Kompleksowy przewodnik po wyborze odpowiedniego oprogramowania do zarządzania projektami

Jako menedżer musisz używać programu Microsoft Excel do zarządzania swoimi projektami, ale problem z programem Excel polega na tym, że brakuje w nim automatyzacji i dostosowywania oraz nie obsługuje współpracy zespołowej. Oprogramowanie do zarządzania projektami może pomóc w usprawnieniu różnych funkcji planowania projektów, przydzielania zasobów i zarządzania czasem.

Można go używać do mapowania projektu, planowania, przydzielania zasobów i zarządzania jakością. Dowiedzmy się, co całe oprogramowanie może zrobić dla kierowników projektów pracujących nad różnymi typami procesów biznesowych.

Omówienie oprogramowania do zarządzania projektami

Oprogramowanie do zarządzania projektami jest używane przez menedżerów i zespoły do ​​planowania, śledzenia, koordynowania i osiągania celów projektowych. To oprogramowanie jest również wykorzystywane do komunikacji i współpracy między różnymi zainteresowanymi stronami. Pomaga menedżerom i kierownikom projektów dotrzymywać terminów i kontrolować koszty. Ponadto pomaga śledzić przepływ pracy zespołu i korzystając z tych informacji, możesz wprowadzić odpowiednie zmiany lub zaoferować swojemu zespołowi wszelkie przydatne informacje.

Jakie funkcje możesz wykonywać za pomocą oprogramowania do zarządzania projektami?

Aby skutecznie zarządzać projektem, musisz zarządzać wszystkimi informacjami o różnych działaniach wspierających. Musisz zestawiać, przyswajać i interpretować informacje dla interesariuszy projektu w czasie rzeczywistym. Kiedy interesariusze i zespoły projektowe znajdują się w różnych obszarach, staje się to trudniejsze.

Dlatego narzędzie do zarządzania projektami stało się krytycznym aspektem każdej firmy, które pozwala zespołom zarządzać wszystkimi procesami od etapu początkowego do etapu końcowego. Przyjrzyjmy się niektórym krytycznym funkcjom narzędzia do zarządzania projektami.

• Współpraca między członkami zespołu

Oprogramowanie umożliwia współpracę pomiędzy różnymi zespołami i działami. Mogą łatwo aktualizować i udostępniać informacje między sobą. Ponadto funkcja współdzielenia dostępu umożliwia wszystkim interesariuszom ujednolicony widok projektu.

• Planowanie projektu

Planowanie zadań dla różnych osób jest jednym z najważniejszych aspektów projektu. Narzędzie do zarządzania projektami zawiera funkcje harmonogramowania, które pozwalają menedżerowi dodać przepływ do wszystkich zadań, przypisać je do określonych osób, podać daty rozpoczęcia i zakończenia projektu oraz stworzyć szczegółowy harmonogram projektu.

• Zarządzanie dokumentami związanymi z projektem

Podczas pracy nad projektem Twój zespół tworzy szeroką gamę dokumentów projektowych, takich jak dokumenty zakresu, dokumenty wymagań, dokumenty ryzyka, dokumenty szacunkowe i inne. Rozwiązanie do zarządzania projektami umożliwia perfekcyjne zarządzanie wszystkimi tymi dokumentami i modyfikowanie ich zgodnie z wymaganiami.

• Zarządzanie zasobami

Kolejną istotną funkcją oprogramowania do zarządzania projektami jest zarządzanie dostępnymi zasobami. Pomaga w przydzielaniu zasobów, śledzeniu ich i wykorzystywaniu do optymalnego poziomu. Ponadto oprogramowanie prowadzi również szczegółowy raport o każdym zasobie.

• Zarządzanie kosztami

Pozwala na przypisanie składników kosztów na poziomie zadania. W większości systemów oprogramowania można również przeprowadzić analizę kosztów, a także analizę wartości wypracowanej.

• Planowanie

Głównym powodem korzystania z oprogramowania PMS jest ustalenie, co należy zrobić. Często decyduje się na to w formie kalendarza lub wykresu Gantta, ta funkcja umożliwia łączenie elementów projektu i utrzymywanie pracy na właściwym torze. Narzędzie pozwala przydzielać zadania poszczególnym osobom, ustalać cele, cele i terminy realizacji różnych projektów.

• Zarządzanie zadaniami

Dawno minęły czasy, kiedy trzymałeś pod ręką ręczny notes, aby zanotować, kto jest za co odpowiedzialny. Oprogramowanie pozwala śledzić postępy zespołu i zapewniać dodatkowe dane wejściowe w celu pomyślnego ukończenia. Promuje również koordynację zespołu i większą przejrzystość wśród członków zespołu.

• Śledzenie czasu

Podobnie jak planowanie projektów i zarządzanie zadaniami, funkcja śledzenia czasu ma również kluczowe znaczenie dla wysoce wydajnego zarządzania projektami. Zwłaszcza, gdy Twój zespół pracuje z napiętym budżetem. Funkcja śledzenia czasu pozwala dokładnie zaplanować zadania, zapewniając wykonanie pracy na najwyższym poziomie przy minimalnym wysiłku i w krótkim czasie.

• Komunikacja i współpraca

Jest to niezbędna funkcja ułatwiająca bezproblemową komunikację między zespołami i innymi działami. Pomaga im w omawianiu krytycznych punktów projektu i uzyskiwaniu wszelkiej pomocy lub sugestii od kolegów, gdy jest to wymagane. Ta funkcja pozwala im uzyskać jasność co do tego, gdzie znajduje się ich projekt w bieżącym scenariuszu i dostosować terminy zgodnie z wymaganiami.

Przypadki użycia oprogramowania do zarządzania projektami

Zarządzanie wieloma projektami i zadaniami nie jest tak proste, jak się wydaje. Zajmowanie się każdym aspektem biznesu wymaga dużo planowania, ciężkiej pracy i poświęcenia. Ale inteligentni menedżerowie potrzebują tylko odpowiedniego narzędzia do zarządzania projektami, aby sprawnie zarządzać swoimi projektami.

Za pomocą wszechstronnego oprogramowania możesz łatwo znajdować i rozwiązywać krytyczne problemy oraz ustalać priorytety dla ważnych zadań. Pozwala otrzymywać aktualizacje w czasie rzeczywistym na temat bieżących projektów i udostępniać ważne aktualizacje zespołowi. Co więcej, szczegółowe podsumowania projektów pomagają analizować postępy i wprowadzać zmiany zgodnie z wymaganiami.

• Znaczenie PMS dla małych firm z przykładami

Zarządzanie projektami to przerażające wyrażenie, gdy prowadzisz małą firmę. Musisz żonglować wieloma projektami, ludźmi i zadaniami. Jednak oprogramowanie do zarządzania projektami może pomóc zaplanować wszystko z wyprzedzeniem i prowadzić każdy projekt w opłacalny sposób. Zaoszczędzi to dużo czasu i zapewni ukończenie projektów w krótkim czasie bez zbędnego stresu.

W kilku następnych akapitach wymienimy pięć krytycznych sposobów wraz z przykładami, w jaki sposób oprogramowanie do zarządzania projektami może ułatwić Ci życie i przenieść Twoją firmę na wyższy poziom.

1. Trzymaj się harmonogramu i budżetu

Wiesz, że w małej firmie nie ma miejsca na błędy, dlatego ważne jest, aby realizować swoje cele i zmieścić się w założonym budżecie. Korzystając z narzędzi do zarządzania projektami, możesz stworzyć mapę drogową i zarządzać nią z perfekcją aż do ukończenia.

Przykład: Na etapie planowania projektu Rahul zdał sobie sprawę, że koszt wynajmu sprzętu wkrótce wzrośnie o 30% w nadchodzących miesiącach. Jest w trakcie realizacji nowego projektu, a prognozy pozwoliły mu zaoszczędzić pieniądze w innych obszarach. Co więcej, uniknął także nieoczekiwanego zwiększenia budżetu.

2. Pełna kontrola nad swoimi projektami

Projekty, które się psują, mogą negatywnie wpłynąć na strukturę Twojej organizacji, a także mogą mieć reperkusje w innych krytycznych zadaniach. Jeśli masz minimalną siłę roboczą, możesz poprosić ich o rozproszenie się w celu rozwiązania problemów. Byłoby to jednak trudne podczas ciągłych przerw. Dlatego, aby rozwiązać ciągłe problemy, musisz wdrożyć oprogramowanie do zarządzania projektami w swojej firmie.

Przykład: Jacob zajmował się wieloma projektami i ciężko pracował, aby dotrzymać terminów. Mimo wszystkich wysiłków dowiedział się, że jego zespół przekroczył budżet w bieżącym projekcie. Aby dodać do swoich nieszczęść, nie miał nawet planu B, aby rozwiązać ten problem. Jednak udało mu się jakoś poradzić sobie z sytuacją, ale dostał reprymendę od wyższego kierownictwa.

Aby uniknąć takich problemów w przyszłości, postanowił skorzystać z oprogramowania do zarządzania projektami, które jasno wskazywało nadchodzące problemy, tworzyło plan dla każdego projektu i tworzyło skrupulatną mapę drogową. W ciągu następnych kilku miesięcy zauważył inspirującą poprawę wydajności, wyników końcowych, kosztów i całego procesu.

3. Zwiększ swoje szanse na sukces

Kluczowa różnica między sukcesem a porażką projektu polega na procesie zarządzania kierownika projektu. Jeśli nie poświęcają czasu na tworzenie szczegółowego harmonogramu projektu i nie śledzą uważnie etapu realizacji, aby upewnić się, że wszystkie cele zostaną osiągnięte na czas, istnieje duże prawdopodobieństwo, że nie osiągną zamierzonych celów.

Przykład: To był 18. dzień Eshy jako kierownika sprzedaży w nowym biurze, więc postanowiła przeprowadzić analizę wydajności swojego zespołu. Odkryła, że ​​jej zespół ds. sprzedaży nie dokonał tylu sprzedaży, ile powinien w ciągu tygodnia.

Po dokładnej analizie każdego aspektu doszła do wniosku, że jej zespół nie ma jasnej mapy drogowej i z góry zdefiniowanych celów. Następnie wykorzystała narzędzie PMS do usprawnienia pracy, zdefiniowania celów oraz poprawy wydajności i ogólnej jakości pracy. Po kilku tygodniach zauważyła drastyczną poprawę wyników sprzedaży i wydajności swojego zespołu.

4. Zdefiniuj jasne role

Nawet jeśli prowadzisz małą firmę, a role nie są jasno określone, często napotkasz problemy z odpowiedzialnością. Opóźni to Twoje projekty i nie będziesz w stanie ukończyć ważnych zadań na czas. Jednak korzystając z narzędzia do zarządzania projektami, będziesz mógł przydzielać zadania właściwym osobom i rozliczać je z wykonania pracy w określonym czasie.

Przykład: Za pomocą narzędzia do zarządzania projektami David przydzielił wiele zadań różnym osobom i jasno określił, czego od nich oczekuje w zakresie celów końcowych. Wszyscy byli świadomi swojej pracy i wszystkie prace zostały zakończone w wyznaczonym terminie.

5. Uzyskaj przydatne informacje

Dobre zarządzanie projektem obejmuje skuteczne planowanie projektu, alokację zasobów, gromadzenie danych i komunikację. Po zakończeniu projektu możesz spojrzeć wstecz na swój projekt, ocenić wydajność i spróbować dowiedzieć się, co zadziałało najlepiej, a co nie. Jeśli nie masz takiego zaplecza, z pewnością będziesz powtarzać te same błędy, a także możesz nie dać z siebie wszystkiego w kolejnym projekcie.

Przykład: Sanchit użył oprogramowania do zarządzania projektami do sprawdzenia raportu o stanie swoich projektów. Zauważył, że cztery zadania są w toku, a zespół wydał również więcej niż przydzielony budżet.

W związku z czterema nadchodzącymi projektami i czterema oczekującymi zadaniami poprosił wszystkich członków swojego zespołu, aby podnieśli poprzeczkę i dali z siebie wszystko, aby ukończyć pracę na czas. Oprogramowanie do zarządzania projektami pozwoliło mu przeznaczyć więcej zasobów na oczekujące prace i przygotować je do nowych projektów.

• Znaczenie PMS dla dużych przedsiębiorstw z przykładami

Niezależnie od wielkości organizacji, zarządzanie projektem jest zawsze trudnym zadaniem dla każdego. Dzięki narzędziu do zarządzania projektami możesz zmniejszyć presję związaną z zarządzaniem projektami od początku do końca i zachować kontrolę nad celami biznesowymi. W kilku następnych wierszach poznasz trzy główne powody, dla których Twoja firma potrzebuje oprogramowania do zarządzania projektami.

1. Duże przedsiębiorstwa mają różne działy i biura na całym świecie. Za pomocą narzędzia do zarządzania projektami możesz zapewnić spójny przepływ informacji między wszystkimi zespołami i uniknąć przekroczenia terminu.

Przykład: Rakshay jest kierownikiem projektu w międzynarodowej firmie. Od razu chciał podzielić się ważnymi informacjami o projekcie ze swoim zespołem onshore i offshore. Nie był pewien, czy każdy członek personelu sprawdzi swoje skrzynki odbiorcze, dlatego udostępnił informacje za pośrednictwem oprogramowania do zarządzania projektami. W ciągu kilku sekund wszyscy otrzymali wyskakujące powiadomienie na pulpicie oprogramowania i wszyscy zwrócili najwyższą uwagę na udostępnione informacje.

2. Gdy projekt się opóźnia, duże organizacje często wydają więcej pieniędzy, niż planowały. Powoduje to reperkusje w innych projektach, a ich fundusze mogą ulec wyczerpaniu. Duże firmy mogą używać oprogramowania do zarządzania projektami do planowania kosztów i kontrolowania budżetu.

Przykład: Rohan zdecydował się użyć rozwiązania do zarządzania projektami, aby odkryć kondycję finansową trwającego projektu. Z zadowoleniem dowiedział się, że funkcja planowania finansowego oprogramowania pomogła jego zespołowi uniknąć przekroczenia budżetu. Ponadto był w stanie wyznaczyć cel finansowy dla kolejnego projektu.

3. Poprawia odpowiedzialność Twojego zespołu za określone zadanie, a także promuje współpracę w zespole. Jednomyślny przepływ pracy Twojego zespołu zapewnia terminową realizację projektów i zmniejsza ryzyko strat.

Przykład: Daniel używał programu Microsoft Excel i metod ręcznych do przydzielania pracy członkom swojego zespołu, ale oni regularnie przekraczali terminy. Po pewnym czasie postanowił wypróbować rozwiązanie do zarządzania projektami przez jakiś czas. Ku jego zaskoczeniu narzędzie okazało się bardzo korzystne dla jego zespołu, ponieważ mógł ustalać terminy projektów, śledzić postępy i wysyłać powiadomienia, gdy zadanie było spóźnione.

Pomogło to zaszczepić poczucie odpowiedzialności w jego zespole i zwiększyć ich produktywność. Co więcej, był w stanie wszystko udokumentować i podzielić się tym ze wszystkimi, aby wiedzieli, gdzie teraz się znajdują i czego się od nich oczekuje.

Rodzaje oprogramowania do zarządzania projektami

Istnieją trzy różne rodzaje oprogramowania do zarządzania projektami:

• Indywidualne oprogramowanie: To oprogramowanie jest idealne dla jednej osoby, która potrzebuje prostej i lekkiej aplikacji do zarządzania projektami. Ma mniej funkcji i zapewnia użytkownikowi tylko podstawowe funkcje.
• Zintegrowane oprogramowanie: Zintegrowane oprogramowanie jest używane głównie przez firmy, które pracują nad wieloma projektami jednocześnie. Ten PMS ma scentralizowaną bazę danych zawierającą informacje, do której wszyscy członkowie zespołu mają łatwy dostęp.
• Oprogramowanie do współpracy: Oprogramowanie do współpracy to idealna opcja dla większych zespołów, ponieważ umożliwia wszystkim członkom zespołu przeglądanie, dostęp i współpracę nad projektem oraz rozwiązywanie określonego problemu biznesowego.

Przykłady bezpłatnych narzędzi projektowych Open Source

Oto lista pięciu najlepszych rozwiązań oprogramowania open source do zarządzania firmą.

1. racjonalny plan

RationPlan to potężne rozwiązanie do zarządzania projektami zaprojektowane, aby pomóc kierownikom projektów w organizowaniu zadań, przydzielaniu zasobów, śledzeniu postępów i zarządzaniu obciążeniem zgodnie z wymaganiami.

2. OrangeScrum

OrangeScrum to platforma oparta na chmurze, która wykorzystuje tablicę Scrum i przepływ pracy Kanban do efektywnego wykonywania zadań, współpracy zespołowej i generowania raportów.

3. Otwarty projekt

Jest to rozwiązanie do zarządzania projektami typu open source, które zawiera niestandardowe funkcje planowania projektu, śledzenia problemów, raportowania kosztów i zarządzania czasem. Jest wyposażony w platformy zarządzania Agile i Scrum, aby zapewnić bezproblemowy przepływ pracy.

4. Tajga

Taiga to open source i bezpłatne narzędzie do planowania projektów, które zapewnia swoim klientom platformy zarządzania Scrum i Agile. Zapewnia 300 MB pamięci i maksymalnie 3 użytkowników może pracować nad prywatnym projektem.

5. Odoo

Oprogramowanie Odoo jest znane z przyjaznego dla użytkownika interfejsu i kilku przydatnych funkcji zarządzania, takich jak tabele przestawne, tablice Kanban, zarządzanie plikami i inne. Ponadto zapewnia również szeroką gamę narzędzi do zarządzania zapasami, kadrami, księgowością, sprzedażą i produkcją.

Branże korzystające z oprogramowania do zarządzania projektami / Kto może korzystać z narzędzi do zarządzania projektami

Oprogramowanie do zarządzania projektami składa się z różnych funkcji i funkcji, które mogą pomóc wszystkim branżom. Pomaga ich liderom w łatwym kierowaniu projektami i umożliwia zespołowi radzenie sobie z trudnymi projektami i napiętymi terminami. Poniżej znajduje się lista branż, które wykorzystują oprogramowanie PM na swoją korzyść.

• Tworzenie oprogramowania Oprogramowanie do zarządzania projektami

System zarządzania projektami jest używany w tworzeniu oprogramowania w celu promowania jasnego zrozumienia celów i wymagań. Utrzymuje zespoły na tej samej stronie i zorganizowane.

• Oprogramowanie do zarządzania projektami budowlanymi

W branży budowlanej to oprogramowanie zapewnia wszystkie funkcje, które sprawiają, że proces jest szybszy, łatwiejszy w obsłudze, bezproblemowy i bardziej wydajny. W związku z tym, co prowadzi do większej rentowności i mniej czasochłonne.

• Oprogramowanie do zarządzania projektami produkcyjnymi

Przemysł wytwórczy musi stawić czoła kilku wyzwaniom związanym z kosztami, surowcami i jakością produktów. Oprogramowanie do zarządzania projektami pomaga zminimalizować niektóre z tych wyzwań i umożliwia producentom wytwarzanie towarów najwyższej jakości przy minimalnych kosztach.

• Oprogramowanie do zarządzania projektami informatycznymi

W sektorze IT celem jest zwiększenie wydajności poprzez utrzymanie wszystkich członków zespołu na tej samej stronie. Tablice Kanban, wykresy Gantta i szczegółowe raporty zapewniają kluczowe funkcje wymagane do pomyślnej realizacji projektów IT.

• Oprogramowanie do zarządzania projektami edukacyjnymi

Jest używany przez uniwersytety, instytuty, kolegia i uniwersytety do zarządzania codziennymi działaniami i organizowania każdego procesu. Co więcej, jest używany zarówno przez uczniów, jak i nauczycieli w celu zwiększenia ich produktywności.

• Oprogramowanie do zarządzania projektami farmaceutycznymi

Przemysł farmaceutyczny ma sprawiedliwy podział obowiązków wobec swoich konsumentów i musi zarządzać popytem na produkty lecznicze oraz utrzymywać porządek całej operacji. Oprogramowanie do zarządzania projektami dla branży farmaceutycznej zostało zaprojektowane z myślą o efektywnym zarządzaniu projektami, śledzeniu zasobów, dostarczaniu dokładnych raportów, obsłudze rozliczeń i przyspieszaniu całego procesu.

• Oprogramowanie do zarządzania projektami nieruchomości

W sektorze nieruchomości pomaga w automatyzacji przyziemnych zadań, śledzeniu ofert i potencjalnych klientów oraz analizowaniu wydajności w różnych regionach i nieruchomościach.

• Oprogramowanie do zarządzania projektami agencji kreatywnej

Utrzymuje przepływ pracy i działa, jednocześnie śledząc wydajność zespołu. Zachęca do współpracy między członkami zespołu, a funkcja raportowania pomaga w identyfikacji wszelkich przeszkód.

• Oprogramowanie do zarządzania projektami rządowymi

Wspiera agencje rządowe na wszystkich etapach projektu, od inicjalizacji po planowanie i wdrażanie. Wykresy Gantta w zarządzaniu projektami dostarczają szczegółowych raportów na temat przepływu pracy i pieniędzy wydanych na konkretny projekt.

Jakie są kryteria wyboru oprogramowania do zarządzania projektami?

Narzędzie do zarządzania projektami stało się krytyczne dla wszystkich firm. Oprogramowanie zostało specjalnie zaprojektowane, aby obsługa zespołu i wykonywanie zadań były prostsze i bardziej wydajne. Okazało się, że jest dobrodziejstwem dla kierowników projektów i automatyzuje podstawowe operacje, takie jak planowanie projektu, alokacja zasobów, tworzenie harmonogramów itp. Przyjazny dla użytkownika interfejs usprawnia współpracę między zespołami i kontroluje przepływ pracy w czasie rzeczywistym.

Teraz, zanim skupisz się na jakimkolwiek oprogramowaniu do zarządzania projektami, jest kilka testów porównawczych, które powinieneś przeanalizować. Oto sześć ważnych kryteriów, o których należy pamiętać podczas procesu selekcji.

• Powinno być przyjazne dla użytkownika: Oprogramowanie powinno być łatwe w użyciu dla wszystkich i musi być proste do zrozumienia, aby Twój zespół nie tracił czasu na zrozumienie jego cech i funkcjonalności.
• Funkcja udostępniania plików: oprogramowanie do zarządzania projektami musi mieć szeroki zakres opcji udostępniania plików, w tym przechowywanie w chmurze, współdzielony dysk twardy, strony internetowe z punktami udostępniania i urządzenia do przechowywania multimediów.
• Powinno być konfigurowalne: Aby zapewnić, że oprogramowanie działa dokładnie tak samo, jak chcesz, oprogramowanie powinno umożliwiać dostosowywanie i dostosowywany przepływ pracy.
• Bezproblemowa integracja: Twoje narzędzie do zarządzania projektami powinno obsługiwać aktualne rozwiązania programowe i różne inne platformy w celu zwiększenia dostępności.
• Monitorowanie i raportowanie: Oprogramowanie musi zapewniać możliwość monitorowania aktualizacji w czasie rzeczywistym, a Ty powinieneś mieć możliwość udostępniania informacji zewnętrznym użytkownikom i interesariuszom.
• Bezpieczeństwo przechowywanych danych: Wreszcie, system oprogramowania powinien oferować wystarczające środki szyfrowania i uwierzytelniania, aby zapewnić najwyższe bezpieczeństwo danych.

Wniosek

Oprogramowanie do zarządzania projektami nie jest opcją, ale niezbędnym narzędziem dla Twojej firmy. Pomaga w zwiększaniu efektywności bieżących operacji oraz minimalizowaniu i łagodzeniu ryzyka. Firmy, które nie wdrożą tego narzędzia w swoich procesach biznesowych, zawsze będą miały problemy z zarządzaniem pracą, budżetem, siłą roboczą i jakością produktów.

Powiązane kategorie: Narzędzia Kanban | Narzędzia Scruma | Narzędzia modelu szkieletowego | Oprogramowanie wykresów Gantta