Zbieranie niezapłaconych faktur w 5 prostych krokach

Prowadząc własny biznes prędzej czy później trafisz na sytuację, w której Twój klient nie płaci Ci na czas. Wtedy w twojej głowie może krążyć wiele pytań. Jakie kroki należy podjąć, aby otrzymać zapłatę? Czy pomoc prawnika będzie konieczna? A może jest coś, co możesz zrobić sam? Bez obaw. W następnym artykule odpowiadamy na te pytania. Przeczytaj o zbieraniu niezapłaconych faktur w 5 prostych krokach.

Zbieranie niezapłaconych faktur – spis treści:

1. Sprawdź szczegóły na fakturze
2. Wyślij przyjazne przypomnienie
3. Wyślij prośbę o płatność
4. Wyślij ostateczne wezwanie do zapłaty
5. Dotrzyj legalnie

Sprawdź szczegóły na fakturze

Zanim podejmiesz jakiekolwiek kroki w celu odebrania niezapłaconych faktur, upewnij się, że nie popełniłeś żadnych błędów. Jesteśmy tylko ludźmi i każdy popełnia błędy. Dlatego dokładnie sprawdź, czy prawidłowo wystawiłeś fakturę. Literówka w numerze konta bankowego może zniechęcić klienta, mimo jego szczerych chęci, do zapłaty faktury.

To nie jedyna rzecz, którą musisz zweryfikować. Ważne jest, aby sprawdzić, czy zgodnie z zamówieniem została wystawiona faktura. Jeśli kwota na fakturze jest wyższa niż w umowie, nic dziwnego, że klient nie chce za nią zapłacić. W takim przypadku będziesz musiał wystawić notę ​​kredytową.

Podobna sytuacja ma miejsce, gdy klient nie akceptuje wykonanej pracy. W takim przypadku będziesz musiał wprowadzić poprawki. Sprawdź również, czy na fakturze umieściłeś właściwe dane klienta i czy została ona wysłana na odpowiedni adres. Zwróć uwagę na datę wystawienia faktury i formę płatności. Jeśli masz pewność, że informacje podane na tej fakturze są kompletne i poprawne, możesz przejść do następnego kroku.

Wyślij przyjazne przypomnienie

Brak zapłaty może być tylko niefortunnym niedopatrzeniem i zwykłym nieporozumieniem. To może się zdarzyć każdemu. Dlatego pierwsze przypomnienie o płatności powinno być przyjazne. Nie powinieneś od razu wzywać wielkich dział. Zadbaj o dobre relacje ze swoim kontrahentem.

Co powinieneś zawrzeć w takim przypomnieniu? Podaj w nim jasne i rzeczowe informacje. Przedstaw fakty w uprzejmy, ale stanowczy sposób. Napisz, jaka praca została wykonana lub jakie towary sprzedałeś klientowi. Możesz również dołączyć kopię faktury do przypomnienia, ponieważ klient mógł ją zgubić. Wskaż, kiedy wygasł termin płatności, ale nie ustawiaj jeszcze nowego terminu. Dodatkowo możesz podać całkowitą kwotę do zapłaty. Poczekaj kilka dni na reakcję klienta, a następnie wyślij kolejne przypomnienie.

Jak przesłać takie informacje? Najlepiej wysłać go e-mailem, ponieważ jest to najszybszy i najskuteczniejszy sposób kontaktu z klientami. Poproś klienta o potwierdzenie otrzymania wiadomości e-mail. To może się przydać później. Co się stanie, jeśli Twój klient nie potwierdzi odbioru Twojej wiadomości? Możesz do nich zadzwonić i zapytać o to bezpośrednio. Jeśli to nie zadziała, przejdź do następnego kroku.

Wyślij prośbę o płatność

Wniosek o płatność powinien zawierać fakty, ponieważ może później stać się dowodem w sądzie. Z tego powodu nawet drobne nieścisłości mogą działać na Twoją niekorzyść. Upewnij się, że przygotowałeś go dokładnie. Taki dokument powinien być napisany spokojnym tonem, zwłaszcza gdy klient nie zapłacił faktury po raz pierwszy. Bądź uprzejmy i bezpośredni, ale nie przesadzaj, aby nie stracić klienta.

Ponieważ jest to dokument urzędowy, wezwanie do zapłaty należy wysłać listem poleconym. Możesz również skorzystać z potwierdzenia odbioru. Na tym etapie nie musisz korzystać z usług prawnych. Chociaż pismo z kancelarii może mieć większy wpływ na Twojego klienta, usługi prawne są dość kosztowne. Dlatego powinieneś najpierw spróbować samodzielnie napisać wniosek o płatność.

Wyślij ostateczne wezwanie do zapłaty

To ostatni krok przed wymuszeniem problemu. Twoja ostateczna prośba niedługo zostanie ustalona i zakomunikuje swoje oczekiwania. Chociaż nie ma dostępnego listu próbnego do wykorzystania, ostateczne wezwanie do zapłaty powinno zawierać wszystkie fakty i dane dotyczące nieopłaconej faktury.

Pamiętaj, aby podać wszystkie niezbędne dane, takie jak numer faktury, należna kwota i termin płatności. Dobrze napisane wezwanie do zapłaty pokaże Twojemu klientowi, że traktujesz sprawę dość poważnie, i będzie to dla nich jasny sygnał, że możesz wkrótce podjąć kroki prawne.

Trzeba przyznać, że sprawy prawne mogą być kosztowne i czasochłonne. Dlatego dokument, który zamierzasz wysłać, jest ostatnim pozasądowym sposobem rozwiązania sprawy. Wskaż rozsądny termin płatności. Zazwyczaj standardowy termin płatności to 14 dni.

Możesz również dołączyć dokumenty potwierdzające zadłużenie klienta. Może to być np. paragon lub umowa podpisana z klientem. Pamiętaj, że umowa wysłana pocztą elektroniczną jest tak samo wiążąca prawnie jak jej wersja papierowa.

Ewentualnie możesz dodać adnotację, że jeśli płatność nie zostanie dokonana w wyżej wymienionym terminie, skierujesz sprawę do sądu, co będzie wiązało się z dodatkowymi kosztami dla Twojego klienta.

Dzięki naszej bezpłatnej aplikacji do fakturowania możesz ustawić przypomnienia o nadchodzących płatnościach i jednym kliknięciem sprawdzić należną kwotę i terminy płatności.

Dotrzyj legalnie

Jeśli Twój klient nadal unika płatności, jedyną opcją jest podjęcie kroków prawnych. Na tym etapie najlepiej skorzystać z pomocy prawnika, zwłaszcza jeśli należna kwota to duża suma pieniędzy. Nawet drobne błędy w piśmie procesowym mogą spowodować, że sąd odrzuci ten pozew.

Co jednak, jeśli kwota faktury jest niewielka? Koszt związany z zatrudnieniem prawnika może być nieproporcjonalny do zadłużenia. W takim przypadku możesz skorzystać z procedury uproszczonej, która jest mniej kosztowna i nie wymaga udziału prawnika.

Właśnie przeczytałeś o zbieraniu niezapłaconych faktur . Sprawdź nasze inne artykuły: 5 typowych błędów w fakturowaniu

Jeśli podobają Ci się nasze treści, dołącz do naszej pracowitej społeczności pszczół na Facebooku, Twitterze, LinkedIn, Instagramie, YouTube, Pintereście.

Autor: Andy Nichols

Rozwiązujący problemy z 5 różnymi stopniami i nieskończonymi rezerwami motywacji. To czyni go idealnym właścicielem i menedżerem biznesu. W poszukiwaniu pracowników i partnerów otwartość i ciekawość świata to cechy, które najbardziej ceni.

Zobacz wszystkie posty