5 niezbędnych kroków dyscyplinowania pracownika

Jakie są główne kroki w dyscyplinowaniu pracownika? Menedżerowie muszą od czasu do czasu dyscyplinować swoich pracowników i nie ma sposobu, aby tego uniknąć – problemy z wydajnością i problemy behawioralne zdarzają się codziennie w miejscu pracy. Działy zasobów ludzkich firmy powinny mieć wdrożone procedury dyscyplinujące i wykorzystywać je we wszystkich przypadkach niedopuszczalnego zachowania. Przeczytaj artykuł, aby dowiedzieć się więcej o procesie dyscyplinowania.

Etapy dyscyplinowania pracownika – spis treści:

1. Powody dyscyplinowania pracownika
2. Przed zdyscyplinowaniem pracownika
3. Etapy dyscyplinowania pracownika
4. Streszczenie

Powody dyscyplinowania pracownika

W miejscu pracy istnieje kilka powodów, aby dyscyplinować pracowników, a większość z nich jest związana z problemami behawioralnymi lub wskaźnikami wydajności. Ważne jest, aby wszyscy pracownicy rozumieli, czego się od nich konkretnie oczekuje – muszą wiedzieć na pewno, jakie zachowanie nie zostanie zaakceptowane. Bez względu na to, jak dobrze są napisane twoje zasady, będą powody do dyscyplinowania twoich pracowników. Najbardziej znane powody to:

• oszustwo , kradzież, defraudacja
• posiadanie lub używanie narkotyków
• używanie alkoholu
• absencja
• niska wydajność
• niewłaściwe obchodzenie się z majątkiem
• nadużywanie internetu
• zastraszanie, molestowanie seksualne, dyskryminacja

Istnieją metody dyscyplinowania pracownika, ale w sytuacji najpoważniejszych wykroczeń i ogromnych naruszeń jedyną opcją może być rozwiązanie umowy.

Przed zdyscyplinowaniem pracownika

Niektóre z niedopuszczalnych działań mają miejsce między pracownikami – oznacza to, że ich przełożony może nigdy nie mieć szans na zaobserwowanie niewłaściwego zachowania. W takich sytuacjach zazwyczaj jeden z pracowników składa skargę na drugiego w formie ustnej lub pisemnej.

Są kroki, które musi wykonać każdy menedżer, gdy otrzymuje skargę od jednego z pracowników. Spółka powinna posiadać procedury składania reklamacji, w których należy opisać samą formę reklamacji, a także sposoby jej rozpatrzenia. Każda skarga otrzymana przez kierownika musi być rozpatrzona w ten sam sposób, w przeciwnym razie firma może stanąć w obliczu działań prawnych z powodu dyskryminacji. Kroki, które każdy menedżer musi wykonać, rozpatrując skargę, to:

Rozpatrzenie złożonej reklamacji – zgodnie z procedurami, jakie powinna posiadać firma, menedżer, który otrzymał reklamację, musi ją dokładnie rozpatrzyć. Zazwyczaj wymagane jest spotkanie specjalisty HR z pracownikiem w celu bardziej szczegółowego omówienia problemu. Pomaga, gdy w sprawę zaangażowanych jest więcej niż jedna osoba – w przyszłości mogą być zmuszeni do zeznawania w sądzie.

Dochodzenie – każda reklamacja musi zostać szczegółowo zbadana. Nie wszystkie zarzuty muszą być prawdziwe. Kierownik musi porozmawiać z innymi członkami firmy i znaleźć świadków niedopuszczalnego zachowania. Kierownik musi zebrać całą odpowiednią dokumentację, taką jak: formularze reklamacyjne, e-maile, notatki, sprawozdania, zeznania, a także: notatki związane z ostrzeżeniami ustnymi, ostrzeżeniami pisemnymi, notatki ze spotkań z pracownikami, wypowiedzenia . Wszystkie istotne dokumenty muszą być starannie uporządkowane w aktach.

Porozmawiaj z pracownikiem o zarzutach – pracownik, którego zachowanie jest badane, ma prawo przedstawić swój punkt widzenia i odpowiedzieć na skargę. Na tym etapie możliwa jest mediacja między dwoma pracownikami (jeśli tylko pozwala na to sytuacja). Jeśli istnieje rozwiązanie problemu, sprawa powinna zostać rozstrzygnięta na tym etapie.

Decyzja – po przesłuchaniu obu stron jest czas na podjęcie decyzji. Może zaistnieć potrzeba wszczęcia postępowania dyscyplinarnego lub nałożenia sankcji. Pamiętaj, że wszystkie twoje działania powinny być ujawniane tylko zaangażowanym osobom, postępowanie dyscyplinarne to sprawa poufna, o której nie powinni słyszeć wszyscy w biurze. Aktualizuj plik i dodaj do pliku dokumenty związane z Twoją decyzją.

Etap odwołania – pracownik ma prawo odwołać się od Twojej decyzji. Pisemna forma odwołania pracownika musi być następnie zweryfikowana przez dział HR. W niektórych przypadkach kara może zostać uchylona lub nieznacznie zmieniona. Decyzja zależy od wielu czynników, ale w każdym przypadku powinna być dostarczona na piśmie.

Etapy dyscyplinowania pracownika

Ostrzeżenie słowne – pierwszym krokiem w dyscyplinowaniu pracownika jest ostrzeżenie słowne. Może być delikatny i taktowny, ale może być bardziej bezpośredni i surowy, w zależności od sytuacji i relacji między pracownikiem a kierownikiem. Ostrzeżenia słowne należy stosować za każdym razem, gdy pracownik wykazuje negatywne zachowanie.

Ostrzeżenie pisemne – gdy ostrzeżenia ustne nie działają, zwykle wymagana jest forma pisemna. Takie dokumenty powinny być starannie napisane, ponieważ mogą wystąpić pewne implikacje prawne w przypadku dalszych postępowań lub spraw sądowych. Wszystkie dokumenty muszą być podpisane przez kierownika, świadka i pracownika. Kopię dokumentu należy przekazać pracownikowi, natomiast komplet dokumentów należy przechowywać w biurze do wglądu w przyszłości. W pisemnym ostrzeżeniu należy jasno określić, co pracownik powinien zrobić, aby poprawić swoje zachowanie i jaki będzie skutek, jeśli pracownik nic nie zmieni.

Ostrzeżenie końcowe – po wydaniu kilku ostrzeżeń ustnych (zwykle jest ich więcej niż jedno) i ostrzeżeniu pisemnym, jest czas na ostrzeżenie ostateczne. Ostateczne ostrzeżenie powinno mieć formę pisemną i generalnie jest bardzo podobne w formie do innych pisemnych ostrzeżeń. Wszystkie przypadki złego zachowania należy ponownie szczegółowo opisać wraz z metodami poprawy. W końcowym ostrzeżeniu należy wyjaśnić, że rozwiązanie stosunku pracy jest możliwe, jeśli nic nie zmieni się w zachowaniu pracownika.

Probacja – większość pracodawców zazwyczaj kończy pracę po ostatecznym ostrzeżeniu, może nie być możliwości zmiany podejścia pracowników, a niedopuszczalne zachowania utrzymują się. Ale wciąż są menedżerowie, którzy mogą chcieć zaoferować swoim pracownikom kolejną, ostatnią szansę na zmianę. Proces ten nazywa się probacją i może obejmować takie środki dyscyplinarne jak: obniżenie wynagrodzenia, wymaganie szkolenia lub ścisłego nadzoru . Wszystkie elementy mogą być stosowane jednocześnie.

Wypowiedzenie – ostatnim krokiem dyscyplinowania pracownika jest rozwiązanie stosunku pracy. Cała dokumentacja zebrana w trakcie procesu dyscyplinowania (pisemne ostrzeżenia, dokumenty związane z kuratorem) powinna zostać ponownie omówiona z pracownikiem, aby jasno zrozumiał powód wypowiedzenia.

Streszczenie

Menedżerowie muszą od czasu do czasu dyscyplinować swoich pracowników i nie ma sposobu, aby tego uniknąć – problemy z wydajnością i problemy behawioralne zdarzają się codziennie w miejscu pracy. Działy zasobów ludzkich firmy powinny mieć wdrożone procedury dyscyplinujące i wykorzystywać je we wszystkich przypadkach niedopuszczalnego zachowania.

Istnieje kilka etapów dyscyplinowania pracownika, są to: ustne i pisemne ostrzeżenia, ostateczne ostrzeżenie, okres próbny i rozwiązanie umowy. Takie kroki są częścią jednego procesu dyscyplinowania i muszą być stosowane w sposób uporządkowany. Każde ostrzeżenie musi być dobrze udokumentowane do wykorzystania w przyszłości w przypadku postępowania sądowego. Dobrze zorganizowana i dobrze przeprowadzona procedura dyscyplinarna jest najlepszą ochroną, jaką pracodawca ma przed bójkami prawnymi związanymi z bezprawnymi pozwami o rozwiązanie stosunku pracy.

Przeczytaj także: Związek między zarządzaniem różnorodnością a równymi szansami zatrudnienia w miejscu pracy

Jeśli podobają Ci się nasze treści, dołącz do naszej pracowitej społeczności pszczół na Facebooku, Twitterze, LinkedIn, Instagramie, YouTube.

Autor: Nicole Mankin

Menedżer HR z doskonałą umiejętnością budowania pozytywnej atmosfery i tworzenia wartościowego środowiska dla pracowników. Uwielbia dostrzegać potencjał utalentowanych ludzi i mobilizować ich do rozwoju.

Zobacz wszystkie posty