Jak korzystać z cyklu PDCA, aby przyspieszyć zespołowe sesje rozwiązywania problemów?

Cykl PDCA jest doskonałym narzędziem pomagającym utrzymać zespół w linii; aby pomóc uporządkować ich myśli i działania. Zbyt często wiele zespołów ma tendencję do zbaczania z kursu, gdy znajdują się na wczesnych etapach pracy zespołowej i niewiele lub wcale nie wiedzą o poprawie jakości. Tutaj może pomóc cykl PDCA.

Cykl PDCA wydaje się dość łatwy do zrozumienia, ale jest w nim wiele warstw. W tym poście omówimy każdy etap planu sprawdzania cyklu działania i dostarczamy narzędzi, których możesz użyć, aby przyspieszyć cykl.

Zobaczmy, jak wykorzystać tę potężną technikę, aby ulepszyć sesje rozwiązywania problemów w zespole.

Co to jest PDCA?

Najlepszym sposobem na opisanie cyklu jest grafika. Cykl przebiega zgodnie z ruchem wskazówek zegara w czterech krokach; Planuj, rób, sprawdzaj i działaj. Opisuje również proces, który miałby postępować zespół, badając proces i opracowując plan, przeprowadzając test, sprawdzając wynik i wdrażając go na pełną skalę.

Cykl Zaplanuj-Wykonaj-Sprawdź-Działaj to iteracyjna czteroetapowa metoda zarządzania. Może być używany przez zespoły do ​​rozwiązywania problemów i znajdowania ich rozwiązań oraz do usprawniania procesów biznesowych. Wiele organizacji używa modelu PDCA do organizowania swoich wysiłków na rzecz poprawy jakości.

Jedną rzeczą, o której musisz pamiętać podczas korzystania z cyklu PDCA, jest to, że jest to proces ciągły, w przeciwieństwie do procesu end-to-end, dlatego nigdy się nie kończy; kroki muszą być powtarzane raz za razem w celu ciągłego doskonalenia.

Gdy dojdziesz do ostatniego etapu Aktu, musisz od razu wrócić do początku i zacząć wszystko od nowa. Nieustannie szukaj problemów, ulepszaj system produkcji i serwisu, jakość i wydajność w celu ciągłego obniżania kosztów.

Istotna część filozofii lean manufacturing, jest powszechnie stosowana jako podstawa ciągłego doskonalenia w zarządzaniu i produkcji.

Cykl PDCA został pierwotnie opracowany w 1930 roku przez eksperta ds. jakości Waltera Shewarta – stąd znany również jako Cykl Shewarta. Został on później zastosowany do zarządzania przez dr W. Edwardsa Deminga i stał się znany jako Cykl Deminga.

Korzyści z używania cyklu PDCA

• Metoda rozwiązywania problemów, która zapewnia szybki sposób na znalezienie skutecznego rozwiązania
• Zapewnij stałą, ciągłą poprawę
• Może być wdrożony w firmach każdej wielkości i jest łatwy w adaptacji i wdrożeniu
• Stwórz możliwość stałego monitorowania efektywności realizowanego projektu
• Wykryj wszelkie zagrożenia lub problemy na czas, zanim doprowadzą one do jakichkolwiek strat finansowych
• Zwiększenie świadomości pracowników na temat procesu i roli, jaką w nim odgrywają.

Wiąże się to jednak również z pewnymi wadami. Proces PDCA wymaga zaangażowania wszystkich odpowiedzialnych osób, co byłoby dość trudne, gdyby były one również zaangażowane w inne projekty. Co więcej, obejmuje wiele etapów, od analizy do testowania, dlatego nie jest doskonałym narzędziem do rozwiązywania pilnych problemów.

Kiedy stosować model planuj, sprawdzaj, działaj

• Aby przeprowadzić nowy projekt usprawnienia lub zmiany
• Podczas projektowania nowego produktu, usługi lub procesu
• Planując, wdrażając i sprawdzając zgodność
• Śledzenie i rozwiązywanie problemów
• Wdrażać ciągłe doskonalenie
• Ocena procesu biznesowego związanego z konkretnym rozwiązywanym problemem

W większości organizacji model jest powszechnie używany do wdrażania zmian i doskonalenia procesów.

Jak korzystać z cyklu PDCA

Cykl PDCA składa się z czterech etapów. Wymieniliśmy je poniżej wraz z odpowiednimi krokami.

Planuj – zidentyfikuj i przeanalizuj problem

Ten krok kończy się planem działania, który można przetestować. Aby to zrobić, musisz najpierw zidentyfikować problem wraz z procesem, który należy poprawić.

1. Wybierz, zdefiniuj i opisz proces; początek, koniec, kolejność kroków pomiędzy nimi, co robi, zaangażowane osoby, używane materiały i zasoby sprzętowe oraz warunki środowiskowe.
2. Zidentyfikuj kluczowych graczy; klienci wewnętrzni i zewnętrzni, dostawcy, właściciele procesów i operatorzy
3. Zrozum oczekiwania klientów; zidentyfikować specyficzne potrzeby zarówno klientów zewnętrznych, jak i wewnętrznych. Czego chcą, kiedy, gdzie, w jakich ilościach itp.
4. Badania; spójrz na dostępne dane historyczne dotyczące procesu, aby zrozumieć jego działanie i zidentyfikować dalsze dane, które będą potrzebne do prawidłowego zrozumienia procesu
5. Określ problem związany z procesem; na przykład może to być spowodowane niespełnieniem oczekiwań klienta, dłuższym czasem cyklu, brakiem zasobów itp.
6. Zidentyfikuj podstawową przyczynę; przeprowadzić burzę mózgów wokół problemu, aby znaleźć jego pierwotne przyczyny
7. Znajdź rozwiązanie: Opracuj rozwiązania, które można zastosować w celu usprawnienia procesu. Priorytetyzuj rozwiązania w oparciu o ich skuteczność.
8. Opracuj plan działania: określ kroki, które musisz wykonać, aby wdrożyć plan, potrzebne zasoby, osoby odpowiedzialne, a także ustal ramy czasowe

Oto kilka narzędzi, których możesz użyć na tym etapie,

• Schemat blokowy/mapy procesów; schematy blokowe mogą służyć do wizualizacji procesu i zapewnienia szybkiego przeglądu przebiegu kroków od początku do końca. Dodaj tory, a także możesz wyróżnić różne działy lub zaangażowane właścicieli.

• Diagram powinowactwa; to narzędzie pomaga kategoryzować wszystkie dane, które zbierasz z badań, ankiet, opinii, rozmów itp. Dzięki temu będziesz w stanie zrozumieć wszelkie motywy danych, które mogą być przydatne przy szukaniu rozwiązania.

• Diagram przyczynowo-skutkowy; to narzędzie przydaje się, gdy Ty i Twój zespół musicie przeprowadzić burzę mózgów wokół problemu, aby zidentyfikować jego główne przyczyny.

• Macierz wysiłku uderzenia; przy ustalaniu priorytetów rozwiązań można użyć macierzy nakładu wpływu, aby ustalić priorytety rozwiązań na podstawie ich efektu i nakładu, jaki by to wymagało.

• Plan działania: użyj go, aby szybko zidentyfikować i przekazać reszcie zespołu kluczowe zadania, potrzebny personel, zasoby i ramy czasowe planu

Wykonaj – opracuj rozwiązania i wdroż plan

Plan opracowany w pierwszym kroku jest testowany na tym etapie.

Próba powinna być prowadzona na małą skalę z klientami, w laboratorium lub w warunkach produkcyjnych. Wdrażając mały projekt pilotażowy, aby najpierw obserwować wyniki, można zidentyfikować błędy bez konieczności ponoszenia ogromnych kosztów całkowicie nieudanego projektu.

Równie ważne jest posiadanie określonych środków, których można użyć, aby zrozumieć, jak skuteczne jest wybrane rozwiązanie w eliminowaniu zidentyfikowanego problemu.

Sprawdź – oceń wyniki

Zespół sprawdza wyniki planu testów w ruchu. Czy wydajność procesu uległa poprawie? Czy grupa klientów zauważyła zmianę?

Zbierając dane z planu testów, zidentyfikuj, co zadziałało, a co nie poszło zgodnie z planem.

Analizuj dane i mierz wyniki, aby określić, czy wybrane rozwiązanie można wdrożyć na dużą skalę. Jeśli rozwiązanie nie było tak skuteczne, jak myślałeś, będziesz musiał opracować plan innego rozwiązania i powtórzyć kroki Wykonaj i Sprawdź ponownie.

Działaj – wykorzystuj informacje zwrotne, aby ulepszać i zmieniać plany

Na tym etapie następuje pełna realizacja planu. Zastosuj ulepszenia, które odkryłeś podczas testu, do planu przed jego wdrożeniem.

• Poinformuj resztę organizacji o ulepszonym planie i jego znaczeniu
• Zapewnij pracownikom niezbędne szkolenie, aby pomóc im w zmianie ról zawodowych
• Standaryzuj procedury, aby zapewnić, że wszyscy używają tego samego formatu podczas przeprowadzania procedury
• Wdrożyć proces monitorowania i kontroli realizacji zmodyfikowanego procesu

Tutaj możesz ponownie wykonać schemat blokowy bieżącego stanu od kroku pierwszego, aby pokazać nowy i ulepszony proces.

Gotowy do planowania, wykonywania, sprawdzania, działania?

Cykl Deminga lub cykl PDCA jest doskonałym narzędziem do prowadzenia działań doskonalących organizacji. Kroki zilustrowane powyżej są dość łatwe do wykonania, a jeśli będziesz się ich trzymać, wygenerujesz skuteczne wyniki.

Masz coś do podzielenia się z nami, daj nam znać w sekcji komentarzy poniżej.