Business Intelligence w edukacji: edycja szkolna

Szkoły generują więcej danych, niż są w stanie obsłużyć i efektywnie wykorzystać. Otoczeni tymi wszystkimi informacjami, wciąż są spragnieni wglądu. I nic dziwnego – ręczne radzenie sobie z tonami papierowych dokumentów lub, co najwyżej, arkuszy kalkulacyjnych Excela to wątpliwa przyjemność, która wymaga eonów i tak ograniczonego czasu.

Na szczęście dzisiejsza technologia pozwala instytucjom edukacyjnym na znaczną zmianę sposobu ich pracy. Jednocześnie lekceważenie trendów EdTech skutkuje wieloma straconymi szansami. Podczas gdy niektóre szkoły toną w ogromnych ilościach danych, inne łatwo poruszają się po tych wodach dzięki Business Intelligence (BI). W tym artykule zbadamy, w jaki sposób BI pomaga administratorom szkół, nauczycielom, uczniom i rodzicom.

Z jakimi wyzwaniami związanymi z edukacją można sobie poradzić dzięki zastosowaniu Business Intelligence?

Szkoły mają dużo na głowie:

Przydział dostępnych środków finansowych. Finansowanie zależy od wielu czynników. Liczba uczniów i liczebność klas, frekwencja i wyniki w nauce, oferta programowa i nie tylko — to wszystko ma znaczenie dla sponsorów. W sytuacji, gdy szkoły muszą robić więcej za mniej, lepiej, aby miały jasny obraz tego, co faktycznie mają.

Ograniczone zasoby nauczycieli. Przygotowywanie różnych materiałów do nauki, śledzenie postępów uczniów, spotkania z rodzicami, wypełnianie raportów – wydaje się, że nauczyciele potrzebują zmieniacza czasu, aby wykonać wszystkie te zadania. W połączeniu z niedoborem specjalistów, taka ilość pracy jest niemożliwa do wykonania bez pomocy technologii. Szkoły potrzebują wsparcia technologicznego w celu monitorowania przydzielonego obciążenia pracą i zapewnienia nauczycielom zrównoważonego harmonogramu pracy i odpowiedniej wielkości klas.

Ogromne ilości papierkowej roboty. Badania McKinsey ujawniają, że zautomatyzowanie 20-40% papierowych czynności nauczycieli spowoduje uwolnienie 13 godzin tygodniowo. Pomogłoby to zmniejszyć obciążenie nauczycieli pracą do normalnego poziomu, ponieważ obecnie wynosi co najmniej 50 godzin tygodniowo. Po wdrożeniu BI administratorzy szkolni będą również łatwiej odetchnąć, ponieważ technologia upraszcza zarządzanie administracyjne i pomaga szybciej spełniać wymagania dotyczące raportowania.

Standaryzacja doświadczeń studenckich. Uniwersalne podejście demotywuje uczniów i negatywnie wpływa na ich zaangażowanie. Prowadzi to do słabych wyników i pogarsza ocenę szkoły. Również rodzice niezadowoleni z ocen swoich dzieci mogą myśleć, że winni są nauczyciele, a relacje między nimi staną się napięte.

Niedostateczne zaangażowanie rodziców w proces wychowawczy. Nic dziwnego, zwłaszcza jeśli oboje rodzice pracują, a czas spotkań z nauczycielami nie pokrywa się z ich wolnym czasem.

Brak widoczności danych szkolnych dla sponsorów. Kiedy ludzie inwestują w ulepszenia, oczywiście chcą zobaczyć, na co trafiają ich pieniądze i jak skutecznie działa szkoła.

Jak technologia BI zmienia wydajność zadań administracyjnych?

Zastosowanie Business Intelligence w edukacji zapewnia administracji szkolnej:

1. Wszystkie niezbędne dane zebrane w jednym miejscu

Wszystkie informacje są zorganizowane w magazynie, dzięki czemu administracja szkoły nie musi pobierać danych z wielu źródeł. Na ostatnich etapach przetwarzania dane są wizualizowane w postaci intuicyjnych i łatwych do analizy dashboardów w ramach specjalnych narzędzi BI, takich jak Power BI, Tableau, Qlik itp. Weźmy za przykład sytuację z grantami. Szkoły muszą szukać funduszy, ale ręczne śledzenie dotacji, o które może się ubiegać Twoja szkoła, jest zbyt czasochłonne. Dzięki BI wszystkie informacje na ich temat mogą być automatycznie zbierane, analizowane, a następnie prezentowane interesariuszom.

2. Usprawnione działania

Procesy takie jak zarządzanie budżetami, zamawianie zasobów, opłacanie faktur, obsługa harmonogramów, zapewnienie zgodności szkoły z odpowiednimi przepisami ustawowymi i wykonawczymi, zatrudnianie personelu i inne są czasochłonne. Weźmy na przykład planowanie. To jedno z najbardziej wymagających zadań administracyjnych, którego prawie nie da się umieścić w algorytmie. Planowaniem zawsze zajmuje się osoba – oprogramowanie BI nie stworzy automatycznie harmonogramu, ale podkreśli luki w harmonogramie stworzonym przez człowieka. Na przykład rozwiązanie Business Intelligence skoncentruje Twoją uwagę na przesunięciu harmonogramu, gdy nauczyciel ma tylko pierwszą i czwartą lekcję, a Ty będziesz w stanie lepiej i efektywniej zarządzać czasem swoich pracowników.

3. Uproszczone raportowanie z lepszą widocznością procesów

Dzięki BI dane do różnego rodzaju raportów wraz z kluczowymi informacjami dla sponsorów są gromadzone automatycznie. Zamiast licznych tabel z tekstem i liczbami są one opakowane w łatwe do zrozumienia wizualizacje danych. Gdy raportowanie opiera się na jasnej widoczności procesów szkolnych, administracja może nie tylko uchwycić informacje, ale także uzyskać z nich naprawdę cenny wgląd. Analiza właściwie uporządkowanych i przedstawionych danych pomaga znaleźć nowe sposoby oszczędzania pieniędzy dla szkoły.

4. Umiejętność przewidywania przyszłych zmian

BI w edukacji w połączeniu z uczeniem maszynowym (ML) może służyć do sprawdzania, gdzie skończysz, jeśli zdecydujesz się wprowadzić zmiany lub pozostać na bieżącej ścieżce. Technologia ta pomoże na przykład monitorować zapisy uczniów i wielkość klas w celu planowania zasobów oraz obliczania wymagań i płatności państwowych. Działa to w ten sam sposób z zajęciami pozalekcyjnymi, takimi jak imprezy sportowe, sprzątanie, ochrona, wykłady gościnne itp. Rozwiązania BI zbierają dane na ich temat i na podstawie wydatków z lat ubiegłych dokonują założeń dotyczących przyszłych wydatków, tak abyś mógł przydzielić swoje budżet mądrze.

5. Widoczność pracownika

Umowa z nauczycielem matematyki wygasa w przyszłym miesiącu, nauczycielka muzyki za dwa miesiące idzie na urlop macierzyński… Ile takich sytuacji trzeba pamiętać, aby na czas podjąć decyzję o przedłużeniu umowy lub zatrudnieniu nowych nauczycieli? BI pomoże Ci śledzić te daty. Business Intelligence w edukacji może być również postrzegany jako możliwość monitorowania stanu i obciążenia nauczycieli w celu zapobiegania ich wypaleniu. Badanie NEA ujawniło, że 55% nauczycieli w USA planuje porzucić naukę z powodu wypalenia zawodowego. Dzięki BI będziesz w stanie zauważyć, że harmonogramy niektórych nauczycieli są przeciążone i ponownie przydzielić obciążenie pracą. Jeśli unikniesz rotacji personelu, będzie to dodatkowa wartość dla rodziców i uczniów, ponieważ nikt nie jest zadowolony, gdy nauczyciele ciągle się zmieniają.

6. Łatwa identyfikacja ryzykownych zachowań wśród uczniów

Technologia pomaga również zauważać, gromadzić i analizować zachowanie uczniów w celu przeprowadzenia oceny ryzyka. Takie podejście przyczynia się do uczynienia szkoły bezpieczniejszą przestrzenią. Na przykład w panelu nauczyciele mogą zostawiać notatki o zachowaniu uczniów. Rozwiązanie BI zwizualizuje częstotliwość tych komentarzy oraz stopień ich ważności. Korzystając z niego, administracja szkoły jest w stanie wskazać, kiedy zachowanie pojedynczego ucznia jest uciążliwe dla innych i podjąć środki zapobiegające przekształceniu się tych ryzykownych zachowań w poważne wypadki.

7. Zwiększone zaangażowanie sponsorów

Proste, przejrzyste analizy pomagają przyciągnąć sponsorów i utrzymać ich zaangażowanie w szkolne inicjatywy. Istnieje duże prawdopodobieństwo, że zagłębią się w raporty w arkuszach kalkulacyjnych, podczas gdy informacyjne, wygodne pulpity nawigacyjne mają większą szansę na przyciągnięcie ich uwagi.

Co więcej, Business Intelligence w edukacji pozwala na automatyczne generowanie wizualizacji dla sponsorów. Bez oprogramowania BI pracownicy administracyjni spędzają zwykle 2-3 tygodnie na zebraniu i przygotowaniu wszystkich niezbędnych informacji.

Jak BI wpływa na krajobraz edukacyjny nauczycieli?

Zadania nauczycieli to te, które można znacząco zmienić na lepsze dzięki rozwiązaniom BI. Zastosowanie Business Intelligence w edukacji pomaga:

1. Zredukuj czas i wysiłek poświęcony na papierkową robotę

Nauczyciele zatrudnieni w pełnym wymiarze godzin pracują od 51 do 57 godzin tygodniowo, a ponad połowę tego czasu poświęcają na zajęcia pozadydaktyczne. Nic dziwnego, że poziom depresji wśród specjalistów zajmujących się edukacją jest znacznie wyższy niż w populacji ogólnej – 32% vs 19%. Jednocześnie prawie połowa nauczycieli nie dzieli się swoimi problemami ze zdrowiem psychicznym z nikim w pracy, bojąc się stygmatyzacji.

Zastosowanie Business Intelligence w edukacji może uchronić nauczycieli przed spaleniem o północy i zminimalizować negatywny wpływ na ich zdrowie psychiczne i fizyczne. Oprócz odpowiedniej dbałości o dobro swoich pracowników możesz wykorzystać rozwiązanie BI, aby uwolnić czas nauczycieli, aby mogli nadrobić zaległości w stosunku do uczniów osiągających gorsze wyniki lub podnieść ich kwalifikacje.

2. Śledź postępy uczniów w czasie rzeczywistym i szybko je poprawiaj

Posiadanie danych o wynikach uczniów praktycznie na srebrnej tacy pozwala nauczycielom oceniać ich postępy, dostrzegać talenty na czas lub identyfikować problemy i szybko znajdować sposoby ich rozwiązania. Rozwiązanie BI pomaga nauczycielom w ciągłym śledzeniu ścieżki uczenia się uczniów zamiast analizy post-factum na koniec semestru.

Nauczyciele mogą mieć przeczucie, którym uczniom należy poświęcić więcej uwagi w niektórych momentach, ale oprogramowanie BI wspiera to profesjonalne przeczucie rzeczywistymi danymi w łatwej do zrozumienia formie. Tworzenie arkuszy kalkulacyjnych do analizy danych dotyczących wyników i frekwencji jest czasochłonne nawet dla jednego ucznia, nie wspominając o tym, że analizę należy przeprowadzić dla średnio 25+ uczniów na klasę.

Teraz wyobraź sobie, że nauczyciel chce dodać trzeci czynnik do analizy, na przykład dane dotyczące opieki społecznej lub czynniki rodzinne, takie jak rozwód, samotni rodzice, przemoc itp., co wskazuje, że uczeń potrzebuje trochę więcej pomocy. Zwykle oznaczałoby to, że nauczyciel musi zacząć tworzyć nowy arkusz kalkulacyjny i może wyglądać na to, że musi zrezygnować ze swoich weekendowych planów, aby zakończyć projekt.

Wykorzystując BI w edukacji, efektywniej wykorzystujesz czas nauczycieli, angażując ich tylko w analizę automatycznie przetwarzanych informacji.

3. Zaangażuj rodziców w proces edukacyjny, przekazując istotne informacje o ich dzieciach

Zorganizowane i ustrukturyzowane dane są również wygodne do udostępniania innym. Oszczędza to czas nauczycieli na przygotowanie się do spotkań z rodzicami uczniów. Uwolniony czas można przeznaczyć na głębszą i bardziej przemyślaną analizę automatycznie gromadzonych informacji.

Oto przykład pulpitu nawigacyjnego, w którym nauczyciele klasowi mogą monitorować wyniki zaangażowania swoich uczniów w różne przedmioty, frekwencję i poziom wydajności we wszystkich dyscyplinach oraz szczegółowo przeglądać te parametry dla poszczególnych uczniów i przedmiotów.

Nauczyciele przedmiotów mogą wystawić opinię, aby ułatwić nauczycielom klasowym i rodzicom pełne zrozumienie sukcesu uczniów w nauce określonych tematów lub ogólnie przedmiotu.

W jaki sposób Business Intelligence w sektorze edukacji pomaga rodzicom?

Ponieważ dzieci spędzają znaczną część czasu na nauce, naturalnie ważne jest, aby rodzice byli informowani o zajęciach edukacyjnych io dobrym samopoczuciu ich dzieci w szkole. Rozwiązania BI zapewniają rodzicom:

1. Widoczność w czasie rzeczywistym postępów swoich dzieci i możliwość pozostawania w kontakcie z nauczycielami

Najbardziej powszechnym powodem, dla którego rodzice nie chodzą na zebrania szkolne, jest to, że po prostu nie mogą tego zrobić ze względu na swój harmonogram pracy. W USA odsetek rodzin z dziećmi poniżej 18 roku życia iz obydwojgiem rodziców pracujących w pełnym wymiarze godzin wynosi 59,8%, w krajach europejskich średni wskaźnik wynosi 61%, ale w niektórych krajach skandynawskich przekracza 80%. W takich okolicznościach coraz bardziej cenna jest technologia, która upraszcza i przyspiesza rozmowy między nauczycielami a rodzicami.

Technologia BI umożliwia rodzicom dostęp do danych związanych z tym, czego uczy się ich dziecko. Zachęca ich do łączenia się z nauczycielem dziecka i pobierania materiałów edukacyjnych, jeśli uczeń powinien wykonać dodatkowe zadania, aby poprawić swoje oceny. Dzięki prostym pulpitom rodzice mogą zobaczyć rzeczywisty poziom wydajności swoich dzieci. Funkcjonalność bardziej złożonych pulpitów nawigacyjnych daje rodzicom możliwość zadawania nauczycielom pytań dotyczących procesu uczenia się i uzyskiwania ich odpowiedzi lub porad.

2. Utrzymywanie bliskiego kontaktu ze swoimi dziećmi

Zazwyczaj łatwo jest zapytać dzieci w szkole podstawowej o to, jak się sprawy mają w szkole – zwykle opowiadają, jak minął ich dzień. Ale uzyskanie odpowiedzi na to samo pytanie od nastolatków może być dość trudne. Tutaj rozwiązanie BI może być bardzo pomocne. Przeglądając komentarze nauczycieli na pulpicie Twojego dziecka, możesz lepiej zrozumieć jego zainteresowania i problemy oraz znaleźć tematy do omówienia podczas śniadania lub kolacji. Takie małe rozmowy to nie błahostka. Badanie OECD zbadało związki między wynikami uczniów a zaangażowaniem rodziców w proces edukacyjny i wykazało, że tylko 52% rodziców na całym świecie rozmawia o dobrobycie swoich dzieci w szkole codziennie lub prawie codziennie. Tymczasem uczniowie, których rodzice robią to przynajmniej raz w tygodniu, częściej deklarują wysoki poziom zadowolenia z życia i uzyskują wyższe wyniki.

Tak więc dla rodziców BI w edukacji sprawia, że ​​życie szkolne ich dziecka jest jednym kliknięciem.

3. Świadomość pozaakademickich aspektów szkolnego życia dzieci

Niezbędne jest śledzenie postępów w nauce dzieci, ale są też inne rzeczy, którymi rodzice są zainteresowani, na przykład posiłki szkolne. Dzięki rozwiązaniu BI rodzice mogą zobaczyć menu śniadań i lunchów na nadchodzący miesiąc i wybrać między alternatywnymi opcjami, takimi jak danie mięsne lub wegetariańskie, sok owocowy zamiast mleka, jeśli uczeń ma nietolerancję laktozy. Jest to szczególnie ważne dla uczniów szkół podstawowych, którzy ze względu na swój wiek nie zawsze potrafią określić, czy mogą zjeść określone potrawy. A gdy rodzice mają możliwość wcześniejszego ustalenia menu, mogą uniknąć obawy, że ich dziecko zje coś złego lub nie zje w ogóle.

Jeśli kafeteria szkolna obsługuje technologię płatności opaskami na rękę, rodzice mogą również monitorować, co kupują ich dzieci, i ograniczać ilość zakupów.

Jak technologia BI wspiera studentów?

Wdrożenie BI w sektorze edukacji zapewnia lepsze doświadczenie w nauce, pomaga studentom rozwijać ich talenty, a także tworzy dla nich bezpieczną przestrzeń. Technologia oferuje studentom:

1. Spersonalizowane doświadczenie edukacyjne

Ponieważ nauczyciele są w stanie stale śledzić indywidualne wyniki każdego ucznia, mogą doradzić dodatkowe materiały i spersonalizowane arkusze robocze w oparciu o tematy, z którymi uczeń utknął. Badania RAND pokazują, że studenci, którzy rozpoczęli pracę poniżej normy krajowej, a następnie uzyskali szansę na wykorzystanie personalizacji w nauce, osiągnęli te normy pod koniec roku akademickiego i prześcignęli je w ciągu dwóch lat.

„Uczniowie uwielbiają wykonywać pracę, która jest trudna, ale możliwa, a zatem satysfakcjonująca, gdy się kliknie” – powiedział Brian Galvin, Chief Academic Officer w Varsity Tutors.

2. Zaufanie do bezpiecznego wsparcia psychologicznego dostępnego w każdej chwili

Wiele szkół ma psychologa lub doradcę, ale samo posiadanie takiego nie wystarczy, aby uczniowie szukali pomocy, jeśli jej potrzebują, ponieważ nie mogą być pewni, że ich prywatne dane będą bezpieczne. Szkoły powinny dać uczniom możliwość zarówno anonimowego zwrócenia się o poradę lub pomoc, jak i możliwość osobistego spotkania się ze specjalistą za ich zgodą. Co to ma wspólnego z BI w edukacji? Oprogramowanie Business Intelligence umożliwia psychologom zbieranie próśb ucznia i dopasowanie ich do danych o jego frekwencji w celu głębszego zrozumienia sytuacji, jeśli uczeń chciałby ujawnić swoją tożsamość. Takie podejście pozwala szkołom lepiej dbać o stan psychiczny uczniów, klimat emocjonalny na zajęciach i np. na wczesnym etapie zauważać przypadki bullyingu.

3. Planowanie kariery w liceum

Wyobraź sobie, o ile łatwiej byłoby uczniom wybrać przyszły zawód, gdyby dane dotyczące ich wyników z różnych przedmiotów były gromadzone automatycznie przez całe życie szkolne, a następnie prezentowane w przejrzystym panelu. W ten sposób uczniowie otrzymują pełnoprawne cyfrowe portrety odzwierciedlające wszystkie ich mocne i słabe strony. Poza tym te pulpity nawigacyjne mogą wskazywać najbardziej odpowiednie uczelnie i uniwersytety do przyjęcia zgodnie z zainteresowaniami ucznia i analizą wyników. Możliwe jest również wyróżnienie przedmiotów lub obszarów, które wymagają poprawy, jeśli uczeń chce zapisać się na konkretną uczelnię i wybrać określony kierunek.

Jeśli zbierzemy wszystkich interesariuszy, którym BI pomaga w procesie edukacyjnym, otrzymamy taką mapę myśli.

Zmaksymalizuj swoje możliwości analizy danych

Możliwości, jakie niesie ze sobą zastosowanie Business Intelligence w edukacji są niezliczone. Nie obyło się też bez muchy w maści. Jest tak dużo danych do zebrania i analizy, że możesz doświadczyć paraliżu i zmęczenia danymi jeszcze przed rozpoczęciem inicjatywy Business Intelligence. Dlatego tak ważne jest opracowanie przemyślanej, przyrostowej strategii wdrażania oprogramowania BI – określenie, czego potrzebujesz, to już połowa sukcesu. Znalezienie odpowiedniego partnera technologicznego, który może opracować i wdrożyć niektóre komponenty BI lub pełnowartościowe rozwiązanie, powinno być integralną częścią planowania projektu. Specjaliści BI z odpowiednim doświadczeniem w branży pomogą z wyprzedzeniem zidentyfikować wszystkie możliwe pułapki i osiągnąć pożądane cele w najbardziej efektywny sposób, abyś tylko cieszył się tym, jak Business Intelligence zmienia sposób Twojej pracy na lepsze.

Aby dowiedzieć się, od czego zacząć, umów się na konsultację z naszymi ekspertami BI.

Artykuł został pierwotnie opublikowany tutaj