Definicja sukcesu w zarządzaniu projektami | #9 Pierwsze kroki z zarządzaniem projektami

Co to znaczy, że projekt zakończył się sukcesem? Czy jedynym jej kryterium jest dostarczenie wyników w określonym czasie i zamknięcie wydatków w ramach zaplanowanego budżetu? Co jednak, gdy zrealizowany cel projektu nie spełnia oczekiwań klienta? Lub w inny sposób nie spełnia kryteriów uznanych za ważne przez interesariuszy? W dzisiejszym artykule omawiamy definicję sukcesu w zarządzaniu projektami.

Definicja sukcesu w zarządzaniu projektami – spis treści:

1. Wstęp
2. Definicja sukcesu projektu
3. Definicja ukończenia a kryteria akceptacji
4. KPIS. Wskaźniki opóźniające
5. Streszczenie

Wstęp

Każdy projekt rządzi się swoimi prawami. Dlatego tak samo jak sposób realizacji projektu – musimy każdorazowo dobierać i dostosowywać kryteria sukcesu do specyfiki danego projektu. Z jednej strony kluczowe może być stworzenie technicznej definicji realizacji, z drugiej – kryteriów akceptacji sformułowanych z punktu widzenia odbiorcy rezultatów projektu. Z drugiej strony dla wielu projektów równie ważne jest stworzenie odpowiednich KPI, czyli kluczowych wskaźników efektywności, które pozwalają na wielowymiarową ocenę realizacji projektu

Definicja sukcesu projektu

Już podczas pracy nad wizją projektu interesariusze zastanawiają się, jaka będzie definicja sukcesu. W przypadku wielu projektów kluczowy będzie czas – w końcu po co organizować wystawną wigilię dla inwestorów, jeśli odbywa się ona w styczniu? Być może przekroczenie budżetu będzie w tym przypadku mniej istotne niż chociażby jednodniowe przesunięcie czasu.

W przypadku realizacji balu charytatywnego może się okazać, że jest zupełnie odwrotnie – możemy przesunąć termin imprezy, aby obniżyć koszty wynajmu sali. Jeśli po raz kolejny organizujemy imprezę mającą na celu degustację lokalnych produktów, to zarówno czas, jak i koszt realizacji ustępują pierwszeństwa jakości. Musimy zrównoważyć organizację z dostępnością najlepszych produktów sezonowych.

W końcu według PMBOK najważniejszym wyznacznikiem sukcesu projektu jest jego wynik widziany z perspektywy klienta lub, w przypadku projektów wewnętrznych, z perspektywy użytkownika końcowego. Ale jak stworzyć definicję sukcesu w zarządzaniu projektami, aby towarzyszyła ona zespołowi projektowemu podczas pracy nad szczegółowymi zadaniami, a jednocześnie była jasna dla interesariuszy?

Definicja ukończenia a kryteria akceptacji

Definicja sukcesu w zarządzaniu projektami jest zazwyczaj tworzona przez Kierownika Projektu we współpracy z interesariuszami. To oni muszą zgodzić się na ustalenie kryteriów, jakie musi spełniać efekt końcowy, aby uznać go za sukces. Ich opinia jest również kluczowa przy ocenie wyniku.

Dlatego ważne jest, aby rozpoczynając projekt, było jak najbardziej jasne nie tylko, jaki ma być rezultat, ale także w jaki sposób będzie on sprawdzany, czy spełnia kryteria sukcesu. Aby uczynić ten punkt jaśniejszym, użyjemy terminologii stosowanej w projektach Scrum. Są to „definicja ukończenia” i „kryteria akceptacji”. Różnicę między nimi widać doskonale, gdy weźmiemy pod uwagę przykład projektu mającego na celu stworzenie firmowej strony internetowej.

Definicja zakończenia zawiera opis techniczny serwisu: będzie odpowiednio zabezpieczony, będzie się składał ze strony głównej i czterech podstron, aw nagłówku pojawi się panel logowania dla klientów. Innymi słowy, dzięki definicji ukończenia zespół projektowy wie, co będzie wdrażał.

Z drugiej strony, dzięki jasnemu określeniu kryteriów akceptacji, zespół projektowy wie, po co będzie wykonywał te wszystkie czynności i jak wykonana praca przełoży się na wartość biznesową. Kryteria akceptacji posłużą zatem do sprawdzenia, czy wynik projektu jest zadowalający z punktu widzenia użytkownika. Korzystając z powyższego przykładu, strona w prosty sposób wyświetli się na różnych urządzeniach i umożliwi użytkownikowi przejście do panelu klienta po podaniu loginu i hasła.

Wracając na chwilę do przykładu organizacji wydarzeń, definicją zakończenia projektu może być np.:

• data i miejsce zdarzenia,
• liczbę gości, dla których przygotowano miejsca,
• menu,
• zapewniony akompaniament muzyczny.

Kryteria akceptacji natomiast mogą odnosić się do oczekiwanego doświadczenia uczestników imprezy , np.:

• przestronność lokalu,
• jakość serwowanych napojów,
• jednoczesne wydawanie posiłków wszystkim gościom siedzącym przy jednym stole.

KPIS. Wskaźniki opóźniające

Kluczowe wskaźniki wydajności (KPI) są kluczowymi wyznacznikami sukcesu w zarządzaniu projektami, pozwalającymi ocenić, czy jego podstawowe cele są osiągane. Wskaźniki opóźniające mogą być wykorzystane do oceny powodzenia realizacji projektu. Przewidywanie ostatecznej wartości KPI umożliwia określenie minimalnych kryteriów, które należy spełnić, aby mówić o sukcesie projektu. Nadają się jednak tylko do oceny wymiernych wyników, takich jak:

• koszt realizacji zadania
• terminowość wykonania
• ilość roboczogodzin lub innych zasobów wykorzystanych do realizacji projektu
• obciążenie środowiskowe
• przełożenie nakładu pracy na zysk organizacji.

W praktyce zarządzania stosuje się do tego setki wskaźników, ich dobór na początku projektu jest zatem jednym z ważnych zadań Kierownika Projektu. W końcu nie chodzi o to, aby mierzyć wszystko, a tylko to, co naprawdę dostarcza istotnych informacji o statusie projektu i sukcesie w zarządzaniu projektami. Nie powinno ich być więcej niż 20, natomiast w przypadku mniejszych projektów ich liczba nie powinna przekraczać 5.

Streszczenie

Sukces w zarządzaniu projektami zależy nie tylko od włożonego w nie wysiłku, sytuacji rynkowej i skutecznego przywództwa. Kluczowe jest również dokładne zdefiniowanie tego, co uważamy za sukces. A nawet dodatkowe czynniki, których nie można przewidzieć. W końcu z punktu widzenia klienta improwizowane rozwiązanie w ostatniej chwili może być bardzo satysfakcjonujące. Lepiej jednak zostawmy improwizację wśród brawurowych strategii ratowania projektów zagrożonych niepowodzeniem na ostatnią chwilę, zamiast codziennie stosować przemyślane definicje sukcesu i realizacji projektów oraz dobrze sformułowane kryteria akceptacji.

Jeśli podobają Ci się nasze treści, dołącz do naszej społeczności pracowitych pszczół na Facebooku, Twitterze, LinkedIn, Instagramie, YouTube, Pinterest, TikTok.

Autor: Karolina Becker

Jako kierownik projektu, Caroline jest ekspertem w znajdowaniu nowych metod projektowania najlepszych przepływów pracy i optymalizacji procesów. Jej zdolności organizacyjne i umiejętność pracy pod presją czasu czynią ją najlepszą osobą do realizacji skomplikowanych projektów.

Wyświetl wszystkie posty

Pierwsze kroki z zarządzaniem projektami:

1. Co to jest projekt?
2. Czym jest zarządzanie projektami?
3. Jak zarządzać projektami?
4. Metody zarządzania projektami
5. Rodzaje projektów
6. 4 przykładowe projekty
7. Priorytetyzacja projektów
8. Obszary działalności projektowej
9. Definicja sukcesu w zarządzaniu projektami