Lista kontrolna udanego i bezpiecznego wdrożenia ERP: wyzwania i najlepsze praktyki

Wdrożenie ERP rzadko będzie idealne, ale dzięki starannemu planowaniu i zrozumieniu, możesz upewnić się, że pasuje do Twojego harmonogramu i budżetu. Może się to wydawać onieśmielające, ale skorzystanie z poniższej listy kontrolnej sprawi, że proces przebiegnie sprawnie.

Najważniejsze oczekiwania ERP dla każdej firmy

Obecnie oprogramowanie ERP jest dostępne dla prawie każdego rodzaju działalności. Ogólnie rzecz biorąc, każda firma ma swoje specyficzne oczekiwania wobec oprogramowania ERP.

• Usprawnione procesy biznesowe: Automatyzując i integrując procesy biznesowe, system ERP zwiększa produktywność oraz zmniejsza koszty i czas pracy. Wraz z rozwojem firmy konieczne staje się unowocześnienie systemu firmy, tak aby wymagał mniej pracy ręcznej. Daje to członkom zespołu więcej czasu na rozpatrywanie złożonych skarg, zamiast odpowiadania na proste zapytania pojedynczo.

• Lepsza analiza danych: Oczekuje się, że ERP zmieni sposób, w jaki firma gromadzi i analizuje swoje dane. Pomogłoby to kierownictwu i liderom szybko zidentyfikować spostrzeżenia dotyczące całej ich działalności biznesowej.

• Bardziej efektywne operacje biznesowe: nowoczesny system ERP zwiększa efektywność biznesową, przyspieszając i ułatwiając współpracę. Możesz zaspokoić potrzeby swoich partnerów i interesariuszy dzięki systemowi ERP, który może poprawić produktywność i morale pracowników poprzez automatyzację powtarzalnych zadań.

Główne wyzwania wdrożeniowe systemu ERP stojące przed zarządem

Wyzwania związane z wdrażaniem systemu ERP, które pozostawione bez opieki mogą dać trudny czas kierownictwu i użytkownikom końcowym.

• Zatwierdzenie od najwyższego kierownictwa

  Wdrożenie ERP często trwa dłużej niż oczekiwano z powodu powolnej odpowiedzi ze strony wyższych władz. Najwyższe kierownictwo musi być całkowicie zaangażowane w proces bezpiecznego wdrażania ERP.

• Proces integracji

  Podczas wdrażania aplikacji ERP jednym z kluczowych wyzwań jest określenie, które procesy należy zintegrować. Często zdarza się, że firmy z wieloma oddziałami mierzą się z tego typu wyzwaniem.

• Odpowiedni trening

  Edukacja personelu w zakresie nowego systemu ERP jest niezbędna przed i po jego wdrożeniu. Na początku pracownicy mogą być urażeni przyjęciem nowego oprogramowania ERP. Jednak odpowiednie szkolenie i motywacja mogą rozwiązać problem.

• Wyzwania związane z migracją danych

  Ponieważ system ERP zastępuje starsze systemy, powoduje to wyzwania związane z migracją danych. Mogą występować niezgodności między danymi starszych systemów i systemów ERP.

  Odpowiedni plan wdrożenia może rozwiązać ten problem. W ten sposób możesz lepiej zrozumieć różne modyfikacje, które mogą być wymagane w nowym systemie.

• Problem elastyczności

  Systemy ERP czasami nie są wystarczająco elastyczne. Oznacza to, że nie można go skonfigurować zgodnie z aktualnym procesem biznesowym. Firma w tym czasie musi się cofnąć i dostosować do wymagań systemu ERP. Możesz wyeliminować takie problemy, wybierając odpowiednie oprogramowanie ERP dla swojej firmy.

• Koszty wdrożenia i aktualizacji ERP

  Aktualizacje systemu ERP są często wymagane, aby nadążać za zmieniającymi się wymaganiami biznesowymi. To tutaj dostawcy odgrywają ważną rolę. Poszukaj dostawcy, który oferuje bezpłatne aktualizacje bez żadnych ukrytych kosztów w momencie zakupu.

• Opóźniona akceptacja użytkownika

  Pomimo odpowiedniego przeszkolenia niektórzy pracownicy mogą nadal mieć trudności z przystosowaniem się do nowego oprogramowania ERP. Dzięki temu proces wdrożenia można zaplanować w sposób dostosowany do potrzeb.

• Wymagania sprzętowe

  Aby działać wydajnie, systemy ERP mogą wymagać zaawansowanego sprzętu. Dlatego zaleca się zainwestowanie w odpowiedni sprzęt dla systemu ERP, który zamierza wdrożyć użytkownik.

Sugerowana lektura: Lista najlepszych bezpłatnych i otwartych oprogramowania ERP w Indiach

Rozważania dotyczące zakupu oprogramowania ERP

Czy jesteś gotowy zainwestować w dobre oprogramowanie ERP? Poczekaj, upewnij się, że bierzesz pod uwagę te czynniki, aby zapewnić płynną implementację.

Ramy czasowe

• Jaki jest oczekiwany harmonogram pomyślnego i bezpiecznego wdrożenia ERP?
• Jak wyglądałby szczegółowy harmonogram?
• Jakie zasoby należy zapewnić i kiedy?
• Gdzie i kiedy mogą wystąpić zakłócenia operacyjne?

Dostosowywanie

• Jak dużego dostosowania można oczekiwać od systemu?
• Czy dostawca naprawdę rozumie Twoje unikalne potrzeby biznesowe i procesy?

Zarządzanie projektami

• Jak Twój projekt będzie zarządzany przez dostawcę?
• Czy zyskasz doświadczonego i responsywnego pojedynczego punktu kontaktowego?
• Którzy członkowie Twojego zespołu będą musieli być zaangażowani w proces wdrożenia?

Użyteczność

• Pomyślne i bezpieczne wdrożenie ERP w dużej mierze zależy od adopcji użytkowników.
• Oceń intuicyjność i łatwość użycia aplikacji w różnych rolach.

Koszty subskrypcji

• Jaka jest struktura kosztów abonamentu?
• Ile kosztów jest z góry
• Jakie są miesięczne koszty i czy są one elastyczne?

Koszty projektu

• Czy są jakieś dodatkowe koszty?
• Czy jest coś, na co powinieneś szczególnie uważać, aby zrozumieć swój zakres ERP?

Migracja danych

• Co powinieneś wiedzieć o migracji istniejących danych?
• Czy współpracujesz ze swoim dostawcą ERP, aby ocenić wyzwania związane z migracją ze starszych systemów, usuwaniem przestarzałych lub nadmiarowych danych, czyszczeniem danych itd.?

Konserwacja i aktualizacje

• Jak dokonać modyfikacji w systemie ERP po jego wdrożeniu?
• Jakie czynności będą wymagały pomocy usługodawcy lub programisty lub specjalisty konsultanta?

Szkolenie

• Czy są oferowane materiały demonstracyjne lub szkoleniowe?
• Czy to coś kosztuje, czy są oferowane bezpłatnie?

Cykl życia lub fazy wdrożenia ERP

Dokładne zrozumienie tych faz wdrażania systemu ERP pomoże w lepszym planowaniu i realizacji.

• Krok 1: Wybór pakietu

  Przede wszystkim musisz wybrać oprogramowanie ERP odpowiednie dla Twojej firmy ze wszystkimi niezbędnymi modułami. Na rynku dostępnych jest wiele różnych opcji, a wybór odpowiedniej dla Twojej firmy może być nie lada wyzwaniem. Ten krok eliminuje wszelkie moduły ERP, które nie mają znaczenia dla Twojej firmy.

• Krok 2: Planowanie projektu

  Projekt powinien być odpowiednio zaplanowany przed jego uruchomieniem, aby uniknąć niespodzianek w procesie realizacji. Od wyboru odpowiednich zasobów po przydzielanie zadań, planowanie ma kluczowe znaczenie dla pomyślnego wdrożenia systemu ERP.

• Krok 3: Analiza GAP

  Kolejna ważna faza cyklu życia wdrożenia ERP, analiza GAP, jest przeprowadzana w celu analizy obecnego systemu organizacji. W ten sposób możesz łatwo wskazać, które procesy w planowaniu zasobów przedsiębiorstwa wymagają największej uwagi.

• Krok 4: Przeprojektowanie

  Aby poprawić wydajność i efektywność procesu, stosuje się re-inżynierię. Obejmuje różne alternatywy i zmiany oparte na planowaniu projektu i analizie luk.

• Krok 5: Trening

  W związku z wdrożeniem nowego systemu pracownicy będą musieli przejść odpowiednie szkolenie, zanim będą mogli bezproblemowo z niego korzystać.

• Krok 6: Testowanie

  To kolejny istotny krok w cyklu życia wdrożenia ERP. Zasadniczo przeprowadza się testowanie w celu określenia błędów, tak aby można je było naprawić przed wdrożeniem rzeczywistego procesu aplikacji.

• Krok 7: Aplikacja

  To właśnie w tej fazie system ERP jest faktycznie wdrażany. Po zebraniu, przeanalizowaniu i przekształceniu wszystkich danych do wprowadzenia do nowego systemu, stary system jest odrzucany i zastępowany nowym.

• Krok 8: Konserwacja

  W ramach cyklu życia ERP konserwacja jest ostatnim krokiem. Po wdrożeniu nowego systemu pracownicy, którzy nad nim pracują, powinni być na bieżąco z najnowszymi osiągnięciami technologicznymi. Dodatkowo pracownicy powinni zapoznać się z czynnościami niezbędnymi do aktualizacji systemu i utrzymania go w działaniu.

Sugerowana lektura: Lista najlepszych programów ERP dla nieruchomości w Indiach

Lista kontrolna udanego i bezpiecznego wdrożenia ERP

Przestrzegaj tych list kontrolnych wdrażania ERP, aby upewnić się, że na każdym kroku nic nie pójdzie nie tak.

Plan

• Zaksięguj zakup, zbuduj zespół projektowy do wdrożenia ERP.
• Identyfikuj typowe problemy i niepotrzebne kroki w procesach biznesowych, dokumentując i oceniając ich aktualny stan.
• Organizuj cykliczne spotkania i rozmowy inauguracyjne.
• Zidentyfikuj zakres i cele projektu wdrożenia bezpiecznego systemu ERP przed rozpoczęciem opracowywania planu projektu.

Przygotować się

• Zespół projektowy ERP powinien sfinalizować plan projektu.
• Zweryfikuj gotowość planu projektu do realizacji poprzez uzyskanie akceptacji komitetu sterującego i zespołu projektowego.
• Upewnij się, że dane są czyste i zgodne z nowym systemem ERP, opracowując strategię migracji danych.
• Przygotuj strategię tworzenia kopii zapasowych i plan ciągłości działania danych.
• Ustal strategie włączania użytkowników, aby przeszkolić wszystkich użytkowników i grupy użytkowników.

Pociąg

• Przeprowadź szkolenia dla użytkowników końcowych zgodnie z planami szkoleń określonymi w planie zarządzania zmianą.
• Po szkoleniu należy przeprowadzić spotkanie dotyczące zmiany klienta z dostawcą, aby pomóc klientowi w przyjęciu i posiadaniu nowego systemu.

zainstalować

• Zainstaluj oprogramowanie ERP odpowiednie dla nowych procesów biznesowych powstałych w wyniku procesu planowania.
• Rozpocznij migrację początkowych danych statycznych.
• W razie potrzeby przygotuj infrastrukturę hostingową i sprzętową oraz stwórz plany udostępniania danych pomiędzy działami.
• Zakończ instalowanie oprogramowania i dostosowywanie systemu.

Zapewnij przepływ danych

• Sprawdź dokładność migrowanych danych i upewnij się, że są one czyste i dokładne, bez duplikatów lub nieprawidłowych danych.
• Ustanów proces mapowania danych, aby zapewnić płynny przepływ danych między obszarami biznesowymi i działami w ramach procesu testowania i uruchomienia.

Oceniać

• Przetestuj wszystkie dane wejściowe i wyjściowe związane z danymi użytkownika, aby procesy były zrozumiałe.
• Upewnij się, że wszystkie grupy użytkowników i funkcje działają zgodnie z planem, potwierdzając poprawność procesów biznesowych.
• Zidentyfikuj i rozwiąż wszelkie nieznane błędy, które mogą wystąpić podczas testowania Twojej infrastruktury lub rozwiązania.

Uzyskać wsparcie

• Zamknięcie projektu z zespołami wsparcia i przejście do wsparcia powdrożeniowego.
• Kontynuuj konserwację i wsparcie oprogramowania poprzez szkolenia użytkowników.

Sugerowana lektura: Najnowsze najlepsze oprogramowanie ERP dla szkół w Indiach

W jaki sposób oprogramowanie DataNote zapewnia bezpieczeństwo ERP?

Oprogramowanie DataNote dla przedsiębiorstw to oparty na chmurze system ERP, który umożliwia firmom zarządzanie danymi bez narażania bezpieczeństwa danych. Jego autorski framework OpenLogic jest tym, co odróżnia go od tradycyjnej implementacji ERP. Jego użytkownicy nie muszą udostępniać żadnych danych biznesowych, tajemnic handlowych ani logiki biznesowej, jednocześnie usprawniając różne procesy.

DataNote ERP usprawnia procesy w różnych działach i centralizuje informacje w celu zapewnienia bezpieczeństwa. Zachowuje standardowe wymagania bezpieczeństwa i zapewnia ograniczony dostęp do zarządzania, edycji i współtworzenia.

Wniosek

Systemy ERP zyskały globalne uznanie ze względu na ich zdolność do zapewniania przewagi konkurencyjnej dzięki bezprecedensowemu wzrostowi liczby fuzji oraz sile nad konkurentami. Skutecznie zaplanowany i zarządzany system ERP może poprawić produktywność pracowników i satysfakcję klientów. Dzięki temu może skutecznie zwiększać zyski przy wykorzystaniu niskich zasobów.