Jak grantodawcy rządowi tworzą pozytywne doświadczenia obywatelskie

Jak każdy związek, Doświadczenia obywatela z programami rządowymi składają się z szeregu drobnych szczegółów, które budują lub niszczą zaufanie. Stawka jest wysoka — każda interakcja z programem dotacji rządowych stanowi dla ludzi punkt danych, który kształtuje ich relacje z instytucjami publicznymi w ujęciu bardziej ogólnym.

Grantodawcy rządowi są w pełni świadomi swojej roli w tej relacji. Dlatego tak wiele osób stawia na transformację cyfrową. Chcą spotykać się z obywatelami tam, gdzie się znajdują, aby móc tworzyć programy, które wywierają realny wpływ.

Dokonując tej zmiany, grantodawcy rządowi muszą świadomie podchodzić do szczegółów kształtujących doświadczenia obywateli, mając świadomość, w jaki sposób te szczegóły pasują do szerszych celów kulturowych i operacyjnych.

Pozwól wyborcom Cię poprowadzić

To sami obywatele wiedzą najlepiej, czego potrzebują. Poproś członków społeczności o opinie i zastosuj ich opinie do swojego programu.

Może to pomóc w przyjęciu opartego na współpracy podejścia do zarządzania, co z kolei pomoże w stworzeniu bardziej dostępnych programów dotacji, którym obywatele zyskają zaufanie. Ponadto tworzy pozytywną dynamikę, dzięki której obywatele czują się zainspirowani do dalszego zaangażowania obywatelskiego.

Nie czekaj z rozpoczęciem działań informacyjnych. Już teraz wbuduj zaangażowanie społeczności w programy dotacji, aby móc usłyszeć, czego ludzie chcą i potrzebują, zanim ich potrzeby staną się pilne. W Nowym Jorku rada miejska wprowadziła budżet partycypacyjny, który pozwala członkom społeczności bezpośrednio wpływać na sposób podziału budżetu publicznego. Tego rodzaju pętla informacji zwrotnej gwarantuje, że wkład opinii publicznej będzie konsekwentnie uwzględniany w procesie decyzyjnym i nie będzie jednorazowy.

Kiedy dowiesz się, czego naprawdę potrzebują społeczności, możesz stworzyć programy dotacji, które będą działać od samego początku. Bez ich spostrzeżeń istnieje ryzyko, że pójdziesz złą ścieżką i będziesz gotowy na późniejszą korektę kursu.

Doskonałym przykładem jest federalny program ratowania szpitali wiejskich. Chociaż ogólny zamiar był zgodny z potrzebami społeczności, szczegóły nie. Niewiele szpitali zdecydowało się na udział w programie, ponieważ zmusił on społeczności do rezygnacji z niektórych rzeczy, których naprawdę potrzebowały, takich jak opieka szpitalna.

Obecnie administratorzy programów próbują dostosować wymagania, aby przyciągnąć więcej kandydatów. Jednak po takim nieudanym starcie powrót do zdrowia może być trudny. Nastroje społeczne są niepewne, a członkowie społeczności nie są chętni do współpracy, gdy mają wrażenie, że administratorzy programów nie nadążają za ich codzienną rzeczywistością.

Wczesne zasięgnięcie informacji zwrotnych od społeczności naprowadza Twój zespół na właściwą drogę. I gwarantuje, że będziesz gotowy na nagły wzrost potrzeb, gdy nadejdzie kryzys.

Przestań próbować działać sam

Obywatele często nie znają szczegółów podziału agencji i departamentów. Wiele osób postrzega swoje interakcje z konkretnymi programami rządowymi jako część jednej relacji. Jeśli wydziały i programy nie są połączone, doświadczenia obywateli mogą stać się chaotyczne i frustrujące. Członkowie społeczności współpracujący z wieloma agencjami mogą zacząć odnosić wrażenie, że jedna ręka nie wie, co robi druga.

Spróbuj rozbić silosy między programami i skoordynuj swoje wysiłki z innymi instytucjami publicznymi. W Houston urzędnicy utworzyli koalicję między agencjami publicznymi a lokalnymi i regionalnymi organizacjami non-profit, których celem jest położenie kresu bezdomności w mieście. Oznaczało to, że zamiast każdej organizacji próbującej samodzielnie rozwiązać ten ogromny problem, mogły one współpracować i dzielić się zasobami.

Koalicja współpracowała, aby ułatwić obywatelom borykającym się z bezdomnością dostęp do usług. Ci obywatele nie musieli zajmować się sprzecznymi politykami i procesami w różnych agencjach ani radzić sobie z lukami, które nieuchronnie powstają, gdy programy nie są skoordynowane. Podejście to wywarło ogromny wpływ, pomagając zmniejszyć bezdomność w mieście o prawie dwie trzecie.

Zapewnienie obywatelom spójnych doświadczeń w ramach różnych programów pomaga im zrozumieć, czego się spodziewać podczas współpracy z agencjami rządowymi. Z biegiem czasu rozwiną kompetencje w zakresie działania programów publicznych na ich obszarze, co ułatwi im nawiązanie i utrzymanie zaangażowania.

Rozważając wdrożenie oprogramowania do zarządzania dotacjami rządowymi, sprawdź, czy jedno rozwiązanie może obsługiwać wiele działów i agencji. Zapewnia to obywatelom spójne doświadczenia i umożliwia dzielenie się wiedzą i ustaleniami między zespołami. Aby przejście przebiegało płynnie, rozważ użycie jednego programu jako poligonu testowego, a następnie szersze skalowanie rozwiązania.

Wybierz odpowiednie szczegóły zaplecza

W tym momencie większość agencji rządowych rozumie konieczność transformacji cyfrowej. Aby jednak móc to zrobić dobrze, Twój system zarządzania dotacjami musi zawierać odpowiednią technologię zaplecza, aby zapewnić obywatelom doskonałe doświadczenie front-endu.

Cel nr 1: Zapewnij przejrzystość

Kiedy procesy składania wniosków o dotacje są zagmatwane i skomplikowane, ludzie albo nie zawracają sobie głowy składaniem wniosków, albo nie dostają tego, czego potrzebują.

Nic lepiej nie ilustruje wysokiej stawki niż Amerykanie, którzy walczą o federalną pomoc w przypadku klęsk żywiołowych. Wielu z nich ma problemy z poruszaniem się po wymaganiach tych programów, co oznacza, że ​​w czasach ogromnej potrzeby nie otrzymują pomocy. W rezultacie wiele osób stoi w obliczu bezdomności.

Skomplikowane procesy mogą również utrwalać nierówności. Między innymi z tego powodu federalne programy naprawcze faworyzują bogatych białych właścicieli domów.

Wdrażając nowe oprogramowanie, staraj się uprościć wnioski i zapewnić obywatelom jasność co do tego, co dokładnie muszą zrobić na każdym etapie, aby zakwalifikować się do finansowania.

Funkcje, których należy szukać w oprogramowaniu do zarządzania dotacjami

• Łatwa w nawigacji platforma z jasnymi instrukcjami z przodu
• Możliwość pobrania całego formularza
• Quiz kwalifikacyjny mający na celu uniemożliwienie niekwalifikującym się wnioskodawcom spędzania czasu nad aplikacją
• Komunikacja w aplikacji

Cel nr 2: Nadaj priorytet dostępności

Dostępność gwarantuje, że każdy, kto powinien mieć dostęp do dotacji, rzeczywiście będzie mógł to zrobić. Zasadniczo dostępność w systemie zarządzania dotacjami polega na zaznaczeniu pól zapewniających osobom o wszystkich umiejętnościach dostęp, jakiego potrzebują. Wspaniałą rzeczą jest to, że poprawiając dostępność dla niektórych, poprawiasz użyteczność dla wszystkich.

Ale prawdziwa dostępność wykracza poza podejście „check-the-box”, umożliwiające spotykanie się z ludźmi tam, gdzie się znajdują. Wymaga to zrozumienia, w jaki sposób wyjątkowe sytuacje ludzi wpływają na ich doświadczenia z programem. Na przykład na możliwość dostępu danej osoby do Twojego programu może mieć wpływ brak bezpieczeństwa mieszkaniowego, niedawna klęska żywiołowa, choroba, uraz lub dowolna liczba czynników. Kiedy będziesz świadomy tych okoliczności, możesz przyczynić się do stworzenia ramp, których potrzebują obywatele.

Funkcje, których należy szukać w oprogramowaniu do zarządzania dotacjami

• Aplikacja przyjazna dla urządzeń mobilnych
• Lokalizacja dla konkretnych społeczności
• Współpraca w czasie rzeczywistym
• Wsparcie techniczne na żywo dla wnioskodawców

Cel nr 3: Zmniejsz podatek od czasu

„Podatek czasowy” to ilość czasu potrzebna obywatelom na zaangażowanie się w program rządowy. Obejmuje cały czas poświęcony na wyszukiwanie możliwości finansowania, wypełnianie wniosków i oczekiwanie na płatność.

Obniżenie podatku od czasu zmniejsza obciążenia osób i organizacji starających się o finansowanie oraz poprawia komfort pracy dla wszystkich.

Program dla pracowników pierwszej linii w Minnesocie jest przykładem tego, jak technologia może pomóc w skróceniu czasu rozliczeń podatkowych związanych z programem. Departament Pracy i Przemysłu, Departament Zatrudnienia i Rozwoju Gospodarczego oraz Departament Dochodów połączyły siły, aby przekazać pracownikom pierwszej linii ponad 500 milionów dolarów.

Dzięki odpowiedniemu partnerowi w zakresie oprogramowania udało im się uruchomić program, sprawdzić ponad 1,2 miliona aplikacji i rozdysponować fundusze w czasie krótszym niż sześć miesięcy. Portal wnioskodawców był łatwo dostępny i ułatwiał składanie wniosków. Ze względu na pozytywne doświadczenia obywateli program zdobył nagrody i został uznany za ponadpartyjny sukces.

Funkcje, których należy szukać w oprogramowaniu do zarządzania dotacjami

• Pojedyncze logowanie dla wnioskodawców
• Inteligentne automatyczne wypełnianie formularzy
• Zapisane wersje robocze
• Dystrybucja funduszy ACH

Cel nr 4 Uwolnij swój zespół, aby mógł wejść głębiej

Niezależnie od tego, jak ważne jest, aby część Twojego wniosku o dotację, która jest przeznaczona dla opinii publicznej, była prosta i łatwa w użyciu, doświadczenie obywatela zależy również od tego, jak łatwo będzie zarządzać Twoim zespołem. Jeśli Twój zespół spędza większość czasu na zadaniach administracyjnych, nie będzie miał wystarczającej przepustowości, aby zająć się czymkolwiek innym.

Czas zaoszczędzony na zadaniach administracyjnych pozwala Ci zająć się takimi rzeczami, jak docieranie do społeczności, opracowywanie programów i planowanie strategiczne – a wszystko to jest niezbędne do tworzenia pozytywnego doświadczenia obywatelskiego.

Funkcje, których należy szukać w oprogramowaniu do zarządzania dotacjami

• Formy łatwe w budowie i dostosowaniu
• Automatyzacja przepływu pracy
• Możliwość samodzielnego dostosowywania formularzy po uruchomieniu programu
• Kompleksowe raportowanie i compliance
• Ekspert ds. wdrożeń, który pomoże Ci w prowadzeniu

Łączenie kropek

Transformacja cyfrowa nie o to chodzi przyjęcie nowego oprogramowania, aby uzyskać listę nowych funkcji. Chodzi o połączenie kropek, aby zrozumieć, w jaki sposób każda nowa funkcja poprawia doświadczenie obywateli. Przyjęcie bardziej całościowego podejścia pomoże Ci zbudować zaufanie i zachęci członków społeczności do silniejszego zaangażowania.

Jako najbardziej zaufane oprogramowanie do zarządzania dotacjami dla rządów, Submittable zostało stworzone, aby pomóc Ci zapewnić doskonałe doświadczenia obywatelskie w przypadku każdego prowadzonego przez Ciebie programu.