6 świetnych sposobów radzenia sobie z zagubionymi, nieprawidłowymi, niekompletnymi fakturami

Zagubione, nieprawidłowe i niekompletne faktury to zmora każdego księgowego i właściciela firmy. Możesz sprzedawać najlepsze produkty lub świadczyć świetne usługi, ale jeśli Twoje faktury zawierają błędy, możesz nie otrzymać pieniędzy na czas. Wystawianie błędnych faktur wydłuża i komplikuje proces płatności. W przypadku utraty faktury nie otrzymasz żadnej płatności. Jak uniknąć takich problemów? Jak radzić sobie z zagubionymi, nieprawidłowymi lub niekompletnymi fakturami. Przeczytaj artykuł, aby dowiedzieć się więcej.

Zagubione, nieprawidłowe, niekompletne faktury – spis treści:

1. Utracona faktura – konsekwencje
2. Jak uniknąć utraty faktur
3. Co się stanie, gdy Twój klient otrzyma nieprawidłową fakturę?
4. Jak uniknąć wystawiania błędnych faktur?
5. Niekompletna faktura – jakich problemów się spodziewać?
6. Jak uniknąć wystawiania niekompletnych faktur?

Utracona faktura – konsekwencje

Co to jest zagubiona faktura? Jest to dokument, który nigdy nie dotarł do klienta. Przyczyn takiej sytuacji może być wiele. Najczęstsze przyczyny to:

• Nieprawidłowe dane adresowe
• Wysłanie faktury do niewłaściwego klienta
• Faktura nie została wystawiona
• List został zgubiony przez firmę pocztową

Konsekwencją utraty faktury jest brak płatności od klienta. Klient, który nie otrzymał od Ciebie dokumentów nie zapłaci. Nie jest łatwo dowiedzieć się, że Twoja faktura nie została jeszcze zapłacona – jedynym sposobem jest zbieranie potwierdzeń od klientów na bieżąco, w przeciwnym razie jedynym objawem nieopłaconej faktury jest brak wpłaty na Twoim koncie. W takiej sytuacji będziesz zmuszony ponownie wysłać utracony dokument z nowym terminem płatności. Oznacza to, że na swoje pieniądze będziesz musiał długo czekać.

Jak uniknąć utraty faktur

Jeśli korzystasz z tradycyjnej formy wysyłki postaraj się wybrać list polecony lub list z potwierdzeniem odbioru. Zapewni to, że Twoje dokumenty dotarły do ​​miejsca przeznaczenia. Sprawdź dokładnie adres swojego klienta przed wysłaniem poczty, aby mieć pewność, że faktura zostanie do niego dostarczona. Faktury elektroniczne są lepszym rozwiązaniem, możesz wysłać je mailem, a rozwiązanie jest znacznie szybsze niż tradycyjna poczta. W systemie e-mail dostępna jest opcja odbioru, która umożliwia otrzymanie potwierdzenia wysyłki. Dzięki takim opcjom szybko dowiesz się, że Twoja faktura trafiła do właściwej osoby.

Jak uniknąć błędów w adresie e-mail? W takich sytuacjach bardzo przydatne jest oprogramowanie do fakturowania. Musisz tylko raz wprowadzić poprawne dane klienta, aby mieć pewność, że adres jest zawsze prawidłowy. Oprogramowanie do fakturowania pomoże Ci w wystawianiu powtarzalnych faktur i ogólnie pomoże w lepszej organizacji Twoich dokumentów.

Co się stanie, gdy Twój klient otrzyma nieprawidłową fakturę?

Każda faktura powinna jasno określać, jaki jest główny przedmiot transakcji. Kupujący nie powinien mieć wątpliwości, do czego służy faktura. Nieprecyzyjne określenie przedmiotu transakcji może wydłużyć proces płatności. Możesz rozumieć wszystkie terminy i wyrażenia użyte w Twoim dokumencie, ale Twoi klienci mogą ich nie rozumieć, zwłaszcza jeśli masz tendencję do używania żargonu lub nieprecyzyjnego sformułowania.

Sformułowanie „ usługa nr 5 ” jest zrozumiałe tylko dla Ciebie, ale firma, która składa zamówienia na dziesiątki lub setki produktów, będzie miała ogromny problem z identyfikacją produktu lub usługi z faktury. Takie sformułowanie może budzić wiele wątpliwości – tutaj nawet nie jest jasne, czy cyfra 5 opisuje sprzedawcę czy kupującego. Brak jest również informacji o przedmiocie usługi.

Podobnie niejasne jest sformułowanie „ towar zgodny z zamówieniem nr 5 ”. Niewiele wiemy o towarach, ich liczbie, rodzaju, wysyłce czy cenie. Taka faktura będzie krążyła po działach firmy kupującego i nie otrzymasz zapłaty, dopóki wszystkie problemy nie zostaną rozwiązane.

Mogą wystąpić błędy dotyczące sformułowań użytych w związku z sekcją płatności. Nie używaj sformułowań: po otrzymaniu, pod koniec miesiąca, ostatniego dnia roboczego – może to prowadzić do błędów. Twój klient może zrozumieć takie wyrażenia na swój sposób. Nieprecyzyjne informacje o terminie płatności mogą spowodować opóźnienie w płatności – nie otrzymasz pieniędzy w oczekiwanym terminie.

Jak uniknąć wystawiania błędnych faktur?

Jedynym rozwiązaniem jest precyzyjne, poprawne sformułowanie. Faktury, które są łatwe do zrozumienia, przyspieszają procesy płatności. Na fakturze użyj tego samego sformułowania, które znajduje się na zamówieniach klienta. Podobnie, jeśli masz umowę ze swoim klientem, użyj sformułowania z umowy. Dzięki temu Twój klient nie będzie musiał zastanawiać się nad pozycjami na fakturze.

Co jeśli nie masz zamówienia ani umowy? Spróbuj użyć numeru EAN (European Article Number) lub GTIN (Global Trade Item Number) – te numery jednoznacznie identyfikują sprzedawane artykuły. A co z usługami – opisz je dokładnie, podaj termin świadczenia.

W przypadku wystawiania faktur częściowych dołącz dodatkowe informacje. Pomoże to Twojemu klientowi sprawdzić poprawność faktury. Może to być szczegółowa lista prezentująca zakres wykonywanych zadań. Dobrą praktyką jest uwzględnienie niektórych postanowień umowy. Im bardziej przejrzysty i zrozumiały dokument tym szybciej trafia do działu płatności.

Ustawienie daty płatności określa dokładny dzień, w którym Twoja faktura stanie się wymagalna. Poinformuj o rabatach za wcześniejsze płatności, jeśli z nich korzystasz. Poinformuj o opłatach za opóźnione płatności. Twoi klienci muszą wiedzieć z wyprzedzeniem, czego się spodziewać – pomaga im to zarządzać harmonogramem płatności. Tak staranne zarządzanie fakturami przyniesie wiele korzyści Twoim klientom i Tobie – uzgadnianie faktur na pewno będzie dużo łatwiejsze.

Niekompletna faktura – jakich problemów się spodziewać?

Niekompletna faktura spowalnia proces fakturowania, ponieważ uzupełnienie danych wymaga czasu. Niekompletne faktury są zwykle przenoszone na koniec kolejki płatności. Jest bardzo mało prawdopodobne, że klient zapłaci niekompletną fakturę. Brakujące informacje należy znaleźć i wyjaśnić. Ktoś musi sobie z tym poradzić. Klienci nie lubią tracić cennego czasu na zajmowanie się takimi sprawami. Generalnie niekompletna faktura nie stanowi problemu, ale częste błędy mogą skłonić klienta do zaprzestania współpracy z Tobą. Niekompletne faktury słabo mówią o stanie Twojego kierownictwa. Błędy w dokumentach o takiej wartości i znaczeniu jak faktury wywołują wątpliwości i pytania klientów. Nie możesz zachować porządku na fakturach, dlatego nie ma zamówienia nigdzie indziej w Twojej firmie.

Jak uniknąć wystawiania niekompletnych faktur?

Przed wysłaniem faktury sprawdź ponownie wszystkie ważne dane. Zwróć szczególną uwagę na termin i sposób płatności. Niekompletne dane spowodują brak płatności w wyznaczonym terminie. Lepiej unikać takich nieprzyjemnych zdarzeń. Korzystaj z gotowych szablonów do wystawiania faktur. Dobry szablon wartości powinien zawierać wszystkie niezbędne elementy wymagane przez prawo. Korzystne jest korzystanie z oprogramowania do fakturowania z szablonami wykonanymi profesjonalnie przez specjalistę. Dzięki takim szablonom Twoje faktury powinny być schludne, uporządkowane i kompletne. Proces wystawiania faktur musi być dobrze zorganizowany, a faktury bezbłędne i bezbłędne.

Jeśli podobają Ci się nasze treści, dołącz do naszej pracowitej społeczności pszczół na Facebooku, Twitterze, LinkedIn, Instagramie, YouTube, Pintereście.

Autor: Andy Nichols

Rozwiązujący problemy z 5 różnymi stopniami i nieskończonymi rezerwami motywacji. To czyni go idealnym właścicielem i menedżerem biznesu. W poszukiwaniu pracowników i partnerów otwartość i ciekawość świata to cechy, które najbardziej ceni.

Zobacz wszystkie posty