Źródła i obszary zmian w projekcie | #47 Pierwsze kroki z zarządzaniem projektami

Indeks terminów na końcu księgi PMBOK zawiera aż 22 wpisy dotyczące zmiany projektu. Obejmują one koszty i kulturę zmian w organizacjach, a także żądania zmian. Co zatem sprawia, że ​​zmiana jest tak istotna w projektach i jak sobie z nią radzić? Czym jest zarządzanie zmianą?

Jak stworzyć rejestr ryzyka projektu? – spis treści:

1. Wstęp
2. Czym jest zmiana i zarządzanie zmianą?
3. Obszary zmian w projekcie
4. Zmiany podczas planowania projektu
5. Zmiany w trakcie realizacji projektu
6. Źródła zmian w projekcie
7. Zewnętrzny
8. Wewnętrzny
9. Streszczenie

Wstęp

Zmiany w trakcie projektu są prawie nieuniknione, jednak wiele organizacji wciąż zdaje się nie zauważać takiej oczywistości. Niezależnie od długości życia, czy to trzy miesiące, rok czy trzy, każdy projekt zawiera czynniki ryzyka, które mogą spowodować renegocjację jego realizacji przez Kierownika Projektu z interesariuszami. Jeśli natomiast zespół projektowy na bieżąco wyciąga wnioski z realizowanych zadań, mogą również nastąpić usprawnienia i zmiany w organizacji pracy wynikające z lepszego zrozumienia wymagań interesariuszy.

Czym jest zmiana i zarządzanie zmianą?

PMBOK definiuje zmianę jako:

„Modyfikacja dowolnego formalnie kontrolowanego elementu dostarczanego, elementu planu zarządzania projektem, dokumentu projektowego”.

Może to obejmować modyfikację dotyczącą:

• cel projektu,
• priorytety,
• harmonogram,
• kamienie milowe projektu lub
• podział pracy w zespole projektowym.

Z kolei zarządzanie zmianą definiuje się jako:

„Kompleksowe, cykliczne i ustrukturyzowane podejście do przechodzenia jednostek, grup i organizacji ze stanu obecnego do stanu przyszłego z zamierzonymi korzyściami biznesowymi”.

Ale na jakie obszary projektu Project Manager powinien zwrócić największą uwagę, aby przygotować się do zarządzania zmianą?

Obszary zmian w projekcie

Zmiany w projekcie mogą nastąpić na każdym etapie jego cyklu życia, jednak największą uwagę należy zwrócić na te, które zachodzą w fazie planowania i realizacji projektu.

Zmiany podczas planowania projektu

Według PMBOK na etapie planowania zespół projektowy wraz z Kierownikiem Projektu powinien przygotować zarys procesu dostosowania bieżących działań do pojawiających się zmian i zjawisk. Innymi słowy, muszą wymyślić, jak to wdrożyć. Może to obejmować:

• zmiany przepływu pracy,
• przemodelowanie priorytetów zadań zapisanych w backlogu, a nawet prognoza dla tak radykalnych uchwał jak
• przekształcenie głównego celu projektu

Zmiany w trakcie realizacji projektu

Zmiany zachodzące w fazie realizacji projektu powinny być zgodne z przyjętą metodologią odpowiednio:

• Waterfall – korekty wymagają formalnego procesu akceptacji i zmian w dokumentacji projektowej,
• Agile – są naturalną częścią procesu i są wprowadzane na bieżąco poprzez aktualizację backlogu i dostosowywanie działań zespołu,
• Scrum – jako jedna z metodologii Agile, Scrum zakłada również, że transformacje są nieuniknione. Ale przed podjęciem działań zespół musi osiągnąć cele rozpoczętego Sprintu,
• Prince2 – tutaj plan projektu powinien być dokładnie określony na wstępie, a zmiany projektowe zminimalizowane. Jeśli jednak musisz dokonać zmian, upewnij się, że odpowiednio je udokumentujesz i skonsultujesz się z zainteresowanymi stronami.

Kierownik Projektu musi zdawać sobie sprawę, że wszelkie korekty wpłyną na inne elementy projektu, czasem w sposób nieprzewidywalny. Na przykład wprowadzenie rozwiązania technicznego, które ułatwia jedno zadanie, może znacznie skomplikować wykonanie innego, zwiększając tym samym koszty, zmieniając zakres prac i ostatecznie wpływając na jakość wykonania.

Źródła zmian w projekcie

Gdy dynamika otoczenia biznesowego i innowacyjność projektowanych wzrastają, modyfikacje mogą zmienić niemal każdą sferę realizacji zadań. Ich źródła dzielą się na dwie główne kategorie:

• Zewnętrzne – pochodzące spoza zespołu projektowego, oraz
• Wewnętrzne – wynikające z procesów zachodzących podczas realizacji określonych zadań.

Zewnętrzny

Najczęstszymi zewnętrznymi źródłami zmian projektowych są:

1. Zmiany wymagań klientów. Wymagania klienta są kluczowym elementem każdego projektu. Mogą się one przesuwać w związku ze zmianami zachodzącymi w otoczeniu biznesowym, pojawieniem się nowych potrzeb lub konkurencją. Kiedy zmieniają się wymagania klienta, Project Manager musi dokładnie przeanalizować, jak może to wpłynąć na projekt i czy możliwe jest wprowadzenie zmian bez uszczerbku dla jakości, czasu lub kosztów. Na przykład, jeśli klient zdecyduje się przemodelować wymagania dotyczące interfejsu użytkownika, może zmienić strukturę kodu, co z kolei może zreorganizować harmonogram i zwiększyć koszty.
2. Cięcia budżetowe. Redukcje budżetowe mogą wynikać z trudnej sytuacji finansowej organizacji, zmiany priorytetów lub pojawienia się nowych projektów. W przypadku cięć budżetowych Kierownik Projektu musi starać się osiągnąć cele mniejszym kosztem. Może to oznaczać:
• zmniejszenie zakresu prac,
• skrócenie harmonogramu,
• redukcja,
• korzystanie z outsourcingu lub
• inne zastosowania istniejących zasobów organizacji.
3. Zmiany w otoczeniu biznesowym. Modyfikacje wprowadzone w przepisach, pojawienie się nowych trendów czy zmiana konkurencji mogą mieć wpływ na cel projektu lub wymagania klienta. W przypadku tak trudnych do przewidzenia zmian Kierownik Projektu musi ustanowić środki zaradcze, które zminimalizują wpływ zmiany na projekt i ułatwią osiąganie celów.

Wewnętrzny

Zmiany wewnętrzne wynikają z czynników zadaniowych. Do najważniejszych należą:

1. Uczenie się członków zespołu. Wewnętrzne zmiany w projekcie mogą wynikać z procesu zdobywania nowej wiedzy przez członków zespołu. Im bardziej doświadczony zespół, tym większe prawdopodobieństwo, że rozwinie umiejętności, które pozwolą mu osiągać lepsze wyniki.

Przykładem jest sytuacja, gdy programista zauważa, że ​​jego kod nie jest zbyt czytelny i postanawia zbadać napisanie czystego. Ostatecznie może zaproponować modyfikacje, które pozytywnie wpłyną na jakość projektu.


2. Lepsze zrozumienie wymagań klientów i specyfiki produktu. W trakcie projektu zrozumienie oczekiwań użytkowników przez zespół może się poszerzyć. Może to skutkować chęcią zmiany zakresu prac lub dostosowania technologii do zidentyfikowanych potrzeb klienta. Na przykład, po przeprowadzeniu ankiet wśród użytkowników, zespół projektowy może podjąć decyzję o wprowadzeniu nowych funkcjonalności, o które prosiły ankietowane osoby.
3. Zmień organizację pracy po nauczeniu się z obecnego workflow. W wyniku zdobywania nowej wiedzy mogą pojawić się pomysły na usprawnienie procesów, wprowadzenie innowacyjnych rozwiązań czy modyfikację harmonogramu. Analizując bieżący przepływ pracy, zespół projektowy może identyfikować błędy, a także możliwe ulepszenia, a następnie konsekwentnie wprowadzać poprawki, aby przyspieszyć pracę. Na przykład mogą uznać inne narzędzie do zarządzania projektami za bardziej odpowiednie do usprawnienia procesów i zwiększenia produktywności.

Streszczenie

Zarządzanie zmianą ma kluczowe znaczenie dla powodzenia projektu. Zmiany w projektach są nieuniknione i wynikają zarówno ze źródeł zewnętrznych, jak i wewnętrznych. W zależności od etapu cyklu życia projektu należy opracować odpowiedni plan dostosowania bieżących działań do pojawiających się zmian. Zarządzanie zmianą wymaga skutecznego procesu komunikacji i koordynacji w zespole projektowym oraz z interesariuszami. Dlatego Kierownik Projektu ma trudny orzech do zgryzienia: pozostać elastycznym i otwartym na zmiany, a jednocześnie zachować kontrolę, aby uniknąć negatywnych skutków dla projektu.

Jeśli podobają Ci się nasze treści, dołącz do naszej społeczności pracowitych pszczół na Facebooku, Twitterze, LinkedIn, Instagramie, YouTube, Pinterest, TikTok.

Autor: Karolina Becker

Jako kierownik projektu, Caroline jest ekspertem w znajdowaniu nowych metod projektowania najlepszych przepływów pracy i optymalizacji procesów. Jej zdolności organizacyjne i umiejętność pracy pod presją czasu czynią ją najlepszą osobą do realizacji skomplikowanych projektów.

Wyświetl wszystkie posty

Pierwsze kroki z zarządzaniem projektami:

1. Co to jest projekt?
2. Czym jest zarządzanie projektami?
3. Jak zarządzać projektami?
4. Metody zarządzania projektami
5. Rodzaje projektów
6. 4 przykładowe projekty
7. Priorytetyzacja projektów
8. Obszary działalności projektowej
9. Definicja sukcesu w zarządzaniu projektami
10. Dlaczego warto korzystać z oprogramowania do zarządzania projektami?
11. Jak wybrać najlepsze oprogramowanie do zarządzania projektami?
12. Przegląd oprogramowania do zarządzania projektami
13. Cykl życia projektu
14. Do czego służy wizja projektu?
15. Cel projektu. Co to jest i jak to dobrze zdefiniować?
16. Faza inicjowania projektu – na co zwrócić uwagę?
17. Domena planowania w zarządzaniu projektami
18. Co to jest harmonogram projektu i do czego służy?
19. Jak wykorzystać kamienie milowe w projekcie?
20. Realizacja projektu
21. Jak przygotować skuteczny plan awaryjny projektu?
22. Znaczenie zamknięcia projektu
23. Niepowodzenie projektu. 5 powodów, dla których projekty się nie udają
24. 4P zarządzania: projekt, produkt, program i portfel
25. Najważniejsze zadania i obowiązki Kierownika Projektu
26. Najbardziej przydatne umiejętności kierownika projektu
27. Jak zostać kierownikiem projektu?
28. 5 książek, które powinien przeczytać każdy kierownik projektu
29. Jak założyć zespół projektowy?
30. Struktura podziału pracy - jak delegować pracę w projekcie?
31. Jak kierować zespołem podczas pracy hybrydowej?
32. Wyzwania, przed którymi stają kierownicy projektów podczas pracy z zespołem
33. Rodzaje spotkań projektowych
34. Monitorowanie projektu. Jakie parametry obserwować?
35. Jak napisać przekonujący
36. Jak zdefiniować zakres projektu i uniknąć pełzania zakresu?
37. Studium wykonalności – czy możemy zrealizować ten projekt?
38. Analiza ryzyka w projektach i narzędzia to ułatwiające
39. Jak stworzyć kartę projektu?
40. Co to jest rejestr interesariuszy?
41. Wykres Gantta w planowaniu zarządzania projektami
42. Jak stworzyć budżet projektu?
43. Zarządzanie czasem w projekcie
44. Jak stworzyć rejestr ryzyka projektu?
45. Strategie zarządzania ryzykiem projektowym
46. marketingu projektu
47. Źródła i obszary zmian w projekcie
48. Modele zmian w zarządzaniu projektami
49. Co jest po Agile? Metody w zarządzaniu projektami