3 narzędzia do automatycznego przetwarzania dokumentów w Twojej firmie, które usprawnią Twój obieg dokumentów | Sztuczna inteligencja w biznesie #6

Dzisiejsze firmy przetwarzają ogromne wolumeny dokumentów, dlatego warto pomyśleć także o automatyzacji tego procesu. Odpowiedzią na te potrzeby jest automatyczne przetwarzanie dokumentów, czyli Inteligentne Przetwarzanie Dokumentów (IDP). Dzięki IDP możemy skanować, rozpoznawać tekst, klasyfikować i wyszukiwać informacje w dokumentach. Jakie jednak narzędzia wybrać, aby proces był jak najbardziej efektywny? Czytaj dalej, aby się dowiedzieć!

Co to jest automatyczne przetwarzanie dokumentów (IDP)?

Automatyczne przetwarzanie dokumentów to nie tylko skanowanie czy OCR. To cały zestaw technik, które pozwalają efektywnie zarządzać dokumentami w Twojej firmie. Oto główne zalety korzystania z narzędzi IDP:

• Oszczędność czasu: Automatyzacja powtarzalnych zadań, takich jak wydobywanie danych z dokumentów, pozwala pracownikom skupić się na bardziej strategicznych zadaniach.
• Poprawa dokładności: narzędzia IDP pomagają redukować błędy w przetwarzaniu dokumentów, co przekłada się na oszczędności i zapobiega problemom ze zgodnością.
• Wzmocnienie zgodności: narzędzia IDP można zaprogramować tak, aby były zgodne z określonymi zasadami i przepisami, aby pomóc organizacjom zachować zgodność.
• Zwiększanie wydajności: narzędzia IDP mogą pomóc usprawnić przetwarzanie dokumentów, prowadząc do bardziej wydajnej pracy.
• Poprawa obsługi klienta: Szybsze przetwarzanie dokumentów przekłada się na lepszą obsługę klienta.

Jakie dokumenty można przetwarzać?

Nie tylko faktury czy umowy mogą być przetwarzane automatycznie. IDP może obsługiwać wiele typów dokumentów. Wśród nich są:

• Umowy – na przykład umowy o pracę lub umowy z klientami.
• Faktury – zarówno faktury przychodzące, jak i wychodzące.
• Raporty – takie jak raporty sprzedaży lub raporty finansowe.
• Korespondencja – listy, e-maile i inne formy komunikacji pisemnej.
• Formularze – ankiety, wnioski, zgłoszenia.
• Dokumenty medyczne – karty pacjenta, wyniki badań.
• Dokumenty finansowe – wyciągi bankowe, bilanse.
• Dokumenty prawne – akty prawne, decyzje administracyjne.

4 techniki automatycznego przetwarzania dokumentów

Inteligentne przetwarzanie dokumentów (IDP) to nie tylko skaner do przesyłania dokumentów papierowych do komputera. Efektywne przetwarzanie dokumentów umożliwia nam kilka technik. Wśród nich warto wymienić:

1. OCR, Optical Character Recognition – podstawowa technika odczytywania tekstu z dokumentów papierowych. Jest to najczęściej punkt wyjścia do automatyzacji przetwarzania i obiegu dokumentów w firmie. To stare i sprawdzone rozwiązanie służące do skanowania i rozpoznawania tekstu zawartego w dokumentach papierowych. Wraz z postępującą cyfryzacją coraz więcej firm korzysta z dokumentów elektronicznych. Jednak w wielu przypadkach wymogi prawne powodują konieczność utrzymywania i przetwarzania papierowych baz danych. Dlatego OCR jest nadal szeroko stosowanym narzędziem.
2. Rozpoznawanie tekstu – analiza struktury tekstu w dokumentach. Kolejnym krokiem w automatycznym przetwarzaniu dokumentów jest identyfikacja danych zdigitalizowanych. Istotną częścią maszynowego zrozumienia tego, co zostało zeskanowane, jest odróżnienie danych istotnych od nieistotnych. Czyli rozpoznanie kluczowych informacji na podstawie np. brandingu firmy, która wysłała dokument, czy też przypadkowych zniekształceń czy zabrudzeń.
3. Klasyfikacja dokumentów – automatyczne przypisywanie dokumentów do kategorii. Rozpoznane dokumenty lub pochodzące z nich informacje przesyłane są następnie do cyfrowej bazy danych. Klasyfikuje się je ze względu na rodzaj dokumentu lub działania, jakie należy na ich podstawie podjąć. Może to być na przykład umieszczenie daty spotkania w cyfrowych kalendarzach osób zaproszonych na koncert charytatywny, czy wysłanie spersonalizowanego e-maila do klienta zachęcającego do przekazania informacji zwrotnej po procesie reklamacyjnym.
4. Wyszukiwanie dokumentów – szybko znajdź informacje w bazie dokumentów. Dzięki IDP znalezienie faktury od konkretnego kontrahenta czy biletu zakupionego na konkretną kwotę jest tak proste, jak wpisanie słowa w okienko wyszukiwania.

Jak działa oprogramowanie do automatycznego przetwarzania dokumentów?

Oprogramowanie do przetwarzania dokumentów to narzędzie wykorzystujące techniki IDP do automatyzacji procesów firmowych. Działa zarówno na komputerze, jak i w chmurze i może integrować się z innymi systemami, takimi jak ERP (Enterprise Resource Planning) czy CRM (Customer Relationship Manager).

Dokumentuj sztuczną inteligencję od Google

Document AI to oparta na chmurze usługa firmy Google, która umożliwia automatyczne przetwarzanie dokumentów. Wykorzystuje uczenie maszynowe do wydobywania ustrukturyzowanych danych z nieustrukturyzowanych dokumentów.

Document AI oferuje wiele funkcji, które czynią go potężnym narzędziem do przetwarzania dokumentów, takich jak wysoka dokładność, skalowalność, elastyczność i bezpieczeństwo. Dzięki technologii Google Cloud AI oraz zestawowi wstępnie wytrenowanych lub niestandardowych modeli w Workbench, Document AI może przetwarzać różne typy dokumentów z dużą dokładnością i szybkością. Jego niewątpliwymi zaletami są:

• Jedna platforma do przetwarzania dokumentów – wykorzystanie jednej platformy pozwala na szybki dostęp do wszystkich modeli i narzędzi, w tym wstępnie wyszkolonych modeli do przetwarzania dokumentów takich jak OCR i Form Parser, a także modeli specjalistycznych dla konkretnych branż.
• Technologia sztucznej inteligencji firmy Google — sztuczna inteligencja dokumentów wykorzystuje technologię rozpoznawania obrazów (w tym OCR) i przetwarzania języka naturalnego (NLP) firmy Google do tworzenia wstępnie wyszkolonych modeli dla dokumentów o dużej wartości i dużej objętości.
• Wzbogacanie danych – możliwość weryfikacji i wzbogacania przetwarzanych informacji przy wykorzystaniu technologii Google Knowledge Graph, która pozwala na sprawdzenie nazw firm, adresów i innych danych na podstawie informacji dostępnych w Internecie.
• Dodanie do procesu weryfikacji człowieka – nowa funkcja AI Human-in-the-Loop pozwala osiągnąć większą dokładność przetwarzania dokumentów poprzez dodanie momentu akceptacji człowieka do wybranych procesów.

Siłą Document AI od Google jest jej integracja z innymi usługami Google Cloud, co pomaga w tworzeniu zaawansowanych przepływów pracy. Wypróbuj online pod tym adresem.

Rossum

O ile Document AI od Google jest najlepszym rozwiązaniem dla firm, które chcą skorzystać z zaawansowanych technologii chmurowych i zintegrować przetwarzanie dokumentów z innymi usługami chmurowymi, o tyle Rossum jest doskonałym wyborem dla firm, które potrzebują elastycznego i skalowalnego rozwiązania, które można dostosować do konkretnych potrzeb biznesowych .

Źródło: Rossum.ai

Innymi słowy, Rossum to nieco mniej wyrafinowane, ale prostsze w obsłudze narzędzie, które wykorzystuje sztuczną inteligencję do wydobywania danych z dokumentów. Może wyeliminować ręczne procesy wprowadzania dokumentów i poprawić dokładność danych. Dzięki chmurze Rossum jest szybki, dokładny i łatwy w użyciu. Świetnie sprawdza się przy przetwarzaniu różnego rodzaju dokumentów, takich jak faktury, umowy i formularze.

• Automatyczne przechwytywanie danych : Narzędzie automatycznie klasyfikuje dokumenty, eliminując błędy we wprowadzaniu danych, które mogą skutkować opłatami i karami. Może przetwarzać dane dokumentów we wszystkich formatach i kanałach, automatyzować komunikację w celu wyeliminowania ręcznego śledzenia, filtrować spam i duplikaty dokumentów, a także kierować i przetwarzać dokumenty za pomocą elastycznego systemu kolejkowania.
• Zaawansowane funkcje : Rossum oferuje funkcje takie jak przetwarzanie wstępne, walidacja, przetwarzanie końcowe i raportowanie. Dzięki temu narzędzie jest wszechstronne i można je dostosować do różnorodnych potrzeb biznesowych.
• Rozwiązania niestandardowe : Rossum oferuje rozwiązania dostosowane do różnych branż i potrzeb, takie jak księgowość, onboarding, zarządzanie łańcuchem dostaw, zarządzanie zamówieniami i zapewnienie jakości.

Dokument

Docsumo jest najlepsze dla firm, które chcą szybko i sprawnie przetwarzać dokumenty bez konieczności angażowania się w złożone procesy szkolenia modeli. To platforma umożliwiająca łatwe przetwarzanie danych z ogromnych wolumenów nieustrukturyzowanych dokumentów z dokładnością przekraczającą 99%. Oferuje wiele funkcji, takich jak automatyczna klasyfikacja dokumentów, kategoryzacja danych, inteligentny OCR, sprawdzanie poprawności danych w czasie rzeczywistym i wiele więcej.

Źródło: Docsumo.com

Docsumo jest idealnym rozwiązaniem dla małych i średnich firm, które chcą usprawnić przetwarzanie dokumentów.

• Wszechstronność – Docsumo może przetwarzać różne formaty dokumentów, takie jak faktury, wyciągi bankowe, umowy, konosamenty, rachunki za energię i inne.
• Inteligentna ekstrakcja – dzięki zaawansowanej technologii AI Docsumo może dokładnie wyodrębnić i przejrzeć tylko te pola, których potrzebujesz z tak złożonych dokumentów.
• Walidacja danych – Twórz reguły i formuły podobne do Excela, aby weryfikować dane wyodrębnione w dokumencie, między dokumentami lub w bazie danych.
• Automatyczna klasyfikacja – Docsumo potrafi automatycznie rozróżniać różne dokumenty przed ich przetworzeniem, co pozwala na przeniesienie danych do odpowiedniej bazy danych.
• Integracja z systemami – Niezależnie od branży – ubezpieczenia, finanse, logistyka – Docsumo oferuje gotowe API, które można łatwo zintegrować z istniejącymi systemami.
• Bezpieczeństwo – platforma jest zgodna z RODO, posiada certyfikat SOC2 i jest zgodna z HIPAA, co gwarantuje, że dane przedsiębiorstwa są bezpieczne i pod Twoją kontrolą.

Docsumo zyskało uznanie wielu firm na całym świecie, w tym takich jak Arbor Realty Trust i National Debt Relief, które mogą pochwalić się 95% szybkością przetwarzania bezdotykowego i 99% dokładnością dzięki kompleksowej automatyzacji.

Streszczenie

Zautomatyzowane przetwarzanie dokumentów jest kluczem do usprawnienia pracy w wielu firmach. Dzięki narzędziom takim jak Document AI od Google, Rossum i Docsumo firmy mogą przyspieszyć procesy biznesowe, zwiększyć dokładność danych i poprawić obsługę klienta. Wybór odpowiedniego narzędzia zależy od konkretnych potrzeb firmy, ale wszystkie te rozwiązania oferują zaawansowane funkcje, które pomagają firmom odnieść sukces w dzisiejszym cyfrowym świecie.

Jeśli podobają Ci się nasze treści, dołącz do naszej społeczności pracowitych pszczół na Facebooku, Twitterze, LinkedIn, Instagramie, YouTube i Pintereście.

Autor: Robert Whitney

Ekspert JavaScriptu i instruktor, który szkoli działy IT. Jego głównym celem jest podnoszenie produktywności zespołu poprzez uczenie innych, jak efektywnie współpracować podczas kodowania.

Zobacz wszystkie posty

Sztuczna inteligencja w biznesie:

1. Zagrożenia i szanse AI w biznesie (część 1)
2. Zagrożenia i szanse AI w biznesie (część 2)
3. Zastosowania AI w biznesie – przegląd
4. AI i media społecznościowe – co o nas mówią?
5. Chatboty tekstowe wspomagane sztuczną inteligencją
6. Działanie i zastosowania biznesowe robotów głosowych
7. Technologia wirtualnego asystenta, czyli jak rozmawiać z AI?
8. Biznesowe NLP dziś i jutro
9. Jak sztuczna inteligencja może pomóc w BPM?
10. Czy sztuczna inteligencja zastąpi analityków biznesowych?
11. Rola AI w podejmowaniu decyzji biznesowych
12. Czym jest inteligencja biznesowa?
13. Planowanie postów w mediach społecznościowych. Jak sztuczna inteligencja może pomóc?
14. Zautomatyzowane posty w mediach społecznościowych
15. Sztuczna inteligencja w zarządzaniu treścią
16. Kreatywna sztuczna inteligencja dziś i jutro
17. Multimodalna sztuczna inteligencja i jej zastosowania w biznesie
18. Nowe interakcje. Jak sztuczna inteligencja zmienia sposób, w jaki obsługujemy urządzenia?
19. RPA i API w cyfrowej firmie
20. Nowe usługi i produkty współpracujące z AI
21. Przyszły rynek pracy i nadchodzące zawody
22. Zielona sztuczna inteligencja i sztuczna inteligencja dla Ziemi
23. EdTech. Sztuczna inteligencja w edukacji
24. Jakie są słabe strony mojego pomysłu na biznes? Sesja burzy mózgów z ChatGPT
25. Korzystanie z ChatGPT w biznesie
26. Aktorzy syntetyczni. 3 najlepsze generatory wideo AI
27. 3 przydatne narzędzia do projektowania graficznego AI. Generatywna sztuczna inteligencja w biznesie
28. 3 niesamowitych autorów AI, których musisz dziś wypróbować
29. Odkrywanie mocy sztucznej inteligencji w tworzeniu muzyki
30. Poruszanie się po nowych możliwościach biznesowych dzięki ChatGPT-4
31. Narzędzia AI dla menedżera
32. 6 niesamowitych wtyczek ChatGTP, które ułatwią Ci życie
33. 3 grafików AI. Generatywna sztuczna inteligencja dla biznesu
34. Jaka przyszłość czeka sztuczną inteligencję według McKinsey Global Institute?
35. Sztuczna inteligencja w biznesie - Wprowadzenie
36. Czym jest NLP, czyli przetwarzanie języka naturalnego w biznesie
37. Automatyczne przetwarzanie dokumentów
38. Tłumacz Google kontra DeepL. 5 zastosowań tłumaczenia maszynowego w biznesie