Jak opanować sztukę planowania biznesowego i budżetowania

Rozpoczęcie działalności to wyzwanie: musisz ciężko pracować i zrobić wszystko, aby zapewnić jej sukces. Jednak praca nie kończy się nawet wtedy, gdy Twoja firma faktycznie zacznie działać. Nadal musisz zrobić o wiele więcej, aby upewnić się, że wszystko będzie na dobrej drodze.

Oczywiście może być ciężko, zwłaszcza początkującym. Wydaje się, że każdego dnia trzeba pilnować tak wielu rzeczy i skupiać się na tak wielu pilnych zadaniach, że nie ma już czasu na planowanie i budżetowanie biznesu. Jednak bardzo ważne jest, aby znaleźć ten czas, ponieważ planowanie biznesowe i budżetowanie są w rzeczywistości jedną z najważniejszych rzeczy dla sukcesu biznesowego.

Dlaczego tak? Ponieważ plan pozwala lepiej zrozumieć, jak postrzegasz swój biznes, jak chcesz go rozwijać i tak dalej. Tworząc plan, wyznaczasz cele, które chcesz osiągnąć, a także określasz sposoby oceny sukcesu Twojej firmy.

Zasadniczo planowanie daje Ci wszystkie niezbędne narzędzia, których możesz użyć do usprawnienia swojego biznesu w najbliższej przyszłości. Dzieje się tak jednak tylko wtedy, gdy planowanie jest wykonane poprawnie.

Co uwzględnić w abonamencie rocznym?

Jeśli chcesz stworzyć idealny biznesplan, musisz wiedzieć, co ma się w nim znaleźć i jak duży będzie. Oczywiście nie ma ścisłych ograniczeń co do wielkości biznesplanu, ponieważ każda firma jest inna. Jeśli jednak robisz to po raz pierwszy, polecam zacząć od planu rocznego: nie jest on ani za duży, ani za krótki.

Dobry plan roczny musi zawierać następujące elementy:

• streszczenie
• listę produktów i usług, które oferujesz (lub planujesz oferować w tym roku)
• szczegółowy opis rynku docelowego
• plan finansowy
• plan marketingowy oraz plan sprzedaży
• kamienie milowe i wskaźniki
• opis zespołu zarządzającego

Aby jak najlepiej ją napisać, trzeba poświęcić trochę czasu na zastanowienie się nad aktualnym stanem Twojej firmy i tym, jak powinna wyglądać do końca roku. Opisz swój rynek docelowy, pomyśl o celach, które mają zostać osiągnięte w tym roku, o produktach i usługach, które mają zostać wprowadzone na rynek.

Wizualizuj informacje, aby ułatwić Ci zobaczenie całego obrazu (jest to szczególnie ważne dla tych, którzy nie mają dużego doświadczenia w planowaniu). Możesz używać wykresów i różnych typów diagramów, takich jak mapy myśli, aby wizualizować i organizować swoje pomysły i plany.

Spróbuj wybrać kilka głównych celów dla swojej firmy i dodaj je do planu rocznego, aby był jak najbardziej konkretny: na przykład, jeśli chcesz zwiększyć swoje zarobki, określ o ile (10%, 15% itd.). Dobrze jest również pomyśleć o przeszkodach, które możesz napotkać, i wymyślić sposoby na zminimalizowanie potencjalnego ryzyka, które może wystąpić.

Pamiętaj, że chociaż biznesplan musi być konkretny i szczegółowy, kiedy go piszesz, nie powinien pozostać statyczny do końca roku. Żadna firma nie jest wystarczająco przewidywalna, aby tak się stało: powinieneś to zrozumieć i przygotować się do szybkiego działania, dodawania zmian do biznesplanu, jeśli wydarzy się coś nieoczekiwanego.

Cykl planowania biznesowego

Jak powiedziałem, typowe planowanie biznesowe nie jest rzeczą statyczną – w rzeczywistości jest to cykl, który zwykle wygląda tak:

• Poświęć trochę czasu na ocenę efektywności swojego biznesu. W tym celu należy porównać jego obecne wyniki z ubiegłorocznymi – lub z celami wyznaczonymi na początku tego roku.
• Następnie musisz pomyśleć o możliwościach, które mogą się pojawić, a także o zagrożeniach, jakie możesz napotkać.
• Pamiętaj zarówno o sukcesach, jak i porażkach, których Twoja firma doświadczyła w ciągu ostatniego roku. Przeanalizuj je i zastanów się, co można zrobić, aby je powtórzyć/uniknąć.
• Pomyśl o głównych celach biznesowych, które chciałbyś osiągnąć i pamiętaj, aby dodać je do nowego planu rocznego (lub edytuj zgodnie z nimi stary).
• Utwórz budżet.
• Wymyśl cele budżetowe.
• Dokończ plan.
• Pamiętaj, aby regularnie ją przeglądać (co miesiąc, co trzy miesiące itp.), dokonując w razie potrzeby zmian.

Powtórz cały cykl.

Planowanie biznesowe i budżetowanie

Kiedy firma jest wciąż mała i rozwija się, planowanie budżetu może wydawać się niepotrzebne. Jest to jednak kluczowe, jeśli chcesz uniknąć ryzyka finansowego i móc inwestować w pojawiające się okazje.

Co więcej, wraz z szybkim rozwojem firmy, możesz znaleźć się w sytuacji, w której nie będziesz już w stanie kontrolować wszystkich pieniędzy. Rozbudowa firmy zwykle wiąże się z tworzeniem różnych działów odpowiedzialnych za różne rzeczy – a każdy z tych działów musi mieć własny budżet.

Jak widzisz, im większy staje się Twój biznes, tym bardziej się komplikuje. Chociaż nie ma nic złego w kontrolowaniu każdego centa samodzielnie, nadal od Ciebie zależy, czy Twoja firma będzie się rozwijała, a nie stała się nieopłacalna. Dlatego tak ważne jest, aby stworzyć plan budżetu, który pozwoli Ci dokładnie zrozumieć, jaki dochód przynosi Twoja firma do końca miesiąca i ile jest w stanie zaoszczędzić lub wydać na różne rzeczy.

Należy pamiętać, że biznesplan nie jest w żaden sposób prognozą. Nie przewiduje, ile pieniędzy zarobisz do końca roku. Zamiast tego jest narzędziem zapewniającym rentowność Twojej firmy nawet po pokryciu wszystkich niezbędnych wydatków.

Co więcej, biznesplan zapewnia również możliwość zainwestowania pieniędzy w przyszłe projekty, sfinansowania wszystkiego, co ma zostać sfinansowane w tym roku i spełnienia wszystkich celów biznesowych.

Korzyści z budżetu biznesowego

Planowanie całego budżetu ma wiele zalet:

Pozwala ocenić sukces Twojego biznesu: kiedy dokładnie wiesz, jaki zysk przyniósł Ci Twój biznes na początku roku, jesteś w stanie porównać go z zyskiem na koniec roku, rozumiejąc, czy Twoje cele finansowe zostały spełnione, czy nie.

Pozwala efektywnie zarządzać pieniędzmi: na przykład, jeśli zaoszczędzisz pieniądze na przewidywane jednorazowe wydatki, nie zostaniesz przez nie zaskoczony.

Pomaga zidentyfikować problemy, zanim faktycznie wystąpią: na przykład, jeśli ocenisz swój budżet i zobaczysz, że dochód pozostały po pokryciu wszystkich wydatków jest dość mały, zrozumiesz, że w tym roku musisz zarobić więcej.

Pomaga podejmować mądrzejsze decyzje, inwestując tylko pieniądze, na które możesz sobie pozwolić.

Pozwala efektywniej zarządzać firmą, przeznaczając więcej zasobów na projekty, które najbardziej ich potrzebują.

Pomaga w zwiększeniu motywacji pracowników.

Zasadniczo, kiedy masz gotowy plan budżetu, masz zakryte plecy.

Jak stworzyć budżet?

Napisano wiele artykułów na temat tworzenia idealnego budżetu biznesowego, ale większość z nich ogranicza się do tych 5 prostych rzeczy:

• Oceń swoje źródła dochodów. Musisz dowiedzieć się, ile pieniędzy codziennie przynosi Twoja firma, aby zrozumieć, ile pieniędzy możesz sobie pozwolić na inwestowanie i wydawanie.

• Zrób listę swoich stałych wydatków. Te powtarzają się co miesiąc, a ich ilość się nie zmienia. Niektóre osoby zapominają wyłączyć sumę potrzebną na pokrycie tych wydatków z miesięcznego dochodu, ale jest to ważne, aby dobrze zrozumieć swój budżet.

• Nie zapomnij o wydatkach zmiennych. Te nie mają ustalonej ceny, ale nadal trzeba je płacić co miesiąc. Podaj przybliżoną kwotę, którą będziesz musiał zapłacić i uwzględnij ją w swoim budżecie.

• Przewiduj swoje jednorazowe wydatki. Każda firma od czasu do czasu ich potrzebuje, ale jeśli planujesz budżet, zapominając o tych wydatkach, wydawanie na nie pieniędzy może wpłynąć na to bardzo i nie w pozytywny sposób.

• Kiedy wymienisz wszystkie źródła przychodów i wydatków, nadszedł czas, aby zebrać je wszystkie razem. Oceń, ile pieniędzy będziesz mieć każdego miesiąca po pokryciu wszystkich tych wydatków. Następnie zastanów się, jaką część tej sumy możesz sobie pozwolić na zainwestowanie w coś.

Chociaż cały proces tworzenia budżetu może wydawać się zbyt skomplikowany, nadal powinieneś znaleźć na to czas. Warto się w to włożyć – co więcej, taki plan może Ci pomóc nie tylko przez kolejny miesiąc, ale także przez cały rok (o ile nie zmienią się zbytnio Twoje źródła wydatków i dochodów).

Oczywiście nadal ważne jest, aby od czasu do czasu je przeglądać i w razie potrzeby wprowadzać zmiany. Jednak proces przeglądu nie będzie tak skomplikowany, jak tworzenie planu budżetu od podstaw.

Kluczowe kroki w tworzeniu budżetu

Jeśli nigdy wcześniej nie tworzyłeś planu budżetu, możesz popełnić kilka błędów budżetowych. Jednak jeśli chodzi o planowanie finansowe, najmniejszy błąd może mieć negatywny wpływ. Poniższe wskazówki pomogą Ci łatwo uniknąć większości błędów, dzięki czemu Twój plan budżetu będzie bardziej realistyczny.

• Spróbuj działać powoli

Im więcej czasu poświęcasz na budżetowanie, tym lepiej dla Ciebie. Trudno szybko stworzyć bezbłędny plan budżetu: istnieje duża szansa, że ​​możesz coś przegapić. Dlatego tak ważne jest, aby sporządzić listę wszystkich źródeł dochodów i wydatków oraz być dobrze przygotowanym.

• Możesz użyć danych z zeszłego roku

Dane z zeszłego roku mogą pomóc Ci lepiej zobaczyć cały obraz: możesz porównać to z danymi z tego roku, aby dowiedzieć się, czy Twoje dochody wzrosły, czy spadły. Należy jednak używać go tylko do porównywania i jako przewodnika. W tym roku masz nowe cele i zasoby, a środowisko, w którym pracujesz, również się zmieniło, więc Twoje obecne planowanie i strategie powinny różnić się od tych, których używałeś w zeszłym roku.

• Upewnij się, że budżet jest realistyczny

Najważniejsze w planie budżetowym jest to, że musi pokryć nie tylko przewidywalne wydatki, ale także mniej przewidywalne. Oczywiście tworzenie prognoz jest trudne, ale wykorzystanie wcześniejszych danych wraz z kilkoma innymi planami biznesowymi jako przykładami może ułatwić cały proces.

Budżet również musi być szczegółowy: zawarte w nim informacje muszą umożliwiać monitorowanie wszystkich kluczowych szczegółów Twojej firmy, czy to sprzedaży, kosztów i tak dalej. Możesz także użyć oprogramowania księgowego, aby efektywniej zarządzać.

• Można angażować ludzi

Jeśli Twoja firma jest wystarczająco duża, prawdopodobnie masz pracowników odpowiedzialnych za część operacji finansowych. Warto zaangażować ich również w proces tworzenia budżetu, wykorzystując ich wiedzę i doświadczenie np. do przewidywania niektórych wydatków. Jeśli zaangażowane osoby są wystarczająco doświadczone, połączenie ich profesjonalizmu i wiedzy sprawi, że budżet będzie bardziej realistyczny i efektywny.

• Wizualizacja pomaga

Różne wykresy i diagramy są tak popularne w biznesie nie bez powodu: umożliwiają łatwe śledzenie dochodów i wydatków. Na przykład możesz utworzyć jeden wykres na podstawie swojego planu, a drugi na podstawie rzeczywistego budżetu i porównać je podczas planowanych poprawek, aby sprawdzić, czy plan budżetu działa zgodnie z oczekiwaniami, czy nie.

Jak wspomniałem powyżej, łatwiej jest kontrolować finanse, gdy prowadzisz małą firmę. Taki biznes potrzebuje tylko jednego budżetu, który jest tworzony na określony okres – w większości przypadków na rok. Większe firmy wymagają jednak czegoś innego. Mają różne działy, więc lepiej stworzyć kilka budżetów na raz, dopasowując każdy z nich do potrzeb konkretnego działu.

Nie zapomnij przejrzeć!

Wspomniałem już, że przegląd to ważny proces każdego planowania i budżetowania biznesu. Bez względu na to, jak dobry jest twój plan, nie da się przewidzieć wszystkiego ze stuprocentową dokładnością. Twój biznes będzie rósł, a otoczenie się zmieni, więc im szybciej zareagujesz na takie zmiany, tym lepiej dla Ciebie.

Dlatego od czasu do czasu należy planować przeglądy budżetu. Polecam zacząć od przeglądania go co miesiąc, a następnie przejść do wygodniejszego harmonogramu. Comiesięczny przegląd może pomóc Ci zauważyć wady Twojego planu (co jest szczególnie ważne, jeśli nie masz dużego doświadczenia w tego typu sprawach), a także zrozumieć, jak stabilny jest Twój biznes.

Jeśli widzisz, że nie musisz często wprowadzać zmian, możesz zacząć przeglądać swój plan co trzy lub sześć miesięcy (jednak polecam robić to częściej).

Możesz użyć różnych popularnych diagramów, aby ci pomóc. Najlepsze w diagramach jest to, że pomagają dobrze wizualizować dane, co jest bardzo ważne, gdy trzeba wyraźniej zobaczyć cały obraz – a dzieje się to często podczas planowania budżetu. Na przykład diagram lub wykres dochodów Twojej firmy może pokazać, jak bardzo wzrosły Twoje finanse w określonym okresie. Co więcej, jeśli zauważysz pewne spadki na wykresie (które nie są przewidywane), będziesz w stanie szybko na nie zareagować, naprawiając rzeczy, które poszły nie tak.

Co należy wziąć pod uwagę podczas całego procesu przeglądu? Po pierwsze, twój rzeczywisty dochód. Prawdopodobnie z każdym miesiącem będzie inaczej: każda firma ma swoje okresy szczytowe i spadkowe, a ty musisz je znaleźć i zapamiętać, aby efektywniej planować w przyszłym roku. Ważne jest, aby sprawdzić, czy dochód jest zgodny z przewidywanym, czy nie: jeśli nie, musisz dowiedzieć się, dlaczego tak się stało.

Po drugie, musisz oszacować swoje rzeczywiste wydatki. Sprawdź, czy różnią się one od Twojego budżetu, jak bardzo na niego wpływają, dlaczego przekraczają Twoje oczekiwania (jeśli tak) i tak dalej.

Prawdopodobnie najlepszą rzeczą w recenzowaniu jest to, że pozwala szybko reagować na wszystkie nieoczekiwane sytuacje, ratując firmę przed potencjalnymi problemami i upadkami. Więc nie zapomnij go pominąć.

Wniosek

Jak widzisz, pisanie biznesplanu to złożony proces. Musisz być bardzo uważny, zaplanować wszystko, zaczynając od celów, a kończąc na wydatkach, rozważać tak wiele rzeczy i angażować w planowanie innych ludzi, jeśli to możliwe. Co więcej, cały czas trzeba się uczyć, przeglądać swoje plany, wprowadzać zmiany, znajdować sposoby reagowania na nieoczekiwane sytuacje.

Ale chociaż może to wyglądać na trudną rzecz do zrobienia, jest to bardzo wygodne dla każdego, kto chce skutecznie zarządzać swoim biznesem. Planowanie dużo odciąża i ułatwia cały proces prowadzenia biznesu. Jesteś w stanie ocenić efektywność swojej firmy, patrząc na miesięczny wzrost dochodów, cele, które chciałeś osiągnąć i tak dalej. Jesteś również w stanie przewidzieć potencjalne upadki swojego biznesu i użyć narzędzi, które masz, aby zminimalizować wszelkie ryzyko.

Jesteś w stanie ocenić efektywność swojej firmy, patrząc na miesięczny wzrost dochodów, cele, które chciałeś osiągnąć i tak dalej. Jesteś również w stanie przewidzieć potencjalne upadki swojego biznesu i użyć narzędzi, które masz, aby zminimalizować wszelkie ryzyko.

Mam nadzieję, że ten poradnik pomoże Ci stworzyć mocne i realistyczne plany budżetowe i biznesowe oraz skutecznie wdrożyć je w prowadzeniu biznesu. Jeśli masz jakieś wskazówki dotyczące planowania biznesu i budżetu, którymi chcesz się podzielić, zrób to w sekcji komentarzy poniżej!

Biografia autora:

Kevin Nelson rozpoczął swoją karierę jako analityk badawczy i zmienił sferę swojej działalności na pisanie usług i content marketing. Oprócz pisania spędza dużo czasu czytając literaturę z zakresu psychologii i zarządzania, szukając zworników pomysłów motywacyjnych. Zapraszam do kontaktu z nim na Facebooku, Twitterze, Google+, Linkedin.