Jak współpracować z klientami pracując zdalnie?

Pandemia COVID-19 zmieniła sposób funkcjonowania wielu firm i organizacji, głównie za sprawą „wymuszania” wykonywania swoich obowiązków poza biurem. Szybko jednak uznano, że praca zdalna ma kilka zalet, zapewniając pracownikom przede wszystkim większą elastyczność, oszczędność czasu i zmniejszone koszty dojazdów, a pracodawcom możliwość poszukiwania talentów na szerszym obszarze, wśród innych korzyści.

Jednak tego typu zmiana nie obyła się bez wyzwań, zwłaszcza ze względu na brak bezpośredniego kontaktu z partnerami biznesowymi. Poniżej wyjaśniamy, jak pracować z klientami w dobie powszechnej pracy zdalnej, aby osiągnąć takie same wyniki jak wcześniej.

Stały kontakt – podstawa udanej współpracy z klientami

Jednym z najważniejszych aspektów pracy z klientami jest bycie z nimi w stałym kontakcie, aby w każdej chwili wiedzieli na jakim etapie są prace, od razu otrzymywali odpowiedzi na pytania czy nie mieli obaw co do efektu końcowego. W przypadku pracy zdalnej bezpośredni kontakt z łatwością można zastąpić regularnymi spotkaniami online (na wybranym komunikatorze), wymianą maili czy rozmowami telefonicznymi.

Dla obu stron tego typu możliwość jest dużym udogodnieniem, gdyż pozwala zaoszczędzić czas i środki finansowe (np. przeznaczone na dojazd do siedziby partnera) – przy tym samym efekcie. W tym zakresie szczególnie pomocne może być ustalenie stałego terminu spotkań (np. tygodniowego, dwutygodniowego, miesięcznego) w zależności od potrzeb i formy współpracy z klientem. W ten sposób zapewniona jest kontrola nad działaniami wraz ze stałą informacją zwrotną.

Wyznaczanie wspólnych celów – dbanie o obie strony we współpracy z klientami

Zarówno w przypadku pracy stacjonarnej, jak i zdalnej ważne jest jasne określenie celów i oczekiwań obu stron. Dlatego przed podjęciem pracy z klientem (i przystąpieniem do realizacji działań) konieczne jest dokładne omówienie wymagań, zakresu prac i oczekiwanych efektów – a co najważniejsze terminów realizacji i kamieni milowych. Pozwoli to uniknąć niepotrzebnych nieporozumień, umożliwi śledzenie postępów i pewność, że produkt końcowy zostanie dostarczony zgodnie z oczekiwaniami.

W tym celu warto, po pierwsze, regularnie udostępniać różnego rodzaju dokumenty, prototypy czy makiety, tak aby jedna strona mogła na bieżąco śledzić prace, a druga otrzymywać stałą informację zwrotną (propozycje zmian, zatwierdzenie kierunku rozwoju itp.), które usprawnią realizację działań.

Narzędzia online – aby przyspieszyć realizowane procesy

Aby ułatwić współpracę z klientem podczas pracy zdalnej, warto również skorzystać ze specjalnych narzędzi do zarządzania projektami (takich jak Firmbee). Takie rozwiązania pozwalają każdemu upoważnionemu na bieżąco śledzić postęp prac, wymieniać informacje, komunikować się, udostępniać pliki, planować spotkania i wykonywać kilka innych procesów usprawniających codzienny kontakt.

W ten sposób możesz łatwo zarządzać harmonogramem projektu, przydzielać zadania, monitorować ich realizację i utrzymywać ciągłą komunikację. To wszystko staje się dużym ułatwieniem dla wszystkich zaangażowanych w temat i zminimalizuje liczbę pytań i wątpliwości, które się pojawią.

Szybki czas reakcji – aby wzbudzić zaufanie

Chcąc zapewnić efektywną współpracę z klientami na odległość, pamiętaj również, aby starać się być dostępnym dla swoich partnerów i nie zwlekać z odpowiadaniem na ich wiadomości (oczywiście z zachowaniem work-life balance). Jeśli nie możesz od razu udzielić pełnej odpowiedzi, daj im znać, upewniając się, że otrzymałeś wiadomość i że wrócisz z informacją zwrotną tak szybko, jak to możliwe. Takie postępowanie wzmocni zaufanie twojego partnera do ciebie i twojego zespołu, a także zminimalizuje ewentualne obawy dotyczące bieżących działań.

Co więcej, okazywanie zainteresowania i empatii wobec wskazanych potrzeb, słuchanie i rozumienie różnych perspektyw oraz reagowanie na oczekiwania (zwłaszcza dotyczące poprawek czy kierunków dalszego rozwoju) pomaga budować trwałe relacje. Biorąc pod uwagę charakter odległego środowiska, warto podejść do tych aspektów z należytą uwagą i troską.

Współpraca z klientami – podsumowanie

Współpraca z klientami podczas pracy zdalnej może być równie owocna jak praca na miejscu, która wiąże się z kontaktem twarzą w twarz – pod warunkiem, że zadbasz o partnera tak samo dobrze jak wcześniej (choć w innej formie). Z pewnością pomogą Ci w tym różnego rodzaju komunikatory i narzędzia stworzone z myślą o takich sytuacjach (zwłaszcza ułatwiające zdalne budowanie relacji).

Pamiętaj jednak, że najważniejsza jest elastyczność w stosunku do zgłaszanych potrzeb i gotowość do dostosowywania się do zmieniających się sytuacji. Ciągłe dążenie do doskonalenia procesów w celu zapewnienia wysokiej jakości obsługi – niezależnie od lokalizacji, form kontaktu i sposobu wykonywania obowiązków – to klucz do efektywnej współpracy z klientami.

Jeśli podobają Ci się nasze treści, dołącz do naszej społeczności pracowitych pszczół na Facebooku, Twitterze, LinkedIn, Instagramie, YouTube, Pinterest, TikTok.

Autor: Nicole Mankin

Menedżer HR z doskonałą umiejętnością budowania pozytywnej atmosfery i tworzenia wartościowego środowiska dla pracowników. Uwielbia dostrzegać potencjał utalentowanych ludzi i mobilizować ich do rozwoju.

Wyświetl wszystkie posty