Biznesowe przypadki użycia oprogramowania do zarządzania projektami

Zarządzanie projektami było powszechne odkąd ludzkość zaczęła budować. Można to prześledzić wstecz do budowy piramidy w Gizie. Egipcjanie stosowali te same zasady zarządzania projektami, aby zarządzać zespołem pracowników do projektowania tak dużej i złożonej konstrukcji. Obecnie cyfrowe oprogramowanie do zarządzania projektami pomaga firmom każdej wielkości w zarządzaniu i śledzeniu postępów w projektach.

Dzięki solidnemu systemowi zarządzania projektami firmy mogą planować, organizować, zarządzać i kierować swoimi zespołami i zasobami, aby uzyskać pożądane wyniki. Oprogramowanie do zarządzania projektami 360 stopni usprawnia operacje biznesowe wewnątrz i na zewnątrz. Dlatego liderzy branży polegają na takim oprogramowaniu, aby poprawić wydajność.

Wyzwania stojące przed małymi firmami w zarządzaniu projektami

Małe firmy są najbardziej dotknięte brakiem jasnego zarządzania projektami. Ograniczona pula zasobów i ograniczenia budżetowe w połączeniu ze źle zarządzanym projektem mogą okazać się szkodliwe dla rozwoju firmy. Przeczytaj więcej o największych wyzwaniach, przed którymi stoją małe firmy w zarządzaniu projektami.

• Brak komunikacji

Od małych zespołów oczekuje się solidnej komunikacji między sobą. Jednak praca w szybko rozwijającym się, małym zespole może okazać się wręcz przeciwna. Małe firmy są obecnie powszechnie kojarzone z brakiem komunikacji zarówno wewnętrznej, jak i zewnętrznej.

• Brak jasnych celów

Największą przeszkodą w dynamicznej i ewoluującej strukturze firmy są niejasne cele. Ciągłe żądania doraźne powodują, że firma nie koncentruje się na celu, który sobie wcześniej wyznaczyła. 39% projektów kończy się niepowodzeniem z powodu niejasnych celów i jasnego planu projektu. Nieustrukturyzowane zmiany celu w ostatniej chwili mogą wykoleić cały projekt, jeśli nie ma systemu, który mógłby uwzględnić zmianę.

• Ograniczony budżet

Startupy i małe firmy zwykle przeżywają z ograniczoną poduszką finansową. Oznacza to, że organizacje działają według napiętego planu finansowego. Niewielka zmiana w ostatniej chwili lub nieplanowane opóźnienie mogą zagrozić dostawie, wpływając w ten sposób na budżet firmy.

• Brak odpowiedzialności

Startupy słyną z ciągłego stylu zarządzania. Oznacza to, że każdy zasób pracuje nad wieloma projektami. Chociaż kierownictwo może uznać to za optymalny sposób pracy; jeśli nie ma odpowiedzialności za pracę, może to dodatkowo wpłynąć na wiele projektów jednocześnie.

• Sztywne terminy

Kiedy siedzisz z kartką papieru, aby ustalić harmonogram projektu, najczęściej kończy się to niemożliwym harmonogramem. Małe firmy zazwyczaj dostają projekt z niemal niemożliwym harmonogramem. Bez odpowiedniego systemu zarządzania każda funkcja biznesowa może odczuć bezpośredni wpływ.

W jaki sposób oprogramowanie do zarządzania projektami może pomóc małym firmom?

PMS pomaga małym organizacjom i start-upom usprawnić ich funkcje biznesowe, aby efektywnie zarządzać projektami i dostarczać je na czas. Od zarządzania osią czasu projektu po regularne aktualizacje i optymalizację wykorzystania zasobów, małe firmy mogą odnieść ogromne korzyści z takich narzędzi.

• Popraw wskaźnik sukcesu

Ogólnie rzecz biorąc, sukces lub porażka projektu zależy od tego, czy firma dostarczyła projekt na czas, czy nie, zgodnie z pierwotnym planem. Oprogramowanie do zarządzania projektami umożliwia wyznaczanie kamieni milowych, które mogą pomóc menedżerom w ocenie postępów projektu. Wczesna wskazówka, że ​​projekt może się opóźnić, pozwala menedżerom na podjęcie odpowiednich działań w celu terminowej realizacji.

• Ulepszone planowanie projektów z lepszą komunikacją

System zarządzania projektami utrzymuje scentralizowaną bazę danych każdego projektu, jego postępów i dostępności zasobów. Pozwala to małym firmom i start-upom optymalizować wykorzystanie zasobów. Wspólny system śledzenia projektu umożliwia również wszystkim zaangażowanym osobom lepszą interakcję ze sobą w celu przyspieszenia postępów. Menedżerowie mogą również informować klientów o postępach.

• Trzymaj się budżetu

Każda organizacja martwi się o swoje wyniki finansowe, ale ta potrzeba jest tym bardziej istotna dla małych firm. Startupy i małe firmy nie mają miejsca na błędy. Skuteczne narzędzie do zarządzania projektami pozwala na śledzenie budżetu. Pozwala także śledzić wydatki i identyfikować obszary, w których pracownicy spędzają czas i gdzie organizacja wydaje najwięcej, aby skrócić rozliczane godziny. Pozwala to firmom na optymalizację zysków i realizację projektu w ramach budżetu.

• Śledź odpowiedzialność

Pracownicy małych firm i start-upów często żonglują wieloma zadaniami jednocześnie. Oprogramowanie do zarządzania projektami może pomóc w określeniu ról i obowiązków. W ten sposób wiele osób nie będzie pracowało nad jednym zadaniem, co eliminuje nadmiarowość i optymalizuje wykorzystanie zasobów.

• Skuteczna ocena projektów

Ocena projektów za pomocą oprogramowania pozwala firmom zidentyfikować luki i mocne strony. Firmy mogą to wykorzystać, aby poprawić swoje luki związane z projektami i podwoić swoje mocne strony. Narzędzie PMS oferuje raporty, które informują, jakie kamienie milowe zostały osiągnięte i gdzie wystąpiły opóźnienia.

Sugerowana lektura: Obszerny przewodnik po wyborze odpowiedniego oprogramowania do zarządzania projektami

Studia przypadków dotyczące oprogramowania do zarządzania projektami dla małych firm

Studium przypadku 1

Studium przypadku 2

Wyzwania stojące przed przedsiębiorstwami w zarządzaniu projektami

Duże korporacje ze swoimi ogromnymi zasobami również nie są wolne od wyzwań związanych z zarządzaniem projektami. Zarządzanie projektem w dużej firmie przypomina układanie kostki Rubika. Menedżerowie muszą utrzymywać kilka elementów projektu na szczycie, jednocześnie koncentrując się na wszystkich pozostałych elementach i identyfikując najlepszą trasę do wykonania zadania. Przeczytaj więcej o wyzwaniach związanych z zarządzaniem projektami w przedsiębiorstwach.

• Konflikt zasobów

Nawet dobrze zorganizowana organizacja może napotkać konflikt zasobów, jeśli chodzi o zarządzanie setkami projektów jednocześnie. Czasami wiele zasobów pracuje nad tym samym projektem, gdy wymagany jest tylko jeden zasób. Ponadto złe planowanie czasami oznacza, że ​​firma nie dysponuje dostępnymi zasobami (siłą roboczą, surowcami, oprogramowaniem, sprzętem, maszynami itp.) do realizacji projektu.

• Pełzanie zakresu

Pełzanie zakresu to jedno z największych wyzwań w zarządzaniu projektami, które odnosi się do tego, jak wymagania projektowe zmieniały się w czasie w porównaniu z pierwotnie uzgodnionym zakresem prac. Ta zmiana zakresu prowadzi do zmian w prawie wszystkim, co dotyczy projektu.

• Niedopasowane umiejętności zespołu

Jako menedżer oczekuje się od ciebie zespołu wykwalifikowanych członków, którzy najlepiej nadają się do danego zadania. Jeśli istnieje niedopasowanie poziomu umiejętności i wymagań projektu, projekt musi stawić czoła przeszkodom na całej drodze.

• Słabe zarządzanie ryzykiem

Menedżerowie muszą ocenić ryzyko związane z ich projektem. Musisz upewnić się, że Twój zespół jest zawsze gotowy do dostosowania się w razie potrzeby. Kierownicy projektów nie są jasnowidzami, co oznacza, że ​​bez względu na to, jak bardzo się starają, nie są w stanie wymienić wszystkich zagrożeń związanych z projektem.

• Przekroczone terminy

Jeśli którykolwiek z wyżej wymienionych wskaźników utrudnia Twój projekt, nieuchronnie opóźni to ostateczną dostawę. Tylko 2,5% firm twierdzi, że dostarcza 100% swoich projektów na czas. Spóźnienie w realizacji projektu może być frustrujące dla wszystkich zaangażowanych stron, co może dodatkowo zahamować rozwój firmy.

W jaki sposób oprogramowanie do zarządzania projektami może pomóc dużym przedsiębiorstwom?

Duże korporacje zatrudniające tysiące pracowników również mogą skorzystać z Systemu Zarządzania Projektami. Pozwala organizacjom śledzić wszystkie projekty, dalej dzielić je na małe sprinty, upewnić się, że zasoby nie są przepracowane lub niedopracowane oraz upewnić się, że firma jest przygotowana na wszystkie ryzyka wynikające z projektu.

• Planowanie sprintu

Firmy mogą planować swoją pracę poprzez planowanie sprintu w swoim oprogramowaniu do zarządzania projektami. Pozwala to przedsiębiorstwom podzielić projekt na małe części i wykonać zaplanowany sprint dla każdej części. Pozwala zespołom skupić się na określonych celach, jednocześnie stale przeglądając priorytety i plany.

• Dokumenty projektowe

Firmy mogą dokumentować cały projekt i zakres prac w swoim systemie zarządzania projektami. Pomoże to firmom złagodzić wszelkie zamieszanie i nieporozumienia w zespole oraz pomoże wszystkim zrozumieć, czego się od nich oczekuje.

• Śledź obciążenie pracą

Dobry kierownik projektu stale ocenia swoich pracowników, aby ustalić, czy wykorzystanie zasobów jest zawsze optymalne. Oprogramowanie PMS może pomóc menedżerom śledzić obciążenie pracą i dostępność wszystkich dostępnych zasobów.

• Ocena ryzyka

Chociaż menedżer nie jest w stanie ocenić wszystkich potencjalnych zagrożeń związanych z projektem, solidne oprogramowanie do zarządzania projektami może to zrobić dzięki ocenie ryzyka. Może pomóc w zidentyfikowaniu miejsc ryzyka i zaplanowaniu ewentualnych incydentów.

Studium przypadku dotyczące oprogramowania do zarządzania projektami dla dużych przedsiębiorstw

Sugerowana lektura: 20 programów open source i bezpłatnego oprogramowania do zarządzania projektami

Wniosek

Oprogramowanie do zarządzania projektami nie jest już opcjonalne. Obecnie firmy polegają na narzędziach do zarządzania projektami, aby usprawnić swoją działalność biznesową i dostarczać wyniki na czas. Dzięki PMS firmy mogą śledzić postępy, zmieniać plan i uzyskiwać wyjątkowe wyniki przez 100% czasu. Nie czekaj więc i zdobądź narzędzie do zarządzania projektami dla swojej firmy.