11 najlepszych programów do śledzenia plików dla firm w 2023 r

Podsumowanie: Użytkownicy mogą śledzić i utrzymywać archiwum plików cyfrowych, do którego mają dostęp upoważnieni użytkownicy za pośrednictwem oprogramowania do śledzenia plików. Jakie jest najlepsze oprogramowanie do śledzenia plików cyfrowych i zarządzania nimi? Znajdź poniżej!

Utrzymanie fizycznego repozytorium wszystkich plików i dokumentów jest trudne, ponieważ można je łatwo zgubić lub wykraść dane. Ponadto istnieje wiele zestawów danych, które należy regularnie rejestrować i przechowywać. Dlatego ręczne wprowadzanie tych zestawów danych może być przytłaczające i czasochłonne.

Jednak dzięki oprogramowaniu do śledzenia plików wszystkie te problemy można rozwiązać. Upraszcza proces udostępniania i śledzenia plików, przechwytywania danych i digitalizacji plików papierowych.

Oprócz tego jest wyposażony w różne protokoły bezpieczeństwa, takie jak ochrona hasłem, aby zapewnić bezpieczeństwo plików i zapobiec nieautoryzowanemu dostępowi. Dlatego inwestowanie w oprogramowanie do śledzenia plików jest opłacalną inwestycją.

Co jeszcze otrzymasz dzięki rozwiązaniu do śledzenia plików i jakie są najlepsze opcje? Dowiedz się więcej o oprogramowaniu do śledzenia plików poniżej.

Co to jest system śledzenia plików?

System śledzenia plików pomaga użytkownikom śledzić, konserwować i przechowywać ważne pliki danych. To oprogramowanie upraszcza zadanie śledzenia, kto uzyskał dostęp do plików, edytował lub usuwał cokolwiek. System pozwala również użytkownikom zarządzać plikami indywidualnymi i biznesowymi, które zawierają dane, dokumenty, akta itp. Dzięki niemu użytkownicy mogą pracować nad kilkoma plikami z różnymi użytkownikami w czasie rzeczywistym.

11 darmowych programów do śledzenia plików dla małych firm

• wyślij dokumenty
• Śledzenie CMW
• DocuWare
• ProofHub
• dysk Google
• Na świeżym powietrzu
• Pliki M
• TYLKO DOKUMENTY BIURA
• LogicznyDoc
• Dokmee
• wysoki ogon

Oto lista najpopularniejszych darmowych programów do śledzenia plików, które można rozważyć do przechowywania i śledzenia plików cyfrowych.

• Wyślij dokument

DocSend to oprogramowanie do śledzenia plików, które pomaga w udostępnianiu i śledzeniu dokumentów udostępnianych za pośrednictwem łączy. Dzięki tym łączom użytkownicy mogą śledzić aktywność plików w czasie rzeczywistym, generować i udostępniać pliki do podpisu, tworzyć pokoje danych w celu udostępniania plików i tak dalej.

Ogólne funkcje DocSend

• Współpraca plików w czasie rzeczywistym
• Ustaw szczegółowe uprawnienia do plików
• Obsługa udostępniania plików ZIP i audio
• Ogranicz użytkownikom dostęp do plików

Plusy i minusy DocSend

Cennik: Bezpłatny plan nie jest dostępny | Płatny plan zaczyna się od 819,54 INR/użytkownika/miesiąc

• Śledzenie CMW

CMW Tracker pozwala użytkownikom udostępniać, konserwować i bezpiecznie przechowywać wszystkie dokumenty cyfrowe. Od kontroli dokumentów po zarządzanie plikami prawnymi i weryfikację plików, to oprogramowanie pomaga firmom w ogólnym zarządzaniu dokumentami.

Ogólne cechy CMW Tracker

• Zmiany w procesach i dokumentach w czasie rzeczywistym
• Zaawansowane śledzenie przepływu pracy
• Dopasowywanie i weryfikacja dokumentów
• Zautomatyzowane przetwarzanie dokumentów

Plusy i minusy CMW Tracker

Ceny: Dostosowane plany cenowe w zależności od liczby licencji użytkownika

• DocuWare

DocuWare to oprogramowanie do zarządzania dokumentami przeznaczone do zarządzania i udostępniania dokumentów. Przechwytuje i przetwarza dane oraz umożliwia użytkownikom udostępnianie ich za pośrednictwem zabezpieczonego pliku.

Ogólne cechy DocuWare

• Szyfrowanie i separacja dokumentów
• Inteligentne indeksowanie oparte na sztucznej inteligencji
• Wersjonowanie dokumentów
• Automatyzacja przepływu pracy
• Digitalizacja dokumentów

Plusy i minusy DocuWare

Ceny: Ceny są dostępne na żądanie na stronie internetowej DocuWare

• ProofHub

ProofHub , oprogramowanie do zarządzania projektami, umożliwia użytkownikom wysyłanie, udostępnianie lub współpracę nad plikami w czasie rzeczywistym. Ułatwiła firmom współpracę nad projektami dzięki opcji udostępniania plików w czasie rzeczywistym. Co więcej, możesz również dodawać adnotacje do ich plików jednocześnie z członkami zespołu za pośrednictwem ProofHub.

Ogólne cechy ProofHub

• Zarządzanie historią zadań
• Raporty projektów
• Białe etykiety
• Tworzenie zakładek w celu zlokalizowania plików i dokumentów
• Eksportowanie projektów
• Kontrola wersji plików

ProofHub Plusy i minusy

Cennik: Brak dostępnego bezpłatnego abonamentu | Płatny plan zaczyna się od 3708,07 INR miesięcznie.

• dysk Google

Dysk Google umożliwia użytkownikom przechowywanie, udostępnianie i współpracę nad plikami danych. Pomaga chronić wszystkie przechowywane pliki, zapewniając ochronę przed atakami złośliwego oprogramowania. Dzięki funkcjom współpracy w czasie rzeczywistym użytkownicy mogą z łatwością pracować jednocześnie nad plikami i dokumentami.

Ogólne funkcje Dysku Google

• Obsługa wersjonowania historii
• Przechowuj i edytuj ponad 100 dodatkowych dokumentów
• Obsługa wielu formatów plików
• Z łatwością zapisuj duże załączniki w Gmailu

Zalety i wady Dysku Google

Cennik: Dostępny bezpłatny plan | Płatny plan zaczyna się od 130 INR miesięcznie

• Na świeżym powietrzu

Oprogramowanie do zarządzania dokumentami Alfresco pomaga firmom zarządzać treścią i plikami oraz udostępniać je. Dzięki niemu użytkownicy mogą automatycznie prowadzić rejestr wszystkich dokumentów, zarządzać treścią na różnych platformach, grupować pliki, skanować i przechwytywać dokumenty oraz przeszukiwać zawartość za pomocą odpowiednich filtrów.

Ogólne cechy Alfresco

• Filtrowanie plików
• Zarządzanie folderami plików
• Przegląd i akceptacja dokumentów
• Zautomatyzowany przepływ pracy dla powtarzalnych zadań
• Zabezpieczenia klasy korporacyjnej do ochrony danych

Plusy i minusy Alfresco

Cennik: Dostępny bezpłatny plan dla społeczności| Cena na żądanie dla planów płatnych

• Pliki M

M-Files to kompleksowy pakiet z wieloma zaawansowanymi funkcjami do zarządzania dokumentami i śledzenia plików online. Jest to oprogramowanie oparte na sztucznej inteligencji do kategoryzowania, przechowywania i wyszukiwania dokumentów i plików. Dzięki niemu użytkownicy mogą udostępniać pliki za pośrednictwem załączników lub adresów URL, uzyskiwać podgląd plików, zarządzać wersjami plików, zarządzać uprawnieniami do każdego pliku, wykrywać duplikaty plików itp.

Ogólne cechy plików M

• Sugestie dotyczące metadanych oparte na sztucznej inteligencji
• Konwersja plików w wielu formatach
• Współtworzenie plików
• Zaawansowane renderowanie dokumentów

M-Files Plusy i minusy

Ceny: Cena jest dostępna na żądanie

• TYLKO DOKUMENTY BIURA

ONLYOFFICE Docs to edytor online do edycji dokumentów tekstowych, prezentacji, formularzy itp. Zawiera również funkcje śledzenia plików, współpracę nad plikami, współedycję, śledzenie zmian, historię wersji plików, porównywanie dokumentów i wiele więcej. Dodatkowo jest wyposażony w czytnik PDF i konwerter do konwersji plików PDF na różne formaty.

Ogólne funkcje dokumentów ONLYOFFICE

• Wbudowany czat do komentowania w czasie rzeczywistym
• Udostępnianie dokumentów publicznych
• Zarządzanie uprawnieniami do plików
• Wsparcie dla publikowania treści WordPress

Dokumenty ONLYOFFICE — zalety i wady

Cennik: Brak dostępnego bezpłatnego abonamentu | Płatny plan zaczyna się od 659,68 INR/użytkownika/miesiąc

• LogicznyDoc

LogicalDoc to oprogramowanie do zarządzania dokumentami do zarządzania, udostępniania, współpracy i eksportowania plików lub dokumentów. Możesz wysyłać pliki pocztą e-mail, eksportować dokumenty do pliku CSV, zarządzać kontrolą wersji dokumentów, generować określone metatagi dla treści itp. Oferuje również różne integracje umożliwiające bezproblemowe udostępnianie plików innym użytkownikom.

Ogólne cechy LogicalDoc

• Zakładki dokumentów
• Konwersja plików w różnych formatach
• Obsługa podpisów cyfrowych
• Import plików z archiwów ZIP
• Adnotacje dokumentów w czasie rzeczywistym

LogicalDoc Plusy i minusy

Cennik: Plan społecznościowy jest bezpłatny | Cena na żądanie na oficjalnej stronie LogicalDoc dla innych planów

• Dokmee

Oprogramowanie ECM Dokmee zostało zaprojektowane do różnych celów, w tym do udostępniania plików, przechwytywania i przechowywania dokumentów, odzyskiwania plików itp. Jest to świetne oprogramowanie do zarządzania treścią i śledzenia plików do udostępniania plików na całym świecie, tworzenia niestandardowych przepływów pracy, zarządzania uprawnieniami do plików i ich szyfrowania akta.

Ogólne cechy oprogramowania ECM firmy Dokmee

• Automatyczne stemplowanie dokumentów
• Śledzenie historii plików
• Obsługuje wiele formatów plików
• tworzenie podpisu elektronicznego
• Wyszukiwanie plików za pomocą słów kluczowych

Oprogramowanie ECM Dokmee Plusy i minusy

Ceny: Cena ECM firmy Dokmee jest dostępna na żądanie

• wysoki ogon

Hightail to system śledzenia plików online, który umożliwia łatwe udostępnianie dużych plików danych i sprawdzanie dostępności treści poprzez dostarczanie plików i śledzenie wysyłania. Oprócz tego można go używać do przeglądania plików, synchronizowania dokumentów z platformami w chmurze, udostępniania plików za pośrednictwem łącza, ochrony plików za pomocą haseł i tak dalej.

Ogólne cechy Hightail

• Kontrola wersji plików
• Zaawansowane zarządzanie zadaniami
• Współpraca nad dokumentami w czasie rzeczywistym
• Dostosowanie powiadomień e-mail

Hightail Plusy i minusy

Cennik: Dostępny bezpłatny plan | Płatny plan zaczyna się od 991,01 INR miesięcznie

Korzyści z systemów śledzenia plików

Korzystanie z systemów śledzenia plików może być korzystne na kilka sposobów, takich jak:

• Poprawia procedurę przechowywania i pobierania plików
• Pomaga zapobiegać nieautoryzowanemu używaniu plików dzięki kontrolowanym uprawnieniom.
• Eliminuje ryzyko utraty informacji, utrzymując ścieżkę każdego pliku.
• Pomaga zarządzać historią wersji każdego pliku.
• Pomaga w poprawie bezpieczeństwa plików poprzez ochronę hasłem.
• Łatwe ustawianie dat wygaśnięcia linków do udostępnionych plików.

Najważniejsze funkcje systemów śledzenia plików

Rozwiązanie do śledzenia plików oferuje wiele funkcji umożliwiających bezpieczne przechowywanie, udostępnianie lub śledzenie plików. Niektóre wspólne funkcje obejmują udostępnianie i wersjonowanie plików, ustawianie daty wygaśnięcia łącza, ochronę plików itp. Inne główne funkcje oprogramowania do śledzenia plików to:

• Wersjonowanie plików: większość systemów śledzenia plików jest wyposażona w funkcję wersjonowania plików, która zapisuje wszystkie edytowane wersje plików. W ten sposób ułatwia śledzenie zmian.
• Udostępnianie plików: oprogramowanie umożliwia użytkownikom udostępnianie pojedynczych lub wielu plików w ramach organizacji i poza nią za pośrednictwem łącza. Łącza tego można również użyć do ograniczenia dostępu do plików.
• Śledzenie plików w czasie rzeczywistym: system śledzenia plików pozwala użytkownikom śledzić plik w czasie rzeczywistym dla osób nad nim pracujących i wprowadzonych zmian.
• Tworzenie pokoi danych: Dzięki temu oprogramowaniu firmy mogą tworzyć wiele pokoi danych w celu udostępniania i współpracy nad różnymi plikami.
• Zarządzanie folderami plików: Możesz tworzyć foldery plików w celu kategoryzowania, sortowania lub zarządzania plikami.
• Zarządzanie uprawnieniami do plików: łatwo przypisuj użytkownikom role i uprawnienia dostępu do plików i dokumentów.
• Bezpieczeństwo danych: Dzięki temu oprogramowaniu użytkownicy mogą korzystać z wielu metod zabezpieczeń, aby wszystkie dane obecne w plikach były bezpieczne.

Powiązane kategorie: Oprogramowanie do szybkiego przesyłania plików | Narzędzia ETL | Oprogramowanie szyfrujące | Elektroniczne przechwytywanie danych (EDC) | Oprogramowanie do zarządzania danymi | Platformy nauki o danych | Usługi bezpieczeństwa w chmurze

Często zadawane pytania