Jak skonfigurować plany w Zoho CRM?

Każda firma ma dobrze zdefiniowany sposób działania. Istnieją przepływy pracy, które służą jako ścieżka do wykonywania różnych zadań i projektów. Sposób, w jaki przebiegają przepływy pracy, stanowi istotny czynnik decydujący o wymaganiach dotyczących oprogramowania, ponieważ oprogramowanie musi być solidne, aby oferować ogromną liczbę możliwości obsługujących unikalne procesy biznesowe.

Teraz Zoho dogłębnie rozumie te różne wymagania i robi wszystko, co możliwe, aby je właściwie wdrożyć. Zoho CRM Blueprint to tak naprawdę metoda podziału procesu sprzedaży na poszczególne etapy. Gdy przechodzimy między każdym etapem, możliwe staje się nakłanianie użytkowników i personelu do wprowadzania odpowiednich informacji, aby nic nie pozostało niezauważone.

Poniżej najpierw szczegółowo zrozumiemy, czym jest Blueprint , aby uzyskać jasny kontekst tego, jak możemy go skonfigurować w Zoho CRM i co może zrobić.

Schemat Zoho CRM

Od momentu przechwycenia potencjalnego klienta w systemie CRM do czasu jego śledzenia i dalej, istnieje wiele procesów sprzedażowych, które organizacja realizuje w swojej funkcji. Na przykład istnieje firma o nazwie Explore Electronics Pvt. z oo oferująca klientom gadżety techniczne.

Teraz, poza zamówieniami online, które ta firma może otrzymać, mogą również mieć dedykowany zespół sprzedaży, który ma śledzić potencjalną sprzedaż wygenerowaną za pośrednictwem demonstracji, źródeł offline i wydarzeń. Przedstawiciele handlowi Zoho CRM Blueprint mogą zacząć od wywołania zestawu potencjalnych klientów i zaplanowania pokazów produktów z tymi potencjalnymi klientami.

Pod koniec tej demonstracji, gdy potencjalni klienci są zainteresowani zakupem projektów, generowana jest wycena, która po zatwierdzeniu może zostać przekształcona w zamówienie. Produkty mogą następnie zostać wysłane i dostarczone do klientów.

Problemy ze sprzedażą w Explore Electronic Pvt. Sp. z o.o.

Teraz ten proces, o którym właśnie mówiliśmy, może wydawać się bardzo prosty, kiedy go czytasz. Jednak jeśli chodzi o realizację tego procesu, można napotkać wiele problemów ze względu na pewne blokady i luki. Przyjrzyjmy się im szczegółowo.

• Często menedżerowie sprzedaży mogą spędzać większość czasu na szkoleniu nowych przedstawicieli handlowych, co oznacza, że ​​nie mają wystarczająco dużo czasu na skupienie się na swojej pracy.
• Produkt i wszystko, co może zaoferować, nie zawsze jest jasne w świadomości wszystkich przedstawicieli handlowych. Często przedstawiciele handlowi mogą nie być świadomi ważnych szczegółów produktu, o które proszą potencjalni klienci podczas rozmowy telefonicznej, co może również rozczarować potencjalnego klienta i spowodować utratę sprzedaży.
• W innych przypadkach może brakować ważnych informacji o kliencie. Dopiero w trakcie procesu składania zamówienia zespół dostawczy może zorientować się, że dane lub adres klienta są błędne, co może wyraźnie opóźnić dostawę zamówienia.
• Mogą to być chwile, w których zasady rabatowe nie są przestrzegane. Explore Entertainment może mieć zasadę, że rabaty nie mogą przekraczać 20%, ale w niektórych przypadkach oferty z wyższymi rabatami mogą zostać przetworzone, co może umknąć uwadze kierowników sprzedaży.

Wymienione powyżej instancje to jedne z najbardziej klasycznych sposobów, w jakie można napotkać problemy, gdy masz duży zespół wykonujący proces, ale brakuje dobrze zdefiniowanego systemu do jego skutecznego wykonania. W tym przypadku główny problem zawsze dotyczy braku jasnych wskazówek i walidacji CRM.

Rozwiązania oferowane przez Zoho CRM Blueprint

Zoho CRM Blueprint może umożliwić organizacji zaprojektowanie i wykonanie procesu w sposób zorganizowany, a jednocześnie całkowicie wolny od luk. Dzięki konfiguracji Zoho Blueprint prawie każdy szczegół można uchwycić z procesu offline w CRM, dzięki czemu proces usprawnienia staje się bardzo łatwy.

Możliwe jest zdefiniowanie każdego etapu w jednym procesie i powiązanie ludzi z każdym etapem. Możesz kierować swoimi zespołami wraz z wykonaniem procesu, weryfikować ważne informacje kontekstowo, a także automatyzować rutynowe działania.

• Kwalifikacja ołowiu

  Aby upewnić się, że cel kwalifikacji leadów jest spełniony, Zoho CRM Blueprint pomaga w stworzeniu dość liniowego skryptu agenta wywołującego. Oprogramowanie prowadzi przedstawicieli handlowych na każdym etapie planowania demonstracji produktu. Plan działa jak skrypt agenta telefonicznego i pomaga przedstawicielom handlowym w opisie produktów podczas rozmowy telefonicznej z potencjalnym klientem. Może to rozwiązać problem niespójności w przekazie przekazywanym przedstawicielom handlowym.

• Kontynuowanie

  Dzięki konfiguracji Zoho Blueprint , prawie każdy krok może być regulowany w procesie follow-up, który polega na wysłaniu i przejrzeniu oferty. W tym przypadku rabat oferowany klientom może zostać zweryfikowany przez CRM, zapewniając jednocześnie, że zespół sprzedaży przestrzega zasad firmy. Powiadomienia e-mail są zautomatyzowane dla menedżerów sprzedaży, gdy ktoś zaakceptuje wycenę, aby nic nie umknęło ich uwadze.

• Zarządzanie zamówieniami

  Ważną rolę w prowadzeniu przedstawicieli handlowych na każdym etapie procesu zarządzania zamówieniami odgrywa Zoho CRM Blueprint. Zajmuje się sprawdzaniem stanów magazynowych, wysyłką, a nawet dostawą. W tym miejscu przedstawiciele handlowi są również proszeni o wprowadzenie informacji CRM, takich jak adres klienta. Dzięki temu nie ma opóźnień w dostawie produktu.

Podstawowe bloki planu Zoho CRM

Blueprint w Zoho CRM jest zasadniczo przeznaczony do realizacji procesu biznesowego w sposób systematyczny i dobrze zdefiniowany. Dzięki temu projektowi można zdefiniować każdy etap procesu i powiązać odpowiednich ludzi z każdym etapem. Może również pomóc w prowadzeniu zespołów przez cały proces. Ponadto pomaga również w narzucaniu i weryfikowaniu ważnych informacji kontekstowo, jednocześnie automatyzując rutynowe działania.

Plan zostaje zaprojektowany poprzez utworzenie sekwencyjnej kolejności etapów liczonych w procesie. W języku CRM podstawowymi elementami składowymi planu są Stany i Przejścia.

Państwo

W konfiguracji schematu „stan” to stan, w którym coś jest w określonym czasie. Na przykład każda transakcja w CRM przechodzi przez różne etapy, dopóki nie nastąpi kontynuacja, która obejmuje kwalifikację, negocjacje i zatwierdzenie rabatu. Wszystkie te etapy nazywane są stanem. Stany muszą być przeciągane i upuszczane w edytorze planu, aby zaprojektować przebieg procesu.

Przemiana

Transformacja to nic innego jak połączenie między dwoma państwami, które wchodzą w proces. Określa warunki potrzebne do przeniesienia akt z jednego państwa do innego. Na przykład warunki i czynności wymagane do przejścia rekordu z kwalifikacji do negocjacji są zwykle określone w bloku Przejście.

Projektowanie planu

Proces konfiguracji lub budowania procesu jest w rzeczywistości procedurą trzyetapową. Obejmuje:

1. Wprowadzanie podstawowych informacji

Tutaj możesz określić moduł, układ i pole, dla którego proces ma zostać utworzony.

Możesz przejść do „Ustawienia”, następnie „Automatyzacja”, a następnie „Blueprint”.

• Następnie możesz kliknąć na tworzenie planu.
• W tym wyskakującym okienku Create Blueprint możesz wybrać moduł, układ i pole, dla którego ma zostać utworzony proces.
• Powiedzmy, że proces polega na podążaniu za potencjalnymi klientami. W takim przypadku możesz wybrać moduł Umowy z układem standardowym i polem Etap.
• Dla większej przejrzystości możesz również określić kryteria, ponieważ jeśli tego nie zrobisz, do procesu wejdą wszystkie rekordy utworzone w układzie.
• Na koniec kliknij Dalej.

2. Definiowanie przebiegu procesu

W edytorze Blueprint Editor możesz zdefiniować przebieg procesu od początku stanu domyślnego do stanu wyjściowego.

W edytorze schematów możesz przeciągać i upuszczać wszystkie stany, które stanowią część procesu.

• Możesz również ustalić przepływ procesu między stanami, łącząc różne węzły za pomocą przycisków stanów.
• Należy zauważyć, że stan Start jest równoważny żadnej wartości wybranego pola listy wyboru.
• Możesz tworzyć przejścia, klikając przycisk + między dwoma stanami. Aby usunąć przejście, wystarczy kliknąć prawym przyciskiem myszy linię przejścia i kliknąć Usuń przejście.

3. Skonfiguruj ustawienia przejścia

W razie potrzeby można skonfigurować ustawienia Przed, W trakcie i Po przejściu między różnymi stanami w procesie. Na przykład możemy spojrzeć na przejście między stanami.

Możemy nazwać to „Zamknięciem”. We wspomnianym powyżej przykładzie Explore Electronics poniższe wskazówki mogą być niektórymi wytycznymi, których należy przestrzegać podczas konfiguracji.

• Aby ukończyć przejście w negocjacjach, przedstawiciel handlowy w Explore Electronics może wprowadzić procent rabatu i datę zamknięcia.
• Zgodnie z polityką firmy rabat na produkt nie może przekraczać 20%.
• Zaraz po wykonaniu Przejścia Zamknięcia, powiadomienie e-mailowe do menedżera przedstawiciela handlowego może zostać zautomatyzowane, jednocześnie informując go o złożeniu transakcji.

Można więc śmiało powiedzieć, że Blueprint umożliwia stworzenie repliki procesów biznesowych offline w Twoim CRM. Od momentu generowania leadów do zamknięcia transakcji, organizacja śledzi wiele procesów biznesowych. Schematy mogą być wykorzystane do dostarczenia użytkownikom Zoho CRM szczegółowego przewodnika, jak przeprowadzić wszystkie etapy procesu biznesowego.

Na przykład przed wysłaniem oferty do klienta trzeba zebrać kilka dokumentów. Można ustawić etap w planie, który nakazuje przesyłanie dokumentu i umożliwia przejście rekordu do następnego etapu zaraz po przesłaniu dokumentów.

Wniosek

Gdy proces, który śledzisz w trybie offline, nie jest dokładnie uchwycony w aplikacji, nigdy nie ma pewności, że będzie realizowany we właściwy sposób. W procesie mogą wystąpić pewne niespójności i możliwe luki, i to jest problem, który rozwiązuje Blueprint.

Zoho CRM Blueprint jest jak internetowa replikacja procesu biznesowego. Może uchwycić wszystkie szczegóły procesu offline w oprogramowaniu. Wdrożenie Zoho CRM Blueprint poprzez kontakt z ekspertem Zoho Consultant może zapewnić automatyzację, walidację i efektywną współpracę zespołu, co dodatkowo sprawi, że proces będzie wydajny i wolny od wszelkiego rodzaju luk.