Kompletny przewodnik po analizie wpływu na biznes za pomocą szablonów

Analiza wpływu biznesowego jest jednym z najważniejszych elementów procesu planowania zarządzania ciągłością działania. Podczas analizy określasz, w jaki sposób potencjalne zakłócenia wpłyną na Twoje kluczowe funkcje biznesowe i ogólną wydajność Twojej organizacji.

W tym poście omówimy wszystko, co musisz wiedzieć o analizie wpływu na biznes, wraz z przydatnymi szablonami, których możesz użyć, aby rozpocząć proces planowania.

Co to jest analiza wpływu biznesowego

Jak sama nazwa wskazuje, proces BIA identyfikuje narażenie i wpływ określonych zagrożeń lub zakłóceń na funkcje biznesowe i organizację.

Konsekwencje takiego zakłócenia mogą obejmować stratę finansową, utratę reputacji i utratę pozycji konkurencyjnej, a także potencjalną utratę personelu, utratę danych, a nawet utratę dostępu do budynków.

Analiza wpływu biznesowego składa się z oceny krytycznych funkcji biznesowych organizacji, analizy potencjalnego wpływu na nie zakłócającego oraz zebrania informacji potrzebnych do opracowania strategii odzyskiwania, za pomocą których zostaną określone zasoby wymagane do odzyskania i wznowienia ich w przypadku awarii .

Analiza wpływu biznesowego zazwyczaj składa się z następujących kroków, które ma prowadzić menedżer BCP (Business Continuity Plan);

• Ustalenie kryteriów wpływu na biznes za pomocą kwestionariusza BIA
• Priorytetyzacja ważności każdej jednostki biznesowej według ustalonych kryteriów
• Konsolidacja wyników i rankingów
• Przedstawienie ostatecznych wyników kierownictwu wykonawczemu w celu potwierdzenia krytycznych klasyfikacji i list priorytetowych

Elementy analizy wpływu biznesowego

Pomyślna analiza BIA powinna przynieść następujące rezultaty.

• Szczegółowy raport informacji o,
  • Priorytetowe funkcje biznesowe o znaczeniu krytycznym
  • Klasyfikacja krytyczności
  • Dopuszczalne limity
  • Priorytet przywracania

• Analiza wpływu (zarówno ilościowa, jak i jakościowa) niedostępnych funkcji biznesowych oraz problemów i szkód spowodowanych ich niedostępnością.
• Minimalne zasoby potrzebne do odzyskania priorytetowych funkcji biznesowych o znaczeniu krytycznym.

Kiedy przeprowadzić BIA?

BIA może być używany, gdy trzeba,

• Oceń wpływ zakłócenia na funkcję biznesową lub proces w organizacji.
• Określ i zrozum, w jakim stopniu w organizacji istnieją kluczowe zależności funkcjonalne i operacyjne.
• Ustal priorytety i kolejność, w jakiej zakłócone kluczowe funkcje biznesowe i systemy IT powinny zostać przywrócone.

Znaczenie i korzyści z analizy wpływu na biznes

BIA to proces samooceny, który może prowadzić do następujących korzyści.

• Dostarcza niezbędnych informacji zarówno do podejmowania decyzji, jak i do włączenia do planu ciągłości działania.
• Pomaga zidentyfikować kluczowe procesy biznesowe, które mają kluczowe znaczenie dla przetrwania organizacji, oraz kieruje wysiłki i zasoby na to, co ważne.
• Ocenia skutki zakłóceń kluczowych operacji biznesowych lub procesów w organizacji.
• Pomaga całej organizacji zaangażować się w planowanie ciągłości działania, jednocześnie umożliwiając każdemu kierownikowi jednostki biznesowej ocenę operacji i przypisanie wartości przestojom.
• Identyfikuje sprzęt i zasoby potrzebne do uruchomienia krytycznych funkcji biznesowych i zapewnia ich dostępność.
• Ocenia wpływ, jaki miałoby to na przychody, wsparcie inwestorów, obsługę klienta, przewagę konkurencyjną i udział w rynku w przypadku, gdy nie można wykonać krytycznej funkcji biznesowej.
• Pomaga zidentyfikować kluczowe zasoby, które są potrzebne do utrzymania normalnych kluczowych warunków pracy w opłacalny sposób.

BIA a ocena ryzyka

Podczas gdy ocena ryzyka ma na celu zidentyfikowanie zagrożeń, które wpłyną na działalność firmy i zminimalizowanie prawdopodobieństwa wystąpienia katastrof, analiza wpływu na działalność ma na celu ustalenie optymalnej równowagi między czasem i kosztami odzyskiwania, co pomaga uzasadnić wydatki na środki zaradcze i odzyskiwanie zdolność.

Chociaż ocena ryzyka i analiza wpływu biznesowego są traktowane jako odrębne działania, z praktycznego punktu widzenia obie są częścią ogólnego procesu zarządzania ryzykiem w organizacji.

BIA a planowanie odtwarzania po awarii

BIA jest jednym z najważniejszych kroków w planowaniu odzyskiwania po awarii. BIA służy do oceny i zbierania informacji o dokładnych skutkach katastrofy dla organizacji. Analiza BIA, która identyfikuje krytyczne funkcje biznesowe i wpływ na nie zakłóceń, zapewnia niezbędny wgląd w definiowanie strategii odzyskiwania po awarii w odpowiedzi na awarie.

BIA a planowanie ciągłości działania

Analiza wpływu biznesowego i analiza ryzyka to obszary zarządzania ciągłością działania. Chociaż plany ciągłości działania opierają się na informacjach, analiza ryzyka i BIA dostarczają tych informacji i kładą podwaliny pod wszystkie powiązane plany.

Jak przeprowadzić BIA

Poniżej wymieniliśmy kroki, które należy wykonać, aby przeprowadzić skuteczny BIA.

Zaplanuj swój proces BIA

Analiza wpływu na biznes to projekt sam w sobie. I jak każdy zwykły projekt, wymaga planowania. Dzięki odpowiedniemu planowi określającemu zakres analizy, cele i zadania, zespół projektowy, harmonogram, budżet i zaangażowanych interesariuszy, będziesz w stanie przeprowadzić go do końca bez nieoczekiwanych przeszkód.

Odkryj bardziej odpowiednie dokumenty dotyczące zarządzania projektami dzięki naszej obszernej liście szablonów dokumentacji projektowej.

Zbierać informacje

Aby przeprowadzić skuteczną analizę BIA, powinieneś mieć z pierwszej ręki wyobrażenie i informacje na temat,

• Jak działają kluczowe procesy biznesowe
• Wejścia i wyjścia procesu
• Wymagane zasoby i narzędzia
• Czas trwania procesu
• Użytkownicy końcowi procesu
• Potencjalne zakłócenia procesu
• Finansowe, operacyjne i prawne skutki takich zagrożeń

Możesz zebrać te informacje poprzez:

• Rozmowy lub wywiady z właścicielami procesów i interesariuszami
• Tworzenie i udostępnianie kwestionariusza analizy wpływu biznesowego w celu zebrania informacji o funkcjach biznesowych, systemach wsparcia i systemach informatycznych

Weryfikuj i analizuj informacje

Zweryfikuj i zweryfikuj dokładność informacji zebranych za pomocą kwestionariuszy z właścicielami procesów biznesowych i koordynatorami jednostek biznesowych.

Analizując informacje, zidentyfikuj funkcje biznesowe, które są kluczowe dla rozwoju Twojej firmy. Wypisz te procesy wraz z niezbędnymi zasobami, takimi jak pracownicy, surowce, sprzęt itp., które są potrzebne do ich działania oraz ustal harmonogram i budżet na ich odzyskanie.

W ten sposób, gdy jeden z procesów zostanie zakłócony, będziesz wiedział, który z nich przywrócić jako pierwszy, i łatwo określisz, które zasoby są absolutnie niezbędne.

Udokumentuj i przedstaw wyniki

W tej fazie analizy należy przygotować streszczenie i raport BIA. Celem raportu z analizy wpływu na działalność jest dostarczenie niezbędnego wglądu, jakiego wymaga kierownictwo wyższego szczebla, aby opracować strategie odzyskiwania oparte na danych.

Chociaż raport powinien zawierać priorytety odzyskiwania poparte wykresami danych, wykresami i innymi pomocami wizualnymi, wyniki, zalecenia i kolejne kroki należy przedstawić kierownictwu wyższego szczebla zarówno w pisemnych, jak i ustnych raportach.

BIA musi być ponownie odwiedzana i aktualizowana, gdy biznes zmienia się z powodu zmian organizacyjnych i technologicznych.

Szablony BIA

Pusta analiza wpływu biznesowego

Szablon raportu analizy wpływu na biznes

Jak może twórczo pomóc podczas przeprowadzania BIA?

Wizualne narzędzia do lepszej komunikacji i współpracy

Możesz tworzyć wszystko, od prostych schematów blokowych po złożone struktury podziału pracy, korzystając ze standardowych bibliotek kształtów Crately dla ponad 50 typów diagramów. Niezależnie od tego, czy po prostu mapujesz proces, tworzysz pomoce wizualne do raportu BIA, czy tworzysz pulpit nawigacyjny do prezentacji, możesz to łatwo zrobić na Creately.

Scentralizuj wszystkie swoje informacje

Przenieś na kanwę wszystkie informacje o procesach biznesowych, interesariuszach i zespołach dzięki zintegrowanym funkcjom notatek i baz danych. Creately ma pełne dokumenty dla każdego kształtu w obszarze roboczym, umożliwiając przechowywanie wielu informacji, niezależnie od tego, czy jest to krok na mapie procesu, czy komórka w rejestrze interesariuszy. Stwórz jedno źródło prawdy dla swoich zespołów podczas projektu BIA.

Koordynuj całą swoją pracę w jednym miejscu

Wbudowane narzędzia do zwinnego zarządzania projektami Creately, w tym widoki projektów (tj. tablice Kanban, osie czasu, wykresy Gantta itp.), przypisywanie ról, śledzenie postępów i integracje, pozwalają zespołom usprawnić prowadzenie projektów bezpośrednio w aplikacji.

Współpraca w czasie rzeczywistym

Zaangażuj swój zespół i współpracuj tak, jakbyś był w tym samym pomieszczeniu, niezależnie od tego, gdzie jesteś. Śledzenie myszy w czasie rzeczywistym, zsynchronizowane podglądy, komentarze i wątki dyskusji, zaawansowane udostępnianie i uprawnienia oraz historia wersji do śledzenia zmian.

Masz więcej wskazówek dotyczących przeprowadzania analizy wpływu na biznes?

Przeprowadzenie analizy wpływu na biznes może być czasochłonne i wymagać znacznego wysiłku, ale wynik może być pouczający i cenny. Na koniec uzyskasz cenny wgląd w swoją organizację i jej funkcje, który jest niezbędny do jej rozwoju.

Mamy nadzieję, że ten przewodnik pomoże Ci w przeprowadzeniu udanego BIA.

Masz więcej wskazówek, którymi możesz się podzielić? Daj nam znać w sekcji komentarzy poniżej.