Poznaj różnicę: Zamówienie zakupu, Dokument dostawy i Faktura

Dla sprzedawców detalicznych i sprzedawców e-commerce znajomość różnicy między zamówieniem, listem przewozowym i fakturą ma kluczowe znaczenie dla wydajnej działalności.

Zaczyna się od procesu zakupowego. W końcu nie możesz sprzedać czegoś, czego nie masz!

Pomiędzy zamawianiem, wysyłką i odbiorem istnieje krzywa uczenia się, którą sprzedawcy muszą pokonać, aby odnieść sukces. Pełne ujawnienie: łatwiej to powiedzieć niż zrobić.

Jednak przeprowadzając badania i stosując staromodne metody prób i błędów, możesz szybko stać się profesjonalistą.

Sprzedawcy muszą nauczyć się, jak efektywnie kupować i dowiedzieć się, co działa dla ich biznesu. Ten post powinien pomóc złagodzić wszelkie obawy związane z procesem zakupu, omawiając podstawy zamówień zakupu, faktur i listów przewozowych.

Co to jest zamówienie zakupu?

Zamówienie zakupu (PO) to żądanie zamówienia wysyłane od kupującego do sprzedającego. Dokument ten zawiera szczegółowe informacje na temat rodzaju i ilości zamawianych pozycji.

Przedstawione zostaną również uzgodnione ceny zakupu oraz warunki płatności.

Kupujący korzystają z zamówień zakupu, aby upewnić się, że dostarczane produkty są rzeczywiście tymi, które zamówili.

Od czasu wprowadzenia zamówień zakupu w branżach detalicznych proces zakupowy stał się bardziej wydajny i pozwala na lepsze śledzenie stanów magazynowych i płatności.

Aby złożyć zamówienie, kupujący zwykle korzysta z elektronicznego systemu oprogramowania, który umożliwia lepsze śledzenie i elektroniczne przesyłanie do dostawców.

Zamówienia zakupu dostarczają niezbędnych informacji, których sprzedawcy i kupujący używają do przechowywania dokładnych danych dotyczących wcześniejszych sprzedaży lub zakupów.

Zamówienie obejmuje:

• Numer zamówienia
• Data wysyłki
• Adres rozliczeniowy
• Adres wysyłki
• Żądane pozycje, ilości i ceny
• Warunki

Przykład zamówienia:

Jeśli potrzebujesz szablonów zamówień, oto kilka miejsc, w których możesz znaleźć bezpłatne szablony zamówień:

• Laboratorium szablonów
• inteligentny arkusz
• Szablony prawne

Nasze oprogramowanie do zarządzania zapasami, SkuVault , może automatycznie generować zamówienia zakupu na podstawie wstępnie ustawionych poziomów uzupełniania zapasów i pobierać dane kontaktowe dostawców bezpośrednio do szablonów zamówień. Może to zaoszczędzić znaczną ilość czasu.

Dlaczego zamówienie jest ważne?

Gdy kupujący wystawi zamówienie zakupu i zostanie ono zaakceptowane przez sprzedającego, staje się dokumentem regulującym sprzedaż.

Zamówienie zawiera przyrzeczenie zapłaty na podstawie warunków umowy kupującego. Daje to sprzedawcom pewność dostarczenia towarów.

W ramach ogólnej umowy sprzedaży może to być wiążąca umowa między stronami, ograniczająca ryzyko sprzedającego i zapewniająca pewne zabezpieczenia prawne na wypadek niewywiązania się kupującego.

Numer zamówienia zakupu jest szczególnie przydatny do śledzenia. Sprzedawcy mogą używać PO do łączenia przesyłek z zakupami przy użyciu numerów zamówień zakupu. Zamówienia zakupu zawierają również informacje zarówno o kupującym, jak i sprzedającym, aby ułatwić wszystkim stronom uzgodnienie.

Natychmiastowa przejrzystość zapasów

Wdrażaj IMS, aby uzyskać lepszą kontrolę zapasów i mniej kosztownych błędnych wysyłek.

Pobierać

Co to jest faktura?

Sprzedawca przygotowuje fakturę dla kupującego po złożeniu zamówienia przez kupującego.

Faktura jest dokumentem niezbywalnym . Oznacza to, że sprzedawca akceptuje warunki i wyraża zgodę na dostarczenie zamówionych towarów lub usług, ale nie jest skłonny do jakichkolwiek zmian lub negocjacji warunków.

Trzeba zacząć od początku? Zobacz nasz przewodnik, jak utworzyć fakturę .

Podczas gdy zamówienie zakupu jest wystawiane przez kupującego, faktura pochodzi od strony sprzedającej. Identyfikuje zarówno kupujących, jak i sprzedających i powinien odnosić się do zamówienia zakupu.

Opisuje – i kwantyfikuje – sprzedawane przedmioty, pokazuje datę wysyłki, koszty jednostkowe i zastosowane rabaty, terminy dostaw i warunki płatności. Może również zawierać informacje o wysyłce i sposobie transportu.

Przykład faktury:

Jeśli potrzebujesz szablonów faktur, oto kilka miejsc, w których możesz znaleźć bezpłatne szablony faktur:

• Strona główna faktury
• Faktura Prosta
• Generator faktur

Bezpłatny szablon faktury może działać w przypadku bardzo małych operacji, które tylko sporadycznie muszą tworzyć faktury.

Jeśli chcesz czegoś bardziej usprawnionego, możesz automatycznie generować faktury z SkuVault , które mogą być częścią śledzenia zapasów w procesie pobierania, pakowania i wysyłki .

Faktury i PO zawierają wiele takich samych szczegółów. Ma to sens, ponieważ faktura działa jak rachunek za polecenie zapłaty.

W związku z tym bardzo ważne jest, aby oba dokumenty zawierały te same informacje, aby każda ze stron mogła dopasować PO i faktury pod kątem dokładności.

Jaka jest różnica między zamówieniem a fakturą?

Podstawowa różnica między zamówieniem zakupu a fakturą polega na przeznaczeniu dokumentów i szczegółów technicznych znajdujących się w PO, które nie są uwzględnione na fakturze.

Dla sprzedawców faktura jest grzecznym sposobem poproszenia kupujących o zwrot pieniędzy, które są winni za dostarczone produkty. Faktury są przyjaznym przypomnieniem, że dostarczony towar nadal nie został opłacony. Podobnie jak w przypadku innych metod rozliczeń, faktury czasami pozwalają na wydłużenie płatności.

Firmy zwykle wykorzystują faktury tylko w transakcjach B2B. Transakcja towarów między firmami jest bardziej wiarygodna niż sprzedaż B2C, więc sprzedawcy mają pewność, że otrzymają płatności, gdy kupujący będą mogli je zrealizować.

Jako dostawca dla sprzedawców detalicznych lub firm handlu elektronicznego towary są zazwyczaj sprzedawane po marży kupującego. Tworzy to przepływy pieniężne, które dają pierwotnym sprzedawcom większą pewność, że otrzymają zapłatę.

Dlaczego faktura jest ważna?

Faktury są ważne dla sprzedawców jako sposób na terminowe otrzymywanie płatności.

Dopasowując faktury do zamówień, pozwala na bardziej płynną transakcję. Zasadniczo zamyka pętlę między zamówieniem a wezwaniem do zapłaty.

Faktury stanowią również dowód, że produkty lub usługi zostały dostarczone. To pokazuje, że sprzedawca wywiązał się z warunków umowy i ustanawia prawo sprzedawcy do zapłaty . Jeśli kupujący nie płaci, stanowi dodatkowy dowód na to, że sprzedający zrealizował zamówienie.

Z księgowego punktu widzenia faktura rejestruje transakcję jako należności, dopóki wszystkie długi nie zostaną spłacone.

Co to jest list przewozowy?

List przewozowy to dokument wysyłkowy, który jest dostarczany z zamówieniem w paczce wysyłkowej lub schowany w woreczku wysyłkowym dołączonym do paczki.

Czasami nazywany listem przewozowym, listem przewozowym lub listą wysyłkową — dokument przewozowy wyszczególnia szczegóły produktu, dzięki czemu odbiorca może upewnić się, że elementy w przesyłce odpowiadają zamówieniu.

Jaka jest różnica między listem przewozowym a fakturą?

Zarówno faktury, jak i listy przewozowe są wysyłane do kupujących od sprzedawców, ale służą zupełnie innym celom. Wszystkie firmy używają faktur, ale nie wszystkie używają listów przewozowych.

Na przykład firmy usługowe nie używają listów przewozowych z bardzo oczywistego powodu: nie sprzedają produktów. Zamiast tego po prostu wystawiają faktury.

Listy przewozowe są wymagane tylko wtedy, gdy produkty są wysyłane i odbierane na sprzedaż.

Kolejną różnicą między fakturą a listem przewozowym jest to, kto otrzymuje dokumenty.

Jeśli to Ty wysyłasz te dokumenty, ważne jest, aby pamiętać, kto powinien je otrzymać. Fakturę należy przesłać do osoby odpowiedzialnej za płatność.Może to być na przykład dział księgowości.

List przewozowy zostanie wysłany do działu, który odbiera towary, aby mógł zarejestrować przychodzące towary.W niektórych przypadkach może to być ta sama osoba, ale bardziej prawdopodobne jest, że chodzi o różne obszary działalności, zwłaszcza w magazynie lub działalności na dużą skalę.

W prawdziwym świecie było wiele problemów ze start-upami lub w nowych związkach, gdy listy przewozowe i faktury były wysyłane do niewłaściwej osoby.

Do każdej przesyłki powinien być dołączony list przewozowy. Szczegóły na listach przewozowych zostaną dostosowane w zależności od firmy i sprzedawanych towarów.

Dokument powinien zawierać datę zamówienia, produkty objęte zamówieniem oraz ilość każdego produktu. W zależności od firmy, waga produktu może być również uwzględniona. Takie szczegóły są ważne dla wielu kupujących, którzy traktują list przewozowy jako wskazówkę podczas rozpakowywania zamówienia.

Przykład listu przewozowego

Oto przykład tego, jak wyglądałby typowy list przewozowy i zawarte w nim szczegóły:

Jeśli potrzebujesz szablonów listów przewozowych, oto kilka miejsc, w których możesz znaleźć bezpłatne szablony listów przewozowych:

• Archiwum szablonów
• Microsoft Office
• Faktura Berry

Jeśli prowadzisz małą działalność, te bezpłatne szablony mogą Ci się przydać.

W przypadku bardziej niezawodnych firm lub operacji magazynowych warto generować listy przewozowe za pomocą systemu zarządzania zapasami , takiego jak SkuVault , w celu zautomatyzowania list kompletacji, które mogą pełnić funkcję listów przewozowych lub korzystać z list przewozowych generowanych przez oprogramowanie wysyłkowe.

SkuVault integruje się ze wszystkimi popularnymi rozwiązaniami wysyłkowymi , w tym ShipStation, ReadyCloud, ShipRush, ShipWorks i Temando.

Dlaczego list przewozowy jest ważny?

Listy przewozowe są ważne z wielu powodów.

W przypadku sprzedawców dokumenty dostawy zapewniają dokładną liczbę wysyłanych przedmiotów. Mogą służyć jako kontrola podczas fazy kontroli jakości realizacji zamówień, aby upewnić się, że właściwe produkty i odpowiednie ilości wychodzą za drzwi.

W przypadku kupujących listy przewozowe działają w ten sam sposób po ich stronie, aby upewnić się, że otrzymane towary są zgodne z informacjami na listach przewozowych.

Wyłapywanie wszelkich rozbieżności, zanim opuszczą zakład sprzedawcy, jest ważne.

Dzięki jednoznacznemu oznaczeniu zawartości paczki odbiorca może odhaczyć pozycje z listy. Najlepszym momentem, w którym kupujący mogą wykryć jakiekolwiek problemy z przychodzącymi zamówieniami, jest moment ich pierwszego przybycia.

Podczas gdy zarówno kupujący, jak i sprzedający powinni przechowywać faktury do ewidencji, po otrzymaniu i sprawdzeniu towarów kwity przewozowe nie są już potrzebne.

Zamówienia zakupu a list przewozowy a faktura – jak to działa

Zamówienia zakupu, faktury i specyfikacje wysyłkowe służą różnym celom, ale działają razem. Zarówno kupujący, jak i sprzedający wygrywają, gdy prawidłowo przeprowadzają te transakcje.

Sprzedawca zarabia na kupującym, a kupujący z kolei zarabia na swoich klientach, którzy ostatecznie kupują produkt. Dzięki zamówieniom, fakturom i listom przewozowym proces ten przebiega sprawnie i sprawnie.

Przykład z prawdziwego świata

Rzućmy okiem na rzeczywisty przykład tego, jak działa cały proces zakupu od początku do końca i jak te dokumenty współpracują ze sobą:

1. Tworzenie zamówienia zakupu: Firmie A kończą się zapasy jednego ze swoich najlepiej sprzedających się produktów.Muszą zmienić kolejność, aby utrzymać płynność sprzedaży. Firma A tworzy zamówienie zakupu z ilością i specyficznymi wymaganiami dotyczącymi produktu. To zamówienie zakupu jest dostarczane do dostawcy, firmy B.
2. Otrzymane zamówienie : Firma B otrzymuje zamówienie i potwierdza, że ​​jest w stanie dostarczyć produkt o wymaganych specyfikacjach.
3. Zamówienie wysłane : firma B wysyła następnie produkty do kupującego i dołącza list przewozowy.Wysyłają również fakturę z wezwaniem do zapłaty za dostarczony towar.
4. Otrzymane zamówienie : firma A korzysta z dokumentu dostawy, aby upewnić się, że zamówienie jest prawidłowe, i porównuje zamówienie zakupu, dokument dostawy i fakturę, aby upewnić się, że wszystkie są zgodne.Gdy wszystko jest w porządku, faktura jest przetwarzana do zapłaty.
5. Zamówienie zarejestrowane : Po przyjęciu towarów do magazynu firma A wprowadzi te informacje do swojego systemu zarządzania zapasami, aby zapewnić dokładność zapisów.

W tym scenariuszu firma A jest kupującym, ale może też zostać sprzedającym. Gdy konsument następnie kupi produkt od firmy A, firma ta utworzy własny list przewozowy do wysłania wraz z produktem (produktami).

Przed wysyłką firma A potwierdzi, że wysyła właściwe produkty, porównując dokument dostawy z zamówieniem. Już sam ten krok pozwala uniknąć jakiejkolwiek możliwości, że transakcja zakończy się niepowodzeniem w wysyłce.

Firma A następnie wysyła klientowi swój produkt wraz z listem przewozowym. Gdy klient otrzyma produkt, użyje dokumentu dostawy, aby potwierdzić zakup.

Cały ten proces zakupu i sprzedaży można wykonać ręcznie za pomocą arkuszy kalkulacyjnych lub dokumentów programu Word, ale jest on podatny na błędy i trudny do śledzenia.

Korzystając z oprogramowania do zarządzania zapasami i magazynem SkuVault, możesz bardziej niezawodnie zarządzać całym procesem od początku do końca . Możesz zaoszczędzić czas, automatyzując procesy i zapewniając dokładne inwentaryzacje podczas całego procesu kupna i sprzedaży.

Często zadawane pytania dotyczące zamówień zakupu, specyfikacji dostawy i faktur

Oto niektóre z najczęstszych pytań dotyczących zamówień zakupu, specyfikacji dostawy i faktur.

Czy istnieją różne rodzaje zamówień zakupu?

Tak. Dostawcy będą akceptować standardowe zamówienia zakupu, takie jak te generowane przez SkuVault, ale może się zdarzyć, że zechcesz użyć różnych PO do określonych celów, takich jak:

• Kontrakt : Zamówienia kontraktowe są zawierane na określony czas.Możesz na przykład mieć zamówienie zakupu dla dostawcy, które jest ważne przez rok. Szczegóły poszczególnych zamówień i ramy czasowe mogą się różnić.
• Zbiorcze : Zamówienia zbiorcze są czasami używane do zamawiania określonych pozycji bez harmonogramu dostaw lub do zakładania „otwartego konta” w celu ponownego zamawiania zgodnie z regularnym lub nieregularnym harmonogramem, w zależności od potrzeb.
• Planowane : Planowane zamówienia zakupu są używane, gdy znane są pozycje, ilości i ceny, ale daty dostaw są nieprzewidywalne.

Jaka jest różnica między fakturą a rachunkiem?

Chociaż ludzie mają tendencję do używania zamiennie „faktury” i „rachunku”, mają one różne znaczenia.

Rachunek jest uproszczoną listą i zazwyczaj wymaga natychmiastowej zapłaty – jak to, co dostajesz po jedzeniu w restauracji. Faktura jest bardziej szczegółowym zestawieniem zamówionych towarów lub usług i określa warunki płatności oraz zobowiązania.

Jaka jest różnica między fakturą sprzedaży a paragonem?

Faktura jest wezwaniem do zapłaty. Paragon jest dowodem dokonania płatności.

Co to jest oświadczenie?

Faktura wystawiana jest jako wezwanie do zapłaty na podstawie określonych przesyłek lub dostarczonego towaru.

Wyciąg jest wydawany jako podsumowanie wszystkich zaległych opłat w ramach procesu windykacji.

Zazwyczaj faktury są wysyłane, gdy towary są wysyłane lub dostarczane. Wyciągi są zwykle wysyłane co miesiąc jako przypomnienie o wszystkich niezapłaconych fakturach i aktywności na koncie.

Jaka jest różnica między listem przewozowym a listem przewozowym?

Konosament (BOL) to dokument, który przenosi własność przedmiotów ze sprzedających na kupujących. BOL to dokument prawny, który służy jako potwierdzenie dostarczenia przesyłki frachtowej.

Dokument dostawy pokazuje rzeczywiste towary dostarczane w przesyłce.

Co to jest zbiorcze zamówienie zakupu?

Zamówienie zbiorcze to rodzaj długoterminowej umowy między kupującym a dostawcą, w której kupujący zgadza się na zakup określonej ilości produktów lub usług od dostawcy w określonym czasie.

Tego typu układ może być korzystny dla obu stron, ponieważ usprawnia proces zakupowy i zapewnia dostawcy stały, przewidywalny strumień zamówień.

Wniosek

Prowadząc firmę lub hurtownię, bardzo ważna jest znajomość różnic i ról, jakie pełnią te dokumenty w procesie zakupowym.

Zakup dla firmy może być dla niektórych stresującym procesem. Nauczenie się, jak prawidłowo składać i odbierać zamówienia, może być trudne, zwłaszcza jeśli nigdy wcześniej tego nie robiłeś.

Jest to jednak coś, czego po prostu musisz nauczyć się robić właściwie, a kiedy już to opanujesz, zakup może być płynnym i bezproblemowym procesem.

Zapamiętaj te podstawy i przejmij kontrolę nad swoim biznesem.