Bądź na bieżąco: zautomatyzuj alerty zespołu sprzedaży za pomocą webhooków

Opublikowany: 2021-03-10

Kiedy masz tak wiele otwartych kart, a fani w twoim mózgu zaczynają brzęczeć. Trzymasz się jednej rzeczy, zanim wejdziesz pod drugą. Twój telefon dzwoni; Twoja skrzynka odbiorcza pinguje. Stażysta Gary potrzebuje pomocy przy arkuszu kalkulacyjnym, a księgowa Linda pyta o zeznania podatkowe. Najgorsze jest to, że pracujesz zdalnie, siedzisz w bieliźnie i jednym okiem patrzysz na lodówkę.

Zbliża się topnienie. Zamknąć. Restart.

Wydaje się, że ceną sukcesu jest zajęcie. Pracując w sprzedaży, konsekwencje zakopania się pod tym wszystkim są jeszcze większe. Pominięcie tropu to stracone pieniądze, zła reputacja i zmarnowany czas. Aby jeszcze bardziej to ułożyć, horror z roku 2020 miał miejsce i zmienił sposób, w jaki pracujemy. Z zespołem do zarządzania, potencjalnie rozsianym po całym miejscu, musimy znaleźć nowe sposoby na utrzymanie porządku.

W przypadku braku możliwości zapukania do czyichś drzwi lub cichej pogawędki przy dystrybutorze wody, musimy utrzymywać stały przepływ informacji. W szczególności powinniśmy stworzyć pętlę i upewnić się, że my, nasi koledzy i pracownicy są w niej.

Trzymaj się swoich czapek, czuję, że nadchodzi kolejny smaczny, mały przewodnik NetHunt...

Stworzymy nasze pętle biznesowe za pomocą czegoś, co nazywa się webhookami. Te piękne, małe dziwactwa Internetu pozwalają różnym aplikacjom automatycznie komunikować się ze sobą. Oznacza to, że możesz przechowywać wszystkie elementy biznesowe w jednym miejscu. Możesz otrzymywać powiadomienia i alerty, gdy w Twojej firmie stanie się coś ważnego, bez konieczności kopania.

Webhook, czasami nazywany wywołaniem zwrotnym lub interfejsem programowania aplikacji HTTP push (API), to metoda polegająca na tym, że jedna aplikacja udostępnia innym aplikacjom odpowiednie informacje w czasie rzeczywistym. W przeciwieństwie do innych interfejsów API, webhooki są bardzo wydajne. Zapobiegają konieczności częstego odpytywania danych w celu ich odnalezienia w czasie rzeczywistym. Webhooki są fajne.

W tym artykule opisano, jak używać elementów webhook w programie NetHunt CRM do automatyzacji firmy i pozostawania na bieżąco. Mamy trzy platformy komunikacyjne i wymyśliliśmy trzy różne wyzwalacze dla tych platform. Prawda jest taka, że ​​możesz je mieszać i dopasowywać w zależności od preferowanego miejsca, w którym Twoja firma komunikuje się ze sobą, a do wyboru jest kilka różnych wyzwalaczy.

Och, co to jest? Myślę, że słyszę Klaxon Przypadków Użycia !

Przypadek użycia nr 1: Otrzymuj alerty w Slack, gdy nowy potencjalny klient pojawi się w Twoim CRM

Slack to narzędzie komunikacji biznesowej. Jeśli jeszcze nie wiedziałeś, to spoko. Oferuje mnóstwo funkcji w stylu IRC, takich jak czaty zorganizowane według tematów, grupy prywatne i bezpośrednie wiadomości. Przepływy pracy w NetHunt CRM mogą bezpośrednio komunikować się ze Slackiem za pośrednictwem haków sieciowych, ostrzegając Cię przez kanał prywatny lub kanał grupowy.

Ponieważ tropy czasami prześlizgują się przez pęknięcia. To nie powinno się zdarzyć, będąc profesjonalnym strojem biznesowym, jakim jesteś. Ale tak się dzieje. Automatyzacja przepływu pracy prawie gwarantuje, że żaden trop nigdy nie prześlizgnie się przez tę lukę. Bez względu na to, czy jest to formularz internetowy w Twojej witrynie, czy został zeskrobany z LinkedIn, możesz ustawić NetHunt tak, aby wysyłał powiadomienie do wybranego kanału Slack, Google Chat lub adresu e-mail.

strzałka w lewo Jeśli nie masz skonfigurowanego formularza internetowego, dowiedz się, jak to zrobić.

  1. Przejdź do pulpitu nawigacyjnego Slack Workspace i znajdź stronę Ustawienia . Stamtąd musisz utworzyć nową aplikację Slack.
  2. Nazwij swoją aplikację i wybierz obszar roboczy, w którym ma być aktywna.
  3. Na wyświetlonej stronie wybierz Przychodzące webhooki . Tutaj musisz przełączyć przełącznik na „Włączony” . Strony powinny się rozszerzać, ujawniając adresy URL webhooka dla Twojego obszaru roboczego.
  4. Następnie musisz wybrać kanał, do którego będą wysyłane pingowane powiadomienia. Dla ułatwienia wyjaśnimy, wybierzemy ogólne. Następnie kliknij Zezwól .
  5. Twój adres URL webhooka jest gotowy do skopiowania. Znajdziesz go w tabeli nad przyciskiem dodawania nowego webhooka do obszaru roboczego , z poręcznym przyciskiem Kopiuj , który po prostu prosi o trafienie. Uderz to.
  6. Czas opuścić Slack i otworzyć pulpit nawigacyjny NetHunt. Ach, dom, słodki dom.
  7. Przejdźmy do lewego paska bocznego i otwórz kartę Przepływy pracy. Utwórz wyzwalacz, wybierając „po dodaniu nowego rekordu”, a następnie folder „Kontakty” . Spowoduje to utworzenie alertu za każdym razem, gdy do bazy danych NetHunt CRM zostanie dodany nowy wpis.
  8. Utwórz nową akcję. W naszym przypadku jest to wysłanie wiadomości Slack .
  9. Wklej webhook, który skopiowaliśmy ze Slacka cztery kroki temu, do pierwszej sekcji. Następnie skomponuj swoją wiadomość. Możesz nawet używać makr, co powiesz na to?
  10. Następnie aktywuj swój Workflow i przetestuj. Zmień rekord umowy testowej na wygraną i udaj się na Slack, aby zobaczyć, jak dzieje się magia. Huza!

Przypadek użycia nr 2: Otrzymuj alerty na Czacie Google, gdy dowolna wartość pola zmieni się wraz z umową

Alternatywnie Twoja firma może nie komunikować się przez Slack, ale przez Google Chat. Google Chat jest częścią odnowionego Google Workspace i można do niego nawet uzyskać dostęp za pośrednictwem aplikacji Gmail na telefonie. Jako małą wskazówkę dla poufnych informacji używamy Google Chat do komunikacji między zespołem NetHunt. Jest to dość proste, dynamiczne narzędzie do czatu biznesowego w użyciu… ale to tylko nasze preferencje.

strzałka w lewo Dowiedz się więcej o Google Workspace

W każdym razie, gdy mamy w planach konkretną ofertę, którą chcemy uważnie obserwować, włączymy alerty, aby nic nie ślizgało się pod dywan. Aby to zrobić, musimy utworzyć zupełnie nowy folder dla tej transakcji, abyśmy mogli go wybrać w kreatorze przepływu pracy. Następnie wystarczy kilka prostych kroków, aby uchwycić wszelkie zmiany, które zajdą w tej umowie.

  1. Utwórz nową grupę lub wybierz istniejącą. Nadaj mu nazwę i wybierz, do kogo chcesz dołączyć i kto będzie mógł dołączyć.
  2. Kliknij grupę i kliknij tytuł. Z menu rozwijanego wybierz Zarządzaj webhookami .
  3. Zdefiniuj przychodzącego webhooka w Google Chat, podaj nazwę i opcjonalnie awatar bota.
  4. Skopiuj adres URL i zapisz go. NetHunt wyśle ​​wiadomości na ten adres URL.
  5. Czas opuścić Czat Google i otworzyć pulpit nawigacyjny NetHunt.
  6. Przejdź do zakładki Workflow i rozpocznij nową automatyzację.
  7. Utwórz wyzwalacz początkowy. W takim przypadku chcemy otrzymać powiadomienie, gdy zmieni się wartość dowolnego pola w wybranym przez nas folderze. Zrobiliśmy folder i umieściliśmy w nim szczególnie ważną transakcję, na którą chcemy mieć oko.
  8. Utwórz nową akcję: wyślij wiadomość na czacie Google .
  9. Wklej webhooka, który skopiowaliśmy z Google Chat.
  10. Następnie aktywuj Workflow i przetestuj go. Zmień dowolną wartość wybranej oferty, a otrzymasz powiadomienie na Czacie Google. Huza!

Przypadek użycia nr 3: Otrzymuj powiadomienia e-mailem o wygranej transakcji

Myślałeś, że to proste, powiadomienia e-mail są jeszcze prostsze. W rzeczywistości nie wymagają nawet webhooków. Widzisz, NetHunt CRM wygodnie siedzi w Twojej skrzynce odbiorczej Gmaila. To prosta sprawa, że ​​coś ważnego dzieje się z potencjalnym klientem, umową lub klientem, a nasz system wysyła do Ciebie wiadomość e-mail. Może coś niezwykle ważnego, na przykład wygrana.

strzałka w lewo Absolutnie wszystko, co musisz wiedzieć o Gmail CRM

Jeśli jesteśmy naprawdę sprytni, możemy wykorzystać naszą skrzynkę odbiorczą jako archiwum wygranych transakcji. Po wygraniu umowy i otrzymaniu magicznego e-maila w skrzynce odbiorczej Gmail może automatycznie posortować te e-maile do folderu. W tym folderze możesz zobaczyć dokładną godzinę i datę zawarcia transakcji w przeszłości, jeśli kiedykolwiek będziesz potrzebować szybkiego i łatwego dostępu do tych informacji. Oto jak to zrobić.

  1. Otwórz kreator Workflow, klikając ikonę na lewym pasku bocznym pulpitu NetHunt.
  2. Naszym wyzwalaczem początkowym jest Kiedy pole zmienia się stage , a następnie wybieramy folder Deals.
  3. Musimy określić zmianę, którą chcemy zobaczyć, w przeciwnym razie otrzymasz wiadomość e-mail za każdym razem, gdy umowa zmieni jakikolwiek etap w Twoim potoku.
  4. Określamy zmianę z określonej wartości, Any na Won . Nie ma znaczenia, czy uruchamiamy go tylko raz na rekord, czy nie, ponieważ szczegół powinien przejść do Wygranych tylko raz.
  5. Zapisz to.
  6. Następnie wystarczy skomponować nasz e-mail. W swoim działaniu wybierz opcję „Wyślij e-mail” . Tutaj możemy wybrać, od kogo będziemy wysyłać nasz e-mail i oczywiście do kogo chcemy wysłać. W naszym przypadku wybierzemy różne osoby z naszego zespołu, po prostu dlatego, że używamy tego jako systemu powiadomień. Wybieramy każdego w naszym zespole sprzedaży.
  7. Temat powinien być prosty, ale wyraźnie nakreślony. Treść naszego e-maila powinna być podobnie prosta. Jeśli chcemy, możemy dodać makra, ale to tylko e-mail między zespołami, więc nie ma sensu.
  8. Na koniec zakończ nasz Workflow i aktywuj go.
  9. Musimy to przetestować. Wracamy do naszego pulpitu nawigacyjnego NetHunt. Ustaw losową, testową ofertę na wygraną i sprawdź starą skrzynkę odbiorczą. Powinieneś otrzymać e-mail z informacją, że to się skończyło.
  10. Przejdź do tego wpisu na blogu i dowiedz się, jak automatycznie oznaczać przychodzące wiadomości e-mail.

Nawet jeśli nie jesteście razem, NetHunt łączy was. Jesteśmy dumni, że możemy nieść pomoc innym firmom, gdy wkraczamy w nową normalność. Przepływy pracy NetHunt CRM są wszechstronne i elastyczne, co oznacza, że ​​nie ograniczają Cię proste przykłady, przez które właśnie przeszliśmy.

Otrzymuj powiadomienia, gdy w Twoim CRM pojawi się nowa wiadomość, otrzymuj powiadomienia o statusie ważnych kont, powiadamiaj swój zespół o wygranej lub przegranej transakcji lub otrzymuj powiadomienia, gdy potencjalny klient odpowie na Twoją kampanię kroplową. Podobnie, dowiedz się, kiedy zmiany zostały wprowadzone na Twoich kontach przez kogoś innego, kiedy przydzielono Ci potencjalnego klienta lub kiedy potencjalny klient został przeniesiony do następnego etapu.

Niezależnie od tego, o czym chcesz być powiadamiany, otrzymuj powiadomienia za pomocą przepływów pracy przez NetHunt CRM.