Prosty przewodnik po tworzeniu biznesowego planu awaryjnego

Jak uniknąć katastrof? Bądź na nie przygotowany.

Kiedy wszystko idzie dobrze, często zapominasz zaplanować złe czasy. Ale kiedy nadejdzie katastrofa, możesz stracić wszystko w mgnieniu oka.

Trzęsienie ziemi może powalić cały Twój sklep na ziemię, Twój największy klient może wybrać Twojego konkurenta zamiast Ciebie, Twój system nagle może ulec awarii, powodując utratę ważnych danych itp. Jeśli naprawdę się nad tym zastanowisz, istnieje nieskończona liczba katastrof.

Dlatego brak biznesowego planu awaryjnego może być katastrofą samą w sobie.

Zobaczmy, dlaczego potrzebujesz biznesowego planu awaryjnego i jak go utworzyć w kilku prostych krokach.

Co to jest biznesowy plan awaryjny?

Ale najpierw zdefiniujmy, czym jest plan awaryjny.

Plan awaryjny to proaktywna strategia, która opisuje przebieg działań lub kroków, które kierownictwo i personel organizacji muszą podjąć w odpowiedzi na zdarzenie, które może mieć miejsce w przyszłości. Odgrywa znaczącą rolę w ciągłości działania, zarządzaniu ryzykiem i odzyskiwaniu po awarii.

Pomaga przygotować się na nieprzewidziane zdarzenia i zminimalizować ich wpływ. Przedstawia również plan prowadzenia normalnych operacji biznesowych po wystąpieniu zdarzenia.

Jest również znany pod nazwami, takimi jak plan B, plan tworzenia kopii zapasowych i plan odzyskiwania po awarii. Jeśli Twój podstawowy plan nie działa, czas na wykonanie planu B.

Korzyści z planu awaryjnego

Bez planu awaryjnego narażasz się na niepotrzebne ryzyko. Oto kilka ważnych korzyści z planu awaryjnego, od których nie można odwracać wzroku.

• Pomaga szybko reagować na negatywne zdarzenia. Ponieważ plan awaryjny zawiera listę działań, które należy podjąć, każdy może skupić się na tym, co zrobić, nie marnując czasu na panikę.
• Posiadanie planu awaryjnego pozwala zminimalizować szkody, które mogą wyniknąć z katastrofy i zminimalizować straty w produkcji. Na przykład, jeśli masz ustawione generatory awaryjne, nawet podczas przerwy w dostawie prądu, Twój zespół może bezproblemowo pracować.

Jak zrobić plan awaryjny

Skuteczny biznesowy plan awaryjny opiera się na dobrych badaniach i burzy mózgów. Oto kroki, które należy wykonać w procesie planowania awaryjnego.

Krok 1: Wypisz najważniejsze zagrożenia

Zidentyfikuj główne zdarzenia, które mogą mieć negatywny wpływ na przebieg Twojej firmy oraz kluczowe zasoby, takie jak pracownicy, maszyny, systemy IT itp.

Zaangażuj innych szefów zespołów, ekspertów tematycznych, a nawet osoby z zewnątrz, takie jak konsultanci biznesowi, aby lepiej zrozumieć rzeczy, które mogą powodować problemy i zagrażać kierunkowi.

Użyj mapy myśli, aby uporządkować i skategoryzować informacje zebrane podczas burzy mózgów z pracownikami. Możesz łatwo udostępnić to wszystkim w organizacji, aby również uzyskać ich wkład.

Krok 2: Ustalenie priorytetów zagrożeń w oparciu o ich wpływ

Po utworzeniu listy wszystkich możliwych zagrożeń, które mogą wystąpić w różnych obszarach Twojej firmy, zacznij priorytetyzować je w oparciu o zagrożenie, jakie stanowią.

Wykres prawdopodobieństwa wpływu ryzyka jest przydatnym narzędziem, którego możesz tutaj użyć. Pomaga ocenić i ustalić priorytety zagrożeń w oparciu o wagę ich wpływu i prawdopodobieństwo ich wystąpienia.

Krok 3: Utwórz plany awaryjne dla każdego wydarzenia

W tym kroku utworzysz oddzielne plany, które opisują działania, które musisz podjąć w przypadku wystąpienia zidentyfikowanych wcześniej zagrożeń.

Zastanów się, co należy zrobić, aby wznowić normalne działanie po skutkach zdarzenia.

Tutaj musisz wyjaśnić obowiązki pracowników, terminy wskazujące, kiedy należy coś zrobić i zakończyć po zdarzeniu, procesy przywracania i komunikacji oraz kroki, które należy podjąć z wyprzedzeniem, aby zapobiec stratom po zdarzeniu (np. ubezpieczenie zasięg).

Możesz tutaj użyć formatu wizualnego, aby podkreślić przebieg działań. Wszystkim byłoby łatwiej to zrozumieć.

Szablon 1

Szablon 2

Szablon 3

Krok 4: Udostępnij i utrzymuj plan

Po ukończeniu planów awaryjnych upewnij się, że są one szybko dostępne dla wszystkich pracowników i interesariuszy.

Od czasu do czasu sprawdzaj swoje plany awaryjne i aktualizuj je w razie potrzeby. Dobrą praktyką jest również informowanie pracowników o zmianach, ponieważ może to obejmować aktualizacje ich ról i obowiązków.

Jakie jest Twoje zdanie na temat planów awaryjnych?

W ten sposób tworzysz szczegółowy plan awaryjny. Wypisz główne incydenty, które mogą zaszkodzić Twojej działalności biznesowej, ustal im priorytety na podstawie ich wpływu i prawdopodobieństwa, stwórz plan działania wyjaśniający, co należy zrobić w przypadku ich wystąpienia, oraz często je przeglądaj i aktualizuj.

Jak wygląda proces planowania awaryjnego w Twojej organizacji? Daj nam znać w sekcji komentarzy poniżej.