6 typowych problemów HR i jak je rozwiązywać wizualnie

Jeśli jesteś częścią zespołu HR, musiałeś wypróbować tysiąc i jeden sposobów rozwiązywania typowych wyzwań HR i problemów HR.

Ale oto niespodzianka.

Rozwiązywanie ich wizualnie mogłoby być łatwiejsze.

Poniżej przedstawiono proste techniki wizualne, których można użyć, aby skutecznie radzić sobie z typowymi wyzwaniami zarządzania zasobami ludzkimi.

Wynajmowanie

Niezależnie od tego, czy chodzi o uzupełnienie istniejącego personelu, czy o zastąpienie tych, którzy odeszli z firmy, rekrutacja najlepszych talentów może wiązać się z kilkoma wyzwaniami HR. Oto kilka technik wizualnych, które pomogą Ci skutecznie sobie z nimi poradzić.

Użyj map procesów, aby ulepszyć proces

Czy Twój proces rekrutacji zajmuje zbyt dużo czasu, pieniędzy i zasobów? Ale nie daje żadnych rezultatów? Może to wymaga remontu.

Kompleksowa mapa procesu, która odwzorowuje cały proces, może dokładnie wskazać, gdzie należy wprowadzić ulepszenia .

Wskazówka: Upewnij się, że schemat procesu rekrutacji jest dostępny dla wszystkich zaangażowanych w ten proces, aby nie pomylili się co do kroków, za które są odpowiedzialni.

Użyj schematów blokowych do wizualizacji procesu rozmowy kwalifikacyjnej

Do wiadomości e-mail z zaproszeniem na rozmowę kwalifikacyjną można dodać schemat blokowy wizualizujący proces rozmowy kwalifikacyjnej. Podkreśl czas, jaki może to zająć, również na schemacie blokowym. Pomoże to kandydatowi przygotować się.

Oto cztery sposoby, w jakie menedżerowie mogą używać schematów blokowych, aby być bardziej wydajnym.

Wyglądałoby to mniej więcej tak,

Użyj analizy SWOT, aby wybrać właściwych ludzi

Przeprowadź analizę SWOT każdego z kandydatów na krótkiej liście. Zidentyfikuj, jakie mają mocne i słabe strony oraz jakie szanse i zagrożenia spowodowaliby, gdybyś zatrudnił ich na stałe. Dopasuj dane analizy SWOT do swoich kryteriów wyboru, aby wybrać idealną osobę do pracy.

Oto bezpłatny, edytowalny szablon analizy SWOT, który pomoże Ci zacząć.

Kliknij szablon, aby edytować go online

Wdrażanie i powitanie nowych pracowników

Zwiększenie zaangażowania i utrzymanie nowych pracowników zależy od tego, jak udany jest Twój proces onboardingu. Oto, co możesz zrobić, aby poprawić to wizualnie.

Użyj schematów blokowych, aby usprawnić proces wdrażania

• Proces onboardingu pracowników obejmuje większość działów firmy, od działu HR po zespół obiektów, który aranżuje meble. Możesz użyć schematu blokowego, aby wyjaśnić kroki wykonywane przez każdy zespół . Pomoże to uniknąć nieporozumień i opóźnień.

Wskazówka: dołącz go do powitalnego e-maila nowego faceta, a może służyć jako program pierwszego dnia w pracy, który pomoże mu się przygotować.

• Możesz też zaprojektować osobny schemat blokowy procesu orientacji, podkreślający wszystkie kluczowe wydarzenia, w których nowy pracownik będzie uczestniczył pierwszego dnia lub w pierwszym tygodniu . Dodaj tory do pływania, aby oznaczyć daty i godziny, aby utworzyć również oś czasu.

Oto szablon schematu blokowego toru pływackiego, którego możesz w tym celu użyć,

Kliknij szablon, aby edytować go online

Użyj schematów organizacyjnych, aby wyjaśnić role i obowiązki

Przekaż swoim nowym pracownikom kompleksowy schemat organizacyjny firmy lub jej działu. Pomoże im to zorientować się w ich roli w środku i pomoże im szybko się dostosować . Możesz również wyróżnić obowiązki na wykresach. A uporządkowanie go hierarchicznie podkreśli strukturę raportowania.

Oto lista typów wykresów organizacyjnych, których możesz użyć.

Szkolenie/Rozwój talentów/Ocena umiejętności

Aby jak najlepiej wykorzystać swoich pracowników, musisz szkolić i rozwijać ich umiejętności. Oto jak to zrobić za pomocą technik wizualnych.

Użyj schematów blokowych do standaryzacji procesów szkoleniowych i opracowania strategii

• Po zmierzeniu aktualnej pojemności puli talentów w Twojej firmie możesz użyć schematu blokowego do stworzenia strategii rozwoju talentów. Użyj torów pływackich, aby oddzielić różne etapy, takie jak wyszukiwanie kandydatów, selekcja, zatrudnianie i szkolenie.

• W okresie szkolenia nowy pracownik przeszedłby wiele programów szkoleniowych, od szkolenia wprowadzającego po szkolenie z zakresu alarmów przeciwpożarowych. Śledzenie kroków we wszystkich tych programach może być trudne. Użyj schematów blokowych, aby utworzyć ich oficjalne zapisy. Nie zapomnij podzielić się nimi ze wszystkimi.

Użyj schematów organizacyjnych, aby utworzyć spis umiejętności

Schemat organizacyjny zawierający szczegółowe informacje , takie jak stanowisko, zakres obowiązków, wieloletnie doświadczenie i wiedza pracowników, może służyć jako spis umiejętności . Może się to przydać, gdy planujesz strategię rozwoju talentów i chcesz wiedzieć, które działy wymagają rozwoju .

Oto szablon schematu organizacyjnego, który możesz edytować i rozszerzać o szczegóły własnej organizacji

Kliknij szablon, aby edytować go online

Użyj analizy SWOT do oceny umiejętności

Podobnie jak analiza SWOT pomogła Ci wybrać odpowiednią osobę do pracy, możesz jej użyć ponownie do oceny umiejętności obecnego personelu. Możesz nawet poprosić swój zespół o przeprowadzenie osobistej analizy SWOT.

Lokowanie zasobów

Projekt wymaga dużej ilości zasobów; od ludzi po sprzęt i materiały.

To dużo zasobów do przydzielenia.

Jeśli chodzi o przydzielanie właściwych osób, możesz usprawnić pracę, korzystając ze schematu organizacyjnego.

Użyj schematów organizacyjnych, aby zidentyfikować właściwych ludzi

Planując projekty, musisz alokować zasoby. Z obszernego schematu organizacyjnego dowiesz się, kto w zespole/dziale nadaje się do pracy i nad jakimi projektami aktualnie pracuje.

Wskazówka: utrzymuj schemat organizacyjny, który jest zawsze aktualizowany i jest łatwo dostępny dla wszystkich pracowników. W ten sposób mogą sami zaznaczyć swoją dostępność na wykresie.

Rozwiązywanie problemów

Odnoszący sukcesy specjalista HR powinien być świetny w rozwiązywaniu problemów. Oto sztuczka wizualna, której możesz użyć do łatwego rozwiązywania problemów.

Użyj diagramów Fishbone, aby zidentyfikować przyczyny źródłowe

Diagramy Fishbone to świetny sposób na zidentyfikowanie podstawowych przyczyn danego problemu . Powiedzmy, że musisz wiedzieć, dlaczego poziom produktywności pracowników spada; możesz zebrać się wokół zespołu i użyć diagramu rybiej kości, aby uchwycić punkty rzucane podczas sesji burzy mózgów.

Dokładnie przeanalizuj diagram rybich kości, a łatwo znajdziesz przyczynę problemu.

Oto darmowy szablon diagramu rybiej kości, który możesz zacząć od razu.

Kliknij szablon, aby edytować go online

Planowanie zasobów ludzkich

Niezależnie od tego, czy chodzi o zatrudnianie, wdrażanie czy szkolenie, planowanie zasobów ludzkich może być wyzwaniem.

Ale nie, jeśli ty…

Użyj map myśli, aby zaplanować swoją pracę

Mapy myśli to świetne narzędzie do planowania. Używaj map myśli, aby wspierać swobodny przepływ pomysłów podczas burzy mózgów i wizualnie ustrukturyzować informacje w taki sposób, aby dać ci szybki przegląd tego, co planujesz.

Kliknij szablon, aby edytować online

Jakich metod używasz do rozwiązywania typowych problemów HR

Zespół HR każdego dnia styka się z różnego rodzaju wyzwaniami kadrowymi, a klucz do skutecznego ich rozwiązywania w większości przypadków jest taki sam; właściwą organizację i łatwy dostęp do odpowiednich danych.

Techniki wizualizacji, które omówiliśmy powyżej, mogą pomóc w skutecznym wykonaniu obu tych czynności. Wykorzystaj je do usprawnienia typowych zadań i poprawy efektywności działu HR.

I nie zapomnij podzielić się z nami innymi typowymi wyzwaniami HR, z którymi się zmierzyłeś i jak je rozwiązałeś.