Kompletny przewodnik po zautomatyzowanych systemach zarządzania zapasami

Jeśli chodzi o to, wzrost wartości firmy jest dość prosty. Musisz albo obniżyć koszty, zwiększyć przychody, albo zrobić jedno i drugie.

Jak zawsze diabeł tkwi w szczegółach, a mechanika wykonania tego może bardzo szybko się skomplikować. W świecie eCommerce, gdzie marże są często bardzo niskie, najlepszym sposobem na osiągnięcie tych dwóch celów jest lepsze zarządzanie zapasami. Lepsze zarządzanie zapasami często oznacza zautomatyzowane zarządzanie zapasami.

Zautomatyzowane systemy zarządzania zapasami mogą zaoszczędzić firmom znaczne ilości czasu i pieniędzy poprzez usprawnienie wielu procesów, w tym kontroli zapasów.

Dzięki robotom i komputerom do ciężkiej kontroli zapasów, firmy mogą zmniejszyć ryzyko przepełnienia lub niedoboru zapasów, jednocześnie eliminując wszystkie lub większość ludzkich błędów w procesach organizacyjnych. Pozwala to również uwolnić więcej czasu na wyjście z codziennych operacyjnych chwastów i poświęcić więcej czasu na strategiczne planowanie rozwoju firmy.

W tym poście przyjrzymy się:

1. Definicja zautomatyzowanego zarządzania zapasami
2. Zalety zautomatyzowanego zarządzania zapasami w porównaniu z metodami ręcznymi
3. Jak działa automatyczny system inwentaryzacji
4. Na co zwrócić uwagę przy zakupie systemu zarządzania zapasami

Czym są zautomatyzowane systemy zarządzania zapasami?

Zautomatyzowane systemy zarządzania zapasami to rozwiązania programowe, które usprawniają i automatyzują proces śledzenia stanów magazynowych, ponownego zamawiania zapasów i zarządzania stanami magazynowymi.

Mogą być używane w różnych konfiguracjach, od małych firm po duże magazyny, i można je dostosować do specyficznych potrzeb każdej firmy. Mogą również być motorami wzrostu, aby pomóc firmom aspirującym do rozwoju na przestrzeni lat.

Zautomatyzowane systemy zarządzania zapasami działają poprzez integrację z istniejącymi systemami księgowości, punktów sprzedaży (POS) i innymi krytycznymi systemami firmy.

Daje to firmom wgląd w stan zapasów w czasie rzeczywistym, dzięki czemu mogą podejmować świadome decyzje dotyczące ponownego zamawiania i kontroli zapasów. Uwalnia również pracowników i właścicieli oraz otwiera drzwi do większego potencjału skalowania.

Kto może skorzystać z automatycznych systemów zarządzania zapasami?

Każda firma , która musi śledzić zapasy i zarządzać nimi, może skorzystać ze zautomatyzowanego systemu zarządzania zapasami.

Obejmuje to firmy sprzedające towary fizyczne, a także firmy oferujące usługi wymagające użycia materiałów lub części (takie jak warsztaty samochodowe).

Zarządzanie zapasami jest kluczową częścią każdej firmy, ale może być szczególnie ważne dla firm, które działają w bardzo konkurencyjnych branżach o niskich marżach zysku.

W takich przypadkach nawet mały błąd w zarządzaniu zapasami może prowadzić do dużych strat. Zautomatyzowane systemy zarządzania zapasami mogą pomóc zminimalizować ryzyko braków, nadmiernych zapasów i innych problemów związanych z zapasami. Pomaga również zmniejszyć wtórne problemy związane z brakami zapasów, które są złymi ocenami klientów i utratą możliwości sprzedaży w przyszłości.

Jak działa zautomatyzowany system zarządzania zapasami?

Zautomatyzowany system zarządzania zapasami często działa jako centralne repozytorium i pojedyncze źródło informacji dla wszystkich danych dotyczących produktów i zapasów w organizacji.

Wiele platform IMS, takich jak SkuVault , pozwala użytkownikom przeglądać wszystkie zamówienia klientów i ich położenie w rurociągu logistycznym. Mogą również umożliwiać użytkownikom przeglądanie prognoz sprzedaży i generowanie raportów w celu lepszej analizy i zrozumienia trendów biznesowych.

Zautomatyzowane systemy zarządzania zapasami zazwyczaj obejmują następujące funkcje:

Śledzenie stanów magazynowych

Zautomatyzowane systemy zarządzania zapasami śledzą poziom zapasów w czasie rzeczywistym, dzięki czemu firmy zawsze wiedzą, ile zapasów mają pod ręką. Informacje te mogą być wykorzystywane do podejmowania świadomych decyzji dotyczących ponownego zamawiania i kontroli zapasów.

Zmień kolejność alertów

Zautomatyzowane systemy zarządzania zapasami mogą automatycznie generować alerty o ponownym zamówieniu, gdy poziom zapasów osiągnie określony punkt. Pomaga to zapewnić, że firmom nigdy nie zabraknie zapasów.

Wsparcie skanowania

Zautomatyzowane systemy zarządzania zapasami często obsługują wiele różnych opcji skanowania, w tym skanowanie kodów kreskowych, skanowanie RFID i śledzenie GPS. Informacje te mogą być wykorzystywane do śledzenia lokalizacji zapasów przez cały czas.

Zarządzanie magazynem

Zautomatyzowane systemy zarządzania zapasami często zawierają zaawansowane funkcje zarządzania magazynem , takie jak możliwość tworzenia list pobrania i listów przewozowych. Pomaga to usprawnić proces realizacji zamówień i może zminimalizować ryzyko błędów.

Raportowanie

Zautomatyzowane systemy zarządzania zapasami zazwyczaj zawierają solidny moduł raportowania, który umożliwia firmom szybkie i łatwe generowanie raportów na temat poziomu zapasów, historii zmian zamówień, trendów sprzedaży i nie tylko.

Jaka jest różnica między zarządzaniem zapasami a kontrolą zapasów?

Ważne jest, aby zrozumieć różnicę między zarządzaniem zapasami a kontrolą zapasów. Chociaż terminy są często dwiema stronami tej samej monety, mają różne konotacje i implikacje.

Zarządzanie zapasami to proces śledzenia poziomu zapasów i zmiany kolejności zapasów w razie potrzeby.

Z drugiej strony kontrola zapasów to proces śledzenia, gdzie znajdują się zapasy w magazynie lub sklepie.

Jednym ze sposobów myślenia o tym jest to, że zarządzanie zapasami to cała dyscyplina zarządzania rurociągiem logistycznym, od zamówienia klienta do dostawy, podczas gdy kontrola zapasów to dyscyplina wewnętrznej organizacji zapasów.

Zautomatyzowane systemy zarządzania zapasami zwykle obejmują zarówno funkcje zarządzania zapasami, jak i kontroli zapasów.

Istnieje jednak również możliwość zakupu oddzielnych rozwiązań dla każdej funkcji.

Jakie są zalety automatycznego zarządzania zapasami?

Po co więc poświęcać dodatkowy czas i pieniądze na inwestycje w zautomatyzowane rozwiązanie, skoro ręczne procesy mogą dobrze wykonać zadanie?

Oto zalety korzystania z automatycznych rozwiązań inwentaryzacyjnych nad ręcznymi.

Z łatwością skaluj swój biznes

Wraz ze wzrostem Twojej firmy rośnie złożoność. Zautomatyzowane systemy ułatwiają skalowanie firmy bez dodawania dodatkowego personelu lub systemów.

W niektórych przypadkach oprogramowanie do zautomatyzowanego zarządzania zapasami może ograniczyć potrzebę zatrudniania dodatkowego personelu.

Zautomatyzowane rozwiązania zapobiegają również przerażającym silosom informacyjnym, w których jeden lub dwóch pracowników przechowuje w swoich głowach wszystkie wymagane informacje biznesowe.

Kiedy opuszczają organizację, zostajesz na lodzie bez żadnego wyjścia. Nie dzieje się tak, gdy potrzebujesz scentralizowanego, opartego na chmurze oprogramowania do zarządzania podstawowymi danymi o zapasach.

Odzyskaj swój czas (a czas to pieniądz)

Zautomatyzowane systemy zarządzania zapasami mogą zaoszczędzić firmom dużo czasu i pieniędzy, automatyzując zadania, które w innym przypadku musiałyby być wykonywane ręcznie.

Na przykład, jeśli sprzedajesz produkty online, zautomatyzowany system może śledzić poziom zapasów w czasie rzeczywistym i wysyłać automatyczne powiadomienia o ponownym zamawianiu, gdy zapasy są na wyczerpaniu lub osiągają minimalny poziom zapasów .

Oznacza to, że nie musisz tracić czasu na ręczne sprawdzanie stanów magazynowych lub składanie próśb o ponowne zamówienie. System zadba o to wszystko za Ciebie.

Zautomatyzowane zarządzanie zapasami może również zaoszczędzić pieniądze firm, zmniejszając potrzebę kontroli fizycznych stanów magazynowych.

Inwentaryzacja z natury jest czasochłonna i podatna na błędy. Z drugiej strony systemy zautomatyzowane prowadzą rejestr zapasów w czasie rzeczywistym, więc kontrole fizyczne są konieczne tylko w przypadku rozbieżności (i gdy przychodzi czas na przeprowadzenie audytów).

Ponadto zautomatyzowane systemy zarządzania zapasami często posiadają wbudowaną funkcję raportowania.

Oznacza to, że możesz szybko i łatwo generować raporty dotyczące poziomu zapasów, ruchów magazynowych, historii zmian zamówień i nie tylko.

Koniec z marnowaniem czasu na przeglądanie arkuszy kalkulacyjnych!

Podejmuj decyzje oparte na danych

Jedną z największych zalet zautomatyzowanego zarządzania zapasami jest to, że pomaga firmom podejmować decyzje w oparciu o dane, a nie przeczucia.

Dzięki zautomatyzowanemu systemowi masz dostęp do wszystkich informacji potrzebnych do podejmowania świadomych decyzji dotyczących zapasów.

Załóżmy na przykład, że próbujesz zdecydować, czy wprowadzić nową linię produktów.

Zautomatyzowany system zarządzania zapasami może zapewnić wgląd w przeszłe wzorce sprzedaży, dzięki czemu możesz zobaczyć, jak prawdopodobne jest, że nowa linia produktów odniesie sukces.

Te informacje mogą pomóc w podjęciu decyzji o tym, czy podjąć decyzję, czy nie, a jest to coś, czego po prostu nie można uzyskać za pomocą systemu ręcznego (lub wielu godzin analizowania liczb w arkuszu kalkulacyjnym).

Krótko mówiąc, zautomatyzowane systemy zarządzania zapasami zapewniają firmom narzędzia, których potrzebują do podejmowania lepszych decyzji dotyczących ich zapasów. A to może prowadzić do dużych korzyści pod względem czasu, pieniędzy i ogólnej wydajności.

Uzyskaj wgląd w czasie rzeczywistym w trendy sprzedaży na wysokim poziomie

Zautomatyzowane systemy zarządzania zapasami mogą również zapewnić firmom cenny wgląd w trendy sprzedaży na wysokim poziomie.

Informacje te można wykorzystać do podejmowania strategicznych decyzji dotyczących asortymentu produktów, cen i promocji.

Zautomatyzowane systemy zarządzania zapasami dają firmom możliwość śledzenia danych sprzedaży w czasie rzeczywistym i generowania raportów na żądanie.

Informacje te mogą być nieocenione przy podejmowaniu strategicznych decyzji dotyczących Twojej firmy.

Zintegruj wszystkie krytyczne rozwiązania programowe w jednym miejscu

Wiele platform do zarządzania zapasami, takich jak SkuVault, obsługuje integracje dziesiątek najpopularniejszych narzędzi programowych dla firm.

Oznacza to, że możesz zarządzać zapasami, księgowością, zarządzaniem relacjami z klientami (CRM) i systemami eCommerce z jednej platformy.

Może to zaoszczędzić firmom dużo czasu i pieniędzy, zmniejszając potrzebę korzystania z wielu rozwiązań programowych.

Scentralizowany system zarządzania zapasami może również pomóc firmom w usprawnieniu ich działalności i poprawie wydajności.

Ciesz się większą dokładnością na całej planszy

Jedną z największych przeszkód w efektywnym zarządzaniu zapasami jest niedokładność spowodowana błędem ludzkim.

Pomyśl o całym przebiegu przetwarzania części zapasów i o tym, ile rzeczy może pójść nie tak. Najpierw otrzymujesz zamówienie i musisz wprowadzić wszystkie dane do swojego systemu.

Następnie należy wybrać przedmioty z magazynu, zapakować je do pudełka i wydrukować etykietę. Na koniec wysyłasz produkt i dokumentujesz informacje o śledzeniu.

To nawet nie wprowadza do równania procesu odbierania; w rzeczywistości sprowadzanie produktu od dostawców lub dystrybutorów do twojego magazynu. Wiele rzeczy może się tam nie udać!

Za każdym razem, gdy przychodzi zamówienie, istnieje wiele możliwości popełnienia błędu ludzkiego. Zautomatyzowane systemy zarządzania zapasami pomagają wyeliminować te błędy poprzez automatyzację kluczowych procesów.

Na przykład, gdy przychodzi zamówienie, jest ono po prostu skanowane, a dane automatycznie wprowadzane do systemu.

To samo dotyczy przyjmowania zamówień, kompletacji i pakowania oraz wysyłki zapasów.

Niedokładne dane o zapasach mogą prowadzić do wielu problemów, w tym przepełnienia, niedoboru zapasów i straconych okazji. Zautomatyzowane rozwiązania do inwentaryzacji pomagają złagodzić te problemy.

Zsynchronizuj wszystkie internetowe i fizyczne kanały sprzedaży

Jeśli chcesz być konkurencyjny na dzisiejszym rynku eCommerce, musisz zdywersyfikować swoje kanały sprzedaży. Często oznacza to sprzedaż na rynkach cyfrowych, takich jak Amazon, Etsy i eBay, własnej stronie internetowej, a potencjalnie nawet w sklepach stacjonarnych.

Problem polega na tym, że śledzenie poziomów zapasów we wszystkich tych kanałach sprzedaży może być trudne.

Każdy rynek lub dostawca ma inny system raportowania zaplecza, a ręczne uzgadnianie tych liczb sprzedaży może być bardzo czasochłonne i podatne na błędy.

Zautomatyzowany system zarządzania zapasami może pomóc, integrując się ze wszystkimi kanałami sprzedaży i zapewniając przejrzystość zapasów w czasie rzeczywistym .

W ten sposób masz pewność, że zawsze masz pod ręką odpowiedni poziom zapasów, bez względu na to, gdzie sprzedajesz swoje produkty.

Zautomatyzowane systemy zarządzania zapasami ułatwiają synchronizację kanałów sprzedaży online i fizycznej, dzięki czemu zawsze masz dokładny obraz poziomu zapasów.

Przestań przeliczać poziomy zapasów

Innym częstym problemem związanym z zarządzaniem zapasami jest błędne obliczenie stanów magazynowych. Może się tak zdarzyć z wielu powodów, takich jak błędy liczenia, nieprawidłowe dane i inne.

Błędne obliczenie poziomu zapasów może mieć poważny wpływ na firmy, ponieważ może prowadzić do nadmiernego lub niedoboru zapasów.

Zbyt duża ilość towaru może zatrzymać cenny kapitał w nieruchomych zapasach, podczas gdy niedobór zapasów może spowodować utratę sprzedaży.

Zautomatyzowane systemy zarządzania zapasami mogą pomóc w zapobieganiu błędnym kalkulacjom, dostarczając w czasie rzeczywistym dokładne dane o stanach magazynowych.

W ten sposób możesz mieć pewność, że zawsze masz pod ręką odpowiednią liczbę produktów i unikniesz kosztownych błędów związanych z błędnym obliczeniem stanów magazynowych.

Jak krok po kroku wdrożyć zautomatyzowane rozwiązanie do zarządzania zapasami

1. Określ swoje cele organizacyjne

Zanim wybierzesz odpowiedni system automatycznego zarządzania zapasami dla swojej firmy, musisz określić swoje cele organizacyjne. Jasno określone cele nie tylko pomogą Ci wiedzieć, na czym się skupić, ale także dadzą Ci znać, na co nie spędzać czasu.

Zastanów się, co chcesz osiągnąć dzięki zautomatyzowanemu systemowi i sporządź listę swoich celów.

Niektóre wspólne cele to:

• Redukcja czasu i kosztów pracy
• Poprawa wydajności
• Skalowanie biznesu
• Bądź na bieżąco z wieloma kanałami sprzedaży

2. Wybierz dostawcę technologii

Teraz, gdy wiesz, czego szukasz w zautomatyzowanym systemie zarządzania zapasami, nadszedł czas, aby wybrać odpowiedniego dostawcę technologii.

Przy wyborze dostawcy należy pamiętać o kilku kwestiach, takich jak:

• Doświadczenie i wiedza dostawcy
• Cechy i możliwości systemu
• Łatwość użytkowania i wdrożenia
• Cena
• Oferty obsługi klienta

3. Zaplanuj harmonogram wdrożenia

Po wybraniu dostawcy nadszedł czas, aby rozpocząć planowanie harmonogramu wdrożenia.

Zautomatyzowane systemy zarządzania zapasami mogą być złożone, dlatego ważne jest, aby mieć jasny i zwięzły plan wdrożenia systemu.

Współpracuj z wybranym dostawcą, aby stworzyć szczegółowy plan wdrożenia. Powinno to obejmować harmonogram, kamienie milowe i zadania, które należy wykonać. Twój dostawca powinien również być w stanie podać realistyczne terminy i oczekiwania, gdy zrozumie Twoją obecną konfigurację i cele.

4. Wyszkol swój zespół w nowym systemie

Po utworzeniu planu wdrożenia nadszedł czas, aby rozpocząć szkolenie zespołu w zakresie nowego systemu.

Jest to ważny krok w procesie, ponieważ pomoże upewnić się, że wszyscy wiedzą, jak korzystać z systemu i że używają go poprawnie.

Współpracuj ze swoim dostawcą, aby stworzyć plan szkoleń dla swojego zespołu. Powinno to obejmować zarówno szkolenia internetowe, jak i osobiste, a także bieżące wsparcie.

5. Przejdź na żywo z nowym systemem

Po przeszkoleniu zespołu w zakresie nowego systemu nadszedł czas, aby go wprowadzić w życie.

Jest to ostatni etap procesu i ważne jest, aby upewnić się, że wszystko jest gotowe, zanim rozpoczniesz transmisję na żywo.

Współpracuj ze swoim dostawcą, aby stworzyć plan uruchomienia. Powinno to obejmować testowanie systemu, tworzenie planu tworzenia kopii zapasowych i nie tylko.

Końcowe przemyślenia

Zautomatyzowane systemy zarządzania zapasami mogą pomóc firmom usprawnić procesy zarządzania zapasami i są niezbędne dla każdej firmy opartej na zapasach, która chce zwiększyć skalę i zwiększyć swoją wartość.

Dzięki dostarczaniu dokładnych danych o stanie zapasów w czasie rzeczywistym, zautomatyzowane systemy mogą pomóc firmom uniknąć błędnych obliczeń i podejmować lepsze decyzje dotyczące zapasów.

SkuVault pomogła setkom firm z różnych branż usprawnić procesy zarządzania zapasami i zwiększyć zyski.

Jeśli masz dość przedzierania się przez arkusze kalkulacyjne i nieustannej trudności z utrzymaniem kontroli nad ekwipunkiem, zajrzyj na naszą stronę funkcji lub skontaktuj się z naszym zespołem, aby uzyskać prezentację na żywo już dziś.