Przyczyny i konsekwencje załamania się komunikacji w organizacjach

Odpowiednia komunikacja, jasna dla każdej ze stron, jest absolutną koniecznością dla każdej firmy lub organizacji – ale problemy w tym obszarze są czasem nieuniknione. Komunikacja nabiera szczególnego znaczenia w czasach, gdy coraz częściej zatrudnia się pracowników na umowach zdalnych, którzy wykonują swoje obowiązki od godz. różnych lokalizacjach i wymieniać się informacjami głównie w formie pisemnej za pośrednictwem różnego rodzaju kanałów. Dziś przyjrzymy się dokładniej przyczynom załamań komunikacji w organizacjach, a następnie pokażemy, jaki mogą mieć wpływ.

Jaka jest awaria komunikacji?

Załamanie komunikacji w organizacji odnosi się do zakłócenia w przepływie informacji, które prowadzi do różnych trudności. Może występować pomiędzy różnymi poziomami hierarchii, działami, zespołami, a nawet jednostkami współpracującymi ze sobą – praktycznie w każdej firmie, bez względu na branżę, w której działa. Najczęściej przybiera formę przeinaczenia, niedokładności lub niejasności w przekazywanych komunikatach, co znacznie utrudnia komunikację. W rezultacie mogą pojawić się wszelkiego rodzaju błędy i nieporozumienia – zarówno prostsze do rozwiązania, jak i mogące przerodzić się w poważne konflikty, zarówno wewnętrzne, jak i zewnętrzne.

Awaria komunikacji – przyczyny

Awarie komunikacji mogą wystąpić między różnymi osobami (współpracownikami, pracownikiem-przełożonym lub organizacją-partnerem zewnętrznym), w dowolnym możliwym temacie lub na wszystkich poziomach. Najczęściej stoją za tym 3 powody, które wymieniamy poniżej.

1. Brak odpowiednich umiejętności komunikacyjnych

Nieporozumienia występują przede wszystkim w sytuacjach, w których występują luki w umiejętnościach komunikacyjnych wśród pracowników. Jeśli nadawca nie jest w stanie wyrazić swoich myśli lub przekazać informacji lub oczekiwań w sposób zrozumiały dla odbiorcy, może to prowadzić do nieporozumień i błędów. Niejasne polecenia, niejasne cele czy brak jasności sprawiają, że pracownicy wykonują zadania niezgodnie ze swoimi intencjami, a nawet – nie potrafią zrozumieć oczekiwań i potrzeb organizacji. Jeśli taka sytuacja utrzymuje się od dłuższego czasu, może siać spustoszenie w firmie.

2. Niewystarczające kanały komunikacji

Problemy z komunikacją mogą pojawić się również wtedy, gdy w organizacji brakuje odpowiednich środków komunikacji lub te istniejące są nieskuteczne i nie zapewniają pełnego przepływu informacji. Jeśli organizacja nie posiada dobrze rozwiniętej struktury komunikacyjnej, w której przekazywanie informacji odbywa się sprawnie i bez przeszkód, niewątpliwie mogą wystąpić wąskie gardła w przepływie informacji. Brak regularnych spotkań, niewystarczające narzędzia komunikacji lub nadmiar formalności mogą powodować, że ważne informacje nie docierają szybko do osób, które ich potrzebują.

3. Różnice kulturowe

Powód ten nabrał szczególnego znaczenia w ostatnich latach, kiedy coraz częściej mamy do czynienia z wielokulturowymi zespołami w organizacjach. Lider zespołu składającego się z ludzi różnych kultur czy narodowości musi być świadomy różnic między nimi i dbać o to, aby przekaz był rozumiany przez wszystkich w ten sam sposób. Ponadto skuteczne porozumienie między pracownikami mogą utrudniać również różnice psychologiczne, takie jak style komunikacji czy preferencje komunikacyjne (werbalne, pisemne itp.) – ten fakt również należy wziąć pod uwagę.

Konsekwencje zerwania komunikacji

Za najpoważniejsze negatywne skutki załamania komunikacji w organizacjach należy uznać opóźnienia w realizacji zadań – zwłaszcza tych, które są powiązane z zewnętrznymi partnerami biznesowymi i mogą nawet doprowadzić do zerwania współpracy (jeśli przełożeni nie załagodzą sytuacji) lub które są związane z klientów i obrócić się przeciwko nim. Podobnie niezwykle dotkliwą konsekwencją może być niesprawiedliwe zwolnienie pracownika za popełnienie błędu w wyniku niewłaściwej komunikacji. Inne konsekwencje zerwania komunikacji to:

• Konflikty interpersonalne, które przekładają się na brak zaufania do zespołu lub narastającą niechęć do współpracy,
• Wzrost poziomu stresu poszczególnych pracowników,
• Spadek motywacji do pracy przekłada się na niższą produktywność,
• Ewentualne straty finansowe (również zmarnowanie posiadanych zasobów i pojawienie się dodatkowych kosztów, których można by uniknąć),
• Negatywny wizerunek zewnętrzny, jeśli problemy firmy docierają do opinii publicznej.

Podział komunikacji – podsumowanie

Biorąc pod uwagę różnego rodzaju konsekwencje załamania komunikacji w organizacji wskazane powyżej, firmy z różnych branż muszą inwestować w efektywną komunikację. Powinny to robić w szczególności w dwóch obszarach: zarówno w zakresie wdrażania odpowiedniej infrastruktury komunikacyjnej, jak i rozwijania umiejętności komunikacyjnych swoich pracowników (np. za pomocą różnego rodzaju szkoleń, w tym językowych). Tylko w ten sposób można mieć pewność, że informacje przekazywane są we właściwy sposób – czy to między członkami tego samego zespołu, czy też między działami lub różnymi poziomami hierarchii.

Czytaj także: Negocjowanie pracy zdalnej z pracownikiem, jak to zrobić?

Jeśli podobają Ci się nasze treści, dołącz do naszej społeczności pracowitych pszczół na Facebooku, Twitterze, LinkedIn, Instagramie, YouTube, Pinterest, TikTok.

Autor: Nicole Mankin

Menedżer HR z doskonałą umiejętnością budowania pozytywnej atmosfery i tworzenia wartościowego środowiska dla pracowników. Uwielbia dostrzegać potencjał utalentowanych ludzi i mobilizować ich do rozwoju.

Wyświetl wszystkie posty