7 kroków do zbudowania skutecznej strategii PR wydarzeń

Istnieje wiele ciekawych i różnorodnych narzędzi do obsługi public relations. Jeden z nich jest często niedoceniany, a mianowicie event marketing. Ale jak przygotować się do wydarzenia? Wskażemy Ci drogę do skutecznej strategii PR eventu.

Skuteczna Strategia PR Eventu – spis treści:

1. Czym jest PR?
2. Co to jest WYDARZENIE?
3. Co powinienem przygotować przed wydarzeniem? – Strategia PR wydarzeń
4. Jaką rolę w PR i komunikacji odgrywa wydarzenie?
5. Rodzaje wydarzeń
6. Kluczowe pytania

Czym jest PR?

Definicji Public Relations jest wiele i każda z nich wnosi nową wersję tego pojęcia. Krótko mówiąc, PR ma na celu kształtowanie relacji społecznych działającego podmiotu z jego otoczeniem . To zbiór świadomych, zaplanowanych i długofalowych działań i działań, które mają na celu jak najlepsze wyeksponowanie marki poprzez dbanie o dobry wizerunek organizacji lub osoby.

Co to jest WYDARZENIE?

W języku angielskim wydarzenie oznacza okazję . Z teoretycznego punktu widzenia marketingiem wydarzeń zajmują się m.in. nauki o komunikacji i mediach, ekonomia i zarządzanie, turystyka oraz nauki psychologiczne dotyczące zachowań człowieka podczas imprez masowych. W praktyce event marketing funkcjonuje jako jedno z narzędzi strategii PR marketingowych. Polega na stałej organizacji różnego rodzaju wydarzeń, których celem jest bezpośredni wpływ na realizację postawionych celów przez przedsiębiorstwa.

Co powinienem przygotować przed wydarzeniem? – Strategia PR wydarzeń

Planując wydarzenie warto wziąć pod uwagę kilka ważnych punktów , które wesprą naszą pracę i pozwolą zapanować nad różnymi sytuacjami podczas spotkania. Obejmują one:

1. Sformułowanie listy awaryjnej – lista kontrolna poszerzona o procedury związane z postępowaniem w sytuacji awaryjnej.
2. Przygotowanie oświadczenia holdingowego – wzorcowego oświadczenia lub komunikatu prasowego, napisanego wcześniej i przedstawiającego najważniejsze informacje i reakcję na kryzys.
3. Tworzenie listy kontaktów i mediów – lista ta powinna zawierać wszystkie informacje do kontaktu z przedstawicielami mediów (np. imię i nazwisko, numer telefonu, adres e-mail).
4. Odpowiednie wyznaczenie przedstawicieli mediów.
5. Zapewnienie łączności – oprócz oznakowania sprzętu ratowniczo-gaśniczego oraz wydzielonego pomieszczenia dla służb odpowiedzialnych za zabezpieczenie imprezy itp.
6. Wyznaczenie strefy dla mediów – inna godzina wejścia i wydzielona strefa od pozostałych uczestników.
7. Przygotuj kopie wszelkich niezbędnych dokumentów.

PAMIĘTAĆ!

Aby przygotować i zorganizować udane wydarzenie potrzebujesz przede wszystkim zdrowego rozsądku, szczegółowej agendy, bezpieczeństwa na wszystkich poziomach od cyberprzestrzeni po polisy ubezpieczeniowe, dużo cierpliwości i stałego wysiłku każdego dnia.

Jaką rolę w PR i komunikacji odgrywa wydarzenie?

Wydarzenia mogą koncentrować się na różnych konkretnych aspektach wzmacniania firmy , takich jak wizerunek, działalność charytatywna czy sprzedaż. Mogą promować określone produkty, marki, usługi, a nawet idee. Dla event managera pomocna będzie zasada „ 5W ”, która w przypadku organizacji eventu może przybrać postać następujących pytań:

• Co – co organizujemy?
• Dla kogo – dla kogo jest wydarzenie?
• Gdzie – gdzie to organizujemy?
• Kiedy – jaka jest godzina i data wydarzenia?
• Dlaczego – w jakim celu organizujemy wydarzenie?

Zadając sobie te 5 podstawowych pytań znacząco wspieramy ideę i realistyczne założenia dotyczące organizowanego wydarzenia.

Organizując wydarzenie nie zapomnij określić, jaki zakres działań marketingowych podjąć i jak kierować przekaz :

• ATL ( Ponad the line ) – strategia działań marketingowych realizowanych w mediach tradycyjnych (radio, telewizja, prasa, plakaty, reklama zewnętrzna),
• BTL ( Below the line ) – działania marketingowe skierowane do konsumentów, nie będące reklamą w środkach masowego przekazu.

Rodzaje wydarzeń

Wydarzenia można również podzielić na różne rodzaje w zależności od celu i charakteru:

• Imprezy firmowe i biznesowe
• Targi i wystawy
• Imprezy rekreacyjno-rozrywkowe
• Wydarzenia obywatelskie i rządowe
• Wydarzenia marketingowe
• Konferencje i spotkania
• Imprezy towarzyskie
• Wydarzenia sportowe

Event to doskonały dodatek do wielopoziomowej kampanii PR lub marketingowej, np. mającej na celu sprzedaż produktu w Internecie. To także doskonała okazja do interakcji i bezpośredniej rozmowy z klientem i mediami . Wydarzenia nastawione są na komunikację i spotkanie z konkretnym odbiorcą. Budują relacje, wspierają kontakty partnerskie i pracownicze, integrują i łączą.

Sprawdź najlepsze kampanie PR 2021.

Jeśli podobają Ci się nasze treści, dołącz do naszej pracowitej społeczności pszczół na Facebooku i Twitterze.

Autor: Zofia Lipska

Dzięki ponad 10-letniemu doświadczeniu w marketingu cyfrowym Sophia nie tylko zna zasady panujące w tej branży, ale przede wszystkim wie, jak je łamać, aby osiągać wybitne i kreatywne rezultaty.

Zobacz wszystkie posty