Tworzenie włączającej i dostępnej komunikacji

Informacje są wszędzie. Dla wielu z nas przeciążenie treścią jest codziennością, ponieważ otrzymujemy stały napływ wiadomości z naszych kanałów społecznościowych i wątków tekstowych. Dla tych z nas, którzy pracują w miejscu pracy, zarządzanie pocztą e-mail jest również ciągłym wyzwaniem. Jedno z badań wykazało, że pracownicy otrzymują średnio 350 e-maili tygodniowo – e-maili, które często zakłócają naszą zdolność koncentracji i dotrzymywania terminów. Jednocześnie mamy szczęście żyć w kraju, w którym dostęp do informacji rządowych umożliwiających nam podejmowanie świadomych decyzji dotyczących naszego życia jest prawem chronionym.

Ale co się stanie, gdy uzyskasz dostęp do informacji? Czy łatwo jest Ci to zrozumieć? Czy pomaga Ci to w podejmowaniu decyzji dotyczących Twojego życia i pracy? Czy język jest inkluzywny, bezpieczny kulturowo i pełen szacunku? Czy jest dostarczany w wielu dostępnych formatach?

Komunikacja na rzecz dobra – apostrof

W mojej firmie komunikacyjnej Apostrophe dużo myślimy o tych kwestiach. Ponieważ coraz więcej firm stara się wspierać różnorodność, równość i włączenie społeczne (DEI), wspieramy naszych klientów w tworzeniu bezpiecznych i włączających praktyk komunikacyjnych, które poprawiają relacje z ich pracownikami, klientami i społecznościami.

Przez lata pomogłem wielu organizacjom ponownie ocenić dostępność i integrację ich komunikacji. Obecnie wspieramy projekt prowincjonalny, którego celem jest zaangażowanie głosów i perspektyw wykluczonych historycznie. We współpracy z naszym klientem myślimy o bezpieczeństwie i włączeniu na każdym kroku poprzez:

• Prowadzenie sesji narzeczeńskich w lokalizacjach dostępnych i bezpiecznych kulturowo dla uczestników (oznacza to współpracę z lokalną społecznością i organizacjami rdzennymi, które mogą zapewnić takie przestrzenie),
• Sporządzanie prostych wersji językowych wszystkich raportów z badań,
• Zapewnienie opieki nad dziećmi i transportu rodzinom uczestniczącym w uroczystościach,
• Zapewnienie wielu opcji przekazywania opinii, w tym osobiście, za pośrednictwem Zoom, e-mailem, telefonicznie i za pośrednictwem ankiety online (dla tych, którzy czują się bezpieczniej, wyrażając swoje potrzeby anonimowo na piśmie) oraz
• Zadaj sobie pytanie, czy jesteśmy najbezpieczniejszym moderatorem w prowadzeniu rozmowy, a gdy odpowiedź brzmi: nie, nawiąż współpracę z moderatorem, który naprawdę czuje się bezpiecznie dla uczestników.

Jak małe firmy mogą usprawnić komunikację

Globalne testy porównawcze różnorodności, równości i włączenia społecznego (GDEIB) to bezpłatne źródło informacji, które pomaga organizacjom wspierać i mierzyć ich polityki i praktyki w zakresie różnorodności i włączenia społecznego. Zasoby omawia wiele aspektów wysiłków organizacji w zakresie DEI, w tym komunikację. Wzywa w szczególności organizacje do „uczynienia komunikacji jasnej, łatwej do zrozumienia…” i w pełni dostępnej w wielu formatach.

Wskazówka: Więcej informacji na temat komunikacji i EDI znajdziesz w GDEIB , wydanie 2021, str. 46 – 47.

Zgodnie z GDEIB zawsze szukam sposobów, w jakie firmy mogą ulepszyć swoją komunikację. Poniżej znajduje się lista niektórych wskazówek, którymi dzielimy się z naszymi klientami:

Zacznij od Discovery

Przeanalizuj swoją witrynę internetową, kanały mediów społecznościowych, materiały marketingowe, wewnętrzne biuletyny, plany strategiczne i raporty, aby wykryć błędy w doborze słów i formacie. Zawsze myśl o potrzebach i pragnieniach swoich odbiorców. Zadaj sobie pytanie, czy Twoja komunikacja jest wolna od żargonu i dostępna dla różnorodnych życiowych doświadczeń (pomyśl o nowo przybyłych do Kanady, osobach z neuroróżnorodnością i/lub różnicami w słyszeniu lub wzroku)? Sprawdź, czy używasz przestarzałych lub szkodliwych słów i zawsze używaj pierwszego języka ludzi. Pierwszy język ludzi skupia się na „…indywidualnym, skierowanym przede wszystkim na osobę języku, podkreśla fakt, że diagnoza jest tylko jednym z elementów całościowego istnienia danej osoby”.

Nic o nas bez nas

Nigdy nie należy rozwijać komunikacji bez pełnego i bezpośredniego udziału członków grup, których to dotyczy. Poproś o opinie różne osoby i zapytaj:

• W jakim najbardziej dostępnym formacie możemy udostępniać Ci informacje?
• Czy nasze słowa dają Ci poczucie bezpieczeństwa i szacunku?
• Czy te informacje pozwalają ci podejmować znaczące decyzje dotyczące twojego życia?

Zadawaj pytania, słuchaj uważnie, a następnie wprowadź zmiany . W ramach niedawnego projektu szkoleniowego dla klientów przeprowadziliśmy wywiady z osobami z doświadczeniem, aby poznać ich preferencje komunikacyjne. Jedna z osób powiedziała nam: „Być może nie znam wszystkich rozwiązań, ale znam bariery, których doświadczam na co dzień, i chętnie porozmawiałabym, gdybym miała wrażenie, że ktoś naprawdę mnie słucha”.

Bądź społecznie odpowiedzialny

Media społecznościowe to często pierwsze miejsce, w którym ludzie kontaktują się z Twoją firmą. Możesz tworzyć bardziej włączające przestrzenie online poprzez:

• Używanie napisów we wszystkich filmach
• Udostępnianie opisów obrazów w tekście alternatywnym pod obrazami, aby osoby korzystające z czytników ekranu mogły je zobaczyć
• Używanie wielkich liter w hashtagach, aby czytniki ekranu udostępniały hashtag w formie zapisanej, a nie jako długie, pomieszane słowo, które nie ma sensu. Na przykład: #AccessibilityMatters
• Zapewnienie zróżnicowanej reprezentacji na Twoich obrazach (w mediach społecznościowych i na prezentacjach, broszurach, raportach, biuletynach pracowniczych itp.)

Używaj prostego języka

Aby zwiększyć dostępność, pisz prostym językiem. Używaj krótszych zdań (maksymalnie 15–20 słów), formatu z dużą ilością odstępów i wypunktowań, unikaj żargonu i używaj popularnych słów i włączającego języka. Aby dowiedzieć się więcej na temat prostego języka, zapoznaj się z listą kontrolną rządu Kolumbii Brytyjskiej dotyczącą prostego języka.

Słowa mają moc

To, co firma mówi i w jaki sposób decyduje się to powiedzieć, wpływa na to, czy jej pracownicy, klienci i społeczności mogą im zaufać. Tworząc komunikację, weź pod uwagę czytelnika i wpływ jego przeżyć na sposób, w jaki uzyskuje dostęp do Twojej komunikacji i ją odbiera. Zmiany zaczynają się od małych kroków, a w przypadku włączającej i dostępnej komunikacji małe kroki mogą zrobić różnicę.

Small Business BC jest tutaj, aby Ci pomóc

SBBC to centrum zasobów non-profit dla małych firm z siedzibą w Kolumbii Brytyjskiej. Niezależnie od tego, jakie jest Twoje wyobrażenie o sukcesie, jesteśmy tutaj, aby zapewnić całościowe wsparcie i zasoby na każdym etapie tej podróży. Sprawdź naszą ofertę seminariów internetowych o tematyce biznesowej , edukację e-learningową na żądanie, porady Porozmawiaj z ekspertem lub przejrzyj nasze artykuły biznesowe .