Niezbędny przewodnik dotyczący przeprowadzania burzy mózgów online

Ponieważ w tym roku więcej zespołów będzie musiało pracować z domu, ważne jest, aby dowiedzieć się, jak usprawnić procesy robocze teraz bardziej niż kiedykolwiek.

Zwłaszcza proces taki jak burza mózgów, zorganizowana, szczegółowa, a czasem nawet żmudna czynność. Nawet przeprowadzana na miejscu burza mózgów wymaga pełnego zaangażowania i uwagi uczestników.

A kiedy wszyscy pracują w domu, pojawia się więcej przeszkód do pokonania.

Czy przeczytałeś już nasz Kompletny przewodnik po pracy w domu?

Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak skutecznie przeprowadzić burzę mózgów online ze swoim zespołem pracującym zdalnie w 6 krokach.

Krok 1: Zidentyfikuj uczestników

Chociaż ogólnie skuteczne jest utrzymywanie liczby uczestników w przedziale od 8 do 10 podczas burzy mózgów online, posiadanie zróżnicowanego zespołu ma kluczowe znaczenie dla udanej sesji burzy mózgów.

W zależności od celu spotkania, uczestnicy mogą się różnić. Upewnij się, że w wybranym przez Ciebie zespole znajdują się osoby o różnych umiejętnościach i wiedzy fachowej związanej z omawianym tematem.

Zwiększ efektywność, włączając mieszankę introwertyków i ekstrawertyków oraz kreatywnych i nietwórczych uczestników. To da bardziej zróżnicowane odpowiedzi.

Na miejscu wszystko, co musisz zrobić, aby sprawdzić ich dostępność, to odwrócić się i zapytać. Ale kiedy wszyscy pracują w różnych częściach kontynentu/świata, ważne jest, abyś włożył dodatkowy wysiłek, aby sprawdzić z nimi, zanim zdecydujesz się na sesję.

Krok 2: Wyślij wprowadzającego e-maila na spotkanie

Celem tego e-maila wprowadzającego jest poinformowanie Twojego zespołu, czego się spodziewać, i umożliwienie mu wcześniejszego przygotowania się do sesji.

Wiadomość e-mail powinna zawierać szczegóły wyjaśniające cel sesji (tj. problem i rozwiązanie, którego szukasz), wszelkie materiały pomocnicze, program, łącza do odpowiednich narzędzi lub zasobów, wydarzenie w kalendarzu oraz wiadomość e-mail z zaproszeniem na spotkanie.

Po wysłaniu wiadomości e-mail skontaktuj się z nimi (albo za pomocą innego e-maila lub za pośrednictwem platformy czatu) i sprawdź, czy otrzymali zaproszenie. Możesz również stworzyć okazję do przypomnienia im, aby przeprowadzili rozeznanie na ten temat, aby zebrać pomysły z wyprzedzeniem, co z kolei zaoszczędzi czas podczas sesji.

Krok 3: Wybierz skuteczne narzędzie do burzy mózgów online

Niezależnie od tego, czy wybranym narzędziem jest platforma do przesyłania wiadomości, wideokonferencja czy tablica online, upewnij się, że jest wystarczająco wydajne, aby zaspokoić potrzeby Twojego zespołu pracującego zdalnie.

Luźny:

Slack to nie tylko platforma do czatowania, ale może również służyć jako pulpit nawigacyjny do burzy mózgów. Wybierz konkretny kanał (lub utwórz nowy) dla sesji i powiadom wszystkich o czasie i celu za pośrednictwem e-maila z zaproszeniem lub na samym kanale. Podczas sesji każdy może przekazać swoje pomysły jako nowe wiadomości. Pod koniec sesji będziesz mieć całą listę pomysłów, które możesz później przeanalizować i ustalić priorytety.

Spotkanie w Google Hangouts:

To świetne narzędzie do wideokonferencji, zwłaszcza z dużą grupą osób. Podobnie jak podczas osobistej burzy mózgów, możesz omawiać sprawy podczas rozmowy wideo, możesz również użyć opcji czatu, aby wprowadzić wiadomość tekstową. Jednak, aby wszystko było bardziej efektywne, lepiej wyznaczyć facylitatora, który powinien wziąć na siebie odpowiedzialność za spisywanie pomysłów innych.

Twórczo:

Creately to internetowa tablica, na której zespoły mogą współpracować w czasie rzeczywistym nad pomysłami, korzystając z wizualizacji lub diagramów, takich jak mapy myśli. Przed spotkaniem utwórz i nazwij dokument oraz udostępnij do niego dostęp, dodając jego adresy e-mail lub po prostu udostępniając łącze do dokumentu w swoim kanale Slack, aby zapewnić natychmiastowy dostęp swojemu zespołowi. Możesz także użyć wtyczki Creately do Dysku Google, aby tworzyć pliki i zarządzać nimi bezpośrednio z Dysku Google. Po rozpoczęciu sesji każdy może dzielić się swoimi pomysłami na płótnie (zmiany zostaną odzwierciedlone również w podglądzie linku, który udostępniłeś na swoim kanale Slack).

Krok 4: Ustaw limit czasu i trzymaj się go

Jedną z rzeczy, która zostaje przeoczona podczas zdalnej burzy mózgów, jest czas. Jednak ważne jest, aby szanować harmonogram uczestnika, ponieważ każdy dodatkowy czas spędzony na spotkaniu będzie ograniczał się do jego osobistego czasu.

Czasami rozproszone zespoły nie zawsze znajdują się w tej samej strefie czasowej. Chociaż dla Ciebie może to być tuż po śniadaniu, poświęcenie dodatkowych pół godziny na zakończenie spotkania może przerwać ich godzinę lunchu.

Krok 5: Polegaj na odpowiednich metodach burzy mózgów

Chociaż istnieje wiele technik burzy mózgów, nie wszystkie z nich mogą działać podczas sesji burzy mózgów online. Na przykład technika taka jak szturmowanie ról może najlepiej pasować, jeśli wszyscy są w tym samym pokoju.

I nie wszystkie techniki mogą pomóc w temacie, wokół którego przeprowadzasz burzę mózgów. Na przykład mapy myśli najlepiej sprawdzają się w generowaniu pomysłów, podczas gdy technika taka jak 5 dlaczego lub analiza przyczynowo-skutkowa może pomóc lepiej w rozwiązaniu problemu lub znalezieniu pierwotnej przyczyny problemu.

Ważne jest, aby na początku sesji wspomnieć o metodzie, która zostanie zastosowana, a także wyjaśnić zasady lub wytyczne związane z techniką.

Oto lista przydatnych narzędzi do generowania pomysłów. Są one połączone z zasobami wyjaśniającymi, jak z nich korzystać.

• Analiza 5 dlaczego
• Analiza przyczynowo-skutkowa
• Schemat Lotosu
• Sześć myślących kapeluszy
• Tablice nastroju
• MKNĄĆ
• SIPOC
• Tablice pomysłów

Krok 6: Zakończ spotkanie

Po zebraniu tylu informacji, ile chcesz, poświęć czas (powinien być również uwzględniony w agendzie), aby je przejrzeć i podsumować.

Diagram powinowactwa może pomóc w kategoryzowaniu danych, ustalaniu priorytetów i prezentowaniu wyników zespołowi oraz interesariuszom.

Następnie następuje stworzenie planu działania, co samo w sobie wymagałoby kolejnego spotkania. Lub jeśli zaplanowałeś to również w porządku obrad, możesz użyć szablonu planu działania, aby szybko ustalić elementy.

Gotowy na następne spotkanie online z burzą mózgów?

Burza mózgów online jest bardziej skuteczna niż osobista burza mózgów z kilku dobrych powodów. Zmniejsza momenty, w których dominujący uczestnicy przejmują przyćmienie swoich bardziej introwertycznych rówieśników. Ponieważ zwiększa poczucie anonimowości, wirtualna burza mózgów zachęca tych introwertycznych uczestników do częstszego dzielenia się swoimi kreatywnymi pomysłami.

Co więcej, ponieważ nie wszyscy są w tym samym pokoju, burza mózgów online zwiększa różnorodność pomysłów; ponieważ szansa na poddanie się pomysłom innych osób jest minimalna, wydobędzie z uczestników wiele różnych pomysłów.

Masz jakieś wskazówki, jak skutecznie przeprowadzić burzę mózgów online, aby się z nami podzielić? Daj nam znać w komentarzach poniżej.