Automatyczne przetwarzanie dokumentów | AI w biznesie #6

Automatyczne przetwarzanie dokumentów jest możliwe dzięki połączeniu dwóch potężnych technologii: NLP (przetwarzanie języka naturalnego) i AI (sztuczna inteligencja). To, co wychodzi, obejmuje znacznie więcej niż tylko generowanie faktur z prawidłową datą i numerami sekwencyjnymi, więc niektórzy nazywają to również inteligentnym przetwarzaniem dokumentów (IDP).

Automatyczne przetwarzanie dokumentów – spis treści:

1. Wstęp
2. Jakimi dokumentami możesz zarządzać automatycznie?
3. Co AI może zrobić z dokumentami firmy?
4. Automatyczne przetwarzanie dokumentów – podsumowanie

Wstęp

Automatyczne przetwarzanie dokumentów to przede wszystkim oszczędność czasu i odciążenie pracowników od wykonywania żmudnych, powtarzalnych zadań wymagających dużej precyzji. Zacznijmy od prostego przepisania danych z dokumentów papierowych do programów obsługi klienta. Przeniesienie wzroku z czarno-białego stołu na ekran monitora lub włożenie papierowych umów do skanera i ewentualnie poradzenie sobie z niejasnościami i wyjątkami zajmuje wiele godzin.

Istnieje jednak znacznie więcej rozwiązań łączących sztuczną inteligencję (AI) , przetwarzanie języka naturalnego (NLP) i inteligentne przetwarzanie dokumentów (IDP) czy automatyzację kognitywną (CA) . A ich funkcjonalne połączenie umożliwia robotyczna automatyzacja procesów (RPA), czyli dedykowane oprogramowanie zdolne do automatyzacji przechodzenia obsługiwanych dokumentów przez kilka programów. To właśnie ze względu na ogromną różnorodność i rozszerzający się zakres zastosowań automatyzacja w obsłudze dokumentów stała się tak popularna.

Jakimi dokumentami możesz zarządzać automatycznie?

Ta kwestia dotyczy określenia, jakie typy dokumentów należy obsługiwać w systemach automatycznych. Obejmują one:

• dokumenty wewnętrzne
• dokumenty wychodzące
• dokumenty przychodzące

Dokumenty wewnętrzne są często niedocenianą lub nawet niezauważalną częścią pracy firmy. Możesz jednak sprawić, że działanie w organizacji stanie się bardziej wydajne i przejrzyste, stosując zautomatyzowane tworzenie dokumentów i zarządzanie wewnętrznymi obiegami dokumentów. Na przykład dzięki zamianie mowy na tekst (STT) systemy rozpoznawania mowy AI mogą generować pisemne podsumowania i notatki, a następnie dystrybuować je do uczestników spotkania w spersonalizowanej formie.

Równie ważną część zadań można powierzyć AI dzisiaj, czyli zarządzanie dokumentami wystawionymi przez firmę. Ta opcja szczególnie dobrze pasuje do e-commerce . Dzięki bazom danych, gotowym szablonom dokumentów, procedurom bezpieczeństwa i marketingowej personalizacji kontaktu z klientem, rozwiązania oparte na sztucznej inteligencji mogą znacząco poprawić wydajność biznesu online.

Jednak AI może również zająć się odczytywaniem i przetwarzaniem przychodzących dokumentów. Może się to wydawać bardzo trudnym zadaniem do zautomatyzowania ze względu na różnorodność dokumentów, które trzeba włączyć do przepływu pracy firmy. Od faktur, dokumentów ubezpieczeniowych i umów po wnioski kredytowe. Każdy z tych dokumentów ma zupełnie inną formę, a ponadto może nie być w całości wypełniony lub częściowo nieczytelny.

Zautomatyzowane systemy doskonale radzą sobie z takimi problemami, dając początek dzisiejszemu rozwojowi metod przetwarzania obrazu (wizja komputerowa), które łączą się z automatyzacją kognitywną. Dzięki tej kombinacji automatyzacja jest możliwa nawet w przypadku niepewnych lub nieustrukturyzowanych danych. Wiąże się to jednak z nauczeniem modela właściwych sposobów reagowania, czyli zatrudnieniem specjalisty, który dopasuje sztuczną inteligencję do potrzeb firmy.

Co AI może zrobić z dokumentami firmy?

AI może zarządzać dokumentami w firmie poprzez:

• czytanie i przetwarzanie dokumentów
• tworzenie i wspomaganie tworzenia dokumentów
• zarządzanie dokumentami

Poniżej skupimy się na czytaniu, przetwarzaniu i tworzeniu dokumentów. Z drugiej strony o zarządzaniu dokumentami omówimy, gdy będziemy omawiać BPM lub Business Process Management.

Najczęściej punktem wyjścia do automatyzacji przetwarzania i obiegu dokumentów w firmie jest OCR (Optical Character Recognition), czyli stare i sprawdzone rozwiązanie do skanowania i rozpoznawania tekstu zawartego w dokumentach papierowych. Wraz z postępującą cyfryzacją coraz więcej firm chętnie wybiera dokumenty elektroniczne. Jednak w wielu przypadkach wymogi prawne powodują konieczność utrzymywania i przetwarzania papierowych baz danych. Tak więc OCR jest nadal szeroko stosowanym narzędziem.

Kolejnym krokiem w automatycznym przetwarzaniu dokumentów jest identyfikacja zdigitalizowanych danych. Ważną częścią zrozumienia przez maszynę tego, co zostało zeskanowane, jest odróżnienie istotnych od nieistotnych danych. Czyli rozpoznawanie ważnych informacji np. z brandingu firmy, która wysłała dokument, czy przypadkowych zniekształceń czy zabrudzeń.

Rozpoznane dokumenty lub zaczerpnięte z nich informacje są następnie przesyłane do cyfrowej bazy danych, gdzie mogą stanowić wkład do kolejnych działań. Może to być na przykład wpisanie daty spotkania w kalendarzach cyfrowych osób zaproszonych na koncert charytatywny lub wysłanie spersonalizowanego e-maila do klienta zachęcającego do zgłaszania uwag po zakończeniu procesu reklamacyjnego.

Możesz również błyskawicznie tworzyć dokumenty firmowe według szablonów i danych wprowadzonych do bazy. Kolejnym inteligentnym podejściem jest wspomaganie tworzenia dokumentów przez oprogramowanie ze sztuczną inteligencją. Jednym z najprostszych, a zarazem najbardziej przydatnych narzędzi w dziedzinie automatyzacji dokumentów jest automatyczny korektor (automatyczny korektor pisowni). Potrafi nie tylko poprawiać pisownię i gramatykę, ale także doradzać w zakresie czytelności tekstu poprzez liczenie słów i zdań.

Automatyczne przetwarzanie dokumentów – podsumowanie

Automatyczne przetwarzanie dokumentów łączy rozwiązania sztucznej inteligencji, przetwarzania języka naturalnego i optymalizacji procesów biznesowych. Oprogramowanie już teraz szybko i precyzyjnie wykonuje mnóstwo żmudnych zadań. Wymaga to jednak zrozumienia natury problemów do rozwiązania, a także dobrego zdefiniowania zależności i warunków tworzenia, obiegu i dostępu do dokumentów firmowych.

Jeśli podobają Ci się nasze treści, dołącz do naszej pracowitej społeczności pszczół na Facebooku, Twitterze, LinkedIn, Instagramie, YouTube, Pintereście.

Autor: Robert Whitney

Ekspert i instruktor JavaScript, który szkoli działy IT. Jego głównym celem jest podnoszenie produktywności zespołu poprzez uczenie innych efektywnej współpracy podczas kodowania.

Zobacz wszystkie posty

AI w biznesie:

1. Sztuczna inteligencja w biznesie - Wprowadzenie
2. Zagrożenia i szanse AI w biznesie (część 1)
3. Zagrożenia i szanse AI w biznesie (część 2)
4. Aplikacje AI w biznesie - przegląd
5. Co to jest NLP, czyli przetwarzanie języka naturalnego w biznesie
6. Automatyczne przetwarzanie dokumentów
7. AI i media społecznościowe – co o nas mówią?
8. Automatyczny tłumacz. Inteligentna lokalizacja produktów cyfrowych
9. Chatboty tekstowe wspomagane przez sztuczną inteligencję
10. Działanie i aplikacje biznesowe Voicebotów
11. Technologia wirtualnego asystenta, czyli jak rozmawiać z AI?
12. Biznes NLP dziś i jutro
13. Jak sztuczna inteligencja może pomóc w BPM?
14. Czy sztuczna inteligencja zastąpi analityków biznesowych?
15. Rola AI w podejmowaniu decyzji biznesowych
16. Co to jest analiza biznesowa?
17. Planowanie postów w mediach społecznościowych. Jak sztuczna inteligencja może pomóc?
18. Zautomatyzowane posty w mediach społecznościowych
19. Sztuczna inteligencja w zarządzaniu treścią
20. Kreatywna sztuczna inteligencja dziś i jutro
21. Multimodalna sztuczna inteligencja i jej zastosowania w biznesie
22. Nowe interakcje. Jak sztuczna inteligencja zmienia sposób, w jaki obsługujemy urządzenia?
23. RPA i API w cyfrowej firmie
24. Nowe usługi i produkty działające z AI
25. Przyszły rynek pracy i nadchodzące zawody
26. Zielona sztuczna inteligencja i sztuczna inteligencja dla Ziemi
27. EdTech. Sztuczna inteligencja w edukacji