synchronicznej w Twojej firmie jest umożliwienie pracownikom samodzielnego znajdowania odpowiedzi i informacji.

Stworzenie bazy wiedzy lub scentralizowanej tablicy informacyjnej oznacza, że ​​wszyscy pracownicy mogą zlokalizować znaczenie IVR lub dokumenty związane z projektem, nad którym pracują. Zapobiega to blokowaniu informacji lub ograniczaniu ich do określonych członków zespołu.

Kategoryzuj te informacje według tematu lub projektu, pomagając pracownikom znaleźć wszystko, czego potrzebują w jednym miejscu. To sprawia, że ​​Twoja baza wiedzy jest łatwiejsza w nawigacji dla pracowników i mniej onieśmielająca, co oznacza, że ​​będą częściej z niej korzystać.

Dbaj o to, aby informacje były aktualne i odpowiednie, łącząc się z innymi powiązanymi stronami informacyjnymi lub dokumentami. Tworzy to kulturę sprawdzania bazy wiedzy biznesowej, zanim zaczniesz przeszkadzać innym członkom zespołu.

#4. Wątki czatu

Jedną z obaw związanych z komunikacją asynchroniczną jest to, że ogranicza ona możliwość wysyłania szybkich wiadomości w celu wyjaśnienia. Może to opóźnić projekty, ponieważ pracownicy czekają na odpowiedzi, które zajmują tylko chwilę.

Jednak wprowadzając swój zespół w nawyk korzystania z wątków czatu dla określonych tematów, zapewniasz, że wszelkie informacje są jasno ułożone, nie pozostawiając nic do odgadnięcia.

Przewidując każde pytanie, jakie mogą zadać członkowie Twojego zespołu, sprawiasz, że komunikacja jest znacznie bardziej efektywna. Dzięki temu pracownicy nie mogą polegać na wiadomościach uzupełniających i wyjaśnieniach. Zamiast tego mają wszystkie potrzebne informacje na wyciągnięcie ręki.

Kategoryzacja tych wątków czatu według tematu może ułatwić poruszanie się po nich i znajdowanie żądanych informacji. W ten sposób umożliwiasz personelowi znalezienie pełnych wyjaśnień bez konieczności przeszkadzania innym.

#5. E-maile

Chociaż są świetną formą komunikacji biznesowej, musisz uważać na e-maile. Nie wszyscy używają ich w tym samym celu. Niektórzy używają ich do szybkiego potwierdzenia decyzji. Inni oczekują, że e-maile będą zawierały więcej informacji i miały dłuższy czas odpowiedzi.

Wyjaśnienie, jakiego rodzaju wiadomości powinny przekazywać wiadomości e-mail oraz oczekiwany czas odpowiedzi, zapobiega frustracji i zagubieniu Twojego zespołu. To może prowadzić do powtarzających się wiadomości i marnowania czasu.

Inne kanały są lepsze do bardziej czasochłonnych odpowiedzi, podczas gdy e-maile nadają się do przekazywania informacji lub ustalania oczekiwań. Wiadomości e-mail powinny zawierać informację, w jaki sposób nadawca chce, aby odbiorca odpowiedział (jeśli w ogóle), aby uniknąć rozpraszania wszystkich niechcianych łańcuchów wiadomości e-mail.

#6. Udostępnianie plików w chmurze

Różne kanały komunikacji nadają się do różnych celów i ról w Twojej firmie. Tam, gdzie możesz już mieć pocztę e-mail, telefon i platformy spotkań online, aby utrzymywać kontakt z zespołami hybrydowymi, upewnij się, że masz również kanały, które mogą udostępniać i przechowywać pliki.

Powinny one być łatwo dostępne, a Twoi pracownicy powinni mieć pewność, że będą z nich korzystać, zwiększając dostępność Twoich plików bez pytania innych.

Korzystanie z udostępniania plików w chmurze może oznaczać, że niektóre dokumenty lub powszechnie używane pliki będą dostępne dla Twojego zespołu niezależnie od ich lokalizacji lub urządzenia. Oznacza to, że różni członkowie zespołu mogą pracować asynchronicznie nad tym samym dokumentem bez konieczności żądania kopii.

Oznacza to również, że kluczowe pliki biznesowe są dostępne dla każdego, aby wyszukać i uzyskać informacje, co zmniejsza potrzebę komunikacji synchronicznej.

7. Nagrane komunikaty

O ile komunikacja całkowicie asynchroniczna może być pożądana, istnieją okoliczności, w których to nie pasuje. Praca zespołowa opiera się na poziomie współpracy w czasie rzeczywistym, a zarządzanie pracownikami wymaga spotkań i od czasu do czasu indywidualnych spotkań.

Jednak te spotkania i rozmowy mogą być nagrywane, dzięki czemu informacje, które obejmują, mogą być ponownie dostępne w podobnych przyszłych sytuacjach.

Pozwala to w pełni wykorzystać komunikację synchroniczną tam, gdzie jest to konieczne, jednocześnie dodając do przechowywanych informacji, do których pracownicy mają dostęp. Przechowując te nagrania, nie musisz wielokrotnie powtarzać podobnych pytań lub dyskusji.

Takie podejście ogranicza liczbę spontanicznych połączeń i spotkań oraz pomaga zorganizować zasoby, z których pracownicy mogą korzystać, zanim będą musieli przerywać współpracownikom.

#8. Filmy instruktażowe

Komunikując się z innymi członkami zespołu, upewnij się, że całkowicie rozumieją Twoje znaczenie. Unikaj założenia, że ​​wszyscy są na tej samej stronie i przedstaw swoje intencje. Korzystanie z filmów instruktażowych to świetny sposób, aby to zapewnić. Możesz nawet pokazać przykłady odpowiednich odpowiedzi lub jak wykonać zadanie.

Dlatego używaj jasnych wskazówek w swoich filmach instruktażowych. W ten sposób minimalizujesz potrzebę dalszych wyjaśnień i zapewniasz, że widz zrobi to, co powinien. Oszczędza to czas wszystkich zaangażowanych osób, eliminując potrzebę prowadzenia rozmów w czasie rzeczywistym.

Zamiast tego członkowie zespołu mogą angażować się w filmy instruktażowe, kiedy ich potrzebują, bez konieczności, aby inni członkowie zespołu omówili z nimi zadanie.

Spraw, aby Twoja komunikacja była asynchroniczna

Dostosowując przepływ pracy w firmie tak, aby był bardziej asynchroniczny, możesz poprawić produktywność pracowników i lepiej dostosować pracę zespołową w elastycznych harmonogramach pracy.

Metody te pozwalają na skuteczną komunikację, w pełni wyjaśniają wszelkie informacje lub oczekiwania, redukują potrzebne wyjaśnienia i impuls do wiadomości błyskawicznych. W ten sposób skracasz czas poświęcany przez pracowników na zarządzanie pocztą e-mail i tak dalej, umożliwiając im pracę bez przerw.

Przejście na komunikację asynchroniczną nie następuje z dnia na dzień. To zmiana kultury pracy i oznacza wprowadzenie nowych kanałów i sposobów interakcji. Przyzwyczajenie się do tego, aby w mniejszym stopniu polegać na natychmiastowych odpowiedziach i rozmowach, wymaga pewnej praktyki.

Jednak te asynchroniczne sposoby komunikacji przyniosą korzyści Twojemu zespołowi na dłuższą metę. Niezależnie od tego, czy zarządzasz hybrydową siłą roboczą, pracujesz z różnymi harmonogramami, czy po prostu chcesz komunikować się bardziej efektywnie, jest to zwycięska strategia.

Autor: Patty Yan jest kierownikiem ds. marketingu produktów w regionie EMEA w RingCentral Office, lidera rozwiązań do komunikacji w chmurze i wirtualnych systemów telefonicznych PBX. Patty jest pasjonatem tworzenia wartości i różnicowania, zapewniając lepsze wrażenia klientom i partnerom. Zdobyła bogate doświadczenie w zakresie międzynarodowego marketingu produktów, zarządzania produktami, GTM i rozwoju rynku w zakresie zaawansowanych technologicznie SaaS. Nie jest nowa w UC, zaczynając w Tandberg, następnie w Cisco, kierując uruchomieniem współpracy i usług wideo, oraz Enghouse z globalną odpowiedzialnością za hostowany CCaaS.